Was passiert mit Ihrer estnischen Firma in der Krise – und Ihrem Geld?

Die Wahl des Landes für Ihr Unternehmen ist eine langfristige Entscheidung. Deshalb ist es nur folgerichtig zu prüfen, wie gut dieses Land seine Register schützt und was mit einer estnischen Firma in der Krise geschehen würde. Gründer aus dem Ausland stellen uns regelmäßig eine einfache Frage: Wie sicher ist meine estnische Firma? Eine berechtigte Frage – und zwar bei jeder Rechtsordnung.

Die Antwort ist für jedes estnische Unternehmen dieselbe, doch besonders wichtig ist die Frage oft für Inhaber, die im Ausland leben, und vor allem für e-Residents. Viele von ihnen waren noch nie in Estland, haben keine Partner vor Ort und kennen ihr Unternehmen nur über ein Kartenlesegerät und ein paar Websites. Wenn sich das ganze Unternehmen rein digital anfühlt, fragt man sich leicht, was davon übrig bliebe, wenn diese Websites nicht mehr funktionierten.

Die gute Nachricht: Darauf gibt es eine sehr praktische Antwort. Estland – Mitglied der Europäischen Union, der Eurozone und der NATO – hat als erstes Land der Welt eine Sicherungskopie seiner staatlichen Register im Ausland angelegt. Vorausschauende Planung gehört in Estland einfach zur Führung des digitalen Staates. Ein gut geführtes Unternehmen hält es genauso, wenn es Backups anlegt und einen Plan B bereithält – nicht weil es mit Schwierigkeiten rechnet, sondern weil das zu guter Unternehmensführung gehört.

Diese Art der Vorbereitung ist ein Zeichen von Stärke. Je sorgfältiger ein System darauf ausgelegt ist, in jeder Lage weiterzuarbeiten, desto zuverlässiger ist es im Alltag. Und je zuverlässiger es ist, desto beruhigter können Sie Ihr Geschäft darauf aufbauen.

Dieser Artikel erklärt in einfachen Worten, wie das estnische System aufgebaut ist und mit welchen kleinen Gewohnheiten Ihr Unternehmen reibungslos weiterläuft – ganz gleich, wo Sie leben.

Woraus jedes estnische Unternehmen besteht

Am einfachsten lässt sich die Frage beantworten, wenn man das Unternehmen in seine Bestandteile zerlegt. Es besteht aus vier Elementen, und keines davon setzt voraus, dass estnische Websites online sind:

• Seine rechtliche Existenz. Das Unternehmen besteht nach estnischem Recht – ab seiner Eintragung ins Handelsregister.
• Seine Daten. Die amtlichen Daten des Unternehmens werden im Handelsregister geführt und außerhalb Estlands gesichert.
• Sein Geld. Das Geld des Unternehmens liegt bei einer Bank oder einem Zahlungsdienstleister – oft in einem anderen EU-Land.
• Seine Leitung. Sie und gegebenenfalls weitere Vorstandsmitglieder führen das Unternehmen. Ihre Befugnisse ergeben sich aus dem Gesetz und dem Registereintrag, nicht aus Ihrem Aufenthaltsort.

Für Inhaber, die im Ausland leben, ist die wichtigste Verbindung nach Estland der digitale Zugang: die e-Residency-Karte oder die estnische ID-Karte, das e-äriregister (das Online-Portal des Handelsregisters) und die Online-Dienste der estnischen Steuer- und Zollbehörde (EMTA). In schwierigen Zeiten kann dieser Zugang vorübergehend unterbrochen sein. Die folgenden Abschnitte gehen die vier Bestandteile einzeln durch und zeigen, was mit einer estnischen Firma in der Krise wirklich passiert: Der Zugang kann zeitweise ausfallen, das Unternehmen selbst aber besteht weiter.

Ihr Unternehmen existiert rechtlich, nicht auf einem Server

Ihre estnische OÜ ist mit der Eintragung ins Handelsregister – das amtliche Unternehmensverzeichnis des Landes – entstanden. Sie erlischt nur, wenn das Registergericht sie löscht, und dies ist nur in einem gesetzlich geregelten Verfahren möglich – niemals, weil ein System offline ist.

Sind Online-Dienste nicht verfügbar, ändert das also nichts daran, wem Ihr Unternehmen gehört und wer es führt. Ein Serverausfall überträgt Ihre Geschäftsanteile nicht auf jemand anderen, beruft Sie nicht aus dem Vorstand ab und hebt Ihre Verträge nicht auf. Sobald die Systeme wieder laufen, ist alles genau so, wie es war.

Rechtskontinuität: Der estnische Staat steht hinter Ihrem Unternehmen

Das Recht, auf dem Ihr Unternehmen beruht, ist das Recht der Republik Estland. Es gilt, solange der estnische Staat besteht und von anderen Staaten anerkannt wird. Dieser Grundsatz des Völkerrechts verschafft Unternehmensinhabern ein hohes Maß an Rechtssicherheit. Zudem beruht das estnische Gesellschaftsrecht auf Regeln, die in der gesamten EU gelten.

Estland misst der Rechtskontinuität großes Gewicht bei, und seine eigene Geschichte zeigt, warum. Das Land versteht sich als dieselbe Republik, die 1918 gegründet wurde, und nicht als neuer Staat. Ein halbes Jahrhundert lang erkannten mehrere westliche Staaten, allen voran die USA, diese Republik weiterhin an, und ihr Generalkonsulat in New York stellte seine Arbeit nie ein. Gestützt auf diese Kontinuität wurde 1991 die Unabhängigkeit Estlands wiederhergestellt.

Estlands Datenbotschaft in Luxemburg: Hier wird das Handelsregister gesichert

Große Unternehmen sichern ihre Daten an einem zweiten Standort. Estland, das fast alle öffentlichen Dienstleistungen online anbietet, wendet dasselbe Prinzip auf den ganzen Staat an und nennt es digitale Kontinuität. Die Lösung dafür ist die Datenbotschaft, weltweit die erste ihrer Art.

Vereinfacht gesagt handelt es sich um ein hochgesichertes Rechenzentrum in Luxemburg, in dem Estland Kopien seiner wichtigsten Register aufbewahrt. Es ist seit 2019 in Betrieb und enthält unter anderem Kopien folgender Register:

• das Handelsregister, in dem Ihr Unternehmen eingetragen ist;
• das Bevölkerungsregister;
• das Grundbuch;
• die Datenbank der Ausweisdokumente;
• das Steuerregister.

Dabei geht es um mehr als die bloße Aufbewahrung von Kopien. Bei Bedarf kann Estland seine Daten wiederherstellen und seine wichtigsten Dienste von außerhalb des Landes weiterbetreiben.

Die Datenbotschaft folgt demselben Prinzip der Rechtskontinuität. Das Abkommen zwischen Estland und Luxemburg gewährt ihr einen ähnlichen Schutz wie einer Botschaft: Kein luxemburgischer Beamter, kein Polizist und kein Gericht darf ohne Estlands Zustimmung darauf zugreifen. Die dort gespeicherten Daten gelten als Archive der Republik Estland. Sollte das Abkommen jemals enden, würden sie ausschließlich an die rechtmäßigen Vertreter des estnischen Staates übergeben.

Bei der Datenbotschaft selbst werden Sie sich nie anmelden. Der Nutzen für Sie liegt dennoch auf der Hand: Der amtliche Eintrag Ihres Unternehmens existiert auch außerhalb Estlands und bleibt stets in der Hand des estnischen Staates.

Ist das Geld Ihres Unternehmens sicher? Bankkonten und Zahlungsdienstleister

Das Wichtigste vorweg: Ihr Geld befindet sich dort, wo Ihre Bank oder Ihr Zahlungsdienstleister ist, und nicht dort, wo Ihr Unternehmen eingetragen ist.

Viele estnische Unternehmen, besonders solche mit ausländischen Inhabern, halten ihr Geld bei einem Zahlungsdienstleister in einem anderen EU-Land. In diesem Fall ist das Geld durch die Regeln des Landes geschützt, in dem der Anbieter zugelassen ist, und der Anbieter untersteht der dortigen Finanzaufsicht. Das EU-Recht verpflichtet solche Anbieter außerdem, Kundengelder abzusichern und getrennt von ihren eigenen Mitteln zu halten. So ist das Geld auch dann sicher, wenn der Anbieter selbst in finanzielle Schwierigkeiten gerät. Welche Möglichkeiten es gibt, erklärt unser Ratgeber zu Bankkonten für Unternehmen mit nicht ansässigen Inhabern.

Wenn Ihr Konto bei einer estnischen Bank geführt wird, sind Ihre Einlagen durch die estnische Einlagensicherung bis zu 100.000 € pro Bank geschützt. Das gilt auch für Unternehmen, nicht nur für Privatpersonen. Fällt eine Bank aus, werden die Einlagen innerhalb von sieben Arbeitstagen erstattet. Derselbe Schutz bis 100.000 € gilt in jedem EU-Land.

Für jedes Unternehmen ist es sinnvoll, zwei Konten bei zwei verschiedenen Anbietern zu führen, etwa in zwei EU-Ländern. Laden Sie von Zeit zu Zeit Ihre Kontoauszüge herunter, damit Sie stets eigene Unterlagen haben.

Ihr estnisches Unternehmen in der Krise aus der Ferne führen

Um ein estnisches Unternehmen zu führen, müssen Sie nicht in Estland sein. Viele Inhaber leben im Ausland und erledigen alles online – wie das funktioniert, erklärt unser Artikel über die Führung eines estnischen Unternehmens vom Ausland aus.

Dasselbe Modell funktioniert auch in einer Krise, selbst wenn Online-Dienste vorübergehend nicht verfügbar sind. Ihre Rechte als Vorstandsmitglied hängen von keiner Website ab. Sie können weiterhin Verträge unterzeichnen, Rechnungen bezahlen und Entscheidungen treffen; Online-Meldungen lassen sich nachholen, sobald die Systeme wieder laufen.

Ist e-Residency sicher? Ihre Karte ist ein Schlüssel, nicht das Unternehmen

Die kurze Antwort lautet: ja – und der Grund liegt in ihrer Konzeption. Mit Ihrer e-Residency-Karte können Sie sich, wie mit einer estnischen ID-Karte, anmelden und Dokumente digital signieren. Ihr Unternehmen ist nicht auf der Karte gespeichert und hängt auch nicht von ihr ab. Können Sie mit der Karte eine Zeit lang nicht signieren, bleiben Sie dennoch Vorstandsmitglied mit denselben Rechten.

Estland hat bereits gezeigt, wie es mit einer solchen Situation umgeht. 2017 wurde in den Chips estnischer ID-Karten, darunter auch e-Residency-Karten, eine Sicherheitslücke entdeckt. Vorsorglich deaktivierte der Staat vorübergehend die Online-Funktionen der betroffenen Karten – Anmeldung und digitale Signatur –, bis die Inhaber ein Update installiert hatten. Das Update ließ sich online und von überall aus installieren, und jede Karte funktionierte wieder, sobald sie aktualisiert war.

Drei Gewohnheiten für die Geschäftskontinuität

• Halten Sie die E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens im Register aktuell. Amtliche Mitteilungen werden per E-Mail versandt.
• Verlassen Sie sich nicht auf eine einzige Person. Sind Sie das einzige Vorstandsmitglied und können eine Zeit lang nicht signieren, etwa während Sie Ihre Karte erneuern, muss das Unternehmen warten. Eine zweite zeichnungsberechtigte Person löst dieses Problem.
• Behalten Sie Ihre Karte im Blick. Wenn Sie mit einer e-Residency-Karte signieren, sollten Sie wissen, wann sie abläuft und wie Sie sie erneuern. Unser Ratgeber dazu, was passiert, wenn eine e-Residency-Karte abläuft, erklärt Ihnen alles Schritt für Schritt.

Checkliste zur Geschäftskontinuität für Inhaber estnischer Unternehmen

Mit Eesti Firma bleibt Ihr estnisches Unternehmen für Krisen gerüstet

Das meiste, was ein estnisches Unternehmen in einer Krise schützt, ist bereits im estnischen Recht und im EU-Recht verankert. Der Rest ist eine Frage ordentlicher Organisation – und genau dabei hilft ein verlässlicher Partner vor Ort. Eesti Firma ist ein lizenzierter Treuhand- und Unternehmensdienstleister (TCSP) mit Sitz in Tallinn. Wir stellen Unternehmen, die aus dem Ausland geführt werden, eine Geschäftsanschrift zur Verfügung, übernehmen ihre Buchhaltung und unterstützen sie mit unserer Rechtsberatung in gesellschaftsrechtlichen Fragen. Sollen wir prüfen, wie Ihr Unternehmen aufgestellt ist? Wir sehen uns an, wer zeichnungsberechtigt ist, wo Ihr Geld liegt und welche Unterlagen Sie haben – senden Sie uns einfach eine Anfrage.

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