Σύντομη απάντηση
Το VIES (VAT Information Exchange System) είναι το δωρεάν διαδικτυακό εργαλείο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για τον έλεγχο του κατά πόσον ένας εσθονικός αριθμός ΦΠΑ (KMKR) της ΕΕ είναι έγκυρος για διασυνοριακές συναλλαγές. Επιλέξτε τη χώρα, εισαγάγετε το VAT ID χωρίς το πρόθεμα χώρας, προσθέστε τον δικό σας εσθονικό αριθμό ΦΠΑ (KMKR) και υποβάλετε. Αν το αποτέλεσμα είναι «έγκυρος», αποθηκεύστε τον αριθμό αναφοράς: αποτελεί την απόδειξή σας ότι επαληθεύσατε τον πελάτη πριν χρεώσετε ΦΠΑ 0%.
Η αναζήτηση εσθονικού αριθμού ΦΠΑ (KMKR) στο VIES δεν είναι έρευνα σε κεντρική βάση δεδομένων. Το εργαλείο προωθεί το ερώτημά σας σε πραγματικό χρόνο στο εθνικό μητρώο ΦΠΑ του κράτους μέλους που επιλέξατε και εμφανίζει την απάντηση· γι’ αυτό ορισμένες χώρες επιστρέφουν την επωνυμία και τη διεύθυνση της εταιρείας, ενώ άλλες επιβεβαιώνουν μόνο την κατάσταση της εγγραφής στο μητρώο ΦΠΑ. Ο έλεγχος είναι δωρεάν, διαρκεί λιγότερο από ένα λεπτό και δεν απαιτεί λογαριασμό ή σύνδεση.
Πώς να ελέγξετε έναν εσθονικό αριθμό ΦΠΑ (KMKR) της ΕΕ στο VIES: βήμα προς βήμα
- Ανοίξτε τη σελίδα επικύρωσης εσθονικού αριθμού ΦΠΑ (KMKR) VIES στον ιστότοπο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.
- Επιλέξτε το κράτος μέλος. Σημειώστε ότι η Ελλάδα εμφανίζεται ως «EL», όχι ως «GR», και η Βόρεια Ιρλανδία χρησιμοποιεί το πρόθεμα «XI» μόνο για αγαθά.
- Εισαγάγετε τον εσθονικό αριθμό ΦΠΑ (KMKR) χωρίς τον κωδικό χώρας και χωρίς κενά, τελείες ή παύλες. Για DE 123 456 789, πληκτρολογήστε μόνο 123456789.
- Εισαγάγετε τον δικό σας εσθονικό αριθμό ΦΠΑ (KMKR) στα πεδία «Requester». Αυτό είναι προαιρετικό, αλλά χωρίς αυτό δεν θα λάβετε αριθμό αναφοράς.
- Υποβάλετε και διαβάστε το αποτέλεσμα. Το VIES επιστρέφει «Valid» ή «Invalid», την ημερομηνία και ώρα του ερωτήματος και, όπου η χώρα το παρέχει, την καταχωρισμένη επωνυμία και διεύθυνση του συναλλασσόμενου.
- Αποθηκεύστε την επιβεβαίωση μαζί με το τιμολόγιο ή στο λογιστικό σας σύστημα.
Πώς να διαβάσετε το αποτέλεσμα επικύρωσης εσθονικού αριθμού ΦΠΑ (KMKR) στο VIES
| Αποτέλεσμα | Τι σημαίνει | Τι να κάνετε |
|---|---|---|
| Έγκυρος | Ο εσθονικός αριθμός ΦΠΑ (KMKR) είναι καταχωρισμένος για ενδοενωσιακές συναλλαγές κατά τη στιγμή του ερωτήματος. | Συγκρίνετε την επωνυμία και τη διεύθυνση που επιστρέφονται με την παραγγελία του πελάτη σας. Ένας έγκυρος αριθμός που ανήκει σε διαφορετική εταιρεία είναι προειδοποιητικό σημάδι, όχι πράσινο φως. |
| Μη έγκυρος | Ο αριθμός δεν υπάρχει, δεν έχει ενεργοποιηθεί για ενδοενωσιακές συναλλαγές ή η εγγραφή στο μητρώο δεν έχει ακόμη οριστικοποιηθεί. | Μην εφαρμόσετε ΦΠΑ 0% ή τον μηχανισμό αντίστροφης χρέωσης. Ζητήστε από τον πελάτη να το διευθετήσει με τη φορολογική του αρχή και επαληθεύστε ξανά πριν από την τιμολόγηση. |
| Η υπηρεσία του κράτους μέλους δεν είναι διαθέσιμη | Η εθνική βάση δεδομένων είναι προσωρινά εκτός λειτουργίας — πρόκειται για τεχνικό σφάλμα, όχι για κρίση σχετικά με τον αριθμό. | Δοκιμάστε ξανά αργότερα και κρατήστε σημείωση της προσπάθειας. |
Το VIES αναφέρει «Invalid», αλλά το VAT ID είναι σωστό: συνήθεις αιτίες
Το αποτέλεσμα «Invalid» δεν σημαίνει πάντοτε ότι ο αριθμός εγγραφής ΦΠΑ είναι πλαστός. Συνήθεις αιτίες είναι ένα λάθος πληκτρολόγησης, ένας ακυρωμένος αριθμός, μια ολοκαίνουργια εγγραφή που δεν έχει ακόμη εμφανιστεί στο VIES ή πελάτης στην Ισπανία ή την Ιταλία που δεν έχει ολοκληρώσει την ξεχωριστή εγγραφή για ενδοκοινοτικό εμπόριο. Οι Γερμανοί πελάτες μερικές φορές αναφέρουν τον εσωτερικό φορολογικό τους αριθμό αντί για τον αριθμό ταυτοποίησης ΦΠΑ DE.
Ο αριθμός αναφοράς VIES και πόσο συχνά πρέπει να επαληθεύετε ξανά
Ο αριθμός αναφοράς είναι μια μοναδική παραπομπή που εκδίδει το VIES όταν συμπεριλαμβάνετε τον δικό σας εσθονικό αριθμό ΦΠΑ (KMKR) στο αίτημα. Καταγράφει ότι διενεργήθηκε επικύρωση, πότε διενεργήθηκε και ποιο ήταν το αποτέλεσμα. Επειδή το VIES εμφανίζει μόνο την τρέχουσα κατάσταση και δεν διατηρεί ιστορικό, οι αποθηκευμένοι αριθμοί αναφοράς σας αποτελούν τη μόνη απόδειξη ότι ο εσθονικός αριθμός ΦΠΑ (KMKR) ενός πελάτη ήταν έγκυρος κατά την ημερομηνία του τιμολογίου.
Επαληθεύετε νέους πελάτες πριν από το πρώτο τιμολόγιο, ελέγχετε εκ νέου τους υφιστάμενους περιοδικά και πάντοτε πριν από μια ασυνήθιστα μεγάλη παραγγελία. Εάν χρησιμοποιείτε λογισμικό λογιστικής ή τιμολόγησης, το VIES προσφέρει επίσης δωρεάν API, ώστε η επικύρωση VAT ID να εκτελείται αυτόματα κατά την τιμολόγηση.
Γιατί έχει σημασία η επαλήθευση εσθονικού αριθμού ΦΠΑ (KMKR): το κόστος ενός μη έγκυρου VAT ID
Όταν μια εταιρεία πωλεί αγαθά ή υπηρεσίες σε επιχείρηση καταχωρισμένη στο μητρώο ΦΠΑ σε άλλη χώρα της ΕΕ, συνήθως δεν χρεώνει εγχώριο ΦΠΑ: τα αγαθά φορολογούνται με μηδενικό συντελεστή ως ενδοκοινοτική παράδοση και οι περισσότερες διασυνοριακές B2B υπηρεσίες υπάγονται στον μηχανισμό αντίστροφης χρέωσης. Και οι δύο μεταχειρίσεις βασίζονται στο ότι ο πελάτης διαθέτει έγκυρο VAT ID της ΕΕ και, για τα αγαθά, αυτό αποτελεί ουσιαστική προϋπόθεση βάσει των κανόνων ΦΠΑ της ΕΕ: χωρίς έγκυρο αριθμό από άλλο κράτος μέλος, η απαλλαγή δεν εφαρμόζεται.
Ο κίνδυνος βαρύνει εξ ολοκλήρου τον πωλητή. Αν εκδώσετε τιμολόγιο με ΦΠΑ 0% και ο αριθμός του πελάτη αποδειχθεί αργότερα μη έγκυρος, η φορολογική αρχή μπορεί να θεωρήσει την πώληση εγχώρια φορολογητέα παράδοση και να καταλογίσει ΦΠΑ με τον εθνικό συντελεστή του πωλητή — 24% στην Εσθονία — συν τόκους και, σε σοβαρές περιπτώσεις, κυρώσεις. Η ανάκτηση αυτού του ποσού από πελάτη μήνες αργότερα σπάνια είναι ρεαλιστική, επομένως ο φόρος αφαιρείται από το περιθώριό σας. Ένα μη έγκυρο VAT ID καθιστά επίσης το τιμολόγιο ελαττωματικό, γεγονός που μπορεί να εμποδίσει την έκπτωση ΦΠΑ εισροών του πελάτη. Ένας έλεγχος VIES διάρκειας ενός λεπτού με αποθηκευμένο αριθμό αναφοράς εξαλείφει σχεδόν όλη αυτή την έκθεση.
VIES έναντι εθνικών εργαλείων αναζήτησης εσθονικού αριθμού ΦΠΑ (KMKR)
Το VIES καλύπτει τα 27 κράτη μέλη της ΕΕ και τη Βόρεια Ιρλανδία και επιβεβαιώνει μόνο αν ένας αριθμός είναι έγκυρος για ενδοενωσιακό εμπόριο. Οι περισσότερες εθνικές φορολογικές αρχές διατηρούν επίσης τη δική τους αναζήτηση εσθονικού αριθμού ΦΠΑ (KMKR) για εγχώριους σκοπούς, η οποία συχνά είναι ταχύτερη και μερικές φορές εμφανίζει περισσότερες λεπτομέρειες από μια αναζήτηση VIES. Στην Εσθονία, για παράδειγμα, το Tax and Customs Board προσφέρει μια αναζήτηση εσθονικού αριθμού ΦΠΑ (KMKR) που επιστρέφει την επωνυμία του φορολογουμένου, τον κωδικό μητρώου και την ημερομηνία εγγραφής για κάθε αριθμό EE (EE ακολουθούμενο από εννέα ψηφία). Για μια εταιρεία της Εσθονίας που χρειάζεται δικό της εσθονικό αριθμό ΦΠΑ (KMKR), δείτε τον οδηγό μας για την εγγραφή στο μητρώο ΦΠΑ στην Εσθονία.
Υποστήριξη συμμόρφωσης ΦΠΑ για εταιρείες της Εσθονίας
Στο πλαίσιο της λογιστικής υπηρεσίας μας, η Eesti Firma επαληθεύει αντισυμβαλλομένους στο VIES, προετοιμάζει δηλώσεις ΦΠΑ και τον ανακεφαλαιωτικό πίνακα ενδοκοινοτικών παραδόσεων (έντυπο VD) και διατηρεί τα αποδεικτικά στοιχεία σε τάξη. Αν θέλετε να αναλάβουμε τη συμμόρφωση ΦΠΑ για την εταιρεία σας στην Εσθονία, στείλτε μας αίτημα και θα επανέλθουμε με πρόταση.
Συχνές ερωτήσεις
Ναι. Τόσο η διαδικτυακή φόρμα όσο και το API παρέχονται δωρεάν από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.
Όχι. Το VIES λειτουργεί μόνο με τον ίδιο τον αριθμό. Για να βρείτε τον εσθονικό αριθμό ΦΠΑ (KMKR) μιας εταιρείας, ρωτήστε τον πελάτη ή εξετάστε τα τιμολόγια ή τον ιστότοπό του και έπειτα επικυρώστε τον αριθμό στο VIES.
Οι αριθμοί της Μεγάλης Βρετανίας (πρόθεμα GB) δεν περιλαμβάνονται στο VIES· χρησιμοποιήστε αντ’ αυτού την υπηρεσία «Check a UK VAT number» της HMRC. Μόνο οι αριθμοί της Βόρειας Ιρλανδίας με πρόθεμα XI περιλαμβάνονται στο VIES, και μόνο για αγαθά.
Όχι. Ορισμένα κράτη μέλη, όπως η Γερμανία και η Ισπανία, δεν δημοσιοποιούν επωνυμίες και διευθύνσεις μέσω του VIES. Σε αυτές τις περιπτώσεις, επιβεβαιώστε τα στοιχεία απευθείας με τον πελάτη.
Πριν από το πρώτο τιμολόγιο, έπειτα σε τακτά διαστήματα (πολλές επιχειρήσεις επανελέγχουν ανά τρίμηνο) και πάντοτε πριν από μεγάλη ή ασυνήθιστη παραγγελία. Αποθηκεύετε τον αριθμό αναφοράς από κάθε έλεγχο.
