Biaya Perjalanan Dinas dan Uang Harian: Yang Dapat Dibayar Bebas Pajak oleh Perusahaan Estonia

Perjalanan merupakan salah satu dari sedikit bidang ketika perusahaan Estonia dapat menanggung biaya pribadi pemiliknya, termasuk makanan, tanpa pajak, sehingga pendiri sering menanyakannya. Aturannya singkat dan terdapat dalam Undang-Undang Pajak Penghasilan serta Peraturan Pemerintah No. 110 tentang perjalanan dinas. Aturan tersebut menjelaskan apa itu perjalanan dinas, berapa uang harian yang dapat dibayarkan bebas pajak, dan biaya perjalanan dinas mana yang diganti berdasarkan dokumen.

Dalam praktik kami, aturan jarang menjadi masalah. Masalahnya adalah yang terjadi selama perjalanan: semuanya dibebankan ke kartu perusahaan, kuitansi tidak disimpan, dan makan malam klien berdampingan dengan makan siang keluarga pada mutasi yang sama. Akuntan kemudian menerima tumpukan pembayaran kartu tanpa keputusan perjalanan di baliknya. Panduan ini menjelaskan biaya perjalanan dinas mana yang dapat dibayar OÜ Estonia bebas pajak, apa yang berubah menjadi tunjangan kena pajak, dan bagaimana aturan berlaku bagi anggota dewan direksi yang tinggal di luar negeri. Panduan ini diakhiri dengan prosedur untuk menjaga catatan tetap rapi, sehingga pertanyaan dari Estonian Tax and Customs Board (EMTA) tidak mengubah apa pun.

Apa yang Dianggap sebagai Perjalanan Dinas di Estonia

Perjalanan dinas dimulai dari tempat kerja biasa Anda, jadi itulah hal pertama yang harus ditentukan. Bagi karyawan, tempat kerja adalah yang tercantum dalam kontrak kerja, disepakati setidaknya hingga tingkat kota atau munisipalitas. Perusahaan di Tallinn yang mengirim karyawan ke Tartu atau Berlin mengirimnya dalam perjalanan dinas. Karyawan dengan kontrak yang menyebut “Estonia” sebagai tempat kerja tidak dapat melakukan perjalanan dinas di mana pun di dalam negeri, hanya ke luar negeri. Perjalanan antara rumah dan tempat kerja normal tidak pernah merupakan perjalanan dinas.

Aturan dan batas pajak yang sama berlaku bagi anggota dewan direksi. Anggota dewan direksi tidak memerlukan kontrak kerja, honorarium dewan, atau gaji apa pun agar perusahaan dapat menanggung perjalanannya. Panduan EMTA tentang perjalanan dinas menyatakan bahwa batas bebas pajak berlaku, terlepas dari apakah orang tersebut menerima remunerasi. Satu-satunya perbedaan adalah anggota dewan direksi tidak memiliki hak hukum untuk menuntut uang harian, sehingga apakah perusahaan membayarnya merupakan masalah kesepakatan. Bagi pendiri yang mengelola OÜ sendiri, ini berarti perusahaan dapat membayar perjalanannya meskipun tidak pernah membayar honorarium anggota dewan direksi atau apa pun lainnya.

Keputusan Tertulis yang Menentukan Segalanya

Sebelum perjalanan, perusahaan menerbitkan keputusan tertulis yang menyebutkan siapa yang bepergian, ke mana, berapa lama, untuk tujuan apa, biaya mana yang akan diganti, dan tarif uang harian. Tidak ada formulir resmi; satu halaman, bertanggal dan ditandatangani anggota dewan direksi atas nama perusahaan, sudah cukup. Dalam perusahaan satu orang, anggota dewan direksi menandatangani keputusan tentang perjalanannya sendiri, yang terasa aneh pertama kali tetapi sepenuhnya normal.

Keputusan tersebut adalah hal pertama yang dicari akuntan atau pemeriksa pajak. Posisi EMTA jelas: tanpa keputusan tertulis, atau jika perjalanan ternyata sama sekali bukan perjalanan dinas, biaya yang dibayar berdasarkan kuitansi dikenai pajak sebagai tunjangan natura dan transfer tunai kepada orang tersebut sebagai gaji. Liburan yang disamarkan sebagai perjalanan dinas diperlakukan sama. Keputusan yang dibuat setelah perjalanan lebih baik daripada tidak ada, tetapi kemudian harus sesuai dengan tiket, tanggal, dan tujuan kerja yang nyata, dan akuntan jauh lebih memilihnya sebelum uang berpindah.

Uang Harian Bebas Pajak untuk Perjalanan ke Luar Negeri

Uang harian menanggung makanan dan biaya kecil selama jauh dari rumah. Uang ini dibayarkan per hari tanpa kuitansi, dan untuk perjalanan ke luar negeri perusahaan dapat membayarnya bebas pajak dalam batas berikut.

Perusahaan dapat membayar lebih dari batas tersebut, tetapi kelebihannya dikenai pajak sebagai gaji. Batas ditetapkan oleh peraturan dan berubah dari waktu ke waktu; angka dalam panduan ini berlaku pada pembaruan terakhirnya. Perjalanan domestik berbeda: tidak ada uang harian bebas pajak untuk perjalanan dinas di dalam Estonia, dan jika perusahaan tetap membayarnya, itu dikenai pajak sebagai gaji. Makanan dalam perjalanan domestik juga tidak dapat diganti bebas pajak, bahkan dengan kuitansi. Hotel, tiket, dan transportasi di Estonia diganti penuh berdasarkan dokumen, seperti perjalanan lainnya.

Uang harian dan makanan yang dimaksudkan untuk ditanggungnya tidak dapat dibayar dua kali. Jika perusahaan membayar uang harian dan juga menanggung tagihan restoran pelancong sendiri, tagihan restoran tersebut merupakan tunjangan natura. Sarapan yang termasuk dalam harga hotel merupakan bagian dari biaya akomodasi dan tetap bebas pajak, demikian pula makanan yang termasuk dalam tiket. Jika makanan disediakan gratis di tujuan, misalnya oleh penyelenggara konferensi, perusahaan dapat mengurangi uang harian hingga 70%.

Biaya Perjalanan Mana yang Diganti Bebas Pajak

Setiap biaya perjalanan dinas lainnya diganti berdasarkan dokumen yang menunjukkan apa yang dibeli, dari siapa, dan berapa harganya. Hukum tidak menetapkan batas atas untuk biaya ini; yang diminta adalah bahwa biaya tersebut diperlukan untuk perjalanan.

Menggunakan Mobil Pribadi

Jika Anda mengendarai mobil sendiri dalam perjalanan dinas, perusahaan dapat memilih salah satu dari dua cara. Perusahaan dapat mengganti biaya perjalanan aktual berdasarkan dokumen, yaitu bahan bakar, parkir, tol, dan tiket feri, tanpa batas atas tetapi tidak termasuk perbaikan dan pemeliharaan. Atau perusahaan dapat membayar kompensasi umum untuk penggunaan mobil pribadi: hingga €0.50 per kilometer dan maksimal €550 per bulan. Cara tersebut memerlukan catatan perjalanan yang mencatat tanggal, rute, dan kilometer setiap perjalanan. Kilometer yang sama tidak dapat diklaim melalui kedua cara, dan apa pun di atas batas bulanan pada cara kedua merupakan tunjangan natura. Anggota dewan direksi dapat menggunakan salah satu cara dengan cara yang sama seperti karyawan.

Anggota Dewan Direksi dan Pemilik yang Tinggal di Luar Negeri

Sebagian besar perusahaan Estonia milik asing dijalankan dari negara tempat tinggal pemilik, dan pemilik datang ke Estonia beberapa kali setahun untuk bertemu akuntan, bank, atau mitra. Apakah kunjungan tersebut merupakan perjalanan dinas bergantung pada tempat kerja pemilik, dan Undang-Undang Pajak Penghasilan menjawabnya dengan cara yang tidak diduga pendiri.

Bagi anggota dewan direksi, EMTA menganggap tempat kerja sebagai tempat orang tersebut biasanya menjalankan tugasnya. Pendiri yang mengelola perusahaan dari Lisbon memiliki tempat kerja di Lisbon, dan perjalanan ke Tallinn baginya adalah perjalanan dinas ke luar negeri. Undang-Undang Pajak Penghasilan kemudian menerapkan batas bebas pajak negara tempat pekerjaan dilakukan, bukan tarif Estonia. EMTA telah mengonfirmasi dalam jawaban yang diterbitkan tentang perjalanan dinas bahwa perusahaan tidak dapat memilih batas Estonia sebagai gantinya. Penerbangan, hotel, dan taksi diganti penuh berdasarkan dokumen seperti biasa; hanya uang harian mengikuti tarif negara asal. Cara negara asal mengenakan pajak atas uang harian tersebut adalah pertanyaan terpisah, yang layak ditanyakan kepada penasihat setempat sebelum pembayaran pertama.

Beberapa panduan yang ditulis untuk e-resident menyatakan sebaliknya, bahwa Estonia adalah negara asal perusahaan dan kunjungan ke Tallinn tidak pernah dapat menjadi perjalanan dinas. Pembacaan itu mengabaikan tempat pekerjaan dilakukan. Lebih aman menentukan tempat kerja sekali, menuliskannya dalam keputusan perjalanan, dan menerapkannya dengan cara yang sama pada setiap perjalanan. Tempat pemilik benar-benar bekerja juga merupakan pertanyaan di balik bentuk usaha tetap, yang kami jelaskan dalam artikel kami tentang menjalankan perusahaan Estonia sambil tinggal di luar negeri.

Apa yang Terjadi Ketika Aturan Dilanggar

Biaya yang gagal memenuhi uji tidak hilang dari pembukuan; label pajaknya berubah. Tabel menunjukkan yang dibayar perusahaan atas €100 dalam setiap kasus. Tunjangan natura adalah yang mahal, karena pajak penghasilan pertama-tama dibebankan atas manfaat tersebut dan kemudian pajak sosial dibebankan atas manfaat serta pajak penghasilan secara bersama.

Semua ini dilaporkan pada TSD untuk bulan pembayaran uang, masing-masing pada lampirannya sendiri, dan pajak dibayar paling lambat tanggal 10 pada bulan berikutnya. Tunjangan natura dan biaya nonbisnis termasuk pembayaran yang diperlakukan Undang-Undang Pajak Penghasilan sebagai distribusi kena pajak, sebagaimana dijelaskan panduan kami tentang pajak penghasilan badan di Estonia. Karena itu, perusahaan yang tidak pernah membayar dividen tetap dapat berutang pajak atas perjalanan yang didokumentasikan dengan buruk.

Contoh Perjalanan Tiga Hari

Seorang anggota dewan direksi perusahaan Tallinn terbang ke Berlin pada hari Senin dan kembali pada Rabu malam untuk bertemu klien dan mengunjungi pameran dagang. Keputusan perjalanan ditandatangani seminggu sebelumnya dan menyebutkan tanggal, tujuan, serta uang harian €75.

Baris terakhir adalah yang tidak akan diduga sebagian besar pendiri. Makan siang membuat perusahaan membayar €60 ditambah pajak €42.31, sedangkan €60 yang sama tidak akan berbiaya apa pun bila anggota dewan direksi membayar makan siang dari uang harian €225. Solusinya sederhana: jika makanan dibebankan ke kartu perusahaan, kurangi uang harian untuk hari tersebut sebesar jumlah yang sama dan totalnya tetap dalam batas bebas pajak. Makan malam klien tidak dapat diselesaikan dengan cara yang sama, tetapi dapat direncanakan, karena bulan dengan honorarium dewan atau gaji memiliki tunjangan representasi lebih tinggi.

Mengapa Kartu Perusahaan Menyebabkan Masalah Terbanyak

Dalam praktik kami, klien yang berakhir dengan tagihan pajak perjalanan bukanlah mereka yang salah memahami uang harian. Mereka adalah yang membayar seluruh perjalanan, dan sering kali sisa bulan itu, dengan kartu perusahaan dan tidak menyimpan apa pun. Pada akhir tahun, akuntan memiliki mutasi bank penuh restoran, toko, dan hotel asing, tanpa keputusan perjalanan, tanpa kuitansi, dan tanpa cara membedakan makan malam klien dari liburan keluarga. Pembayaran tersebut tidak dapat dicatat sebagai biaya bisnis. Pembayaran itu menjadi tunjangan natura, biaya nonbisnis, atau piutang dari pemilik, dan opsi terakhir adalah awal masalah yang kami jelaskan dalam panduan kami tentang pinjaman pemegang saham dari perusahaan Estonia.

Prosedur untuk Menjaga Pembukuan Tetap Rapi

1. Tandatangani keputusan perjalanan sebelum berangkat, atau paling lambat pada hari Anda memesan tiket, dan berikan salinannya kepada akuntan.
2. Tetapkan uang harian dalam keputusan dan bayarkan sebagai satu transfer setelah perjalanan; jangan jadikan kartu perusahaan sebagai penggantinya.
3. Gunakan kartu perusahaan hanya untuk hotel, tiket, transportasi, dan biaya lain dalam tabel di atas, lalu foto setiap kuitansi pada hari yang sama. Baris mutasi kartu bukan kuitansi.
4. Simpan pengeluaran pribadi pada kartu Anda sendiri, termasuk makanan ketika uang harian dibayar dan apa pun untuk orang yang bepergian bersama Anda.
5. Kirim kepada akuntan satu laporan biaya per perjalanan dalam satu minggu setelah kembali: keputusan, kuitansi, perhitungan uang harian, dan catatan pertemuan klien.

Perjalanan yang ditangani dengan cara ini hanya membutuhkan beberapa menit bagi akuntan untuk dibukukan dan tidak menyisakan apa pun bagi EMTA untuk diklasifikasikan ulang.

Menata Biaya Perjalanan dengan Eesti Firma

Biaya perjalanan dinas layak ditangani dengan benar, karena merupakan salah satu cara paling jelas bagi perusahaan Estonia untuk menanggung biaya nyata pemiliknya. Akuntan kami menyiapkan keputusan perjalanan, menghitung uang harian, dan membukukan laporan biaya, dan apa pun yang berada di luar batas dilaporkan dengan benar pada TSD. Jika Anda baru merencanakan perusahaan, kami menyiapkan prosedur biaya sebagai bagian dari pendirian perusahaan di Estonia.

Kirim Permintaan

Pertanyaan yang Sering Diajukan