Бухгалтерское ПО для эстонской компании: сравнение Merit Aktiva, SimplBooks и других

Каждая эстонская компания должна вести бухгалтерский учёт, даже без сотрудников и с несколькими продажами в год. Данные учёта используются для декларации VAT после регистрации по VAT, декларации по налогам на заработную плату при выплате зарплаты, вознаграждений правлению или дивидендов, а также для годового отчёта (majandusaasta aruanne), который каждое OÜ подаёт через e-Business Register.

Учредители из-за рубежа, включая e-residents, часто начинают с уже знакомого инструмента, например Xero или QuickBooks, а позднее выясняют, что он не формирует эстонские декларации. В этом руководстве сравнивается основное бухгалтерское ПО в Эстонии по критериям, важным для небольшой компании, управляемой из-за рубежа, и показано, когда проще поручить учёт бухгалтеру.

Что должно уметь бухгалтерское ПО в Эстонии

Юридические требования одинаковы независимо от выбранной программы, поэтому разница состоит в объёме рутинной работы, которую ПО берёт на себя. Наиболее важны пять аспектов:

• Налоговые декларации. Хорошее ПО формирует ежемесячную декларацию VAT и декларацию по налогам на заработную плату, а затем либо направляет их в Налогово-таможенный департамент Эстонии, либо создаёт файл для загрузки. Прямое подключение вскоре станет важнее: декларация по налогам на заработную плату уже подаётся как данные непосредственно из ПО, и с апреля 2027 года за ней последует декларация VAT, хотя ручной ввод и загрузка файлов останутся возможными. Сроки указаны в нашем налоговом календаре эстонской компании.
• Годовой отчёт. Баланс и отчёт о прибылях и убытках должны выгружаться из программы в формате, который принимает e-Business Register. Примечания, а для всех компаний, кроме самых малых, и отчёт руководства, всё равно должен подготовить кто-то вручную.
• Подключения к банкам. Прямое подключение импортирует банковские выписки и сопоставляет платежи со счетами. Обычно оно охватывает только основные эстонские банки, поэтому для Wise, Revolut и подобных счетов необходимо загружать файлы выписок.
• Электронные счета. Эстонские покупатели могут запросить электронные счета, поэтому программа должна их отправлять и принимать.
• Язык. Интерфейс должен быть доступен на английском, а не только на эстонском.

Merit Aktiva, SimplBooks, SmartAccounts и e-Financials: сравнение

В таблице сравниваются начальные тарифы, подходящие небольшой компании; цены указаны за месяц и без VAT, если не указано иное. Одна проводка — это одна отражённая операция, например счёт или платёж.

Merit Aktiva

Merit Aktiva — самая известная бухгалтерская программа в Эстонии. Её разработчик, Merit Tarkvara, сообщает, что ею пользуются более 83,000 компаний, а опросы студентов среди малых эстонских компаний Таллиннского технического университета показали, что она используется наиболее широко. Интерфейс доступен на эстонском, английском и русском; выписки из LHV, SEB, Swedbank и Coop поступают автоматически, а декларации VAT и по налогам на заработную плату направляются в Налогово-таможенный департамент из программы. Тариф Standard охватывает повседневный учёт, а Pro добавляет автоматические подключения к интернет-магазинам, платёжным провайдерам и другому ПО. Расчёт заработной платы выполняется в отдельной программе Merit Palk, которая бесплатна для максимум двух сотрудников, а поддержка клиентов бесплатна.

SimplBooks

SimplBooks — таллиннская компания, чья программа разработана для учредителей, ведущих учёт самостоятельно; она сообщает о более 20,000 пользователей. Интерфейс доступен на эстонском, английском и русском. Тариф Start стоит меньше, чем Merit Aktiva Standard, но включает расчёт заработной платы для трёх сотрудников, бесплатные электронные счета и прямые подключения к банкам: операции предыдущего дня поступают каждое утро, а повторяющиеся операции можно отражать автоматически. Налоговые декларации направляются прямо в Налогово-таможенный департамент, а годовой отчёт готовится во встроенном инструменте. Если Вы только выставляете счета, а остальное поручаете бухгалтеру, достаточно тарифа MINI.

SmartAccounts

SmartAccounts, также из Таллинна, использует модель ценообразования, подходящую неактивным компаниям. На тарифе Starter Вы предоплачиваете проводки и используете их по мере необходимости без ежемесячной платы; это удобно для холдинговой компании с несколькими операциями в год. Когда бизнес становится активным, тариф Pro добавляет прямые подключения к банкам, бесплатные электронные счета и налоговые декларации, отправляемые непосредственно в Налогово-таможенный департамент. В программе также есть модули запасов и основных средств, а среди прочего она подключается к Scoro, Envoice и WooCommerce. Интерфейс доступен только на эстонском и английском. Бизнес-клиенты LHV могут пользоваться программой бесплатно первые пять месяцев.

e-Financials

Известная в Эстонии как e-arveldaja, e-Financials управляется Центром регистров и информационных систем — государственным органом, стоящим за e-Business Register, — и находится в том же портале, поэтому вход выполняется с ID-картой, Smart-ID или картой e-Residency. Интерфейс доступен на эстонском и английском, налоговые декларации подаются из программы, а годовой отчёт готовится в самом реестре. После бесплатного первого года компания с максимум 10 проводками в месяц платит €5 в год; при 11–50 проводках плата составляет €5 в месяц, а свыше 50 — €9 в месяц, всё без VAT, согласно прайс-листу e-Financials. Компромисс — меньшая автоматизация: банковские выписки загружаются файлами, а модуля запасов нет.

Xero и другое зарубежное ПО в Эстонии

Xero, QuickBooks и подобные программы создавались для других рынков. У Xero есть версии для Великобритании, США, Австралии и нескольких других стран, но не для Эстонии, где компании используют глобальную версию с универсальным отчётом по налогу с продаж. На собственном форуме продукта Xero подтверждает, что подача декларации VAT поддерживается только для Великобритании.

Для эстонского OÜ это означает двойную работу: учёт ведётся в Xero, но декларация VAT, декларация по налогам на заработную плату и годовой отчёт готовятся в другом месте в эстонском формате, обычно бухгалтером, который преобразует показатели. Сам Налогово-таможенный департамент рекомендует пользователям зарубежного ПО уточнить у поставщика, будет ли оно поддерживать эстонскую отчётность на основе данных. Xero имеет смысл главным образом, когда компания входит в группу, уже отчитывающуюся в нём.

Xolo, Enty и другие платформы e-Residency

Отдельную категорию составляют сервисные платформы e-Residency, такие как Xolo, Enty или Companio, объединяющие собственное бухгалтерское ПО с ежемесячным бухгалтерским обслуживанием. Вы вообще не выбираете программу: счета, банковские потоки и отчёты находятся в системе поставщика. Это удобно, пока Вы пользуетесь сервисом, но учёт привязан к поставщику, и при его смене данные придётся перенести в одну из указанных выше программ. Бухгалтер, работающий в стандартной программе, такой как Merit Aktiva, позволяет Вам свободно перенести учёт в другое место.

Какое бухгалтерское ПО лучше для Вашей эстонской компании

Лучшее бухгалтерское ПО для эстонской компании зависит прежде всего от её активности и от того, кто ведёт учёт.

Что бы Вы ни выбрали, используйте бесплатный период, чтобы внести операции за реальный месяц до оплаты. Позднее перенос означает передачу начальных остатков и неоплаченных счетов, поэтому начало финансового года — самый удобный момент для смены программы или передачи учёта бухгалтеру.

Кто работает в программе: Вы, бухгалтер или оба

ПО выполняет рутинные задачи, но не решает, как отражать операцию, когда компания должна зарегистрироваться по VAT или как облагается дивиденд. Большинство проблем в учёте, который учредители ведут сами, начинается именно здесь и выявляется, когда наступает срок годового отчёта. Сам отчёт также требует примечаний и, для большинства компаний, отчёта руководства помимо цифр из программы. Есть три способа распределить работу.

Во второй и третьей моделях программу обычно выбирает бухгалтер, а Вам нужен лишь доступ. Наша бухгалтерская команда ведёт таким образом учёт эстонских компаний, принадлежащих владельцам из-за рубежа, главным образом в Merit Aktiva: клиенты, желающие активно участвовать, выставляют собственные счета продаж, а мы ведём учёт, готовим налоговые декларации и годовой отчёт. Мы также принимаем учёт, который вёлся в другом месте, подаём годовой отчёт за владельцев, самостоятельно ведших учёт, и приводим в порядок запущенный учёт.

Если Вы выбираете бухгалтерское ПО для новой эстонской компании, отправьте нам краткое описание Вашего бизнеса, и мы предложим как организовать его бухгалтерский учёт с самого начала.

Отправить запрос

Часто задаваемые вопросы