Rövid válasz
A VIES (VAT Information Exchange System) az Európai Bizottság ingyenes online eszköze annak ellenőrzésére, hogy egy EU-s észt közösségi adószám (KMKR) érvényes-e határokon átnyúló kereskedelemhez. Válassza ki az országot, írja be a VAT ID-t országelőtag nélkül, adja meg saját észt közösségi adószámát (KMKR), majd küldje el. Ha az eredmény „érvényes”, mentse el a lekérdezési számot: ez igazolja, hogy a 0%-os VAT felszámítása előtt ellenőrizte az ügyfelet.
A VIES-ben végzett észt közösségi adószám (KMKR) lekérdezése nem központi adatbázisban történő keresés. Az eszköz valós időben továbbítja a lekérdezést a kiválasztott tagállam nemzeti VAT-nyilvántartásába, és megjeleníti a választ; ezért egyes országok a vállalat nevét és címét is visszaadják, míg mások csak az áfa-regisztráció státuszát erősítik meg. Az ellenőrzés ingyenes, kevesebb mint egy percet vesz igénybe, és nem szükséges hozzá fiók vagy bejelentkezés.
EU-s közösségi adószám ellenőrzése a VIES-ben: lépésről lépésre
- Nyissa meg az VIES közösségi adószám ellenőrzése oldalt az Európai Bizottság weboldalán.
- Válassza ki a tagállamot. Görögország „EL” jelöléssel szerepel, nem „GR”-rel, Észak-Írország pedig csak áruk esetén használja az „XI” előtagot.
- Írja be a közösségi adószámot országkód nélkül, szóközök, pontok és kötőjelek nélkül. DE 123 456 789 esetén csak ezt írja be: 123456789.
- Adja meg saját közösségi adószámát a „Requester” mezőkben. Ez opcionális, de enélkül nem kap lekérdezési számot.
- Küldje el, és olvassa el az eredményt. A VIES „Érvényes” vagy „Érvénytelen” eredményt, a lekérdezés dátumát és idejét, valamint – ha az ország megadja – a kereskedő bejegyzett nevét és címét jeleníti meg.
- Mentse el a visszaigazolást a számlával együtt vagy a könyvelési rendszerében.
A VIES közösségi adószám-ellenőrzési eredményének értelmezése
| Eredmény | Mit jelent | Teendő |
|---|---|---|
| Érvényes | A közösségi adószám a lekérdezés időpontjában EU-n belüli ügyletekhez regisztrálva van. | Hasonlítsa össze a visszaadott nevet és címet ügyfele megrendelésével. A másik vállalathoz tartozó érvényes szám figyelmeztető jel, nem szabad jelzés. |
| Érvénytelen | A szám nem létezik, nincs aktiválva EU-n belüli ügyletekhez, vagy a regisztráció még nem végleges. | Ne alkalmazzon 0%-os VAT-ot vagy fordított adózást. Kérje meg az ügyfelet, hogy rendezze ezt az adóhatóságával, és számlázás előtt ellenőrizze újra. |
| A tagállami szolgáltatás nem elérhető | A nemzeti adatbázis átmenetileg offline – ez technikai hiba, nem ítélet a számról. | Próbálja meg később újra, és őrizze meg a próbálkozás feljegyzését. |
A VIES „Érvénytelen” eredményt jelez, de a VAT ID helyes: gyakori okok
Az „Érvénytelen” eredmény nem mindig jelenti azt, hogy az áfa-regisztrációs szám hamis. Gyakori ok az elírás, a törölt szám, egy teljesen új regisztráció, amely még nem került be a VIES-be, vagy egy spanyolországi vagy olaszországi ügyfél, aki nem fejezte be az EU-n belüli kereskedelemhez szükséges külön regisztrációt. A német ügyfelek időnként a belföldi adószámukat adják meg a DE VAT azonosító helyett.
A VIES lekérdezési száma és az újbóli ellenőrzés gyakorisága
A lekérdezési szám a VIES által kiadott egyedi hivatkozás, ha a kérelemben megadja saját közösségi adószámát. Rögzíti, hogy történt-e ellenőrzés, mikor történt, és mi volt az eredménye. Mivel a VIES csak az aktuális státuszt mutatja, és nem őriz előzményeket, az elmentett lekérdezési számok jelentik az egyetlen bizonyítékot arra, hogy az ügyfél közösségi adószáma a számla napján érvényes volt.
Az első számla előtt ellenőrizze az új ügyfeleket, a meglévőket időszakonként vizsgálja felül, és mindig ellenőrizze újra szokatlanul nagy megrendelés előtt. Ha könyvelő- vagy számlázószoftvert használ, a VIES ingyenes API-t is kínál, így a VAT ID ellenőrzése a számlázáskor automatikusan lefuthat.
Miért fontos a közösségi adószám ellenőrzése: az érvénytelen VAT ID költsége
Amikor egy vállalat árukat vagy szolgáltatásokat értékesít egy másik EU-országban VAT-regisztrált vállalkozásnak, általában nem számít fel belföldi VAT-ot: az áruk EU-n belüli értékesítésként nulla kulccsal adóznak, és a legtöbb határokon átnyúló B2B szolgáltatásra fordított adózás vonatkozik. Mindkét kezelés azon alapul, hogy az ügyfél érvényes EU-s VAT ID-val rendelkezik, áruk esetén pedig ez az EU VAT-szabályai szerinti anyagi jogi feltétel: másik tagállamból származó érvényes szám nélkül a mentesség nem alkalmazható.
A kockázat teljes egészében az eladót terheli. Ha 0%-os VAT-tal állít ki számlát, és az ügyfél száma később érvénytelennek bizonyul, az adóhatóság az értékesítést belföldi adóköteles ügyletként kezelheti, és VAT-ot állapíthat meg az eladó nemzeti kulcsa szerint – Észtországban 24% – kamattal, súlyos esetekben pedig bírsággal együtt. Ennek az összegnek az ügyféltől hónapokkal későbbi behajtása ritkán reális, ezért az adó az Ön árrését csökkenti. Az érvénytelen VAT ID a számlát is hibássá teszi, ami megakadályozhatja az ügyfél előzetesen felszámított VAT-levonását. Egy egyperces VIES-ellenőrzés elmentett lekérdezési számmal szinte teljesen megszünteti ezt a kitettséget.
VIES és a nemzeti közösségi adószám-kereső eszközök
A VIES az EU 27 tagállamát és Észak-Írországot fedi le, és csak azt erősíti meg, hogy egy szám érvényes-e EU-n belüli kereskedelemhez. A legtöbb nemzeti adóhatóság belföldi célokra saját közösségi adószám-keresőt is működtet, amely gyakran gyorsabb, és időnként több részletet mutat, mint a VIES-lekérdezés. Észtországban például a Tax and Customs Board észt közösségi adószám keresést kínál, amely bármely EE számhoz (EE, majd kilenc számjegy) visszaadja az adózó nevét, nyilvántartási kódját és a regisztráció dátumát. Ha észt vállalatának saját közösségi adószámra van szüksége, tekintse meg az észtországi áfa-regisztrációról szóló útmutatónkat.
VAT-megfelelőségi támogatás észt vállalatoknak
könyvelési szolgáltatásunk részeként az Eesti Firma ellenőrzi a szerződő feleket a VIES-ben, elkészíti a VAT-bevallásokat és az EC Sales Listet (VD űrlap), valamint rendezetten kezeli az alátámasztó bizonyítékokat. Ha szeretné, hogy átvegyük észt vállalatának VAT-megfelelőségét, küldjön nekünk megkeresést, és javaslattal jelentkezünk.
Gyakran ismételt kérdések
Igen. Az Európai Bizottság a webes űrlapot és az API-t is díjmentesen biztosítja.
Nem. A VIES csak magából a számból indul ki. Vállalat közösségi adószámának megkereséséhez kérdezze meg az ügyfelet, vagy nézze meg a számláit vagy weboldalát, majd ellenőrizze a számot a VIES-ben.
A Nagy-Britanniára vonatkozó számok (GB előtag) nem szerepelnek a VIES-ben; helyette használja a HMRC „Check a UK VAT number” szolgáltatását. Csak az XI előtaggal rendelkező észak-írországi számok szerepelnek a VIES-ben, és csak áruk esetén.
Nem. Egyes tagállamok, például Németország és Spanyolország, nem teszik közzé a neveket és címeket a VIES-en keresztül. Ezekben az esetekben közvetlenül az ügyfélnél erősítse meg az adatokat.
Az első számla előtt, majd rendszeres időközönként (sok vállalkozás negyedévente ellenőriz újra), és mindig nagy vagy szokatlan megrendelés előtt. Minden ellenőrzés lekérdezési számát mentse el.
