Как нанять первого сотрудника в Эстонии: договор, трудовой реестр и первая зарплата

До сих пор Ваша компания, вероятно, выплачивала деньги только одному человеку — Вам как члену правления (juhatus). С первым сотрудником всё меняется. Выплата себе вознаграждения члена правления требует лишь решения участников. Зарплата влечёт применение трудового права: письменный договор, минимальную зарплату, оплачиваемый отпуск и трудовой реестр, в котором человек должен быть указан до первого часа работы. Ничего сложного здесь нет, и всё делается онлайн; важен порядок действий. В этом руководстве поэтапно разобран найм первого сотрудника в Эстонии для учредителя, который ещё не был здесь работодателем. Оно касается сотрудника, работающего в Эстонии.

Кто считается сотрудником

Приведённые ниже правила применяются к человеку, который работает на Вашу компанию под её руководством, в установленное время и с её инструментами. Это сотрудник независимо от названия договора. Специалист, который самостоятельно и на свой риск предоставляет определённый результат, является подрядчиком по договору оказания услуг. У подрядчика нет минимальной зарплаты или оплачиваемого отпуска, хотя компания всё равно уплачивает налоги с выплат, если подрядчик — физическое лицо. Человек, управляющий компанией, — член правления, получающий выплаты по договору члена правления, а не по трудовому договору.

Две ошибки повторяются снова и снова. Первая — платить фактическому сотруднику по счетам или через его собственную компанию, чтобы сэкономить на социальном налоге; Налогово-таможенный департамент переквалифицирует такие отношения, а наше руководство по скрытым трудовым отношениям объясняет критерии, применяемые судами. Вторая — оформлять выплаты самому учредителю по трудовому договору. По трудовому договору наряду с ролью в правлении может выполняться только работа, явно отделённая от управления, например работа разработчиком над продуктом компании.

Как нанять сотрудника в Эстонии: пошагово

В Эстонии нет отдельной регистрации работодателя. Ваша компания становится работодателем, когда впервые вносит запись в трудовой реестр и подаёт первую декларацию по зарплате. Ниже приведены действия в необходимом порядке.

1. Соберите данные сотрудника. Вам нужны его полное имя, эстонский личный идентификационный код (isikukood, 11-значный номер, который есть у каждого жителя), домашний адрес и банковский счёт. Иностранец без личного кода обращается за ним в Департамент полиции и погранохраны или орган местного самоуправления.
2. Подпишите письменный трудовой договор. Закон о трудовых договорах требует письменного договора; единственное исключение — работа продолжительностью не более двух недель. Его можно подписать в цифровой или бумажной форме на любом языке, понятном Вам обоим, а компания хранит его в течение десяти лет после прекращения действия. Сведения, которые он должен содержать, перечислены в следующем разделе.
3. Зарегистрируйте сотрудника в трудовом реестре до начала работы. Это шаг, в котором учредители чаще всего ошибаются и за нарушение которого предусмотрен штраф. Запись вносится в e-MTA, портал самообслуживания Налогово-таможенного департамента; ниже есть отдельный раздел о реестре.
4. Получите заявление на необлагаемый доход. Работодатель может вычесть ежемесячный основной необлагаемый минимум €700 до удержания подоходного налога, только если сотрудник подал письменное заявление. Без него подоходный налог удерживается со всей зарплаты.
5. Оформите документы по безопасности. Каждый работодатель хотя бы с одним сотрудником обязан внести оценку рисков рабочей среды в систему самообслуживания Трудовой инспекции и проинструктировать сотрудника по безопасности до начала работы. Если оценка выявляет факторы риска, к которым относится и регулярная работа за экраном, сотрудник также проходит медицинский осмотр в течение четырёх месяцев с даты начала. Для офисной работы это несложная процедура.
6. Проведите первый расчёт зарплаты. Выплачивайте зарплату не реже раза в месяц в день, указанный в договоре, удерживая подоходный налог, страхование от безработицы и, если сотрудник присоединился к накопительной пенсии, его пенсионный взнос. До 10-го числа следующего месяца компания подаёт TSD — ежемесячную декларацию по всем налогам с зарплаты — и уплачивает их Налогово-таможенному департаменту.

Что должно быть указано в трудовом договоре

Закон о трудовом договоре (töölepingu seadus, TLS) перечисляет сведения, которые должен содержать каждый письменный трудовой договор. В нём указываются стороны, дата начала, работа и её наименование, а также место работы. В нём приводятся валовая зарплата, день и способ выплаты, рабочее время, продолжительность ежегодного отпуска и испытательного срока, а также сроки уведомления о прекращении договора.

Прежде чем заполнять эти поля, полезно знать несколько правил по умолчанию. Полная занятость составляет 40 часов в неделю, а ежегодный отпуск — не менее 28 календарных дней. Закон предполагает испытательный срок в четыре месяца, если Вы не согласовали меньший срок или его отсутствие; в течение испытательного срока любая сторона может прекратить договор, уведомив за 15 календарных дней. Зарплата согласуется до вычета налогов и не может быть ниже национальной минимальной зарплаты за полную занятость, устанавливаемой постановлением правительства и составляющей €946 в месяц.

Регистрация сотрудника в трудовом реестре (TÖR)

Регистр занятости (töötamise register, TÖR) — это база данных, которую ведёт Налогово-таможенный департамент и в которой каждый работодатель указывает, кто у него работает, на каком основании и с какой даты. По этой записи государство определяет права работника на медицинское страхование, страхование от безработицы и пенсию. Поэтому закон требует внести запись до начала работы, а не после первого дня выплаты зарплаты. Согласно Закону о налогообложении, занятость должна быть зарегистрирована не позднее момента, когда работник приступает к работе. Компании, которая не сделает этого или сделает поздно, грозит штраф до €3 200.

Для трудового договора реестр запрашивает шесть сведений: личный код сотрудника, вид трудовых отношений, дату начала, должность, адрес места работы и коэффициент рабочего времени (1,0 для полной занятости, 0,5 для половины ставки и так далее). Член правления входит в e-MTA с эстонской ID-картой, картой е-резидентства, Mobile-ID или Smart-ID и либо вносит данные, либо предоставляет бухгалтеру право сделать это; наши бухгалтеры вносят записи для клиентов в рамках расчёта зарплаты. Портал имеет английский интерфейс, запись занимает несколько минут и может быть внесена заранее с будущей датой начала. Если никто не может вовремя войти в портал, допускается упрощённая регистрация по телефону или SMS с завершением в e-MTA в течение семи дней.

Эта запись также запускает государственное медицинское страхование сотрудника. Для лица, которое ещё не застраховано, страховое покрытие начинается после истечения 14-дневного периода ожидания с даты начала в реестре и продолжается два месяца после даты окончания, указанной при прекращении.

Во сколько обходится первый сотрудник

Зарплата в договоре — это не сумма, получаемая сотрудником, и не сумма, которую платит компания. Помимо валовой зарплаты компания уплачивает 33% социального налога и 0,8% страхования от безработицы, поэтому расходы работодателя равны валовой зарплате, умноженной на 1,338. Из валовой суммы удерживаются 22% подоходного налога после основного вычета €700, 1,6% страхования от безработицы и взнос сотрудника в накопительную пенсию в размере 2%, 4% или 6%.

При неполной занятости действует отдельное правило. Социальный налог начисляется как минимум с установленной государством месячной базы €886, поэтому компания платит не менее €292,38 социального налога в месяц за каждого сотрудника, даже если зарплата ниже. Пенсионеры, студенты и некоторые другие группы освобождены от этого минимума. Полный расчёт и ежемесячный цикл TSD описаны в нашем руководстве по налогам с зарплаты в Эстонии.

Наём иностранного сотрудника в Эстонии

Эстонское трудовое право применяется к иностранному сотруднику, работающему в Эстонии, точно так же, как к эстонскому, поэтому договор, трудовой реестр и налоги одинаковы. Отличается право на работу, и оно зависит от гражданства сотрудника.

Краткосрочную работу можно зарегистрировать на срок до 365 дней в течение периода в 455 дней; для более длительной работы требуется вид на жительство, для которого работодатель обычно сначала получает согласие Фонда страхования от безработицы. Департамент полиции и погранохраны публикует условия обеих процедур. Работник, который трудится в Вашей компании из другой страны, — иной случай. Его зарплата облагается налогом там, где выполняется работа, а наше руководство по оплате труда удалённых работников за рубежом объясняет, что это означает для компании.

Наём первого сотрудника с Eesti Firma

После первого найма многие учредители перестают вести бухгалтерию сами: расчёт зарплаты добавляет ежемесячный срок и реестр, который должен быть правильно заполнен до первого дня. Наши бухгалтеры регистрируют сотрудника в трудовом реестре, настраивают вычеты, ежемесячно рассчитывают чистую зарплату и расходы работодателя и подают TSD. Наша юридическая команда готовит трудовой договор на английском и эстонском языках, когда это необходимо, и оформляет регистрацию краткосрочной работы для сотрудника не из EU.

Отправить запрос

Часто задаваемые вопросы