Personne de contact en Estonie pour les sociétés non-résidentes
Une personne de contact est un prestataire agréé inscrit au registre du commerce estonien qui reçoit les documents officiels et les déclarations d’intention pour le compte d’une société.
Créer une société en Estonie
Immatriculation d’une société en Estonie
Bureau virtuel à Tallinn
Personne de contact en Estonie
Services d’adresse légale
Pourquoi choisir Eesti Firma comme personne de contact
Prestataire agréé de services aux trusts et aux sociétés (TCSP)
habilité à agir en tant que personne de contact sous la supervision réglementaire estonienne (FIU000144).
Plus de 10 ans d’activité continue
dans le secteur estonien des services aux entreprises.
Plus de 5 000 entités accompagnées
une expérience pratique couvrant diverses structures de propriété.
Bureau physique à Tallinn
les documents sont reçus et traités dans nos bureaux de Kadrioru Plaza.
Cadre de service clairement défini
procédures documentées, accords transparents et responsabilités clairement réparties.
Tarifs du service de personne de contact en Estonie
Les tarifs sont transparents et fixés dans le contrat de service, sans frais cachés. Le service de personne de contact est facturé sous la forme d’un forfait annuel unique ; la livraison facultative des documents physiques n’est facturée que si vous la demandez.
Service de personne de contact : détail des tarifs
| Service | Prix |
|---|---|
| Service de personne de contact (agréé et inscrit au registre du commerce) | €250 / an |
| Livraison par coursier au sein de l’Union européenne | €75 |
| Livraison par coursier hors de l’Union européenne | €150 |
Le forfait annuel couvre le service essentiel
Réception des documents officiels et des notifications — gratuite
Notification de la correspondance reçue — gratuite
Numérisation et transmission des documents reçus — gratuites
Remarque
Conformément aux règles fiscales estoniennes, la TVA (actuellement de 24 %) peut être ajoutée à ces prix. Avant de commander, veuillez consulter notre Politique tarifaire et nos Conditions générales.
Personne de contact en Estonie : réception des documents officiels pour votre compte
Pourquoi votre société en Estonie doit désigner une personne de contact locale : explication des principales exigences légales
Depuis 2018, les sociétés estoniennes dont l’adresse enregistrée se trouve à l’étranger sont censées désigner une personne de contact locale, inscrite au registre du commerce, afin de recevoir les documents officiels et les notifications. Depuis la réforme de 2023, cette désignation n’est plus strictement obligatoire dans tous les cas, mais elle reste vivement recommandée. Nous expliquons ci-dessous ce que comprend le service, quand il est nécessaire, ce qu’une personne de contact peut et ne peut pas faire, qui peut exercer cette fonction et combien le service coûte.
Informations essentielles
Ce service est vivement recommandé — et n’est plus strictement obligatoire dans tous les cas depuis la réforme de 2023 — lorsque l’adresse enregistrée d’une société se trouve à l’étranger. Il permet aux fondateurs étrangers et aux e-résidents de gérer à distance une OÜ estonienne tout en restant joignables par les autorités, les tribunaux et les partenaires commerciaux.
À qui ce service s’adresse-t-il ?
Aux dirigeants non-résidents, aux e-résidents et aux propriétaires étrangers d’une OÜ estonienne dont l’adresse enregistrée ou le conseil d’administration se trouve à l’étranger et qui doivent conserver en Estonie un canal valable pour recevoir la correspondance officielle.
Inscrit au registre du commerce en tant que personne de contact officielle
Réception des actes de procédure et des déclarations d’intention
Une adresse de remise juridiquement valable pour votre société en Estonie
Service fourni par un TCSP agréé sous la supervision de la FIU (FIU000144)
Maintient une société gérée à distance en pleine conformité avec le Code de commerce
Forfait annuel fixe sans frais cachés
Personne de contact en Estonie : l’essentiel
Un résumé rapide à l’intention des dirigeants non-résidents et des e-résidents.
| Sujet | Explication pratique |
|---|---|
| De quoi s’agit-il ? | Un prestataire agréé en Estonie, habilité à recevoir des documents officiels et des notifications pour le compte d’une société. |
| Quand ce service est-il nécessaire ? | Il est vivement recommandé lorsque l’adresse enregistrée ou le conseil d’administration de la société se trouve à l’étranger ; il n’est plus strictement obligatoire depuis la réforme de 2023. |
| Quel problème résout-il ? | Il permet à une société ayant une adresse à l’étranger de rester joignable et évite qu’une mention d’échec de communication ne soit inscrite au registre. |
| Pouvoirs | Rôle exclusivement passif — la personne de contact peut accepter des documents, mais ne peut ni agir ni prendre de décisions pour la société. |
| Qui peut exercer cette fonction ? | Les notaires, les avocats et cabinets d’avocats, les auditeurs assermentés, les représentants fiscaux de non-résidents et les TCSP agréés. |
| Fondement juridique | Code de commerce estonien et loi sur le registre du commerce (article 24). |
À retenir
Une personne de contact constitue le lien légalement requis entre une société estonienne gérée depuis l’étranger et l’État : elle accepte les documents officiels pour le compte de la société afin que celle-ci reste en conformité et ne manque aucune notification des autorités.
Qu’est-ce qu’une personne de contact en Estonie ?
La fonction de personne de contact a été instaurée parce que les sociétés estoniennes peuvent disposer d’une adresse enregistrée à l’étranger et être entièrement gérées à distance, leurs organes de direction étant situés dans un autre pays. L’Estonie est devenue une juridiction prisée des non-résidents — notamment grâce à son programme d’e-résidence — et des dizaines de milliers de sociétés estoniennes appartiennent désormais à des étrangers et à des e-résidents.
L’exigence est entrée en vigueur pour la première fois à la suite des modifications apportées au Code de commerce en 2018. Elle a ensuite été précisée par la loi sur le registre du commerce du 1er février 2023, qui a établi que seules les sociétés immatriculées en Estonie ayant une adresse à l’étranger sont légalement tenues de désigner une personne de contact. L’adresse de la personne de contact désignée devient l’adresse officielle en Estonie par laquelle la société peut être jointe.
Quand une personne de contact est-elle requise ?
Depuis la réforme de la loi sur le registre du commerce du 1er février 2023, la désignation d’une personne de contact n’est plus strictement obligatoire dans tous les cas, mais elle reste vivement recommandée lorsque l’adresse enregistrée de votre société se trouve à l’étranger, par exemple lorsqu’une OÜ estonienne appartient à des non-résidents et est gérée par ceux-ci, tandis que son conseil d’administration siège hors d’Estonie. En pratique, une personne de contact agréée en Estonie permet à cette société de rester joignable de manière fiable par les autorités, les tribunaux et ses partenaires commerciaux.
Si votre siège social se trouve déjà en Estonie — par exemple grâce à un service d’adresse légale à Tallinn — une personne de contact n’est généralement pas nécessaire, puisque la société est déjà joignable à une adresse estonienne. En revanche, lorsque la société conserve son adresse à l’étranger, l’absence de personne de contact présente un risque réel : la correspondance officielle ne peut pas être remise de manière fiable et le registre du commerce peut inscrire et publier une mention indiquant que la société n’est pas joignable à son adresse enregistrée — une mesure dont le greffier dispose depuis le début de l’année 2023.
Fondement juridique — article 24 de la loi sur le registre du commerce
a) Une personne morale — y compris une société étrangère disposant d’une succursale en Estonie — peut désigner une personne en Estonie à laquelle les actes de procédure et les déclarations d’intention peuvent être remis.
b) Une personne de contact doit être désignée si l’adresse de la personne morale se trouve à l’étranger.
c) Seuls un notaire, un avocat, un cabinet d’avocats, un auditeur assermenté, le représentant fiscal d’un non-résident ou un prestataire de services aux trusts et aux sociétés peuvent être désignés.
d) La remise à la personne de contact inscrite est réputée constituer une remise à la personne morale, et l’adresse de la personne de contact est considérée comme celle de la société.
— Loi sur le registre du commerce de la République d’Estonie
Les pouvoirs d’une personne de contact
Une personne de contact agit en qualité de représentant de la société dans un cadre strictement limité, et ses coordonnées figurent sur la fiche d’immatriculation de la société. Son rôle est passif : elle est uniquement habilitée à accepter les documents officiels adressés à la société et n’a aucun droit d’accomplir en son nom un acte produisant des effets juridiques.
Il est important de noter que la remise de toute notification ou de tout document à la personne de contact est juridiquement équivalente à sa remise aux membres du conseil d’administration ou aux dirigeants de la société. Une fois la personne de contact désignée, ses coordonnées font partie des informations de contact officielles de la société et son adresse devient l’adresse officielle de la société gérée depuis l’étranger.
Qui peut exercer la fonction de personne de contact ?
La loi limite les personnes habilitées à exercer la fonction de personne de contact et réserve ce droit aux professionnels déjà soumis à des normes élevées de qualification et de diligence raisonnable. En vertu de la législation actuelle, les personnes et entités suivantes peuvent exercer cette fonction :
- Les notaires et les études notariales.
- Les avocats et les cabinets d’avocats.
- Les auditeurs assermentés et les représentants fiscaux de non-résidents.
- Les prestataires agréés de services aux trusts et aux sociétés (TCSP) — tels qu’Eesti Firma.
Besoin de plus qu’une personne de contact ?
Si vous avez plutôt besoin d’un siège social estonien, consultez notre service d’adresse légale. Pour regrouper la gestion de l’adresse, de la personne de contact et du courrier, choisissez notre formule de bureau virtuel.
Nos points forts
Depuis plus de dix ans, nous accompagnons des entreprises estoniennes et internationales avec des solutions structurées en matière de services aux entreprises et de conformité, notamment des services d’adresse légale et de bureau virtuel. Notre équipe a contribué à la création de sociétés en Estonie et à l’administration continue de plus de 5 000 entités pour des entrepreneurs locaux et étrangers issus de nombreux secteurs.
Nous agissons conformément aux exigences estoniennes en matière d’AML et de réglementation des sociétés applicables aux TCSP agréés, garantissant ainsi stabilité, sécurité juridique et assistance administrative prévisible aux sociétés maintenant une présence en Estonie.
Comment désigner une personne de contact : étape par étape
La mise en place du service est rapide et entièrement à distance. Une fois celui-ci activé, tout fonctionne en arrière-plan. Voici son fonctionnement, de la mise en place à son utilisation courante :
-
1
Confirmez l’étendue du service et signez le contrat
Nous convenons du service et préparons le contrat de personne de contact.
-
2
Nous sommes inscrits au registre du commerce
en tant que personne de contact de votre société — que vous constituiez une nouvelle OÜ ou mettiez à jour une société existante.
-
3
Les documents officiels sont reçus pour votre compte
Les courriers du registre du commerce, de l’administration fiscale et douanière et d’autres autorités sont reçus à Tallinn.
-
4
Nous vous informons et vous transmettons les documents
La correspondance reçue est numérisée et vous est envoyée, tandis que l’original est conservé ou expédié par coursier sur demande.
-
Vous gérez la société où que vous soyez
Votre OÜ estonienne reste en conformité et joignable tandis que vous exercez votre activité entièrement en ligne.
Service des bureaux virtuels
Questions fréquentes
Depuis la réforme de la loi sur le registre du commerce de 2023, la désignation d’une personne de contact n’est plus strictement obligatoire dans tous les cas, mais elle reste vivement recommandée lorsque l’adresse enregistrée de votre société se trouve à l’étranger. Si votre siège social se trouve déjà en Estonie, vous n’en avez généralement pas besoin.
Une adresse légale correspond au siège social de votre société en Estonie, inscrit au registre du commerce. Une personne de contact est un prestataire agréé habilité à recevoir les documents officiels pour le compte de la société lorsque son adresse se trouve à l’étranger. Il s’agit de deux services distincts répondant à des exigences différentes et pouvant être commandés séparément.
Son rôle est passif. Une personne de contact peut uniquement accepter les documents officiels, les notifications et les déclarations d’intention adressés à la société. Elle n’est pas habilitée à signer, à prendre des décisions ou à accomplir un acte produisant des effets juridiques pour le compte de la société. La remise à la personne de contact est réputée constituer une remise à la société elle-même.
Seuls un notaire, un avocat ou un cabinet d’avocats, un auditeur assermenté, le représentant fiscal d’un non-résident ou un prestataire agréé de services aux trusts et aux sociétés (TCSP) peuvent être désignés comme personne de contact. Eesti Firma est un TCSP agréé (FIU000144) et peut exercer cette fonction.
Le service de personne de contact coûte un forfait fixe de 250 € par an. La TVA estonienne (actuellement de 24 %) peut être ajoutée à ce montant. Les services facultatifs, tels que la livraison des documents physiques par coursier, ne sont facturés séparément que sur demande.
Remarque
Cette FAQ est fournie uniquement à titre d’information générale et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou financier. Les exigences et les procédures peuvent varier selon la juridiction, le modèle économique et les circonstances individuelles.