Töölähetuse kulud ja päevaraha: mida Eesti ettevõte saab maksuvabalt tasuda

Reisimine on üks väheseid valdkondi, kus Eesti ettevõte saab katta omaniku isiklikke kulusid, sealhulgas söögikulusid, ilma maksuta, mistõttu küsivad asutajad selle kohta sageli. Reeglid on lühikesed ning sätestatud tulumaksuseaduses ja Vabariigi Valitsuse määruses nr 110 töölähetuste kohta. Need määravad kindlaks, mis on töölähetus, kui palju päevaraha võib maksuvabalt maksta ja millised töölähetuse kulud hüvitatakse dokumentide alusel.

Meie praktikas on reeglid harva probleemiks. Probleem on lähetusel toimuv: kõik makstakse ettevõtte kaardiga, tšekke ei säilitata ning kliendi õhtusöök on samal väljavõttel pere lõunasöögi kõrval. Seejärel saab raamatupidaja hulga kaardimakseid, mille taga ei ole lähetusotsust. Selles juhendis selgitame, milliseid töölähetuse kulusid võib Eesti OÜ maksuvabalt tasuda, millest saab maksustatav hüve ning kuidas kehtivad reeglid välismaal elava juhatuse liikme puhul. Lõpus on tegevuskord, mis hoiab dokumendid korras, nii et EMTA küsimus ei muuda midagi.

Mis kvalifitseerub Eestis töölähetuseks

Töölähetus algab Teie tavapärasest töö tegemise kohast, seega tuleb see kõigepealt kindlaks määrata. Töötaja töö tegemise koht on töölepingus märgitud koht, mis on kokku lepitud vähemalt linna või valla täpsusega. Tallinnas asuv ettevõte, mis saadab töötaja Tartusse või Berliini, saadab ta töölähetusse. Töötaja, kelle lepingus on töö tegemise kohana märgitud „Eesti“, ei saa olla töölähetuses riigi sees, vaid ainult välismaal. Kodust tavapärasesse töökohta liikumine ei ole kunagi töölähetus.

Samad reeglid ja maksuvabad piirmäärad kehtivad juhatuse liikmetele. Juhatuse liige ei vaja töölepingut, juhatuse liikme tasu ega töötasu, et ettevõte saaks tema lähetusi katta. EMTA juhend töölähetuste kohta ütleb, et maksuvabad piirmäärad kehtivad olenemata sellest, kas isik saab tasu. Ainus erinevus on, et juhatuse liikmel puudub seaduslik õigus päevaraha nõuda, seega sõltub selle maksmine kokkuleppest. Asutaja jaoks, kes juhib oma OÜ-d, tähendab see, et ettevõte võib tema lähetuste eest tasuda ka siis, kui talle ei ole kunagi makstud juhatuse liikme tasu ega midagi muud.

Kirjalik otsus, millest kõik sõltub

Enne lähetust teeb ettevõte kirjaliku otsuse, milles märgitakse reisija, sihtkoht, kestus, eesmärk, hüvitatavad kulud ja päevaraha määr. Ametlikku vormi ei ole; piisab ühest leheküljest, millel on kuupäev ja ettevõtte nimel juhatuse liikme allkiri. Üheliikmelises ettevõttes allkirjastab juhatuse liige otsuse oma lähetuse kohta; see võib esimesel korral tunduda veider, kuid on täiesti tavapärane.

Otsus on esimene dokument, mida otsib raamatupidaja või maksukontrolli ametnik. EMTA seisukoht on selge: kirjaliku otsuse puudumisel või kui selgub, et tegemist ei olnud üldse töölähetusega, maksustatakse tšekkide alusel tasutud kulud erisoodustusena ja isikule tehtud rahaülekanded palgana. Töölähetuseks maskeeritud puhkus saab sama käsitluse. Pärast reisi koostatud otsus on parem kui selle puudumine, kuid see peab siis vastama piletitele, kuupäevadele ja tegelikule tööeesmärgile ning raamatupidaja eelistab seda saada enne raha liikumist.

Maksuvaba päevaraha välislähetustel

Päevaraha katab toitlustuse ja kodust eemal viibimise väikesed kulud. Seda makstakse päevas ilma tšekkideta ning välislähetuse korral võib ettevõte seda maksuvabalt maksta järgmistes piirides.

Ettevõte võib maksta piirmäärast rohkem, kuid ületav osa maksustatakse palgana. Piirmäärad on sätestatud määrusega ja muutuvad aeg-ajalt; selles juhendis toodud summad kehtisid selle viimase uuenduse ajal. Riigisisesed lähetused on erinevad: Eestis tehtava töölähetuse eest ei ole maksuvaba päevaraha ning kui ettevõte seda siiski maksab, maksustatakse see palgana. Riigisisese lähetuse toitlustust ei saa maksuvabalt hüvitada ka tšekkide alusel. Eestis majutus, piletid ja transport hüvitatakse dokumentide alusel täies ulatuses nagu igal muul lähetusel.

Päevaraha ja selleks ette nähtud toitlustust ei saa maksta topelt. Kui ettevõte maksab päevaraha ning katab ka reisija enda restoranikulusid, on restoranikulud erisoodustus. Hotelli hinna sees olev hommikusöök on majutuskulu osa ning jääb maksuvabaks, nagu ka pileti hinna sees olev toitlustus. Kui sihtkohas pakutakse tasuta toitlustust, näiteks konverentsi korraldaja poolt, võib ettevõte päevaraha vähendada kuni 70%.

Millised lähetuskulud hüvitatakse maksuvabalt

Iga muu töölähetuse kulu hüvitatakse dokumendi alusel, mis näitab, mida osteti, kellelt ja millise summa eest. Seadus ei sätesta nende kulude ülempiiri; nõutav on, et need oleksid lähetuseks vajalikud.

Isikliku auto kasutamine

Kui sõidate töölähetusse oma autoga, võib ettevõte valida kahe võimaluse vahel. Ta võib hüvitada sõidu tegelikud kulud dokumentide alusel, st kütuse, parkimise, teemaksud ja praamipiletid, ilma ülempiirita, kuid välja arvatud remont ja hooldus. Või võib ta maksta isikliku auto kasutamise üldist hüvitist: kuni €0.50 kilomeetri kohta ja mitte üle €550 kuus. Selleks on vaja sõidupäevikut, kuhu on märgitud iga sõidu kuupäev, marsruut ja kilomeetrid. Samu kilomeetreid ei saa nõuda mõlema võimaluse alusel ning teise võimaluse kuupiirmäära ületav osa on erisoodustus. Juhatuse liikmed võivad kasutada mõlemat võimalust samamoodi nagu töötajad.

Välismaal elavad juhatuse liikmed ja omanikud

Enamik välisomanikele kuuluvatest Eesti ettevõtetest tegutseb omaniku elukohariigist ning omanik tuleb mõni kord aastas Eestisse kohtuma raamatupidaja, panga või partneriga. See, kas selline külastus on töölähetus, sõltub omaniku töö tegemise kohast ning tulumaksuseadus vastab sellele viisil, mida asutajad ei oota.

Juhatuse liikme puhul loeb EMTA töökohaks koha, kus isik oma ülesandeid tavaliselt täidab. Asutaja, kes juhib ettevõtet Lissabonist, töötab Lissabonis ning reis Tallinna on tema jaoks välislähetus. Seejärel kohaldab tulumaksuseadus selle riigi maksuvabu piirmäärasid, kus tööd tehakse, mitte Eesti määra. EMTA on oma avaldatud vastustes töölähetuste kohta kinnitanud, et ettevõte ei saa selle asemel valida Eesti piirmäärasid. Lennud, hotell ja taksod hüvitatakse tavapäraselt dokumentide alusel täies ulatuses; üksnes päevaraha järgib asukohariigi määrasid. Kuidas asukohariik seda päevaraha maksustab, on eraldi küsimus, mida tasub enne esimest makset kohaliku nõustajaga arutada.

Mõnes e-residentidele kirjutatud juhendis väidetakse vastupidist: et Eesti on ettevõtte kodu ja Tallinna külastus ei saa kunagi olla töölähetus. Selline tõlgendus eirab töö tegemise kohta. Turvalisem on otsustada töö tegemise koht üks kord, märkida see lähetusotsustesse ning kohaldada seda ühtemoodi igale lähetusele. Omaniku tegelik töö tegemise koht on oluline ka püsiva tegevuskoha küsimuses, mida selgitame artiklis Eesti ettevõtte juhtimisest välismaal elades.

Mis juhtub reeglite rikkumisel

Nõuetele mittevastav kulu ei kao raamatupidamisest; selle maksustamine muutub. Tabel näitab, mida ettevõte maksab igal juhul €100 kohta. Erisoodustus on kulukas, sest esmalt arvestatakse tulumaks hüvelt ning seejärel sotsiaalmaks hüvelt ja tulumaksult kokku.

Kõik need deklareeritakse TSD-l selle kuu kohta, mil raha maksti, igaüks oma lisal, ning maks tasutakse järgmise kuu samaks 10. kuupäevaks. Erisoodustused ja ettevõtlusega mitteseotud kulud kuuluvad maksete hulka, mida tulumaksuseadus käsitleb maksustatavate väljamaksetena, nagu selgitab meie juhend ettevõtte tulumaksu kohta Eestis. Seetõttu võib ka ettevõttel, mis ei ole kunagi dividende maksnud, tekkida maksukohustus halvasti dokumenteeritud lähetuse tõttu.

Kolmepäevase lähetuse näide

Tallinna ettevõtte juhatuse liige lendab esmaspäeval Berliini ning naaseb kolmapäeva õhtul, et kohtuda kliendiga ja külastada messi. Lähetusotsus allkirjastatakse eelmisel nädalal ning selles on märgitud kuupäevad, eesmärk ja päevaraha €75.

Viimane rida on see, mida enamik asutajaid ei ootaks. Lõunad maksavad ettevõttele €60 pluss €42.31 maksu, samal ajal kui sama €60 ei oleks maksnud midagi, kui juhatuse liige oleks tasunud lõunasöögi €225 päevarahast. Lahendus on lihtne: kui toitlustus jõuab ettevõtte kaardile, vähendage nende päevade päevaraha sama summa võrra ning kogusumma jääb maksuvaba piirmäära sisse. Kliendi õhtusööki ei saa samal moel päästa, kuid seda saab planeerida, sest juhatuse liikme tasu või palgaga kuul on vastuvõtukulude piirmäär suurem.

Miks ettevõtte kaart tekitab enim probleeme

Meie praktikas ei jõua reisikuludelt maksuarveni kliendid, kes on päevaraha valesti mõistnud. Need on kliendid, kes maksid kogu lähetuse ja sageli ka ülejäänud kuu kulud ettevõtte kaardiga ning ei säilitanud midagi. Aasta lõpus on raamatupidajal pangaväljavõte täis välismaiseid restorane, kauplusi ja hotelle, kuid puuduvad lähetusotsus, tšekid ja võimalus eristada kliendi õhtusööki perepuhkusest. Neid makseid ei saa raamatupidamises käsitleda ettevõtluskuludena. Neist saab erisoodustus, ettevõtlusega mitteseotud kulu või nõue omaniku vastu ning viimane võimalus on meie juhendis kirjeldatud probleemi algus osaniku laenude kohta Eesti ettevõttest.

Tegevuskord, mis hoiab raamatupidamise korras

1. Allkirjastage lähetusotsus enne väljasõitu või hiljemalt piletite broneerimise päeval ning andke koopia raamatupidajale.
2. Määrake päevaraha lähetusotsuses ja makske see pärast lähetust ühe ülekandega; ärge kasutage selle asemel ettevõtte kaarti.
3. Kasutage ettevõtte kaarti ainult hotelli, piletite, transpordi ja muude ülaltoodud tabelis toodud kulude eest tasumiseks ning pildistage iga tšekk samal päeval. Kaardiväljavõtte rida ei ole tšekk.
4. Hoidke isiklikud kulud oma kaardil, sealhulgas toitlustus päevaraha maksmise korral ning kõik Teiega reisivate inimeste kulud.
5. Saatke raamatupidajale ühe nädala jooksul pärast naasmist iga lähetuse kohta üks kuluraport: otsus, tšekid, päevaraha arvutus ja märkus kliendikohtumiste kohta.

Sel viisil korraldatud lähetuse kirjendamiseks kulub raamatupidajal mõni minut ning EMTA-l ei ole midagi ümber kvalifitseerida.

Lähetuskulude korrashoid Eesti Firmaga

Töölähetuse kulusid tasub käsitleda korrektselt, sest need on üks selgemaid viise, kuidas Eesti ettevõte saab katta omaniku tegelikke kulusid. Meie raamatupidajad koostavad lähetusotsused, arvutavad päevaraha ja kirjendavad kuluraporteid ning kõik piirmääradest välja jääv deklareeritakse TSD-l korrektselt. Kui alles kavandate ettevõtet, loome kulude haldamise korra osana ettevõtte asutamisest Eestis.

Saatke päring

Korduma kippuvad küsimused