Σύντομη απάντηση
Ένα πιστοποιητικό ισχύουσας εκπροσώπησης επιβεβαιώνει ποιος διοικεί και κατέχει σήμερα μια εταιρεία. Προέρχεται από χώρες του common law και καμία εσθονική αρχή δεν το εκδίδει. Ως αδειοδοτημένος πάροχος υπηρεσιών trust και εταιρειών, η Eesti Firma μπορεί να εκδώσει πιστοποιητικό ισχύουσας εκπροσώπησης για την εσθονική εταιρεία σας στο όνομά της. Πριν το εκδώσουμε, ελέγχουμε την εταιρεία στο εσθονικό εμπορικό μητρώο (Äriregister) και σε άλλες επίσημες πηγές.
Τι είναι ένα πιστοποιητικό ισχύουσας εκπροσώπησης
Ένα πιστοποιητικό ισχύουσας εκπροσώπησης, ή incumbency certificate, δηλώνει ποιοι κατέχουν αξίωμα σε μια εταιρεία σε συγκεκριμένη ημερομηνία: οι διευθυντές, οι εταίροι και, όπου χρειάζεται, ο εταιρικός γραμματέας. Στο Ηνωμένο Βασίλειο, την Κύπρο, το Χονγκ Κονγκ, τις Βρετανικές Παρθένες Νήσους και άλλες δικαιοδοσίες common law, το υπογράφει ο εταιρικός γραμματέας ή ο registered agent και οι τράπεζες το θεωρούν αποδεικτικό του ποιος μπορεί να ενεργεί για την εταιρεία.
Το εσθονικό δίκαιο δεν προβλέπει τέτοιο έγγραφο. Οι ίδιες πληροφορίες είναι δημόσια διαθέσιμες στο e-Business Register, επομένως μια εσθονική τράπεζα απλώς αναζητά την εταιρεία. Τα προβλήματα αρχίζουν όταν ο κατάλογος ελέγχου αλλοδαπού αντισυμβαλλομένου ζητά ονομαστικά «certificate of incumbency».
Πότε το χρειάζεται μια εσθονική εταιρεία
Τα αιτήματα προέρχονται σχεδόν πάντα από εκτός Εσθονίας: ξένη τράπεζα ή ίδρυμα πληρωμών που ανοίγει λογαριασμό, marketplace ή ανταλλακτήριο crypto που εντάσσει έμπορο, δικηγόρους που διενεργούν έλεγχο know-your-customer (KYC), ή συμβολαιογράφο στο εξωτερικό που χειρίζεται συναλλαγή ακινήτου ή μεριδίων.
Μια κάρτα μητρώου από το e-Business Register συχνά αρκεί, ιδίως με επισημείωση (apostille). Ωστόσο, ορισμένες ομάδες compliance επιμένουν σε έγγραφο με τίτλο «Certificate of Incumbency» και υπογεγραμμένο από ρυθμιζόμενο επαγγελματία, και δεν δέχονται αντί αυτού εκτύπωση μητρώου.
Γιατί οι εσθονικές αρχές δεν το εκδίδουν
Το εμπορικό μητρώο εκδίδει κάρτες και αποσπάσματα μητρώου, όχι πιστοποιητικά, ενώ ο συμβολαιογράφος επικυρώνει υπογραφές και αντίγραφα. Μια εσθονική OÜ δεν έχει εταιρικό γραμματέα ή registered agent, άρα το πρόσωπο που συνήθως υπογράφει πιστοποιητικό ισχύουσας εκπροσώπησης δεν υπάρχει εδώ.
Υπάρχει όμως αδειοδοτημένος πάροχος υπηρεσιών trust και εταιρειών (TCSP). Βάσει του Νόμου για την Πρόληψη της Νομιμοποίησης Εσόδων από Παράνομες Δραστηριότητες και της Χρηματοδότησης της Τρομοκρατίας, οι πάροχοι αυτοί κατέχουν άδεια από τη Financial Intelligence Unit (FIU) και λειτουργούν υπό την εποπτεία της. Πιστοποιητικό ισχύουσας εκπροσώπησης που εκδίδεται στο όνομά του από αδειοδοτημένο TCSP είναι το πλησιέστερο εσθονικό ισοδύναμο αυτού που αναμένει μια ξένη τράπεζα και, έως σήμερα, κανένα από τα δικά μας δεν έχει απορριφθεί.
Τι περιλαμβάνει το πιστοποιητικό ισχύουσας εκπροσώπησης
Εκδίδουμε το πιστοποιητικό σε επιστολόχαρτο της Eesti Firma, αναφέροντας τον κωδικό μητρώου και τον αριθμό άδειας FIU μας, και επιβεβαιώνουμε τα εξής για την εταιρεία σας:
| Στοιχείο | Τι επιβεβαιώνει |
|---|---|
| Επωνυμία, κωδικός μητρώου, ημερομηνία εγγραφής, νομική μορφή | Τα ακριβή στοιχεία της εταιρείας όπως καταχωρίζονται στο εμπορικό μητρώο και ότι είναι εσθονική εταιρεία περιορισμένης ευθύνης (OÜ) |
| Εταιρικό κεφάλαιο | Το ποσό και αν έχει καταβληθεί |
| Οικονομικό έτος | Συνήθως από 1 Ιανουαρίου έως 31 Δεκεμβρίου |
| Κατάσταση | Ότι η εταιρεία είναι καταχωρισμένη στο μητρώο και βρίσκεται σε καλή νομική κατάσταση |
| Φορολογική οφειλή | Ότι η εταιρεία δεν έχει φορολογική οφειλή κατά την ημερομηνία του πιστοποιητικού, σύμφωνα με το Tax and Customs Board (EMTA) |
| Διαχειριστικό όργανο και εταίροι | Κάθε μέλος του διαχειριστικού οργάνου και εταίρος, με τα στοιχεία ταυτοποίησής τους |
Πριν υπογράψουμε, ελέγχουμε την εταιρεία στο εμπορικό μητρώο, στο ερώτημα φορολογικών οφειλών EMTA και σε άλλες επίσημες πηγές. Το πιστοποιητικό αναφέρει την ημερομηνία επαλήθευσης και το υπογράφει και σφραγίζει δικηγόρος και μέλος του διαχειριστικού οργάνου της Eesti Firma. Αν το απαιτεί ο παραλήπτης, συμβολαιογράφος μπορεί να επικυρώσει την υπογραφή. Η επισημείωση (apostille) είναι διαφορετικό ζήτημα: προορίζεται για δημόσια έγγραφα, επομένως ιδιωτικό πιστοποιητικό όπως αυτό δεν μπορεί να λάβει επισημείωση (apostille) απευθείας. Αν ο παραλήπτης επιμένει, κάρτα μητρώου με επισημείωση (apostille) είναι η καλύτερη λύση.
Πώς να παραγγείλετε
Στείλτε μας την επωνυμία της εταιρείας και ενημερώστε μας ποιος θα λάβει το πιστοποιητικό και αν χρειάζεται συμβολαιογραφικά επικυρωμένη υπογραφή. Το πιστοποιητικό κοστίζει €100 και, με ενημερωμένα δεδομένα μητρώου, είναι έτοιμο εντός μίας εργάσιμης ημέρας. Αν το μητρώο δεν είναι ενημερωμένο, για παράδειγμα αν μέλος του διαχειριστικού οργάνου έχει ήδη αποχωρήσει, θα σας πούμε τι πρέπει πρώτα να διορθώσετε.
Συχνές ερωτήσεις
Όχι. Το μητρώο εκδίδει κάρτες και αποσπάσματα μητρώου, τα οποία συχνά ικανοποιούν έναν αλλοδαπό παραλήπτη. Όταν ο παραλήπτης επιμένει σε έγγραφο που ονομάζεται πιστοποιητικό ισχύουσας εκπροσώπησης, το εκδίδει αδειοδοτημένος πάροχος υπηρεσιών.
Δεν έχει καθορισμένη διάρκεια ισχύος: αποτυπώνει το μητρώο κατά την ημερομηνία έκδοσης. Οι περισσότεροι παραλήπτες θέλουν έγγραφο εκδοθέν εντός των τελευταίων λίγων μηνών, επομένως ελέγξτε την απαίτησή τους πριν παραγγείλετε.
Παραγγελία εταιρικών εγγράφων για την εσθονική εταιρεία σας
Αν χρειάζεστε πιστοποιητικό ισχύουσας εκπροσώπησης ή άλλα εταιρικά έγγραφα για την εσθονική εταιρεία σας, μπορούμε να τα ετοιμάσουμε. Και αν η εταιρεία δεν υπάρχει ακόμη, μπορούμε να ξεκινήσουμε με σύσταση εταιρείας στην Εσθονία.
