Jawaban singkat
Untuk mengubah nama perusahaan Estonia, para pemegang saham mengadopsi keputusan untuk mengubah anggaran dasar karena nama usaha tercantum di dalamnya. Seorang anggota dewan kemudian mengajukan keputusan tersebut, teks lengkap baru anggaran dasar, dan permohonan di e-Business Register serta membayar biaya negara €25. Petugas pendaftaran membuat pencatatan dalam lima hari kerja, dan nama baru berlaku sejak saat itu. Kode registri, nomor PPN, rekening bank, dan kontrak perusahaan tetap seperti semula.
Perusahaan mengganti nama karena alasan biasa. Merek telah berkembang melampaui nama yang dipilih terburu-buru saat pendaftaran, pemilik baru ingin menghapus nama pemilik sebelumnya, atau bisnis telah melampaui kata yang dahulu menggambarkannya. Apa pun alasannya, Daftar Komersial tidak memperlakukan nama baru sebagai detail yang dapat Anda edit di profil perusahaan. Nama tersebut tercantum dalam anggaran dasar, jadi mengganti nama perusahaan berarti mengubahnya, dan perubahan itu memerlukan keputusan formal oleh para pemegang saham.
Prosedurnya sendiri singkat dan sama dengan prosedur untuk perubahan anggaran dasar lainnya, mulai dari kantor terdaftar hingga ukuran dewan. Hal yang perlu lebih dipertimbangkan adalah siapa menandatangani dokumen mana ketika tidak semua orang memiliki kartu e-Residency, serta apa yang diubah oleh nama baru di luar register, yang lebih sedikit daripada perkiraan sebagian besar pendiri.
Mengapa Nama Baru Berarti Mengubah Anggaran Dasar
Commercial Code (äriseadustik) mewajibkan anggaran dasar (põhikiri) suatu perseroan terbatas mencantumkan nama usahanya (ärinimi). Anggaran dasar merupakan dokumen publik yang diajukan ke register, dan hanya para pemegang saham yang dapat mengubahnya. Seorang anggota dewan tidak dapat melakukannya sendiri, sekecil apa pun perubahannya, dan portal tidak akan menerima nama baru kecuali anggaran dasar yang telah diubah serta keputusan pemegang saham dilampirkan pada permohonan.
Keputusan untuk mengubah anggaran dasar memerlukan setidaknya dua pertiga suara yang diberikan, kecuali anggaran dasar Anda menetapkan ambang yang lebih tinggi. Cara pengambilan suara ditentukan oleh para pemegang saham: dalam rapat, melalui pemungutan suara tertulis tanpa rapat, atau dengan semua pihak menandatangani satu keputusan bulat, sebagaimana dilakukan oleh sebagian besar perusahaan kecil. Pemegang saham tunggal cukup menandatangani keputusan. Perubahan hanya berlaku ketika petugas pendaftaran mencatatkannya dalam Daftar Komersial, sehingga antara pemungutan suara dan pencatatan, perusahaan tetap beroperasi dengan nama lamanya.
Cara Mengubah Nama Perusahaan di Estonia: Langkah demi Langkah
Ini adalah prosedur untuk perseroan terbatas (OÜ) yang anggota dewannya dapat menandatangani secara digital; variasi untuk perusahaan tanpa kartu e-Residency dijelaskan di bawah.
- Periksa nama baru. Telusuri melalui pencarian nama di e-Business Register dengan beberapa ejaan dan periksa merek dagang Estonia serta EU, sama seperti sebelum mendaftarkan perusahaan di Estonia. Panduan kami tentang memilih dan memeriksa nama perusahaan menjelaskan pemeriksaannya.
- Adopsi keputusan pemegang saham. Keputusan tersebut mencatat keputusan untuk mengubah nama usaha dan menyetujui rumusan baru anggaran dasar. Register menggunakan bahasa Estonia dan menerbitkan templat untuk rapat, pemungutan suara tertulis, dan keputusan bulat.
- Siapkan teks lengkap baru anggaran dasar. Register menginginkan seluruh dokumen yang memuat nama baru, bukan kutipan dengan klausul yang diubah. Semua hal lain dapat tetap persis seperti sebelumnya, dan jika bagian lain anggaran dasar memerlukan perapian selama bertahun-tahun, inilah saatnya melakukannya dengan biaya yang sama.
- Ajukan permohonan. Masuk ke e-Business Register dengan kartu ID, kartu e-Residency, Mobile-ID, atau Smart-ID Anda, buka perusahaan dan pilih Change data. Masukkan nama baru pada kolom nama usaha, unggah anggaran dasar di bagian Articles of association beserta tanggal keputusan, lalu lampirkan keputusan di bawah Documents. Kedua berkas menjadi publik. Tanda tangan satu anggota dewan pada permohonan sudah cukup kecuali register menunjukkan bahwa anggota dewan hanya dapat bertindak bersama-sama.
- Bayar biaya negara. Biayanya €25, dibayarkan melalui tautan bank di portal. Biaya dikenakan per permohonan, sehingga perubahan anggota dewan atau alamat yang diajukan bersamaan tidak dikenai biaya tambahan.
- Tunggu pencatatan. Petugas pendaftaran meninjau permohonan perubahan dalam lima hari kerja. Nama baru berlaku sejak tanggal pencatatan, dan portal mengirim pemberitahuan ke email perusahaan. Unduh kartu registri terbaru pada hari itu: bank akan memintanya.
Siapa Menandatangani Apa Saat Tidak Semua Orang Memiliki Kartu e-Residency
Keputusan dan permohonan adalah dua dokumen berbeda, dan tidak harus ditandatangani dengan cara yang sama. Dalam praktik kami, pengaturan penandatanganan terbagi dalam tiga pola.
| Siapa yang dapat menandatangani secara digital | Keputusan pemegang saham | Permohonan ke register |
|---|---|---|
| Semua orang memiliki e-ID Estonia atau kartu e-Residency | Ditandatangani secara digital oleh semua pemegang saham | Seorang anggota dewan menandatangani secara online |
| Pemegang saham tidak memiliki kartu, seorang anggota dewan memilikinya | Ditandatangani tangan; dokumen asli dikirim ke register | Seorang anggota dewan menandatangani secara online dan melampirkan pindaian keputusan |
| Tidak ada yang dapat menandatangani secara digital | Ditandatangani tangan | Diajukan melalui notaris Estonia: anggota dewan hadir langsung atau memberikan surat kuasa |
Pola kedua mengejutkan para pendiri. Hanya permohonan itu sendiri yang memerlukan tanda tangan digital; keputusan pemegang saham dapat ditandatangani di atas kertas, selama dokumen asli sampai ke bagian pendaftaran Tartu County Court. Di portal, ini berarti menolak prosedur dipercepat pada tahap pembayaran agar dokumen asli kertas dapat menyusul. Pola ketiga lazim untuk perusahaan milik asing: banyak yang mengajukan setiap perubahan melalui notaris, pemegang saham menandatangani keputusan secara tangan dan mengirimkannya kepada kami, dan surat kuasa dari anggota dewan adalah satu-satunya hal yang diperlukan notaris dari pihak perusahaan.
Jika Petugas Pendaftaran Menolak Nama Baru
Petugas pendaftaran memeriksa nama usaha baru berdasarkan aturan yang sama seperti saat pendaftaran, dan yang paling penting adalah nama itu harus berbeda secara jelas, dalam ejaan dan bunyi, dari setiap nama terdaftar dan dipesan. Dalam praktik kami, nama yang tidak sesuai adalah alasan paling umum sebuah permohonan dikembalikan. Nama juga diperiksa terhadap bidang kegiatan utama perusahaan, sehingga nama yang menunjuk pada lini bisnis baru harus disertai kode EMTAK yang diperbarui. Jika nama tidak lolos, Anda tidak menerima penolakan melainkan penetapan yang menyebutkan kekurangan dan menetapkan tenggat untuk memperbaikinya, biasanya dua minggu, dan tidak ada biaya negara kedua yang dikenakan.
Perbedaannya dari pendaftaran terletak pada hal yang harus dibuat ulang. Karena nama baru tercantum dalam keputusan pemegang saham dan anggaran dasar, nama yang berbeda memerlukan keputusan baru dan teks anggaran dasar baru, bukan sekadar formulir yang diperbaiki. Pengadilan mendukung penilaian petugas pendaftaran atas kemiripan: Tartu Circuit Court menguatkan penolakan untuk mengganti nama Bono Made OÜ menjadi Bono OÜ, karena Pono OÜ sudah ada dalam register. Satu huruf cukup untuk mengembalikan permohonan, dan perusahaan harus kembali kepada pemegang sahamnya untuk memperoleh keputusan baru.
Jika penggantian nama akan ditunda, misalnya hingga pemegang saham dapat menandatangani, perusahaan dapat memesan nama usaha baru selama enam bulan dengan biaya negara €150 dan mengadopsinya kemudian melalui permohonan perubahan yang sama. Untuk penggantian nama yang Anda rencanakan ajukan bulan ini, pencarian nama sudah cukup.
Apa yang Berubah dan Apa yang Tetap Sama
Perusahaan tetap merupakan badan hukum yang sama sebelum dan sesudah pencatatan, sehingga semua yang melekat padanya tetap berlaku. Hal yang harus Anda perbarui sendiri tercantum di kolom kanan.
| Item | Setelah perubahan nama |
|---|---|
| Kode registri | Tidak berubah; tetap melekat pada perusahaan seumur hidup |
| Nomor PPN | Tidak berubah; Tax and Customs Board mengambil nama baru dari register, sehingga tidak ada yang perlu diajukan |
| Rekening bank dan pembayaran | Rekening dan IBAN tetap sama; bank memerlukan kartu registri baru dan sering kali satu set dokumen baru lengkap |
| Kontrak, faktur, surat kuasa | Tetap sah tanpa penandatanganan ulang; faktur baru memakai nama baru sejak tanggal pencatatan |
| Lisensi dan pendaftaran | Tetap melekat pada perusahaan; beri tahu otoritas yang menerbitkannya |
| Merek dagang milik perusahaan | Tetap dimiliki; perbarui nama pemilik di Patent Office atau EUIPO |
| Nama lama dalam register | Tetap terlihat selamanya sebagai bagian dari data historis perusahaan |
Memberi Tahu Bank, Penyedia Pembayaran, dan Mitra
Otoritas negara mengambil nama perusahaan dari Daftar Komersial, sehingga tidak ada yang perlu diajukan kepada mereka. Bank dan lembaga pembayaran berbeda. Perubahan nama memicu tim kepatuhan mereka, dan dalam praktik kami khususnya penyedia pembayaran Eropa meminta satu set lengkap dokumen perusahaan baru: kartu registri dengan nama baru, anggaran dasar yang diubah, dan sering kali keputusan itu sendiri, terkadang diterjemahkan dan diberi apostille. Kami menyiapkan dokumen perusahaan ini bagi klien agar rekening tetap berfungsi tanpa jeda.
Pelanggan, pemasok, dan platform tempat Anda menjual memerlukan pemberitahuan singkat mengenai nama baru dan kode registri yang tidak berubah. Karena nama lama tidak pernah hilang dari register, siapa pun yang memeriksa perusahaan nanti tetap akan melihatnya dalam riwayat, yang menjadi satu alasan lagi untuk memilih nama yang akan Anda pertahankan.
Mengubah Nama Perusahaan Anda dengan Eesti Firma
Kami menangani seluruh perubahan untuk klien kami: kami memeriksa nama seperti yang dilakukan petugas pendaftaran, menyusun keputusan dan anggaran dasar baru, mengajukan permohonan, dan jika tidak ada anggota dewan yang memiliki tanda tangan digital, mengatur notaris. Jika mengganti nama perusahaan Estonia Anda merupakan bagian dari perubahan yang lebih besar, seperti pengalihan saham atau alamat terdaftar baru, kami memasukkan semuanya dalam satu permohonan dan satu biaya negara. tim hukum kami juga menyiapkan set dokumen yang diminta bank setelahnya.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Perubahan nama perusahaan di Estonia dikenai biaya negara €25 per permohonan, apa pun perubahan lain yang Anda lakukan pada saat yang sama, sehingga anggota dewan atau alamat baru dapat dimasukkan dalam pengajuan yang sama secara gratis. Selain itu, ada biaya penyusunan keputusan dan anggaran dasar jika Anda meminta pihak lain menyiapkannya, serta biaya notaris jika tidak seorang pun di dewan dapat menandatangani secara digital. Pemesanan nama terlebih dahulu bersifat opsional dan biayanya €150.
Jika semua pihak menandatangani secara digital, dokumen dapat ditandatangani dan diajukan pada hari yang sama, dan petugas pendaftaran melakukan pencatatan dalam lima hari kerja. Keputusan yang ditandatangani di atas kertas menambah waktu pengiriman dokumen asli ke register, dan jalur notaris menambah beberapa hari untuk janji temu atau surat kuasa.
Tidak, selama satu anggota dewan dapat menandatangani permohonan dengan kartu ID Estonia, kartu e-Residency, Mobile-ID, atau Smart-ID. Keputusan pemegang saham sendiri dapat ditandatangani di atas kertas. Notaris hanya diperlukan ketika tidak ada seorang pun di dewan yang memiliki tanda tangan digital Estonia.
Tidak. Kode registri, nomor PPN, rekening bank, dan kontrak semuanya tetap melekat pada perusahaan. Hanya nama usaha dalam register dan anggaran dasar yang berubah.
Ya. Nama usaha sebelumnya adalah bagian dari data historis perusahaan dalam e-Business Register dan tetap terlihat bagi siapa pun yang mencari perusahaan tersebut. Nama-nama itu tidak dapat dihapus.
