Корпоративные документы для эстонских компаний

Закажите выписки из реестра и заверенные копии для вашей OÜ

Содержание документов определяется Коммерческим регистром, а порядок их заверения — требованиями страны получателя.

Eesti Firma подготавливает корпоративные документы для эстонских компаний — предусмотренные законом и регистрационные документы, позволяющие убедительно представлять ваш бизнес на международном уровне. Мы также сопровождаем регистрацию компаний в Эстонии и продажу готовых эстонских предприятий,поэтому точно знаем, какие документы компании обычно запрашивает каждый контрагент. Ниже вы найдёте полный перечень документов эстонской компании, которые мы можем получить, стоимость каждого из них и информацию о том, когда требуется апостиль.

Заказать корпоративные документы

Заверенные корпоративные документы для вашей эстонской компании

Для кого предназначена услуга

Для владельцев и директоров эстонских компаний, которым необходимо документально подтвердить сведения о компании за рубежом: при открытии иностранного банковского или платёжного счёта, регистрации филиала или дочерней компании, участии в тендере, заключении договора с новым контрагентом либо прохождении проверок Due Diligence и AML/CFT при онбординге.

• Выписки из реестра и учредительные документы, полученные непосредственно из Коммерческого регистра Эстонии

• Перевод на английский язык включён в стоимость каждого документа

• Оформление апостиля для использования более чем в 120 государствах — участниках Гаагской конвенции

• Получение налоговых сертификатов и свидетельств VAT в Налогово-таможенном департаменте Эстонии

• Курьерская доставка по всему миру — как в страны EU, так и за его пределы

• Стандартный срок подготовки большинства документов — от 1 до 3 рабочих дней

Корпоративные документы Эстонии: основные сведения

Краткая справка для владельцев, директоров и специалистов по комплаенсу.

Что такое корпоративные документы и почему они важны?

Корпоративные документы — это официальные записи, подтверждающие юридическое существование, структуру собственности и руководство эстонской компании. Они подтверждают дату регистрации компании, её регистрационный код и юридический адрес, сведения об акционерах и бенефициарных владельцах, а также о лицах, уполномоченных подписывать документы от её имени. Каждый серьёзный контрагент — банк, платёжное учреждение, закупочная организация или иностранный налоговый орган — проверяет эти факты по документам, а не по заявлениям самой компании.

За последнее десятилетие требования стали строже. Правила противодействия отмыванию денег, процедуры Due Diligence и стандарты трансграничной прозрачности сделали документальные подтверждения стандартным требованием для любой компании, ведущей международную деятельность. Такие документы также должны быть актуальными, правильно оформленными и официально признаваемыми в стране получателя: документ шестимесячной давности, документ без перевода или удостоверения часто отклоняется.

Документы эстонской компании: что можно заказать и сколько это стоит

Ниже представлен полный перечень документов компании, которые эстонское предприятие обычно должно предоставлять за рубежом. Каждый документ по умолчанию предоставляется с переводом на английский язык, а цена фиксируется за документ без неопределённой почасовой оплаты.

• Регистрационная карточка: выписка из Коммерческого регистра Эстонии и основной идентификационный документ, содержащий наименование, регистрационный код, дату регистрации, юридический адрес, размер уставного капитала, сведения о членах правления и текущий статус.
• Устав: правила формирования уставного капитала, пороги принятия решений и права представительства.
• Учредительный договор: документ об учреждении компании. Его форма различается в зависимости от того, была ли компания учреждена онлайн или через нотариуса, поэтому цены указаны отдельно.
• Решение о назначении директора: подтверждает, кто и с какой даты обладает полномочиями члена правления; стандартное требование при банковском онбординге.
• Список бенефициарных владельцев (UBO): физические лица, стоящие за структурой собственности, согласно данным Коммерческого регистра.
• Годовой отчёт: поданная финансовая отчётность, используемая для подтверждения финансового положения перед кредиторами, инвесторами и закупочными органами.
• Сертификаты налогового резидентства и VAT: выдаются Налогово-таможенным департаментом Эстонии для применения льгот по соглашениям об избежании двойного налогообложения и подтверждения статуса VAT.
• Сертификат о должностных лицах и сертификат о надлежащем статусе: подписываются и заверяются печатью Eesti Firma для контрагентов, которым требуются документы такого формата.

Когда необходимы заверенные корпоративные документы?

Документы эстонской компании обычно запрашиваются в нескольких типичных ситуациях:

• Открытие банковского или платёжного счёта за рубежом — в рамках онбординга банки и учреждения электронных денег запрашивают свежую выписку из реестра, устав и сведения об UBO.
• Регистрация филиала или дочерней компании в другой стране, когда иностранный реестр требует удостоверенное подтверждение сведений о материнской компании.
• Государственные тендеры и закупки,для которых обычно требуется подтверждение юридического существования, надлежащего статуса и подачи финансовой отчётности.
• Due Diligence и AML/CFT-онбординг у нового клиента, поставщика, инвестора или платформы.
• Применение льгот по соглашению об избежании двойного налогообложения,когда иностранному плательщику или налоговому органу необходим сертификат налогового резидентства до применения сниженной ставки налога у источника.
• Судебные, нотариальные и договорные процедуры за рубежом,при которых полномочия подписанта должны быть официально подтверждены.

В каждом из этих случаев перед заказом задайте принимающей стороне два вопроса: насколько свежим должен быть документ и требуется ли апостиль? Правильные ответы на эти два вопроса позволяют избежать почти всех повторных заказов.

Какие документы компании являются официальными, а какие — нет?

Не каждый документ эстонской компании, называемый «сертификатом», имеет одинаковую юридическую силу. Законодательство Эстонии признаёт определённые документы публичными документами, выданными государственным органом; другие являются частными подтверждениями, выданными поставщиком услуг. Оба вида полезны, но апостилировать можно только документы первой категории.

Три категории корпоративных документов Эстонии

Кто и какие документы выдаёт, а также для чего принимается каждая категория.

Нужен ли корпоративным документам апостиль?

Документ, действительный в Эстонии, не становится автоматически действительным за рубежом. Для признания в другой стране ему обычно требуется апостиль — стандартный сертификат, подтверждающий подлинность подписи и печати, а также полномочия выдавшего документ должностного лица. При этом он ничего не подтверждает в отношении содержания самого документа.

Эстония присоединилась к Гаагской конвенции об апостиле 1961 года, вступившей для неё в силу 30 сентября 2001 года, поэтому сертификат признаётся более чем в 120 государствах. В Эстонии его выдают нотариусы, а не министерство; доступны как бумажная, так и электронная версии. Перед заказом уточните, какую версию принимает соответствующий орган.

Важный практический момент: апостилировать можно только публичные документы. Поэтому выписку из Коммерческого регистра Эстонии сначала необходимо нотариально заверить; этот этап включён в услугу при заказе у нас документов компании с апостилем.

Нужна полная информация о процедуре апостилирования?

На этой странице апостиль рассматривается как один из этапов подготовки корпоративных документов. Подробное описание самой процедуры — какие документы подлежат апостилированию, как проходит нотариальное оформление, сроки, варианты электронного апостиля и что делать, если страна назначения не участвует в Конвенции, — приведено в нашем отдельном руководстве по апостилю вЭстонии.

Почему выбирают Eesti Firma

С 2016 года мы предоставляем эстонским и международным компаниям комплексные корпоративные и комплаенс-решения, включая регистрацию компаний в Эстонии и продажу готовых эстонских предприятий.Подготовка документов компаний — часть повседневной работы нашего таллиннского офиса, поэтому мы знаем, что в действительности принимают различные банки, реестры и органы власти.

Мы работаем как регулируемый поставщик корпоративных услуг в соответствии с эстонскими правилами противодействия отмыванию денег и корпоративными стандартами, применимыми к лицензированным TCSP, что обеспечивает клиентам правовую определённость и предсказуемый административный процесс.

Как заказать корпоративные документы из Эстонии

Процесс полностью дистанционный и обычно занимает несколько рабочих дней от первого сообщения до получения документов.

1. 1

   Сообщите нам, что требуется

   Пришлите список требований контрагента или опишите ситуацию. Мы подтвердим, какие эстонские документы им соответствуют и требуется ли апостиль.

2. 2

   Вы получите предложение с фиксированной ценой

   Мы перечислим каждый документ, стоимость апостиля, если он применим, и вариант доставки — все цены будут указаны заранее.

3. 3

   Мы получим и подготовим всё необходимое

   Документы из реестра, налоговые сертификаты и подтверждения поставщика услуг будут собраны и переведены на английский язык в течение 1–3 рабочих дней.

4. 4

   Нотариальное заверение и апостиль

   Если этого требует страна получателя, мы организуем нотариальное заверение и проставление апостиля.

5. 

   Вы получите комплект

   Сканированные копии отправляются по электронной почте, а оригиналы доставляются курьером по любому адресу в Европейском союзе или за его пределами.