에스토니아 기업 비서 서비스: OÜ에서 기업 비서 업무를 수행하는 사람

UK, Ireland, Singapore 또는 Hong Kong에서 에스토니아로 오는 창업자는 흔히 본국에서 익숙한 서비스를 찾습니다. 그곳에서 기업 비서는 법정 임원으로서 등기부를 관리하고, 연차 신고서를 제출하며, 이사가 반드시 서명해야 하는 문서에 서명하도록 합니다. 에스토니아의 기업 비서 서비스를 찾는 일은 이러한 관행에서 시작되지만, Estonian Commercial Code에는 이 역할 자체가 없으므로 대개 혼란으로 끝납니다.

그렇다고 업무가 사라지는 것은 아닙니다. 에스토니아 유한책임회사(OÜ)는 다른 나라의 회사와 마찬가지로 신고, 기한 및 결의의 흐름을 갖습니다. 다른 점은 누가 이에 책임을 지며 다른 사람이 그 사람을 대신해 어떻게 행동할 수 있는지입니다. 이 가이드에서는 에스토니아 기업 비서 서비스의 범위, 이사회가 이를 위임하는 방법 및 위임이 끝나는 지점을 설명합니다.

에스토니아 회사에 기업 비서가 필요한가요?

아니요. Commercial Code(äriseadustik)는 OÜ에 지분 보유자와 이사회(juhatus)만을 요구하며, 그 외에는 요구하지 않습니다. 감독기구는 선택 사항이며 소규모 회사에서는 드뭅니다. 소유자와 이사회 사이에 별도 임원이 존재하지 않습니다. 이사회는 회사를 경영하고 대표하며 모든 신고에 책임을 집니다. 이사회 구성원이 될 수 있는 사람과 그 직위에 따르는 개인 책임은 에스토니아 회사의 이사회 구성원 가이드에서 다룹니다.

에스토니아 회사에는 두 가지 결과가 따릅니다. 연차 신고서나 확인 명세서는 없습니다. 연차 보고서가 유일한 연간 신고이며, 실질 소유자 정보는 같은 제출에서 확인합니다. 또한 보관철에 유지할 법정 등기부도 없습니다. 이사회 구성원, 지분 보유자 및 실질 소유자가 누구나 열람할 수 있는 e-Business Register에 기록되기 때문입니다. 다만 등기소는 매 신청마다 이를 요구하므로, 이사회는 각 변경의 근거가 되는 지분 보유자 결의를 계속 보관해야 합니다.

에스토니아 기업 비서 서비스의 범위

제공업체는 이 업무를 기업 비서 서비스, 회사 비서 서비스, 법인 관리 또는 기업 컴플라이언스 등 여러 이름으로 판매합니다. 내용은 같습니다. 이는 장부기장이나 세무가 아닌, 이사회가 신고·기록하거나 답변해야 하는 모든 사항입니다. 표에는 OÜ의 이러한 의무, 법이 각 의무에 부여한 기한 또는 발생 사유, 서명해야 하는 사람 및 제공업체가 준비할 수 있는 사항을 열거합니다. 모든 행의 원칙은 같습니다. 제공업체가 준비하고 이사회 구성원이 서명합니다. 제공업체가 대신 서명할 수 있는 방식은 다음 절에서 설명합니다.

€25의 국가 수수료는 변경 건별이 아니라 신청 건별로 부과됩니다. 따라서 새 이사회 구성원, 새 주소 및 새 이메일 주소를 함께 신고하면 총 €25입니다. 업무 대부분은 등기 변경이며 절차는 동일합니다. 지분 보유자가 결정하고, 이사회 구성원이 결의를 첨부해 신청서를 제출하면, 등록기관은 1~5 영업일 내에 등재합니다. 개별 절차는 등록 주소 변경, 회사명 변경, 지분 양도 및 지분 보유자 추가 가이드에서 확인할 수 있습니다. 세금 기한은 별도 목록이며, 에스토니아 회사 세무 캘린더에서 설명합니다.

해외에서 운영되는 회사에는 두 의무가 가장 많은 문제를 일으킵니다. 등록기관이나 은행이 요구하기 전까지는 어느 쪽도 긴급하게 느껴지지 않기 때문입니다. 실질 소유자 등재는 실제 소유 구조와 일치해야 하며, OÜ 위에 지주회사가 있다고 해서 심사가 중단되지는 않습니다. 누가 해당하는지는 실질 소유자 가이드에서 설명합니다. 회사가 거래하지 않은 해에도 연차 보고서는 제출해야 하며, 미제출 보고서는 벌금과 결국 회사 말소로 이어집니다. 이를 작성하고 제출하는 것이 연차 보고서 서비스의 범위입니다.

에스토니아에서 기업 비서 업무 위임: 직위가 아닌 위임장

이 지점에서 에스토니아는 위 표의 국가들과 가장 다릅니다. 기업 비서는 법이 직위를 부여하므로 자신의 명의로 행동합니다. 에스토니아 제공업체는 회사 내 직위도, 등기소에 대한 독자적 지위도 없습니다. 모든 문서를 작성할 수는 있으나, 단순히 회사의 서류를 준비하는 것이 아니라 회사를 위해 행동할 때에는 이사회의 권한 부여가 필요합니다.

실무상 에스토니아 회사의 소유자 대부분은 e-Residency를 취득하여 직접 신고서에 서명합니다. e-Residency 카드 또는 다른 에스토니아 디지털 ID가 있으면 권한 부여가 필요하지 않습니다. 제공업체가 결의와 신청서를 준비하고 이사회 구성원이 e-Business Register에서 서명하면 등록기관이 등재합니다. 연차 보고서의 경우 이사회 구성원은 회계사에게 포털 내 보고서 작성 권한도 줄 수 있으나, 제출은 여전히 이사회 구성원 자신의 행위입니다.

에스토니아 디지털 서명이 없으면 신청서를 온라인으로 전혀 제출할 수 없습니다. 이 경우 에스토니아 공증인을 거치며, 이사회 구성원에게는 세 가지 선택지가 있습니다. 공증인에게 직접 방문하거나, 서류에 종이로 서명하여 제공업체에 보내고 제공업체가 공증인에게 제출하게 하거나, 제공업체에 위임장을 주는 것입니다. 업무 전체를 맡기려는 이사회 구성원은 세 번째를 선택합니다. 이 위임장은 이사회 구성원 본국의 공증인 앞에서 서명하고, 필요한 경우 아포스티유를 받으며, 선서 번역사가 에스토니아어로 번역합니다. 이를 근거로 제공업체가 이사회 구성원을 대리하여 에스토니아 공증인 앞에서 신청서에 서명하고, 공증인이 이를 등기소에 제출합니다. 같은 문서로 연차 보고서, 실질 소유자 정보 및 모든 일반 등기 변경을 처리할 수 있으므로, 하나의 위임장은 보통 수년간 사용됩니다.

모든 방식에는 두 가지 한계가 적용됩니다. 위임장은 서명 권한을 이전할 뿐 책임까지 이전하지는 않습니다. 이사회 구성원은 제출한 사항과 제출하지 않은 사항에 대해 등기소, 세무당국 및 회사 채권자에게 계속 책임을 집니다. 또한 어느 방식도 제공업체를 회사 임원으로 만들지 않으므로, 에스토니아 법에는 그러한 서명이 없기 때문에 제공업체는 회사의 비서 자격으로 문서에 서명할 수 없습니다.

기업 비서 증명서 없음: 은행이 대신 받는 서류

해외 컴플라이언스팀은 에스토니아 회사에 기업 비서 증명서, 재직 증명서 또는 정상 상태 증명서를 요구하는 경우가 많습니다. 에스토니아 법에는 이들 어느 것도 없습니다. 등기소가 발급하는 것은 이사회, 지분 보유자, 자본금 및 상태를 보여 주는 등기 카드(registrikaart)이며, 공증 인증 및 아포스티유가 가능합니다. 수령인이 영미법 형식을 고집하는 경우, 인가된 신탁 및 회사 서비스 제공업체가 등기소를 확인한 후 자신의 명의로 증명서를 발급합니다. 기업 문서 서비스는 두 형식을 모두 제공합니다.

Eesti Firma의 기업 비서 서비스

당사는 소유자가 해외에 거주하는 에스토니아 회사의 이사회 비서 업무를 수행합니다. 당사 변호사는 이사회, 주소, 명칭, 자본금 및 소유권 변경을 위한 지분 보유자 결의와 등기 신청서를 작성한 뒤, 이사회 구성원의 서명을 받도록 준비하거나 위임장에 따라 공증인 앞에서 서명합니다. 당사 회계사는 연차 보고서와 실질 소유자 확인을 준비합니다. 당사는 법적 주소를 제공하고 인가된 연락 담당자로서 행동하여 공식 우편물이 당사에 도착하고 기한 내 답변되도록 하며, 가상 사무실은 그 외 모든 우편물의 스캔 및 전달을 추가합니다. 이 모든 업무는 당사의 신탁 및 회사 서비스 제공업체 라이선스에 따라 수행됩니다. 회사의 상황과 미제출 사항을 알려 주시면, 필요한 조치와 순서를 안내해 드립니다.

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