הוצאות נסיעת עסקים ואש”ל: מה חברה אסטונית יכולה לשלם ללא מס

נסיעות הן אחד התחומים המעטים שבהם חברה אסטונית יכולה לכסות את העלויות האישיות של בעליה, כולל ארוחות, ללא כל מס; לכן מייסדים שואלים עליהן לעיתים כה קרובות. הכללים קצרים ומופיעים ב-חוק מס הכנסה וב-תקנת ממשלה מס’ 110 בנושא נסיעות עסקים. הם מגדירים מהי נסיעת עסקים, כמה אש”ל ניתן לשלם ללא מס ואילו הוצאות נסיעה מוחזרות כנגד מסמכים.

מניסיוננו, הכללים הם לעיתים נדירות הבעיה. הבעיה היא מה שקורה במהלך הנסיעה עצמה: הכול מחויב בכרטיס החברה, קבלות אינן נשמרות, וארוחת ערב עם לקוח מופיעה לצד ארוחת צהריים משפחתית באותו דף פירוט. לאחר מכן רואה החשבון מקבל ערימת תשלומי כרטיס ללא החלטת נסיעה שתומכת בהם. מדריך זה מפרט אילו הוצאות נסיעת עסקים OÜ אסטונית יכולה לשלם ללא מס, מה הופך להטבה חייבת במס וכיצד הכללים חלים על חבר הנהלה המתגורר בחו”ל. הוא מסתיים בשגרה השומרת על סדר ברישומים, כך שפנייה מ-EMTA אינה משנה דבר.

מה נחשב לנסיעת עסקים באסטוניה

נסיעת עסקים מתחילה ממקום עבודתכם הרגיל, ולכן זה הדבר הראשון שיש לקבוע. לעובד, מקום העבודה הוא זה המצוין בחוזה ההעסקה, שהוסכם לפחות ברמת העיר או הרשות המקומית. חברה בטאלין ששולחת עובד לטרטו או לברלין שולחת אותו לנסיעת עסקים. עובד שחוזהו מציין את “Estonia” כמקום העבודה אינו יכול להיות בנסיעת עסקים בשום מקום בתוך המדינה, אלא רק בחו”ל. נסיעות בין הבית למקום העבודה הרגיל אינן נסיעות עסקים לעולם.

אותם כללים ואותן תקרות מס חלים על חברי ההנהלה (juhatus). חבר הנהלה אינו זקוק לחוזה העסקה, לגמול הנהלה או לכל שכר כדי שהחברה תכסה את נסיעותיו. ה-הנחיות EMTA בנושא נסיעות עסקים קובעות שתקרות הפטור ממס חלות בין שהאדם מקבל תגמול כלשהו ובין שלא. ההבדל היחיד הוא שלחבר הנהלה אין זכות חוקית לדרוש אש”ל, ולכן השאלה אם החברה משלמת אותו היא עניין של הסכמה. למייסד המנהל את ה-OÜ שלו, משמעות הדבר היא שהחברה יכולה לשלם עבור נסיעותיו גם אם מעולם לא שילמה לו גמול חבר הנהלה או דבר אחר.

ההחלטה הכתובה שקובעת הכול

לפני הנסיעה, החברה מוציאה החלטה בכתב המציינת מי נוסע, לאן, למשך כמה זמן, לאיזו מטרה, אילו הוצאות יוחזרו ובאיזה שיעור אש”ל. אין טופס רשמי; עמוד אחד, מתוארך וחתום בידי חבר הנהלה מטעם החברה, מספיק. בחברה של אדם אחד חבר ההנהלה חותם על החלטה לגבי נסיעתו שלו, דבר שנראה מוזר בפעם הראשונה אך הוא רגיל לחלוטין.

ההחלטה היא הדבר הראשון שרואה חשבון או מפקח מס מחפש. עמדת EMTA ברורה: ללא החלטה בכתב, או כאשר מתברר שהנסיעה כלל אינה נסיעת עסקים, הוצאות ששולמו כנגד קבלות ממוסות כהטבה נלווית והעברות מזומן לאדם ממוסות כשכר. חופשה המוצגת כנסיעת עסקים מטופלת באותה דרך. החלטה שנכתבה אחרי הנסיעה טובה מחוסר החלטה, אך עליה להתאים לכרטיסים, לתאריכים ולמטרת עבודה אמיתית, ורואה החשבון יעדיף מאוד לקבלה לפני שהכסף מועבר.

אש”ל פטור ממס לנסיעות לחו”ל

האש”ל מכסה ארוחות ועלויות קטנות של שהייה מחוץ לבית. הוא משולם לכל יום ללא קבלות, ובנסיעה לחו”ל החברה יכולה לשלם אותו ללא מס בגבולות הבאים.

החברה רשאית לשלם יותר מהתקרה, אך העודף ממוסה כשכר. התקרות נקבעות בתקנה ומשתנות מעת לעת; הנתונים במדריך זה הם אלה שהיו בתוקף בעדכונו האחרון. נסיעות בתוך המדינה שונות: אין אש”ל פטור ממס לנסיעת עסקים בתוך Estonia, ואם החברה משלמת אותו בכל זאת הוא ממוסה כשכר. גם ארוחות בנסיעה פנימית אינן ניתנות להחזר פטור ממס, אף כנגד קבלות. מלונות, כרטיסים ותחבורה בתוך Estonia מוחזרים במלואם כנגד מסמכים, כמו בכל נסיעה אחרת.

אין לשלם פעמיים את האש”ל ואת הארוחות שהוא נועד לכסות. אם החברה משלמת אש”ל וגם מכסה את חשבונות המסעדה האישיים של הנוסע, חשבונות המסעדה הם הטבה נלווית. ארוחת בוקר הכלולה במחיר המלון היא חלק מעלות הלינה ונשארת פטורה ממס, וכך גם ארוחה הכלולה בכרטיס. אם ארוחות ניתנות ללא תשלום ביעד, למשל בידי מארגן כנס, החברה רשאית להפחית את האש”ל בעד 70%.

אילו הוצאות נסיעה מוחזרות ללא מס

כל הוצאת נסיעת עסקים אחרת מוחזרת כנגד מסמך המראה מה נרכש, ממי ובאיזה סכום. החוק אינו קובע תקרה לעלויות אלה; הוא דורש שהיו נחוצות לנסיעה.

שימוש ברכב הפרטי שלכם

אם אתם נוהגים ברכבכם הפרטי בנסיעת עסקים, החברה יכולה לבחור באחת משתי דרכים. היא יכולה להחזיר את העלויות בפועל של הנסיעה כנגד מסמכים, כלומר דלק, חניה, אגרות וכרטיסי מעבורת, ללא תקרה אך ללא תיקונים ותחזוקה. או שהיא יכולה לשלם פיצוי כללי על שימוש ברכב פרטי: עד €0.50 לקילומטר ולא יותר מ-€550 בחודש. דרך זו דורשת יומן נסיעות המתעד את התאריך, המסלול והקילומטרים של כל נסיעה. אי אפשר לדרוש אותם קילומטרים בשתי הדרכים, וכל סכום מעל לתקרה החודשית בדרך השנייה הוא הטבה נלווית. חברי הנהלה יכולים להשתמש בכל אחת מהדרכים באותו אופן כמו עובדים.

חברי הנהלה ובעלים המתגוררים בחו”ל

רוב החברות האסטוניות בבעלות זרה מנוהלות ממדינת מגוריו של הבעלים, והבעלים מגיע ל-Estonia כמה פעמים בשנה לפגישה עם רואה החשבון, הבנק או שותף. השאלה אם ביקור זה הוא נסיעת עסקים תלויה במקום עבודתו של הבעלים, וחוק מס הכנסה משיב עליה בדרך שמייסדים אינם מצפים לה.

לגבי חבר הנהלה, EMTA רואה כמקום העבודה את המקום שבו האדם מבצע בדרך כלל את תפקידיו. למייסד המנהל את החברה מליסבון מקום עבודה בליסבון, ונסיעה לטאלין היא עבורו נסיעת עסקים לחו”ל. חוק מס הכנסה מחיל אז את תקרות הפטור ממס של המדינה שבה מתבצעת העבודה, ולא את השיעור האסטוני. EMTA אישרה ב-תשובותיה שפורסמו על נסיעות עסקים שהחברה אינה יכולה לבחור במקומן את התקרות האסטוניות. הטיסות, המלון והמוניות מוחזרים במלואם כנגד מסמכים כרגיל; רק האש”ל כפוף לשיעורי מדינת המגורים. אופן המיסוי של אותה קצבה במדינת המגורים הוא שאלה נפרדת, שכדאי להפנות ליועץ מקומי לפני התשלום הראשון.

מדריכים אחדים שנכתבו עבור e-residents אומרים את ההפך: ש-Estonia היא ביתה של החברה ושביקור בטאלין לעולם אינו יכול להיות נסיעת עסקים. פרשנות זו מתעלמת מהמקום שבו מבוצעת העבודה. בטוח יותר לקבוע את מקום העבודה פעם אחת, לכתוב אותו בהחלטות הנסיעה וליישם אותו באותה דרך בכל נסיעה. המקום שבו הבעלים עובד באמת הוא גם השאלה העומדת מאחורי מוסד קבע, שאנו מסבירים במאמר שלנו על ניהול חברה אסטונית בעת מגורים בחו”ל.

מה קורה כשהכללים מופרים

הוצאה שנכשלת במבחן אינה נעלמת מהחשבונות; סיווג המס שלה משתנה. הטבלה מציגה מה החברה משלמת על €100 בכל מקרה. ההטבה הנלווית היא היקרה, משום שמס הכנסה נגבה תחילה על ההטבה ולאחר מכן המס הסוציאלי נגבה על ההטבה ועל מס ההכנסה יחד.

כל אלה מדווחים ב-TSD של החודש שבו שולם הכסף, כל אחד בנספח נפרד, והמס משולם עד אותו 10 בחודש העוקב. הטבות נלוות והוצאות שאינן עסקיות הן בין התשלומים שחוק מס הכנסה מתייחס אליהם כאל חלוקות חייבות במס, כפי שמסביר המדריך שלנו בנושא מס חברות ב-Estonia. לכן חברה שמעולם לא שילמה דיבידנד עדיין עשויה לחוב במס בגין נסיעה מתועדת באופן לקוי.

דוגמה לנסיעה של שלושה ימים

חבר הנהלה של חברה בטאלין טס לברלין ביום שני וחוזר ביום רביעי בערב כדי להיפגש עם לקוח ולבקר ביריד מסחרי. החלטת הנסיעה נחתמת בשבוע הקודם ומציינת את התאריכים, המטרה ואש”ל של €75.

השורה האחרונה היא זו שרוב המייסדים לא יצפו לה. ארוחות הצהריים עולות לחברה €60 ועוד €42.31 במס, בעוד שאותם €60 לא היו עולים דבר אילו חבר ההנהלה שילם על ארוחת הצהריים מתוך האש”ל של €225. הפתרון פשוט: אם ארוחות מחויבות בכרטיס החברה, הפחיתו את האש”ל עבור ימים אלה באותו סכום והסך הכול נשאר בגבול הפטור ממס. ארוחת הערב עם הלקוח אינה ניתנת לתיקון באותו אופן, אך אפשר לתכנן אותה, משום שחודש שבו משולמים גמול הנהלה או שכר כולל תקרת אירוח גבוהה יותר.

מדוע כרטיס החברה גורם לרוב הבעיות

מניסיוננו, הלקוחות שמקבלים חיוב מס על נסיעות אינם אלה שטעו בהבנת האש”ל. הם אלה ששילמו על כל הנסיעה, ולעיתים קרובות על שאר החודש, בכרטיס החברה ולא שמרו דבר. בסוף השנה רואה החשבון מקבל דף חשבון בנק מלא במסעדות, חנויות ומלונות זרים, ללא החלטת נסיעה, ללא קבלות וללא דרך להבחין בין ארוחה עם לקוח לחופשה משפחתית. תשלומים אלה אינם יכולים להירשם בחשבונות כעלויות עסקיות. הם הופכים להטבה נלווית, להוצאה שאינה עסקית או לחוב של הבעלים, והאפשרות האחרונה היא תחילת הבעיה שאנו מתארים במדריך שלנו על הלוואות בעל מניות מחברה אסטונית.

שגרה השומרת על ניקיון החשבונות

1. חתמו על החלטת הנסיעה לפני היציאה, או לכל המאוחר ביום הזמנת הכרטיסים, ומסרו עותק לרואה החשבון.
2. קבעו את האש”ל בהחלטה ושלמו אותו בהעברה אחת לאחר הנסיעה; אל תתנו לכרטיס החברה להחליף אותו.
3. שלמו בכרטיס החברה רק עבור המלון, הכרטיסים, התחבורה והעלויות האחרות בטבלה לעיל, וצלמו כל קבלה באותו יום. שורה בדף פירוט הכרטיס אינה קבלה.
4. השאירו הוצאות פרטיות בכרטיסכם האישי, כולל ארוחות כאשר משולם אש”ל וכל דבר עבור אנשים הנוסעים איתכם.
5. שלחו לרואה החשבון דוח הוצאות אחד לכל נסיעה בתוך שבוע מהחזרה: ההחלטה, הקבלות, חישוב האש”ל והערה על פגישות עם לקוחות.

נסיעה המטופלת כך דורשת מרואה החשבון דקות אחדות לרישום ואינה משאירה ל-EMTA דבר לסיווג מחדש.

שמירה על סדר בהוצאות נסיעה עם Eesti Firma

כדאי לטפל כראוי בהוצאות נסיעת עסקים, משום שהן אחת הדרכים הנקיות ביותר עבור חברה אסטונית לכסות את העלויות האמיתיות של בעליה. רואי החשבון שלנו מכינים את החלטות הנסיעה, מחשבים את האש”ל ורושמים את דוחות ההוצאות, וכל דבר החורג מהתקרות מדווח כראוי ב-TSD. אם אתם רק מתכננים את החברה, אנו מקימים את שגרת ההוצאות כחלק מ-הקמת חברה ב-Estonia.

שלחו בקשה

שאלות נפוצות