एस्टोनियाई कंपनी के लिए अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर: Merit Aktiva, SimplBooks और अन्य की तुलना

हर एस्टोनियाई कंपनी को खाते रखने होते हैं, भले ही उसके कोई कर्मचारी न हों और वर्ष में केवल कुछ बिक्री हों। कंपनी VAT के लिए पंजीकृत होने पर ये खाते VAT रिटर्न, वेतन, बोर्ड शुल्क या लाभांश देने पर पेरोल कर रिटर्न, तथा प्रत्येक OÜ द्वारा e-Business Register के माध्यम से दाखिल की जाने वाली वार्षिक रिपोर्ट का आधार बनते हैं।

विदेश के संस्थापक, जिनमें e-residents भी शामिल हैं, अक्सर Xero या QuickBooks जैसे पहले से परिचित उपकरण से शुरू करते हैं और बाद में पता चलता है कि वह एस्टोनियाई रिटर्न तैयार नहीं कर सकता। यह मार्गदर्शिका विदेश से संचालित छोटी कंपनी के लिए महत्वपूर्ण बिंदुओं पर एस्टोनिया के प्रमुख अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर की तुलना करती है और बताती है कि कब खाते अकाउंटेंट को सौंपना अधिक सरल होता है।

एस्टोनिया में अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर को क्या करना चाहिए

आप कोई भी प्रोग्राम चुनें, कानूनी आवश्यकताएँ समान रहती हैं; अंतर केवल इतना है कि सॉफ़्टवेयर कितना नियमित काम आपके हाथों से लेता है। पाँच बातें सबसे महत्वपूर्ण हैं:

• कर रिटर्न। अच्छा सॉफ़्टवेयर मासिक VAT रिटर्न और पेरोल कर रिटर्न तैयार करता है, फिर उन्हें Estonian Tax and Customs Board को भेजता है या अपलोड करने के लिए फ़ाइल बनाता है। प्रत्यक्ष कनेक्शन का महत्व बढ़ने वाला है: पेरोल कर रिटर्न पहले ही सॉफ़्टवेयर से सीधे डेटा के रूप में जमा होता है और April 2027 से VAT रिटर्न भी, हालांकि मैनुअल प्रविष्टि और फ़ाइल अपलोड संभव रहेंगे। हमारी एस्टोनियाई कंपनी कर कैलेंडर में समय-सीमाएँ दी गई हैं।
• वार्षिक रिपोर्ट। बैलेंस शीट और आय विवरण प्रोग्राम से उस प्रारूप में निकलने चाहिए जिसे e-Business Register स्वीकार करता है। टिप्पणियाँ और, सबसे छोटी कंपनियों को छोड़कर सभी के लिए, प्रबंधन रिपोर्ट किसी व्यक्ति को अभी भी लिखनी होती है।
• बैंक कनेक्शन। प्रत्यक्ष कनेक्शन बैंक स्टेटमेंट आयात करता है और भुगतानों को चालानों से मिलाता है। यह सामान्यतः केवल प्रमुख एस्टोनियाई बैंकों को कवर करता है, इसलिए Wise, Revolut और ऐसे खातों के लिए आप स्टेटमेंट फ़ाइलें अपलोड करते हैं।
• ई-चालान। एस्टोनियाई खरीदार इलेक्ट्रॉनिक चालान माँग सकते हैं, इसलिए प्रोग्राम को उन्हें भेजना और प्राप्त करना चाहिए।
• भाषा। इंटरफ़ेस केवल एस्टोनियाई में नहीं, अंग्रेज़ी में भी उपलब्ध होना चाहिए।

Merit Aktiva बनाम SimplBooks बनाम SmartAccounts बनाम e-Financials

तालिका छोटी कंपनी के लिए उपयुक्त शुरुआती प्लानों की तुलना करती है; जब तक अन्यथा न कहा गया हो, कीमतें प्रति माह और VAT को छोड़कर हैं। एक एंट्री एक बुक किया गया लेन-देन है, जैसे चालान या भुगतान।

Merit Aktiva

Merit Aktiva एस्टोनिया का सबसे प्रसिद्ध अकाउंटिंग प्रोग्राम है। इसके डेवलपर, Merit Tarkvara, के अनुसार 83,000 से अधिक कंपनियाँ इसका उपयोग करती हैं, और Tallinn University of Technology में छोटी एस्टोनियाई कंपनियों के छात्र सर्वेक्षणों में यह सर्वाधिक उपयोग किया जाने वाला पाया गया है। इंटरफ़ेस एस्टोनियाई, अंग्रेज़ी और रूसी में है, LHV, SEB, Swedbank और Coop के स्टेटमेंट स्वचालित रूप से आते हैं और VAT तथा पेरोल रिटर्न प्रोग्राम से Tax and Customs Board को जाते हैं। Standard प्लान रोज़मर्रा की बहीखाता को कवर करता है, जबकि Pro प्लान ऑनलाइन दुकानों, भुगतान प्रदाताओं और अन्य सॉफ़्टवेयर से स्वचालित कनेक्शन जोड़ता है। पेरोल अलग प्रोग्राम Merit Palk में चलता है, जो 2 कर्मचारियों तक निःशुल्क है, और ग्राहक सहायता भी निःशुल्क है।

SimplBooks

SimplBooks Tallinn की कंपनी है, जिसका प्रोग्राम स्वयं हिसाब-किताब रखने वाले संस्थापकों के लिए बनाया गया है; यह 20,000 से अधिक उपयोगकर्ताओं की सूचना देती है। इंटरफ़ेस एस्टोनियाई, अंग्रेज़ी और रूसी में है। Start प्लान की कीमत Merit Aktiva Standard से कम है, फिर भी इसमें 3 कर्मचारियों तक पेरोल, निःशुल्क ई-चालान और प्रत्यक्ष बैंक कनेक्शन शामिल हैं, इसलिए पिछले दिन के लेन-देन हर सुबह पहुँचते हैं और आवर्ती लेन-देन स्वचालित रूप से बुक किए जा सकते हैं। कर रिटर्न सीधे Tax and Customs Board को जाते हैं और वार्षिक रिपोर्ट अंतर्निहित टूल में तैयार होती है। यदि आप केवल चालान जारी करते हैं और शेष काम अकाउंटेंट को सौंपते हैं, तो MINI प्लान पर्याप्त है।

SmartAccounts

Tallinn की ही SmartAccounts का मूल्य मॉडल कम गतिविधि वाली कंपनियों के लिए उपयुक्त है। Starter प्लान में आप एंट्रियों के लिए अग्रिम भुगतान करते हैं और आवश्यकता होने पर उनका उपयोग करते हैं; कोई मासिक शुल्क नहीं है। यह वर्ष में कुछ ही लेन-देन वाली होल्डिंग कंपनी के लिए अच्छा है। व्यवसाय सक्रिय होने पर Pro प्लान प्रत्यक्ष बैंक कनेक्शन, निःशुल्क ई-चालान और सीधे Tax and Customs Board को भेजे जाने वाले कर रिटर्न जोड़ता है। प्रोग्राम में इन्वेंट्री और स्थिर परिसंपत्ति मॉड्यूल भी हैं तथा यह Scoro, Envoice और WooCommerce सहित अन्य से जुड़ता है। इंटरफ़ेस केवल एस्टोनियाई और अंग्रेज़ी में है। LHV व्यावसायिक ग्राहक प्रोग्राम का पहले पाँच महीनों के लिए निःशुल्क उपयोग कर सकते हैं।

e-Financials

एस्टोनिया में e-arveldaja के नाम से जाना जाने वाला e-Financials, e-Business Register के पीछे की राज्य संस्था Centre of Registers and Information Systems द्वारा संचालित है और उसी पोर्टल में स्थित है; इसलिए आप ID card, Smart-ID या e-Residency card से लॉग इन करते हैं। इंटरफ़ेस एस्टोनियाई और अंग्रेज़ी में है, कर रिटर्न प्रोग्राम से जमा होते हैं और वार्षिक रिपोर्ट रजिस्टर में ही तैयार होती है। निःशुल्क पहले वर्ष के बाद, प्रति माह 10 एंट्रियों तक वाली कंपनी €5 प्रति वर्ष देती है; 11 से 50 एंट्रियों पर शुल्क €5 प्रति माह और 50 से अधिक पर €9 प्रति माह है, सभी VAT के अतिरिक्त, e-Financials मूल्य सूची के अनुसार। इसका समझौता कम स्वचालन है: बैंक स्टेटमेंट फ़ाइलों के रूप में अपलोड होते हैं और कोई इन्वेंट्री मॉड्यूल नहीं है।

एस्टोनिया में Xero और अन्य विदेशी सॉफ़्टवेयर

Xero, QuickBooks और समान प्रोग्राम अन्य बाज़ारों के लिए बनाए गए थे। Xero के UK, US, Australia और कुछ अन्य देशों के लिए देश संस्करण हैं, लेकिन एस्टोनिया के लिए नहीं, जहाँ कंपनियाँ सामान्य बिक्री कर रिपोर्ट वाले इसके Global संस्करण का उपयोग करती हैं। अपने उत्पाद फोरम में Xero पुष्टि करता है कि VAT रिटर्न दाखिल करना केवल UK के लिए समर्थित है।

एस्टोनियाई OÜ के लिए इसका अर्थ दोहरा काम है: खाते Xero में रहते हैं, लेकिन VAT रिटर्न, पेरोल कर रिटर्न और वार्षिक रिपोर्ट एस्टोनियाई प्रारूप में कहीं और तैयार होती हैं, आमतौर पर आँकड़े बदलने वाले अकाउंटेंट द्वारा। Tax and Customs Board स्वयं विदेशी सॉफ़्टवेयर के उपयोगकर्ताओं को अपने प्रदाता से पूछने की सलाह देता है कि क्या वह एस्टोनियाई डेटा-आधारित रिपोर्टिंग का समर्थन करेगा। Xero मुख्यतः तब उचित है जब कंपनी उस समूह का हिस्सा हो जो पहले से उसमें रिपोर्ट करता है।

Xolo, Enty और अन्य e-Residency प्लेटफ़ॉर्म

एक अलग श्रेणी Xolo, Enty या Companio जैसे e-Residency सेवा प्लेटफ़ॉर्मों की है, जो अपने अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर को मासिक अकाउंटिंग सेवा के साथ जोड़ते हैं। आप कोई प्रोग्राम चुनते ही नहीं हैं: चालान, बैंक फ़ीड और रिपोर्ट प्रदाता की प्रणाली में रहते हैं। जब तक आप उसी के साथ रहते हैं यह सुविधाजनक है, लेकिन खाते प्रदाता से जुड़े होते हैं और प्रदाता बदलने पर उन्हें ऊपर के किसी प्रोग्राम में ले जाना पड़ता है। Merit Aktiva जैसे मानक प्रोग्राम में काम करने वाला अकाउंटेंट आपको अपने खाते कहीं और ले जाने की स्वतंत्रता देता है।

आपकी एस्टोनियाई कंपनी के लिए कौन-सा अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर सर्वोत्तम है

एस्टोनियाई कंपनी के लिए सर्वोत्तम अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर मुख्यतः उसकी गतिविधि और खाते कौन रखता है, इस पर निर्भर करता है।

आप जो भी चुनें, भुगतान करने से पहले वास्तविक लेन-देन का एक महीना दर्ज करने के लिए निःशुल्क अवधि का उपयोग करें। बाद में स्थानांतरण का अर्थ शुरुआती शेष और अवैतनिक चालान स्थानांतरित करना होता है, इसलिए वित्तीय वर्ष की शुरुआत प्रोग्राम बदलने या खाते अकाउंटेंट को सौंपने का सबसे आसान समय है।

प्रोग्राम में कौन काम करता है: आप, अकाउंटेंट या दोनों

सॉफ़्टवेयर नियमित काम संभालता है, लेकिन यह तय नहीं करता कि लेन-देन कैसे बुक किया जाए, कंपनी को VAT के लिए कब पंजीकरण करना चाहिए या लाभांश पर कर कैसे लगता है। संस्थापकों द्वारा स्वयं रखे गए खातों की अधिकांश समस्याएँ यहीं से शुरू होती हैं और वार्षिक रिपोर्ट देय होने पर सामने आती हैं। रिपोर्ट में प्रोग्राम के आँकड़ों के अतिरिक्त टिप्पणियाँ और अधिकांश कंपनियों के लिए प्रबंधन रिपोर्ट भी चाहिए। काम बाँटने के तीन तरीके हैं।

दूसरी और तीसरी व्यवस्थाओं में प्रोग्राम सामान्यतः अकाउंटेंट का विकल्प होता है और आपको केवल एक लॉगिन चाहिए। हमारी अकाउंटिंग टीम विदेश से स्वामित्व वाली एस्टोनियाई कंपनियों के खाते इसी तरह रखती है, मुख्यतः Merit Aktiva में: जो ग्राहक स्वयं शामिल रहना चाहते हैं वे अपने बिक्री चालान जारी करते हैं, जबकि हम बहीखाता, कर रिटर्न और वार्षिक रिपोर्ट संभालते हैं। हम अन्यत्र रखे खाते भी लेते हैं, अकेले खाते रखने वाले मालिकों के लिए वार्षिक रिपोर्ट दाखिल करते हैं और उपेक्षित खातों को फिर से व्यवस्थित करते हैं।

यदि आप नई एस्टोनियाई कंपनी के लिए अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर चुन रहे हैं, तो हमें अपने व्यवसाय का संक्षिप्त विवरण भेजें और हम शुरुआत से इसकी अकाउंटिंग कैसे व्यवस्थित करें, इसका सुझाव देंगे।

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