כיצד להעסיק את העובד הראשון באסטוניה: חוזה, מרשם תעסוקה ושכר ראשון

עד כה, החברה שלכם כנראה שילמה לאדם אחד בלבד: לכם, כחברי הנהלה (juhatus). העובד הראשון משנה זאת. תשלום גמול לכם כחברי הנהלה דורש מעט יותר מהחלטת בעלי המניות. שכר מכניס לתמונה את דיני העבודה: חוזה בכתב, שכר מינימום, חופשה בתשלום ומרשם תעסוקה שחייב לכלול את פרטי האדם לפני שעת עבודתו הראשונה. שום דבר מזה אינו מורכב, והכול נעשה באופן מקוון; מה שחשוב הוא הסדר. מדריך זה מסביר צעד אחר צעד כיצד להעסיק את העובד הראשון באסטוניה, עבור מייסדים שמעולם לא היו כאן מעסיקים. הוא עוסק בעובד המבצע עבודה באסטוניה.

מי נחשב עובד

הכללים שלהלן חלים על אדם העובד עבור החברה שלכם בהנחייתה, בשעות קבועות ובאמצעות הכלים שלה. זהו עובד, ללא קשר לשם החוזה. מומחה המספק תוצאה מוגדרת בדרכו ובאחריותו הוא קבלן במסגרת חוזה למתן שירותים. לקבלן אין זכות לשכר מינימום או לחופשה בתשלום, אף שהחברה עדיין משלמת מסי שכר על הגמול אם הקבלן הוא אדם פרטי. אדם המנהל את החברה הוא חבר הנהלה, המקבל תשלום לפי הסכם חבר הנהלה ולא לפי חוזה העסקה.

שתי טעויות חוזרות שוב ושוב. הראשונה היא תשלום לעובד שהוא עובד בפועל באמצעות חשבוניות, או דרך החברה שלו, כדי לחסוך במס סוציאלי; רשות המס והמכס מסווגת מחדש הסדרים כאלה, והמדריך שלנו בנושא יחסי עבודה מוסתרים מסביר את המבחנים שבתי המשפט מיישמים. השנייה היא קביעת תשלום המייסד עצמו במסגרת חוזה העסקה. רק עבודה הנפרדת בבירור מניהול, למשל כמפתח במוצר החברה, יכולה להיכלל בחוזה העסקה לצד תפקיד ההנהלה.

העסקת עובד באסטוניה צעד אחר צעד

באסטוניה אין רישום מעסיק נפרד. החברה הופכת למעסיקה ברגע שהיא מבצעת את הרישום הראשון שלה במרשם התעסוקה ומגישה את דוח השכר הראשון שלה. השלבים להלן מוצגים בסדר הנדרש.

1. אספו את נתוני העובד. נדרשים שמו המלא, קוד הזיהוי האישי האסטוני שלו (isikukood, המספר בן 11 הספרות שיש לכל תושב), כתובת מגוריו וחשבון הבנק שלו. זר ללא קוד אישי מגיש בקשה לכך במועצת המשטרה ומשמר הגבול או במשרד של רשות מקומית.
2. חתמו על חוזה העבודה בכתב. Employment Contracts Act מחייב חוזה בכתב; החריג היחיד הוא עבודה הנמשכת לא יותר משבועיים. ניתן לחתום עליו דיגיטלית או על נייר, בכל שפה ששניכם מבינים, והחברה שומרת אותו במשך עשר שנים לאחר סיומו. הפרטים שחובה לכלול בו מפורטים בסעיף הבא.
3. רשמו את העובד במרשם התעסוקה לפני תחילת עבודתו. זהו השלב שבו מייסדים טועים לעיתים הקרובות ביותר, והוא כרוך בקנס. הרישום מבוצע ב-e-MTA, פורטל השירות העצמי של רשות המס והמכס, ולמרשם יש סעיף נפרד להלן.
4. קבלו את הבקשה להכנסה פטורה ממס. המעסיק רשאי לנכות את הפטור החודשי הבסיסי של €700 לפני ניכוי מס הכנסה רק אם העובד הגיש בקשה בכתב. בלעדיה, מס הכנסה מנוכה מכל השכר.
5. הסדירו את מסמכי הבטיחות. כל מעסיק שיש לו לפחות עובד אחד חייב להזין הערכת סיכונים של סביבת העבודה במערכת השירות העצמי של מפקחת העבודה, ולהדריך את העובד בבטיחות לפני תחילת עבודתו. כאשר ההערכה מצביעה על גורמי סיכון, ועבודה סדירה מול מסך נחשבת כזו, העובד עובר גם בדיקה רפואית בתוך ארבעה חודשים ממועד ההתחלה. בעבודת משרד זהו הליך קצר.
6. בצעו את חישוב השכר הראשון. שלמו את השכר לפחות פעם בחודש ביום הנקוב בחוזה, תוך ניכוי מס הכנסה, ביטוח אבטלה ואם העובד הצטרף לפנסיה ממומנת, גם את הפרשת הפנסיה שלו. עד ה-10 בחודש שלאחר מכן החברה מגישה את TSD, הדוח החודשי המכסה את כל מסי השכר, ומשלמת אותם לרשות המס והמכס.

מה חייב להופיע בחוזה ההעסקה

חוק חוזי ההעסקה (töölepingu seadus, TLS) מפרט את הנתונים שכל חוזה העסקה בכתב חייב לכלול. הוא מציין את הצדדים, מועד ההתחלה, התפקיד ושמו, ומקום העבודה. הוא קובע את השכר ברוטו, יום ואופן התשלום, שעות העבודה, משך החופשה השנתית ותקופת הניסיון, וכן את תקופות ההודעה המוקדמת לסיום החוזה.

כדאי להכיר כמה ברירות מחדל לפני מילוי שדות אלה. עבודה במשרה מלאה היא 40 שעות בשבוע, והחופשה השנתית היא לפחות 28 ימים קלנדריים. החוק מניח תקופת ניסיון של ארבעה חודשים, אלא אם הוסכם על תקופה קצרה יותר או על היעדרה, ובמהלך תקופת הניסיון כל צד רשאי לסיים את החוזה בהודעה של 15 ימים קלנדריים. השכר מוסכם כברוטו ואינו יכול להיות נמוך משכר המינימום הלאומי לעבודה במשרה מלאה, שהממשלה קובעת בתקנה ועומד על €946 בחודש.

רישום העובד במרשם התעסוקה (TÖR)

מרשם ההעסקה (töötamise register, TÖR) הוא מאגר נתונים המנוהל על ידי Tax and Customs Board, שבו כל מעסיק מתעד מי עובד עבורו, על איזה בסיס ומאיזה תאריך. הרישום הוא הבסיס שעל פיו המדינה קובעת את זכויות העובד לביטוח בריאות, ביטוח אבטלה ופנסיה. לכן החוק דורש שהרישום יבוצע לפני תחילת העבודה ולא לאחר יום התשלום הראשון. לפי Taxation Act, יש לרשום העסקה לא יאוחר מהרגע שבו העובד מתחיל לעבוד. חברה שאינה עושה זאת, או עושה זאת באיחור, מסתכנת בקנס של עד €3,200.

בחוזה העסקה המרשם מבקש שישה פרטים: הקוד האישי של העובד, סוג ההעסקה, תאריך ההתחלה, שם התפקיד, כתובת ביצוע העבודה ושיעור זמן העבודה (1.0 למשרה מלאה, 0.5 לחצי משרה וכן הלאה). חבר הנהלה נכנס ל-e-MTA באמצעות תעודת זהות אסטונית, כרטיס e-Residency, Mobile-ID או Smart-ID ומזין את הנתונים או מעניק לרואה חשבון הרשאה לעשות זאת; רואי החשבון שלנו מבצעים רישומים עבור לקוחות כחלק מטיפול השכר. לפורטל ממשק באנגלית, הרישום נמשך דקות ספורות וניתן לבצעו מראש עם תאריך התחלה עתידי. אם איש אינו יכול להיכנס לפורטל בזמן, מותר רישום מקוצר בטלפון או בהודעת טקסט, שיש להשלים ב-e-MTA בתוך שבעה ימים.

הרישום גם מתחיל את ביטוח הבריאות הציבורי של העובד. למי שאינו כבר מבוטח, הכיסוי מתחיל לאחר שחלפה תקופת המתנה של 14 ימים מתאריך ההתחלה במרשם, והוא נמשך חודשיים לאחר תאריך הסיום שנרשם בעת סיום ההעסקה.

כמה עולה העובד הראשון שלכם

השכר בחוזה אינו הסכום שהעובד מקבל ואינו הסכום שהחברה משלמת. נוסף על השכר ברוטו, החברה משלמת 33% מס סוציאלי ו-0.8% ביטוח אבטלה, כך שעלות המעסיק היא השכר ברוטו כפול 1.338. מהברוטו היא מנכה 22% מס הכנסה לאחר הפטור הבסיסי של €700, 1.6% ביטוח אבטלה ואת הפרשת הפנסיה הממומנת של העובד בשיעור 2%, 4% או 6%.

כלל אחד חל על העסקה במשרה חלקית. מס סוציאלי נגבה לפחות מבסיס חודשי שקובעת המדינה בסך €886, ולכן החברה משלמת מינימום של €292.38 בחודש במס סוציאלי עבור כל עובד גם כאשר השכר נמוך יותר. גמלאים, סטודנטים וכמה קבוצות אחרות פטורים מרף זה. החישוב המלא ומחזור TSD החודשי מפורטים במדריך שלנו למסי שכר באסטוניה.

העסקת עובד זר באסטוניה

דיני העבודה האסטוניים חלים על עובד זר העובד באסטוניה בדיוק כפי שהם חלים על עובד אסטוני, ולכן החוזה, מרשם התעסוקה והמסים זהים. השונה הוא הזכות לעבוד, והיא תלויה באזרחות העובד.

ניתן לרשום העסקה קצרת טווח לתקופה של עד 365 ימים בתוך תקופה של 455 ימים; לכל תקופה ארוכה יותר נדרש היתר שהייה, שלצורך קבלתו המעסיק משיג בדרך כלל תחילה את הסכמת Unemployment Insurance Fund. Police and Border Guard Board מפרסם את תנאי שני ההליכים. עובד שעובד עבור חברתכם ממדינה אחרת הוא מקרה שונה. שכרו ממוסה במקום שבו מתבצעת העבודה, והמדריך שלנו בנושא תשלום לעובדים מרחוק בחו״ל מסביר מה משמעות הדבר עבור החברה.

העסקת העובד הראשון עם Eesti Firma

ההעסקה הראשונה היא השלב שבו מייסדים רבים מפסיקים לנהל בעצמם את הנהלת החשבונות: השכר מוסיף מועד חודשי ומרשם שחייב להיות תקין לפני היום הראשון. רואי החשבון שלנו רושמים את העובד במרשם התעסוקה, מגדירים את הניכויים, מחשבים מדי חודש את שכר הנטו ואת עלות המעסיק ומגישים את TSD. הצוות המשפטי שלנו מנסח את חוזה ההעסקה, באנגלית ובאסטונית לפי הצורך, ומטפל ברישום העסקה קצרת מועד עבור גיוס מחוץ ל-EU.

שליחת בקשה

שאלות נפוצות