एस्टोनिया में अपना पहला कर्मचारी कैसे नियुक्त करें: अनुबंध, रोजगार रजिस्टर और पहला पेरोल

अब तक आपकी कंपनी ने संभवतः केवल एक व्यक्ति को भुगतान किया है: आपको, प्रबंधन बोर्ड के सदस्य के रूप में। पहला कर्मचारी इसे बदल देता है। स्वयं को बोर्ड शुल्क देने के लिए शेयरधारकों के प्रस्ताव के अतिरिक्त बहुत कम की आवश्यकता होती है। वेतन के साथ श्रम कानून लागू होता है: लिखित अनुबंध, न्यूनतम वेतन, सवेतन अवकाश और ऐसा रोजगार रजिस्टर जिसे व्यक्ति के काम के पहले घंटे से पहले उसकी जानकारी होनी चाहिए। इसमें कुछ भी कठिन नहीं है और सब कुछ ऑनलाइन होता है; महत्वपूर्ण बात क्रम है। यह मार्गदर्शिका एस्टोनिया में अपना पहला कर्मचारी चरण-दर-चरण नियुक्त करने की प्रक्रिया बताती है, उस संस्थापक के लिए जो यहाँ पहले कभी नियोक्ता नहीं रहा है। इसमें एस्टोनिया में काम करने वाले कर्मचारी को शामिल किया गया है।

किसे कर्मचारी माना जाता है

नीचे के नियम उस व्यक्ति पर लागू होते हैं जो आपकी कंपनी के निर्देश में, निर्धारित समय पर और उसके उपकरणों से काम करता है। अनुबंध को कुछ भी कहा जाए, वह कर्मचारी है। जो विशेषज्ञ अपने तरीके से और अपने जोखिम पर निर्धारित परिणाम देता है, वह सेवा अनुबंध के तहत ठेकेदार है। ठेकेदार को न्यूनतम वेतन या सवेतन अवकाश नहीं मिलता, हालांकि यदि ठेकेदार निजी व्यक्ति है तो कंपनी फिर भी शुल्क पर पेरोल कर देती है। कंपनी का प्रबंधन करने वाला व्यक्ति बोर्ड सदस्य होता है, जिसे रोजगार अनुबंध के बजाय बोर्ड सदस्य अनुबंध के तहत भुगतान किया जाता है।

दो गलतियाँ बार-बार सामने आती हैं। पहली, सामाजिक कर बचाने के लिए वास्तविक कर्मचारी को चालानों पर या उसकी अपनी कंपनी के माध्यम से भुगतान करना है; कर और सीमा शुल्क बोर्ड ऐसी व्यवस्थाओं का पुनर्वर्गीकरण करता है, और छिपे हुए रोजगार संबंधों पर हमारी मार्गदर्शिका उन परीक्षणों को समझाती है जो अदालतें लागू करती हैं। दूसरी, संस्थापक के अपने भुगतान को रोजगार अनुबंध पर रखना है। केवल प्रबंधन से स्पष्ट रूप से अलग कार्य, जैसे कंपनी के उत्पाद पर डेवलपर के रूप में कार्य, बोर्ड भूमिका के साथ रोजगार अनुबंध पर रखा जा सकता है।

एस्टोनिया में कर्मचारी नियुक्त करना: चरण-दर-चरण

एस्टोनिया में अलग नियोक्ता पंजीकरण नहीं है। आपकी कंपनी रोजगार रजिस्टर में अपनी पहली प्रविष्टि करने और पहला पेरोल रिटर्न दाखिल करने के क्षण नियोक्ता बन जाती है। नीचे दिए गए चरण उसी क्रम में हैं जिसमें आपको उनकी आवश्यकता है।

1. कर्मचारी का डेटा एकत्र करें। आपको उनका पूरा नाम, एस्टोनियाई व्यक्तिगत पहचान कोड (isikukood, प्रत्येक निवासी के पास होने वाला 11-अंकीय नंबर), घर का पता और बैंक खाता चाहिए। व्यक्तिगत कोड के बिना विदेशी व्यक्ति इसके लिए पुलिस और सीमा रक्षक बोर्ड या स्थानीय सरकारी कार्यालय में आवेदन करता है।
2. लिखित रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर करें। Employment Contracts Act के अनुसार लिखित अनुबंध आवश्यक है; एकमात्र अपवाद वह काम है जो दो सप्ताह से अधिक न चले। इस पर डिजिटल रूप से या कागज़ पर, आप दोनों की समझ में आने वाली किसी भी भाषा में हस्ताक्षर किए जा सकते हैं, और कंपनी इसके समाप्त होने के बाद दस वर्षों तक इसे रखती है। इसमें क्या होना चाहिए, इसकी सूची अगले अनुभाग में है।
3. कर्मचारी के काम शुरू करने से पहले उसे रोजगार रजिस्टर में पंजीकृत करें। संस्थापक इस चरण में सबसे अधिक गलती करते हैं, और इसी के साथ जुर्माना जुड़ा है। प्रविष्टि कर और सीमा शुल्क बोर्ड के स्वयं-सेवा पोर्टल e-MTA में की जाती है, और रजिस्टर पर अलग खंड नीचे दिया गया है।
4. कर-मुक्त आय का आवेदन लें। नियोक्ता आयकर रोकने से पहले €700 की मासिक मूल छूट केवल तभी घटा सकता है जब कर्मचारी ने लिखित आवेदन दिया हो। इसके बिना पूरे वेतन पर आयकर रोका जाता है।
5. सुरक्षा संबंधी दस्तावेज व्यवस्थित करें। कम से कम एक कर्मचारी वाले प्रत्येक नियोक्ता के पास कार्य परिवेश का जोखिम आकलन होना चाहिए जो श्रम निरीक्षणालय की स्वयं-सेवा प्रणाली में दर्ज हो, और कर्मचारी को काम शुरू करने से पहले सुरक्षा निर्देश देना चाहिए। जहाँ आकलन जोखिम कारक दिखाता है, और नियमित स्क्रीन कार्य इसमें शामिल है, वहाँ कर्मचारी को आरंभ तिथि के चार महीनों के भीतर चिकित्सीय जांच भी करानी होती है। कार्यालय कार्य के लिए यह एक छोटा अभ्यास है।
6. पहला पेरोल चलाएँ। अनुबंध में निर्दिष्ट दिन पर महीने में कम से कम एक बार वेतन दें, आयकर, बेरोजगारी बीमा और, यदि कर्मचारी वित्तपोषित पेंशन में शामिल हुआ है, उसका पेंशन अंशदान रोकते हुए। अगले महीने की 10वीं तारीख तक कंपनी TSD दाखिल करती है, जो सभी पेरोल करों को शामिल करने वाला मासिक रिटर्न है, और उन्हें कर और सीमा शुल्क बोर्ड को भुगतान करती है।

रोजगार अनुबंध में क्या होना चाहिए

Employment Contracts Act (töölepingu seadus, TLS) उन आंकड़ों की सूची देता है जो प्रत्येक लिखित रोजगार अनुबंध में होने चाहिए। इसमें पक्षकारों, आरंभ तिथि, काम और उसके पदनाम तथा कार्यस्थल का उल्लेख होता है। इसमें वेतन-दिवस और भुगतान विधि सहित सकल वेतन, कार्य समय, वार्षिक अवकाश और परिवीक्षा अवधि की अवधि, तथा अनुबंध समाप्त करने की सूचना अवधियाँ बताई जाती हैं।

इन क्षेत्रों को भरने से पहले कुछ डिफ़ॉल्ट जानना उपयोगी है। पूर्णकालिक कार्य सप्ताह में 40 घंटे है, और वार्षिक अवकाश कम से कम 28 कैलेंडर दिन है। जब तक आप कम अवधि या बिल्कुल नहीं पर सहमत न हों, कानून चार महीने की परिवीक्षा अवधि मानता है, और परिवीक्षा के दौरान कोई भी पक्ष 15 कैलेंडर दिनों के नोटिस से अनुबंध समाप्त कर सकता है। वेतन सकल रूप में तय होता है और पूर्णकालिक कार्य के लिए राष्ट्रीय न्यूनतम वेतन से कम नहीं हो सकता, जिसे सरकार विनियमन द्वारा निर्धारित करती है और जो प्रति माह €946 है।

कर्मचारी को रोजगार रजिस्टर (TÖR) में पंजीकृत करना

रोजगार रजिस्टर (töötamise register, TÖR) Tax and Customs Board द्वारा रखा जाने वाला डेटाबेस है, जिसमें प्रत्येक नियोक्ता यह दर्ज करता है कि उसके लिए कौन काम करता है, किस आधार पर और किस तारीख से। राज्य इसी प्रविष्टि के आधार पर कर्मचारी के स्वास्थ्य बीमा, बेरोज़गारी बीमा और पेंशन अधिकारों का निर्णय करता है। इसलिए कानून इसे पहले वेतन-दिवस के बाद के बजाय काम शुरू होने से पहले लागू होने की अपेक्षा करता है। Taxation Act के तहत, कर्मचारी के काम शुरू करने के क्षण तक रोजगार पंजीकृत होना आवश्यक है। जो कंपनी ऐसा नहीं करती, या देर से करती है, उस पर €3,200 तक का जुर्माना लगने का जोखिम है।

रोजगार अनुबंध के लिए रजिस्टर छह बातें मांगता है: कर्मचारी का व्यक्तिगत कोड, रोजगार का प्रकार, आरंभ तिथि, पदनाम, कार्य किए जाने का पता और कार्य समय की दर (पूर्णकालिक के लिए 1.0, आधे पद के लिए 0.5 इत्यादि)। बोर्ड सदस्य एस्टोनियाई ID कार्ड, e-Residency कार्ड, Mobile-ID या Smart-ID से e-MTA में लॉग इन कर डेटा दर्ज करता है या एकाउंटेंट को ऐसा करने का अधिकार देता है; हमारे एकाउंटेंट पेरोल के भाग के रूप में ग्राहकों के लिए प्रविष्टियाँ करते हैं। पोर्टल का इंटरफ़ेस अंग्रेज़ी में है, प्रविष्टि में कुछ मिनट लगते हैं और इसे भविष्य की आरंभ तिथि के साथ पहले से किया जा सकता है। यदि कोई समय पर पोर्टल तक नहीं पहुँच सकता, तो फोन या टेक्स्ट संदेश से सरलीकृत पंजीकरण की अनुमति है, जिसे सात दिनों के भीतर e-MTA में पूरा करना होता है।

यह प्रविष्टि कर्मचारी का सार्वजनिक स्वास्थ्य बीमा भी शुरू करती है। जो व्यक्ति पहले से बीमित नहीं है, उसके लिए रजिस्टर में आरंभ तिथि से 14 दिनों की प्रतीक्षा अवधि बीतने पर कवरेज शुरू होता है और समाप्ति पर दर्ज समाप्ति तिथि के बाद दो महीने तक जारी रहता है।

आपके पहले कर्मचारी की लागत

अनुबंध में दिया गया वेतन न तो कर्मचारी को मिलने वाली राशि है, न ही कंपनी द्वारा दी जाने वाली राशि। सकल वेतन के ऊपर कंपनी 33% सामाजिक कर और 0.8% बेरोजगारी बीमा देती है, इसलिए नियोक्ता की लागत सकल वेतन को 1.338 से गुणा करने पर होती है। सकल राशि से €700 की मूल छूट के बाद 22% आयकर, 1.6% बेरोजगारी बीमा और कर्मचारी का 2%, 4% या 6% वित्तपोषित पेंशन अंशदान रोका जाता है।

एक नियम अंशकालिक नियुक्तियों पर लागू होता है। सामाजिक कर कम से कम राज्य-निर्धारित €886 के मासिक आधार पर लगाया जाता है, इसलिए वेतन कम होने पर भी कंपनी प्रत्येक कर्मचारी के लिए प्रति माह कम से कम €292.38 सामाजिक कर देती है। पेंशनभोगी, छात्र और कुछ अन्य समूह इस न्यूनतम सीमा से मुक्त हैं। पूरी गणना और मासिक TSD चक्र एस्टोनिया में पेरोल करों पर हमारी मार्गदर्शिका में हैं।

एस्टोनिया में विदेशी कर्मचारी नियुक्त करना

एस्टोनिया में काम करने वाले विदेशी कर्मचारी पर एस्टोनियाई श्रम कानून ठीक उसी प्रकार लागू होता है जैसे एस्टोनियाई कर्मचारी पर, इसलिए अनुबंध, रोजगार रजिस्टर और कर समान हैं। अंतर काम करने के अधिकार में है, जो कर्मचारी की नागरिकता पर निर्भर करता है।

अल्पकालिक रोजगार को 455-दिन की अवधि में अधिकतम 365 दिनों के लिए पंजीकृत किया जा सकता है; इससे अधिक अवधि के लिए निवास परमिट चाहिए, जिसके लिए नियोक्ता आम तौर पर पहले Unemployment Insurance Fund की सहमति प्राप्त करता है। Police and Border Guard Board दोनों प्रक्रियाओं की शर्तें प्रकाशित करता है। किसी अन्य देश से आपकी कंपनी के लिए काम करने वाला कर्मचारी अलग मामला है। उसका वेतन वहीं कराधीन होता है जहाँ काम किया जाता है, और विदेश में दूरस्थ कर्मचारियों को भुगतान करने संबंधी हमारी मार्गदर्शिका बताती है कि कंपनी के लिए इसका क्या अर्थ है।

Eesti Firma के साथ अपना पहला कर्मचारी नियुक्त करना

पहली नियुक्ति पर कई संस्थापक अपना बहीखाता स्वयं करना बंद कर देते हैं: पेरोल में मासिक समय-सीमा और ऐसा रजिस्टर जुड़ता है जो पहले दिन से पहले सही होना चाहिए। हमारे एकाउंटेंट कर्मचारी को रोजगार रजिस्टर में दर्ज करते हैं, कटौतियाँ स्थापित करते हैं, प्रत्येक महीने शुद्ध वेतन और नियोक्ता की लागत की गणना करते हैं तथा TSD दाखिल करते हैं। हमारी कानूनी टीम आवश्यकतानुसार अंग्रेज़ी और एस्टोनियाई में रोजगार अनुबंध तैयार करती है और गैर-EU नियुक्ति के लिए अल्पकालिक रोजगार पंजीकरण संभालती है।

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