Kontaktperson in Estland für gebietsfremde Unternehmen

Kontaktperson in Estland: Entgegennahme offizieller Dokumente in Ihrem Namen

Warum Ihr Unternehmen in Estland eine lokale Kontaktperson benennen sollte: die wichtigsten rechtlichen Anforderungen erklärt

Seit 2018 wurde von estnischen Unternehmen mit einer eingetragenen Anschrift im Ausland erwartet, dass sie eine lokale, im Handelsregister eingetragene Kontaktperson für die Entgegennahme offizieller Dokumente und Mitteilungen benennen. Seit der Reform von 2023 ist dies nicht mehr in jedem Fall zwingend vorgeschrieben, bleibt jedoch dringend zu empfehlen. Im Folgenden erläutern wir, was die Dienstleistung umfasst, wann sie benötigt wird, was eine Kontaktperson tun darf und was nicht, wer diese Funktion übernehmen kann und welche Kosten entstehen.

• Im Handelsregister eingetragen als Ihre offizielle Kontaktperson

• Entgegennahme von Verfahrensdokumenten und Willenserklärungen

• Eine rechtsgültige Zustellanschrift für Ihr Unternehmen in Estland

• Bereitgestellt durch einen lizenzierten TCSP unter FIU-Aufsicht (FIU000144)

• Gewährleistet, dass ein aus der Ferne geführtes Unternehmen den Anforderungen des Handelsgesetzbuchs vollständig entspricht

• Feste Jahresgebühr ohne versteckte Kosten

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Kontaktperson in Estland: die wichtigsten Fakten

Eine kurze Zusammenfassung für gebietsfremde Geschäftsführer und E-Residenten.

Was ist eine Kontaktperson in Estland?

Die Funktion der Kontaktperson wurde eingeführt, weil estnische Unternehmen eine eingetragene Anschrift im Ausland haben und vollständig aus der Ferne geführt werden können, während sich ihre Leitungsorgane in einem anderen Land befinden. Estland ist zu einem beliebten Standort für Gebietsfremde geworden — unter anderem dank seines E-Residency-Programms — und Zehntausende estnische Unternehmen befinden sich inzwischen im Eigentum von Ausländern und E-Residenten.

Die Anforderung trat erstmals durch Änderungen des Handelsgesetzbuchs im Jahr 2018 in Kraft. Später wurde sie durch das Handelsregistergesetz vom 1. Februar 2023 präzisiert, wonach nur in Estland registrierte Unternehmen mit einer ausländischen Anschrift gesetzlich verpflichtet sind, eine Kontaktperson zu benennen. Die Anschrift der benannten Kontaktperson wird zur offiziellen estnischen Anschrift, über die das Unternehmen erreichbar ist.

Wann ist eine Kontaktperson erforderlich?

Seit der Reform des Handelsregistergesetzes vom 1. Februar 2023 ist die Benennung einer Kontaktperson nicht mehr in jedem Fall zwingend vorgeschrieben. Sie bleibt jedoch dringend zu empfehlen, wenn sich die eingetragene Anschrift Ihres Unternehmens im Ausland befindet, beispielsweise wenn eine estnische OÜ Gebietsfremden gehört und von ihnen geführt wird und ihr Vorstand seinen Sitz außerhalb Estlands hat. In der Praxis stellt eine lizenzierte Kontaktperson in Estland sicher, dass ein solches Unternehmen für Behörden, Gerichte und Geschäftspartner zuverlässig erreichbar bleibt.

Wenn sich Ihr eingetragener Sitz bereits in Estland befindet — beispielsweise durch einen Geschäftsadressenservice in Tallinn —, ist eine Kontaktperson grundsätzlich nicht erforderlich, da das Unternehmen bereits unter einer estnischen Anschrift erreichbar ist. Behält das Unternehmen jedoch seine Anschrift im Ausland, birgt der Verzicht auf eine Kontaktperson echte Risiken: Offizielle Korrespondenz kann nicht zuverlässig zugestellt werden, und das Handelsregister kann einen Hinweis eintragen und veröffentlichen, dass das Unternehmen unter seiner eingetragenen Anschrift nicht erreichbar ist — eine Maßnahme, die dem Registerführer seit Anfang 2023 zur Verfügung steht.

Die Befugnisse einer Kontaktperson

Eine Kontaktperson handelt in einem streng begrenzten Umfang als Vertreter des Unternehmens, und ihre Angaben erscheinen auf der Registerkarte des Unternehmens. Ihre Rolle ist passiv: Die Kontaktperson ist ausschließlich berechtigt, an das Unternehmen adressierte offizielle Dokumente entgegenzunehmen, und hat keinerlei Befugnis, in dessen Namen rechtlich bedeutsame Handlungen vorzunehmen.

Wichtig ist, dass die Zustellung einer Mitteilung oder eines Dokuments an die Kontaktperson rechtlich der Zustellung an die Vorstandsmitglieder oder Geschäftsführer des Unternehmens gleichgestellt ist. Nach der Benennung werden die Angaben der Kontaktperson Bestandteil der offiziellen Kontaktdaten des Unternehmens, und ihre Anschrift wird zur offiziellen Anschrift des aus dem Ausland geführten Unternehmens.

Wer kann als Kontaktperson tätig sein?

Das Gesetz beschränkt den Kreis der Personen, die als Kontaktperson tätig sein dürfen, und gewährt dieses Recht nur Fachleuten, die bereits hohen Anforderungen an Qualifikation und Sorgfalt unterliegen. Nach geltendem Recht können folgende Personen und Dienstleister diese Funktion übernehmen:

• Notare und Notariate.
• Rechtsanwälte und Anwaltskanzleien.
• Vereidigte Wirtschaftsprüfer und Steuervertreter von Gebietsfremden.
• Lizenzierte Trust and Company Service Provider (TCSP) — wie Eesti Firma.

Unsere Stärken

Seit mehr als einem Jahrzehnt unterstützen wir estnische und internationale Unternehmen mit strukturierten Lösungen für Unternehmensverwaltung und Compliance, darunter Dienstleistungen für eine Geschäftsadresse und ein virtuelles Büro. Unser Team hat lokale und ausländische Unternehmer aus zahlreichen Branchen bei der Unternehmensgründung in Estland sowie bei der laufenden Verwaltung von über 5.000 Rechtsträgern unterstützt.

Wir handeln gemäß den estnischen AML-Anforderungen und den für lizenzierte TCSPs geltenden unternehmensrechtlichen Vorschriften und gewährleisten damit Stabilität, Rechtssicherheit und planbare administrative Unterstützung für Unternehmen mit Präsenz in Estland.

So funktioniert die Benennung einer Kontaktperson: Schritt für Schritt

Die Einrichtung der Dienstleistung erfolgt schnell und vollständig aus der Ferne. Sobald sie aktiviert ist, läuft alles im Hintergrund. So funktioniert der Ablauf von der Einrichtung bis zur laufenden Nutzung:

1. 1

   Leistungsumfang bestätigen und Vereinbarung unterzeichnen

   Wir stimmen die Dienstleistung mit Ihnen ab und erstellen die Kontaktpersonenvereinbarung.

2. 2

   Wir werden im Handelsregister eingetragen

   als Kontaktperson Ihres Unternehmens — unabhängig davon, ob Sie eine neue OÜ gründen oder die Angaben eines bestehenden Unternehmens aktualisieren.

3. 3

   Offizielle Dokumente gehen in Ihrem Namen ein

   Schreiben des Handelsregisters, der Steuer- und Zollbehörde sowie anderer Behörden werden in Tallinn entgegengenommen.

4. 4

   Wir benachrichtigen Sie und leiten die Dokumente weiter

   Eingehende Korrespondenz wird digitalisiert und Ihnen zugesandt; das Original wird aufbewahrt oder auf Wunsch per Kurier versandt.

5. 

   Sie führen Ihr Unternehmen von überall aus

   Ihre estnische OÜ erfüllt weiterhin alle rechtlichen Anforderungen und bleibt erreichbar, während Sie vollständig online arbeiten.