Lühivastus
Ametikinnituse tõend kinnitab, kes ettevõtet praegu juhivad ja kellele see kuulub. See pärineb common law riikidest ning ükski Eesti asutus seda ei väljasta. Litsentseeritud trust and company service provider’ina saab Eesti Firma väljastada Teie Eesti ettevõttele ametikinnituse tõendi oma nimel. Enne selle väljastamist kontrollime ettevõtet äriregistrist ja muudest ametlikest allikatest.
Mis on ametikinnituse tõend
Ametikinnituse tõend ehk incumbency certificate näitab, kes konkreetsel kuupäeval ettevõttes ametit peab: direktorid, osanikud ning vajaduse korral ettevõtte sekretär. Ühendkuningriigis, Küprosel, Hongkongis, Briti Neitsisaartel ja muudes common law jurisdiktsioonides allkirjastab selle ettevõtte sekretär või registreeritud agent ning pangad käsitavad seda tõendina, kes võib ettevõtte nimel tegutseda.
Eesti õiguses sellist dokumenti ei ole. Sama teave on avalik e-Business Registeris, mistõttu Eesti pank otsib ettevõtte lihtsalt registrist. Probleemid algavad siis, kui välismaise vastaspoole kontrollnimekiri nõuab nime järgi „certificate of incumbency’t“.
Millal Eesti ettevõte seda vajab
Taotlused tulevad peaaegu alati väljastpoolt Eestit: välispangalt või makseasutuselt konto avamisel, kaupleja registreerimisel platvormil või krüptobörsil, advokaatidelt klienditundmise (KYC) kontrolli tegemisel või välisriigi notarilt kinnisvara- või osalustehingu vormistamisel.
e-äriregistri registrikaart täidab sageli eesmärgi, eriti apostilliga. Mõni vastavuskontrolli meeskond nõuab siiski dokumenti pealkirjaga „Certificate of Incumbency“, mille on allkirjastanud reguleeritud spetsialist, ega aktsepteeri selle asemel registriväljatrükki.
Miks Eesti asutused seda ei väljasta
Äriregister väljastab registrikaarte ja väljavõtteid, mitte tõendeid, notar aga kinnitab allkirju ja ärakirju. Eesti OÜ-l ei ole ettevõtte sekretäri ega registreeritud agenti, seega puudub siin isik, kes ametikinnituse tõendile tavaliselt alla kirjutab.
Olemas on litsentseeritud trust and company service provider (TCSP). Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seaduse kohaselt on sellistel teenuseosutajatel Financial Intelligence Unit (FIU) tegevusluba ning nad tegutsevad selle järelevalve all. Litsentseeritud TCSP poolt oma nimel väljastatud ametikinnituse tõend on lähim Eesti vaste sellele, mida välispank ootab, ning siiani ei ole ühtki meie tõendit tagasi lükatud.
Mida meie ametikinnituse tõend sisaldab
Väljastame tõendi Eesti Firma kirjaplangil, märkides meie registrikoodi ja FIU tegevusloa numbri, ning kinnitame Teie ettevõtte kohta järgmist:
| Kirje | Mida see kinnitab |
|---|---|
| Nimi, registrikood, registreerimiskuupäev, õiguslik vorm | Ettevõtte täpsed andmed äriregistris ning et see on osaühing (OÜ) |
| Osakapital | Summa ja teave selle sissemaksmise kohta |
| Majandusaasta | Tavaliselt 1. jaanuarist kuni 31. detsembrini |
| Staatus | Ettevõte on registrisse kantud ja õiguslikult heas seisundis |
| Maksuvõlg | Ettevõttel puudub tõendi kuupäeval Maksu- ja Tolliameti (EMTA) andmetel maksuvõlg |
| Juhatus ja osanikud | Iga juhatuse liige ja osanik koos isikut tuvastavate andmetega |
Enne allkirjastamist kontrollime ettevõtet äriregistrist, EMTA maksuvõla päringust ja muudest ametlikest allikatest. Tõendil on kontrollimise kuupäev ning sellele kirjutavad alla ja lisavad pitsati Eesti Firma advokaat ja juhatuse liige. Kui saaja seda nõuab, saab notar allkirja kinnitada. Apostill on eraldi küsimus: see on mõeldud avalikele dokumentidele, mistõttu sellist eratõendit ei saa otse apostillida. Kui saaja seda nõuab, on apostillitud registrikaart parem lahendus.
Kuidas tellida
Saatke meile ettevõtte nimi ning teatage, kes tõendi saab ja kas nad vajavad notariaalselt kinnitatud allkirja. Tõend maksab €100 ning ajakohaste registriandmete korral valmib ühe tööpäeva jooksul. Kui register ei ole ajakohane, näiteks kui juhatuse liige on juba lahkunud, ütleme Teile, mis tuleb esmalt korda teha.
Korduma kippuvad küsimused
Ei. Register väljastab registrikaarte ja väljavõtteid ning need vastavad sageli välisriigi saaja nõuetele. Kui saaja nõuab dokumenti nimetusega ametikinnituse tõend, väljastab selle litsentseeritud teenuseosutaja.
Sellel ei ole kindlat kehtivusaega: see kajastab registriandmeid väljastamise kuupäeval. Enamik saajaid soovib viimaste kuude jooksul väljastatud dokumenti, seega kontrollige enne tellimist nende nõuet.
Dokumentide tellimine oma Eesti ettevõttele
Kui vajate ametikinnituse tõendit või muid dokumente oma Eesti ettevõttele, saame need koostada. Kui ettevõtet veel ei ole, saame alustada ettevõtte asutamisega Eestis.
