Certificat de bonne réputation pour une OÜ en Estonie : définition et obtention

Les banques et partenaires étrangers demandent souvent à une OÜ en Estonie un certificat de bonne réputation. Le registre électronique des entreprises ne propose pas cette option, car ce document n’existe pas en droit estonien. Voici ce qu’il est, pourquoi l’Estonie ne le délivre pas et ce que nous pouvons vous fournir à la place.

Qu’est-ce qu’un certificat de bonne réputation ?

Un certificat de bonne réputation confirme qu’une société existe légalement, figure toujours au registre et ne fait pas l’objet d’une radiation, d’une liquidation ou d’une dissolution. Au Royaume-Uni, à Chypre, dans les États américains et dans la plupart des centres offshore, le registre des sociétés le délivre sur demande, et les équipes de conformité locales l’attendent.

Une OÜ en Estonie doit généralement en fournir un lorsqu’elle ouvre un compte bancaire ou de paiement à l’étranger, immatricule une succursale ou une filiale dans un autre pays, participe à un appel d’offres ou fait l’objet d’un contrôle KYC. Le destinataire souhaite une confirmation unique, signée, attestant que la société est active et en règle, et non un ensemble d’extraits du registre.

Pourquoi l’Estonie ne le délivre pas

Le droit estonien des sociétés suit le modèle continental. Une société existe parce qu’elle est inscrite au registre du commerce estonien (Äriregister), et la fiche du registre (registrikaart) en constitue la preuve. Toute personne peut la consulter dans le registre électronique des entreprises et télécharger un extrait en anglais du registre du commerce estonien (Äriregister) portant un sceau numérique. Le registre n’évalue pas si une société est « en règle » et ne délivre aucun certificat portant ce titre.

Pour une banque étrangère, cela ne suffit souvent pas. L’extrait ne dit rien sur la bonne réputation ni sur les dettes fiscales, ne porte aucune signature, et de nombreuses équipes de conformité n’ont jamais vu de fiche du registre estonien. Un certificat émis par le prestataire de services de la société comble cette lacune.

Comment nous délivrons le certificat

En tant que prestataire de services aux fiducies et aux sociétés agréé par la Financial Intelligence Unit estonienne (FIU), nous délivrons le certificat de bonne réputation en notre propre nom, sur notre papier à en-tête.

Nous ne le signons pas sans vérification. Nous contrôlons d’abord la société dans le registre du commerce estonien (Äriregister) : statut, organe de direction, comptes annuels (majandusaasta aruanne), avertissements de radiation. Nous effectuons ensuite une recherche des dettes fiscales auprès du Tax and Customs Board et consultons les Official Announcements (Ametlikud Teadaanded) concernant les procédures de liquidation, de faillite ou de radiation. Si un contrôle échoue, nous vous indiquons d’abord ce que vous devez corriger.

Le certificat est normalement délivré sans légalisation notariée : la signature et le sceau d’un prestataire agréé sont ce que les destinataires attendent, bien qu’un notaire puisse certifier la signature si quelqu’un l’exige. Une apostille est une question différente. Elle est destinée aux documents publics ; un certificat d’une société privée peut ne pas y être admissible. Pour un document apostillé, la solution la plus sûre est donc une fiche du registre certifiée par un notaire.

Ce que contient le certificat

Le certificat est un document d’une page en anglais, daté et délivré à Tallinn. Il désigne Eesti Firma OÜ comme émetteur, avec notre code d’immatriculation et notre numéro de licence FIU, puis indique votre société, son code d’immatriculation et sa date de constitution, suivis de cinq confirmations :

1. La société a été dûment constituée conformément au Code commercial estonien.
2. La société figure toujours au registre du commerce estonien (Äriregister) et n’a aucune dette fiscale.
3. La société ne fait l’objet d’aucune procédure de liquidation ou de dissolution.
4. Aucun document, aucune procédure ni aucun avis n’a été déposé afin de radier la société du registre ou de liquider ses affaires.
5. Sur la base des documents déposés au registre, la société existe valablement et est en bonne situation juridique à la date du certificat.

Un avocat et membre de l’organe de direction (juhatus) d’Eesti Firma le signe. Le libellé peut suivre le propre modèle du destinataire, à condition que chaque déclaration puisse être vérifiée.

Commander le certificat auprès d’Eesti Firma

Un certificat de bonne réputation pour une OÜ en Estonie fait partie de notre service de documents d’entreprise. Il coûte 100 € plus TVA et est généralement prêt sous un jour ouvrable. Si vous êtes encore en phase de préparation, la même équipe assure la création de société en Estonie et prépare les documents dont vos partenaires auront besoin après l’immatriculation.

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Questions fréquemment posées