Эстониядағы компанияға коммуналдық шот: онсыз не істеу керек

Сіз корпоративтік шот ашып жатырсыз, ал тексеру тізімінің бір жерінде банк компанияңыздың мекенжайын растау үшін коммуналдық төлем шотын сұрайды. Бір ғана мәселе бар: эстондық компанияңыз өмірінде электр немесе су шотын ешқашан төлемеген, өйткені ол толықтай онлайн түрде виртуалды кеңседен немесе жалға алынған заңды мекенжайдан жұмыс істейді.

Бұл жағдай мүлде қалыпты, әрі онсыз да сұрауды қанағаттандырудың стандартты, кеңінен қабылданған жолы бар. Ол төмендегідей, қарапайым тілмен.

Коммуналдық төлем шоты деген не және оны кім сұрайды?

Коммуналдық төлем шоты — нақты үй-жайға көрсетілген негізгі қызметтер: электр, газ, су, жылу, интернет немесе стационарлық телефон желісі үшін шот-фактура. Комплаенс мамандары оны ұнатады, себебі бір бетте бірден үш нәрсе көрсетіледі — атау, мекенжай және жақындағы күн. Белгілі бір мекенжайда электр энергиясы үшін төлем жасайтын адам сол жерде шынымен болуы ықтимал.

Компаниялар үшін бұл сұрау ақшаны жылыстатуға қарсы ережелер талап ететін know-your-customer (KYC) тиісті тексерісіне жатады. Бұл ережелерде талап тура көрсетілген: заңды тұлғаны сәйкестендіру үшін қолданылатын құжатта бизнестің атауы, орналасқан жері және мекенжайы болуы тиіс. Сол себепті үй-жайға қатысты шот клиентті қабылдау тексеру тізімдерінде үнемі кездеседі. Сіз мұндай сұрауға мына жағдайларда тап боласыз:

• дәстүрлі банкте не fintech платформасында корпоративтік банк шотын ашқанда;
• төлем процессорына немесе онлайн маркетплейске тіркелгенде;
• басқа елде VAT немесе өзге салық мақсаттары үшін тіркелгенде;
• қолданыстағы шот бойынша мерзімдік комплаенс тексеруінен өткенде.

Неліктен виртуалды кеңседегі компанияда мұндай шот болмайды?

Эстония қашықтан жүргізілетін бизнеске бейімделген: мыңдаған компания физикалық үй-жай жалдамай-ақ осында тіркелген мекенжайын сақтайды. Виртуалды кеңсе немесе заңды мекенжай қызметі компанияға Бизнес-тізілімдегі ресми мекенжайды, поштаны өңдеуді және жергілікті байланыс нүктесін береді, алайда коммуналдық есептегіш бермейді. Ғимарат үшін электр шарты кеңсе провайдеріне тиесілі, сондықтан компания атына коммуналдық төлем шотының болуы мүмкін емес. Комплаенс топтары мұны жақсы біледі және оның орнына баламалы құжаттар жиынтығын қабылдайды.

Тексерушілердің бұл құрылымға сабырлы қарауының екінші себебі бар. Эстонияда компания мекенжайы мен байланыс тұлғасы рөлін тек нотариустар мен заң кеңселері, ант берген аудиторлар мен аудиторлық фирмалар немесе Financial Intelligence Unit лицензиялаған траст және компания қызметтерін жеткізушілер атқара алады. Кез келген адам лицензия нөмірін Register of Economic Activities тізілімінен тексере алады, сондықтан құжаттар анонимді пошта жәшігі операторы емес, қадағаланатын тараптан келеді.

Коммуналдық төлем шотының орнына не жіберу керек?

Қызметтік мекенжайдағы компания тексеруден шағын әрі болжамды баламалар жиынтығымен өтеді. Олардың екеуі тікелей мекенжай провайдеріңізден алынады және негізгі жұмысты атқарады; қалғандары оларды қолдайды.

Мекенжай қызметі туралы келісім

Бұл — компанияңыз бен виртуалды кеңсе немесе заңды мекенжай провайдері арасындағы шарт. Онда компания атауы мен тізілім коды, компания пайдалануға құқылы нақты мекенжай және пайдалану мерзімі көрсетіледі. Ол бүкіл тексерістің түпкі сұрағына жауап береді: бұл бизнес осы мекенжайда қандай заңды негізбен орналасқан?

Соңғы төленген шот-фактура

Компанияңызға берілген және төленгені көрсетілген, не төлем растауымен бекітілген мекенжай қызметіне арналған жақындағы шот-фактура. Ол коммуналдық төлем шотымен бірдей рөл атқарады: өзекті күнді және компанияның дәл қазір осы мекенжай үшін төлем жасап отырғанын дәлелдейді. Келісіммен бірге ол коммуналдық төлем шоты қамтитынның бәрін қамтиды, ал көптеген мекеме бұл үйлесімді қосымша сұрақтарсыз қабылдайды.

e-Business Register тізілім карточкасы

Мұның маңызын төмендетпеңіз. Эстониялық компания дәл осындай үзінді негізінде сәйкестендіріледі, сондықтан тіркелген мекенжайды ресми түрде бекітетін — тізілім карточкасы; ол тегін, бірнеше минутта алынады және ағылшын, сондай-ақ эстон тілінде қолжетімді. Екі ескерту бар: ағылшын нұсқасы машинамен аударылған және кейбір жолдары эстон тілінде қалуы мүмкін, ал файлда мөр болмайды. Куәландырылған көшірмелер тізілімнен емес, эстондық нотариустан алынады.

Кейінірек бұл жиынтыққа тағы бір құжат қосылады: компания алғашқы шотын ашқаннан кейін, компания атауы мен мекенжайы көрсетілген жақындағы корпоративтік банк үзіндісі әрбір келесі тіркелу үшін дәлел ретінде жарайды.

Мекенжай құжатын не жарамды етеді?

Қай баламаны жіберсеңіз де, өтінімдер бірдей бірнеше себеппен қабылданбайды. Кез келген құжатты жібермес бұрын, әрқайсысының мына талаптарға сай екенін тексеріңіз:

• компания атына берілгенін, ең дұрысы тізілім кодымен;
• мемлекеттік тізілімдегі мекенжайбен дәл сәйкес келетін мекенжайды көрсететінін;
• тексеруші үшін жеткілікті өзекті күнді қамтитынын — көпшілік тексеру тізімінде үш ай деп көрсетіледі, алайда бірыңғай заңды мерзім қолданылмайды;
• құжаттың артында кім тұрғаны анық болуы үшін берушінің атауын көрсететінін;
• оны ашатын адамға оқылатынын — қажет болса, провайдеріңізден ағылшын тіліндегі нұсқасын сұраңыз.

Тексерушілер әр құжатты ашық тізіліммен салыстырады, сондықтан сәйкессіздік — файлдың кері қайтарылуының ең жиі себебі. Егер компания көшкен болса, алдымен тізілім жазбасын жаңартып, содан кейін құжаттарды жинаңыз.

Компания мекенжайы және Сіздің үй мекенжайыңыз

Жаңадан бастаушыларды шатастыратын тағы бір жайт: KYC сауалнамалары әдетте екі түрлі растауды сұрайды. Бірі — осы нұсқаулық қамтитын компания мекенжайына арналған. Екіншісі Сізге жеке, директор немесе иесі ретінде қатысты және өз еліңіздегі үй мекенжайыңызды растауы тиіс — тұрмыстық коммуналдық төлем шоты, жеке банк үзіндісі немесе тұру туралы анықтама. Екеуін шатастырып, компанияның қызмет көрсету келісімін жеке мекенжайыңыздың дәлелі ретінде жіберсеңіз, қосымша сұрақ міндетті түрде туындайды.

Eesti Firma қалай көмектесе алады?

Eesti Firma — Estonian Financial Intelligence Unit қадағалайтын, лицензияланған траст және компания қызметтерін жеткізуші. Біз Эстонияда компанияны құрумен айналысамыз және комплаенс тексерістерін ескере отырып әзірленген, резидент емес құрылтайшыларға мекенжай қызметтерін ұсынамыз. Растау қажет болғанда, оның қай мекемеге арналғанын айтыңыз: Сіз ағылшын тілінде қол қойылған келісім мен дербестендірілген шот-фактураны, сондай-ақ тексеруші талап еткен сайын қосымша растау хатын аласыз.

Өтінім жіберу

Жиі қойылатын сұрақтар