Eesti ettevõtte kommunaalarve: mida teha, kui seda pole

Avate ettevõtte pangakontot ja kontroll-loendis küsib pank ettevõtte aadressi tõendamiseks kommunaalarvet. On vaid üks probleem: teie Eesti ettevõte ei ole kunagi tasunud elektri- ega veearvet, sest tegutseb täielikult veebis virtuaalkontoris või renditud juriidilisel aadressil.

See olukord on täiesti tavapärane ning nõude täitmiseks ilma kommunaalarveta on olemas standardne ja laialdaselt aktsepteeritud lahendus. Selgitame seda lihtsas keeles.

Mis on kommunaalarve ja kes seda küsib?

Kommunaalarve on kindlale ruumile osutatud põhiteenuste arve: elekter, gaas, vesi, küte, internet või lauatelefon. Vastavuskontrolli spetsialistidele meeldib see, sest ühel lehel on korraga kolm asja — nimi, aadress ja hiljutine kuupäev. Kui keegi tasub aadressil elektri eest, siis tõenäoliselt ta seal ka asub.

Ettevõtete puhul on see nõue osa rahapesuvastaste reeglite kohasest tunne-oma-klienti (KYC) hoolsuskohustusest. Reeglid on selles üsna sõnaselged: juriidilise isiku tuvastamiseks kasutatav dokument peab näitama ettevõtte nime, asukohta ja aadressi. Seetõttu ilmub ruumide arve sageli kliendisuhte alustamise kontroll-loendisse. Selle nõudega puutute kokku, kui:

• avate ettevõtte pangakontot tavapangas või finantstehnoloogia platvormil;
• liitute makseteenuse pakkuja või veebituruga;
• registreerite end käibemaksukohustuslaseks või muul maksueesmärgil teises riigis;
• läbite olemasoleva konto perioodilist vastavuskontrolli.

Miks virtuaalkontoris tegutseval ettevõttel sellist arvet ei ole

Eesti on loodud kaugelt juhitavale ettevõtlusele: tuhanded ettevõtted hoiavad siin registreeritud asukohta, ilma et nad rendiksid füüsilisi ruume. Virtuaalkontori või juriidilise aadressi teenus annab ettevõttele äriregistris ametliku aadressi, postikäitluse ja kohaliku kontaktpunkti, kuid mitte kommunaalmõõturit. Hoone elektrileping kuulub kontoriteenuse pakkujale, seega ei saa ettevõtte nimel kommunaalarvet lihtsalt olemas olla. Vastavuskontrolli meeskonnad teavad seda hästi ja aktsepteerivad selle asemel samaväärset dokumentide kogumit.

On veel üks põhjus, miks kontrollijad sellesse korraldusse rahulikult suhtuvad. Eestis võivad ettevõtte aadressi ja kontaktisiku rolli täita üksnes notarid ja advokaadibürood, vandeaudiitorid ja audiitorühingud või Rahapesu Andmebüroo tegevusloaga usaldusfondide ja äriühingute teenuse pakkujad. Tegevusloa numbrit saab igaüks kontrollida majandustegevuse registrist, mistõttu dokumendid pärinevad järelevalve all olevalt osapoolelt, mitte anonüümselt postkasti haldajalt.

Mida saata kommunaalarve asemel

Teenuseaadressil tegutsev ettevõte läbib kontrolli väikese ja etteaimatava alternatiivdokumentide kogumiga. Kaks neist tuleb otse teie aadressiteenuse pakkujalt ja teeb põhitöö ära; ülejäänud toetavad neid.

Aadressiteenuse leping

See on teie ettevõtte ning virtuaalkontori või juriidilise aadressi teenusepakkuja vaheline leping. Selles on ettevõtte nimi ja registrikood, täpne aadress, mida ettevõttel on õigus kasutada, ning kasutusperiood. See vastab kogu kontrolli kesksele küsimusele: millisel õiguslikul alusel asub see ettevõte sellel aadressil?

Viimane tasutud arve

Hiljutine teie ettevõttele väljastatud aadressiteenuse arve, mis on märgitud tasutuks või millele on lisatud maksekinnitus. See täidab kommunaalarvega sama rolli: näitab hiljutist kuupäeva ja tõendab, et ettevõte tasub selle aadressi eest praegu. Koos lepinguga hõlmab see kõike, mida kommunaalarve hõlmaks, ning enamik asutusi aktsepteerib seda kombinatsiooni lisaküsimusteta.

E-äriregistri registrikaart

Ärge seda alahinnake. Eesti ettevõte tuvastatakse just sellise väljavõtte alusel, seega kinnitab registrikaart ametlikult registreeritud aadressi — see on tasuta, valmib minutitega ning on saadaval nii inglise kui ka eesti keeles. Kaks tähelepanekut: ingliskeelne versioon on masintõlge ja mõni rida võib jääda eesti keelde ning failil puudub tempel. Kinnitatud ärakirju väljastab Eesti notar, mitte register.

Hiljem lisandub veel üks dokument: kui ettevõttel on esimene konto olemas, sobib järgmistel kliendisuhte alustamistel tõendiks hiljutine ettevõtte pangakonto väljavõte, millel on nimi ja aadress.

Mis teeb aadressidokumendi kehtivaks

Olenemata sellest, millise alternatiivi saadate, ebaõnnestuvad taotlused samadel vähestel põhjustel. Enne saatmist kontrollige, et iga dokument:

• on väljastatud ettevõtte nimele, soovitatavalt koos registrikoodiga;
• näitab aadressi, mis kattub täpselt riiklikus registris oleva aadressiga;
• on kontrollija jaoks piisavalt hiljutine — enamikus kontroll-loendites on nõutud kolm kuud, kuigi ühtset seadusest tulenevat tähtaega ei ole;
• nimetab väljastaja, et oleks selge, kes dokumendi eest vastutab;
• on selle avajale loetav — vajaduse korral küsige teenusepakkujalt ingliskeelset versiooni.

Kontrollijad võrdlevad iga dokumenti avaliku registriga, seega on mittevastavus kõige tavalisem põhjus, miks taotlus tagasi saadetakse. Kui ettevõte on kolinud, uuendage esmalt registrikannet ja koguge alles seejärel dokumendid.

Ettevõtte aadress ja teie kodune aadress

Veel üks algajatele segadust tekitav asi: KYC küsimustikud küsivad tavaliselt kahte eri tõendit. Üks on ettevõtte aadressi kohta, mida see juhend käsitleb. Teine on teie kui juhatuse liikme või omaniku kohta ning peab kinnitama teie kodust aadressi teie elukohariigis — majapidamise kommunaalarve, isiklik pangaväljavõte või elukohatõend. Kui saadate need vahetusse aetud kujul — näiteks ettevõtte teenuselepingu oma era-aadressi tõendiks — järgneb kindlasti lisaküsimus.

Kuidas Eesti Firma saab aidata

Eesti Firma on Rahapesu Andmebüroo järelevalve all olev tegevusloaga usaldusfondide ja äriühingute teenuse pakkuja. Tegeleme ettevõtte asutamisega Eestis ning pakume mitteresidendist asutajatele aadressiteenuseid, mis on kavandatud vastavuskontrolle silmas pidades. Kui teil tekib vajadus tõendamiseks, öelge meile, millisele asutusele dokumente vaja on: saate allkirjastatud lepingu ja isikupärastatud ingliskeelse arve ning vajaduse korral ka lisakinnituskirja.

Esita päring

Korduma kippuvad küsimused