Kas Eesti ettevõte on kriisis kaitstud? Olukorra analüüs

Ettevõtte asukohariigi valik on pikaajaline otsus. Seepärast on loomulik küsida, kui hästi see riik oma registreid kaitseb ja mis saaks Eesti ettevõttest kriisis. Välismaised asutajad esitavad meile sageli lihtsa küsimuse: kui turvaline on minu Eesti ettevõte? Seda on mõistlik küsida iga jurisdiktsiooni kohta.

Vastus on kõigi Eesti ettevõtete jaoks sama, kuid kõige rohkem mõtlevad selle peale sageli välismaal elavad omanikud ja eriti e-residendid. Paljud neist pole Eestis kunagi käinud, neil pole siin kohalikke partnereid ning nad näevad oma ettevõtet vaid kaardilugeja ja mõne veebilehe kaudu. Kui kogu ettevõte tundub puhtalt digitaalne, tekib kergesti küsimus, mis sellest alles jääks, kui need veebilehed enam ei töötaks.

Hea uudis on see, et Eesti on sellele küsimusele andnud väga praktilise vastuse. Eesti – Euroopa Liidu, euroala ja NATO liige – oli maailmas esimene riik, kes hakkas oma riiklike registrite varukoopiat välismaal hoidma. Ettenägelikkus on lihtsalt osa Eesti digiriigi juhtimisest. Hästi juhitud ettevõte teeb sedasama, kui hoiab varukoopiaid ja B-plaani – mitte seetõttu, et ta ootaks probleeme, vaid seetõttu, et see kuulub hea juhtimise juurde.

Selline valmisolek on tugevuse märk. Mida hoolikamalt on süsteem ehitatud igas olukorras toimima, seda usaldusväärsem on see igapäevaelus. Ja mida usaldusväärsem see on, seda kindlamalt saad sellele oma äri rajada.

Selles artiklis selgitame lihtsate sõnadega, kuidas Eesti süsteem on üles ehitatud ja millised väikesed harjumused aitavad sinu ettevõttel tõrgeteta toimida, ükskõik kus sa elad.

Millest koosneb iga Eesti ettevõte

Küsimusele on kõige lihtsam vastata, kui ettevõte koostisosadeks lahti võtta. Neid on neli ja ükski neist ei sõltu sellest, kas Eesti veebilehed töötavad:

• Õiguslik olemasolu. Ettevõte on olemas Eesti õiguse alusel alates hetkest, mil see kanti äriregistrisse.
• Andmed. Ettevõtte ametlikke andmeid hoitakse äriregistris ja nende varukoopia asub väljaspool Eestit.
• Raha. Ettevõtte raha hoiab pank või makseteenuse pakkuja – sageli mõnes teises ELi riigis.
• Inimesed. Ettevõtet juhid sina ja teised juhatuse liikmed, kui neid on. Sinu volitused tulenevad seadusest ja registrikandest, mitte sellest, kus sa parasjagu asud.

Välismaal elava omaniku peamine side Eestiga on digitaalne juurdepääs: e-residendi digi-ID või Eesti ID-kaart, e-äriregister (äriregistri veebiportaal) ja Maksu- ja Tolliameti (EMTA) e-teenused. Keerulistel hetkedel võib see juurdepääs mõneks ajaks katkeda. Allpool vaatame need neli osa ükshaaval läbi ja näitame, mis Eesti ettevõttega kriisis tegelikult juhtub: juurdepääs võib ajutiselt peatuda, kuid ettevõte ise toimib edasi.

Sinu ettevõte on olemas õiguslikult, mitte serveris

Sinu Eesti OÜ tekkis äriregistrisse kandmisega – äriregister on riigi ametlik ettevõtete nimistu. Ettevõte lakkab olemast ainult siis, kui registripidaja selle registrist kustutab, ja seda saab teha üksnes seaduses ettenähtud korras – mitte kunagi seetõttu, et mõni süsteem ei tööta.

Seega ei muuda e-teenuste kättesaamatus midagi selles, kellele sinu ettevõte kuulub ja kes seda juhib. Serveririke ei anna sinu osasid kellelegi teisele üle, ei eemalda sind juhatusest ega tühista sinu lepinguid. Kui süsteemid taas töötavad, on kõik täpselt nii, nagu oli.

Õiguslik järjepidevus: sinu ettevõtte taga seisab Eesti riik

Sinu ettevõtte aluseks on Eesti Vabariigi õigus. See kehtib seni, kuni Eesti riik on olemas ja teised riigid seda tunnustavad. See on rahvusvahelise õiguse aluspõhimõte ja annab ettevõtete omanikele suure õiguskindluse. Lisaks tugineb Eesti äriühinguõigus kogu ELis ühistele reeglitele.

Eesti omistab õiguslikule järjepidevusele suurt tähtsust ja tema enda ajalugu näitab, miks. Eesti peab end samaks vabariigiks, mis asutati 1918. aastal, mitte uueks riigiks. Pool sajandit jätkasid mitmed lääneriigid eesotsas Ameerika Ühendriikidega selle vabariigi tunnustamist ning Eesti peakonsulaat New Yorgis ei katkestanud kordagi oma tegevust. Just selle järjepidevuse alusel taastati 1991. aastal Eesti iseseisvus.

Eesti andmesaatkond Luksemburgis: kus hoitakse äriregistri varukoopiat

Suurettevõtted hoiavad oma andmete varukoopiaid teises asukohas. Eesti, kus peaaegu kõik avalikud teenused on e-teenused, rakendab sama põhimõtet kogu riigi ulatuses ja nimetab seda digitaalseks järjepidevuseks. Lahenduseks on andmesaatkond – esimene omataoline maailmas.

Lihtsalt öeldes on see Luksemburgis asuv väga hästi kaitstud andmekeskus, kus Eesti hoiab oma olulisimate registrite koopiaid. See töötab alates 2019. aastast ja seal hoitakse muu hulgas järgmiste andmekogude koopiaid:

• äriregister, kuhu sinu ettevõte on kantud;
• rahvastikuregister;
• kinnistusraamat;
• isikut tõendavate dokumentide andmekogu;
• maksukohustuslaste register.

Eesmärk pole üksnes koopiaid hoida. Vajaduse korral saab Eesti oma andmed taastada ja hoida olulisimad teenused töös ka väljastpoolt riiki.

Ka andmesaatkond tugineb samale õigusliku järjepidevuse põhimõttele. Eesti ja Luksemburgi vaheline leping annab sellele saatkonnaga sarnase kaitse: ükski Luksemburgi ametnik, politseinik ega kohus ei pääse sellele ligi ilma Eesti loata. Seal hoitavaid andmeid käsitatakse Eesti Vabariigi arhiividena. Kui leping peaks kunagi lõppema, antakse andmed üle ainult Eesti riigi seaduslikele esindajatele.

Andmesaatkonda sa ise kunagi sisse ei logi. Sinu jaoks on selle väärtus lihtne: sinu ettevõtte ametlik kanne on olemas ka väljaspool Eestit ja jääb alati Eesti riigi valdusesse.

Kas ettevõtte raha on kaitstud? Pangakontod ja makseteenuse pakkujad

Kõige kasulikum on meeles pidada üht: sinu raha asub seal, kus on sinu pank või makseteenuse pakkuja, mitte seal, kus on registreeritud sinu ettevõte.

Paljud Eesti ettevõtted, eriti välismaalastele kuuluvad ettevõtted, hoiavad oma raha mõne teise ELi riigi makseteenuse pakkuja juures. Sel juhul kaitsevad raha selle riigi reeglid, kus pakkuja on tegevusloa saanud, ja pakkuja tegevust kontrollib sealne finantsjärelevalveasutus. ELi õigus kohustab selliseid pakkujaid ka klientide raha kaitsma ja hoidma seda oma rahast eraldi. Nii on raha turvas ka siis, kui pakkujal endal tekivad finantsraskused. Võimalusi tutvustab meie juhend mitteresidendist ettevõtte pangakonto kohta.

Kui sinu konto on Eesti pangas, on sinu hoiused kaitstud Eesti hoiuste tagamise süsteemiga kuni 100 000 € ulatuses ühe panga kohta. See kehtib ka ettevõtete, mitte ainult eraisikute puhul. Kui pank peaks maksejõuetuks muutuma, makstakse hoiused välja seitsme tööpäeva jooksul. Sama 100 000 € kaitse kehtib igas ELi riigis.

Mõistlik harjumus igale ettevõttele on hoida kahte kontot kahe eri pakkuja juures, näiteks kahes eri ELi riigis. Laadi aeg-ajalt alla oma kontoväljavõtted, et sul oleks alati olemas oma koopia.

Eesti ettevõtte juhtimine eemalt kriisi ajal

Eesti ettevõtte juhtimiseks ei pea sa Eestis olema. Paljud omanikud elavad välismaal ja ajavad kõiki asju veebis – kuidas see käib, selgitab meie artikkel Eesti ettevõtte juhtimisest välismaal elades.

Sama korraldus toimib ka kriisis, isegi kui e-teenused on ajutiselt kättesaamatud. Sinu õigused juhatuse liikmena ei sõltu ühegi veebilehe toimimisest. Saad endiselt lepinguid allkirjastada, arveid tasuda ja otsuseid teha ning veebipõhised avaldused ja aruanded saad esitada siis, kui süsteemid taas töötavad.

Kas e-residentsus on turvaline? Kaart on võti, mitte ettevõte ise

Lühidalt – jah, ja põhjus peitub selle ülesehituses. E-residendi digi-ID, nagu ka Eesti ID-kaart, võimaldab sul sisse logida ja dokumente digitaalselt allkirjastada. Sinu ettevõtet kaardil ei ole ja ettevõte ei sõltu kaardist. Kui kaardiga ei saa mõnda aega allkirjastada, jääd ikka samade õigustega juhatuse liikmeks.

Eesti on juba näidanud, kuidas ta sellise olukorraga toime tuleb. 2017. aastal avastati Eesti ID-kaartide, sealhulgas e-residendi digi-ID-de kiipides turvanõrkus. Ettevaatusabinõuna peatas riik ajutiselt mõjutatud kaartide elektroonilised funktsioonid – sisselogimise ja digiallkirjastamise –, kuni kasutajad olid uuenduse teinud. Uuenduse sai teha veebi kaudu ükskõik kus maailmas ja iga kaart hakkas kohe pärast seda taas tööle.

Kolm harjumust talitluspidevuse tagamiseks

• Hoia ettevõtte e-posti aadress registris ajakohane. Ametlikud teated saadetakse e-posti teel.
• Ära looda ainult ühele inimesele. Kui oled ainus juhatuse liige ega saa mõnda aega allkirjastada, näiteks kaardi uuendamise ajal, peab ettevõte ootama. Lahenduseks on teine inimene, kellel on allkirjaõigus.
• Hoia oma kaardil silm peal. Kui allkirjastad e-residendi digi-ID-ga, tea, millal see aegub ja kuidas seda uuendada. Meie juhend sellest, mis saab, kui e-residendi digi-ID aegub, aitab sind samm-sammult.

Talitluspidevuse kontroll-loend Eesti ettevõtte omanikule

Kuidas Eesti Firma aitab sinu ettevõttel kriisiks valmis olla

Suurem osa sellest, mis Eesti ettevõtet kriisis kaitseb, on juba Eesti ja ELi õigusesse sisse ehitatud. Ülejäänu on lihtsalt korrektne asjaajamine ja siin tuleb appi usaldusväärne kohalik partner. Eesti Firma on Tallinnas tegutsev tegevusloaga usaldushaldus- ja äriühinguteenuse pakkuja (TCSP). Pakume välismaalt juhitavatele ettevõtetele juriidilist aadressi, võtame enda kanda nende raamatupidamise ja aitame ühinguõiguslikes küsimustes oma õigusteenustega. Kas soovid, et vaataksime üle, kuidas sinu ettevõte on korraldatud? Kontrollime, kellel on allkirjaõigus, kus sinu raha hoitakse ja millised dokumendid sul olemas on – saada meile lihtsalt päring.

Saada päring

KKK