Könyvelőszoftver észt vállalkozásoknak: Merit Aktiva, SimplBooks és más megoldások összehasonlítása

Minden észt vállalkozásnak könyvelést kell vezetnie, még akkor is, ha nincs alkalmazottja és évente csak néhány értékesítése van. A könyvelés szolgál alapul a VAT-regisztrációt követő VAT-bevalláshoz, a bérek, igazgatósági díjak vagy osztalék fizetésekor esedékes béradó-bevalláshoz, valamint az éves beszámolóhoz (majandusaasta aruanne), amelyet minden OÜ az e-Business Registeren keresztül nyújt be.

A külföldi alapítók, beleértve az e-residenteket is, gyakran egy már ismert eszközzel kezdenek, például Xeróval vagy QuickBooksszal, majd később derül ki, hogy az nem képes észt bevallásokat készíteni. Ez az útmutató összehasonlítja Észtország fő könyvelőszoftvereit a külföldről működtetett kisvállalkozás számára fontos szempontok szerint, és megmutatja, mikor egyszerűbb a könyvelést könyvelőre bízni.

Mire kell képesnek lennie egy észtországi könyvelőszoftvernek

A jogi követelmények ugyanazok, bármelyik programot is választja, ezért a különbség abban áll, mennyi rutinfeladatot vesz le a szoftver az Ön válláról. Öt szempont a legfontosabb:

• Adóbevallások. A jó szoftver elkészíti a havi VAT-bevallást és a béradó-bevallást, majd vagy elküldi azokat az Estonian Tax and Customs Boardnak, vagy olyan fájlt készít, amelyet Ön feltölt. A közvetlen kapcsolat hamarosan fontosabbá válik: a béradó-bevallást már közvetlenül a szoftver adataiból nyújtják be, és 2027. áprilisától a VAT-bevallás is ezt követi, bár a kézi rögzítés és a fájlfeltöltés továbbra is lehetséges marad. Észt vállalkozási adónaptárunk tartalmazza a határidőket.
• Éves beszámoló. A mérlegnek és az eredménykimutatásnak a programból olyan formában kell előállnia, amelyet az e-Business Register elfogad. A kiegészítő megjegyzéseket, valamint a legkisebb vállalkozások kivételével az üzleti jelentést továbbra is valakinek el kell készítenie.
• Banki kapcsolatok. A közvetlen kapcsolat importálja a bankszámlakivonatokat, és párosítja a fizetéseket a számlákkal. Ez általában csak a fő észt bankokra terjed ki, ezért a Wise, Revolut és hasonló számlák esetén kivonatfájlokat kell feltölteni.
• Elektronikus számlák. Az észt vevők kérhetnek elektronikus számlákat, ezért a programnak képesnek kell lennie azok küldésére és fogadására.
• Nyelv. A felületnek angolul is elérhetőnek kell lennie, nem csak észtül.

Merit Aktiva vs SimplBooks vs SmartAccounts vs e-Financials

A táblázat a kisvállalkozásoknak megfelelő belépő csomagokat hasonlítja össze; az árak havidíjak és eltérő jelzés hiányában VAT nélkül értendők. Egy tétel egy könyvelt tranzakció, például egy számla vagy fizetés.

Merit Aktiva

A Merit Aktiva Észtország legismertebb könyvelőprogramja. Fejlesztője, a Merit Tarkvara szerint több mint 83 000 vállalkozás használja, és a Tallinn University of Technology kis észt vállalkozásokról készített hallgatói felmérései szerint ez a legszélesebb körben használt rendszer. A felület észt, angol és orosz nyelvű, az LHV, SEB, Swedbank és Coop kivonatai automatikusan érkeznek, a VAT- és béradó-bevallások pedig a programból jutnak el a Tax and Customs Boardhoz. A Standard csomag a napi könyvelést fedi le, a Pro csomag pedig automatikus kapcsolatokat ad webáruházakhoz, fizetési szolgáltatókhoz és más szoftverekhez. A bérszámfejtés külön programban, a Merit Palkban fut, amely legfeljebb két alkalmazottig ingyenes, az ügyféltámogatás pedig díjmentes.

SimplBooks

A SimplBooks egy tallinni vállalkozás; programját azoknak az alapítóknak tervezték, akik maguk vezetik könyveiket, és több mint 20 000 felhasználóról számol be. A felület észt, angol és orosz nyelvű. A Start csomag kevesebbe kerül, mint a Merit Aktiva Standard, mégis tartalmaz bérszámfejtést legfeljebb három alkalmazottig, ingyenes elektronikus számlákat és közvetlen banki kapcsolatokat, így az előző napi tranzakciók minden reggel megérkeznek, az ismétlődők pedig automatikusan könyvelhetők. Az adóbevallások közvetlenül a Tax and Customs Boardhoz kerülnek, az éves beszámoló pedig beépített eszközzel készül. Ha Ön csak számlákat állít ki, és a többit könyvelőre bízza, a MINI csomag elegendő.

SmartAccounts

A szintén tallinni SmartAccounts árazási modellje a kevésbé aktív vállalkozásokhoz illik. A Starter csomagban Ön előre fizet a tételekért, és szükség szerint használja fel őket, havidíj nélkül; ez jól működik egy évente csak néhány tranzakciót végző holdingvállalatnál. Amikor a vállalkozás aktívvá válik, a Pro csomag közvetlen banki kapcsolatokat, ingyenes elektronikus számlákat és közvetlenül a Tax and Customs Boardhoz küldött adóbevallásokat ad. A program készlet- és tárgyieszköz-modulokkal is rendelkezik, valamint többek között a Scoro, Envoice és WooCommerce rendszerekhez kapcsolódik. A felület csak észt és angol nyelven elérhető. Az LHV üzleti ügyfelei az első öt hónapban ingyen használhatják a programot.

e-Financials

Az Észtországban e-arveldaja néven ismert e-Financialst a Centre of Registers and Information Systems működteti, amely az e-Business Register mögött álló állami szerv. Ugyanazon a portálon működik, így ID-kártyával, Smart-ID-val vagy e-Residency kártyával lehet belépni. A felület észt és angol nyelvű, az adóbevallások a programból nyújthatók be, az éves beszámoló pedig magában a nyilvántartásban készül. Az ingyenes első év után a havi legfeljebb 10 tételt kezelő vállalkozás évi 5 €-t fizet; 11–50 tétel esetén a díj havi 5 €, 50 felett pedig havi 9 €, mindez VAT nélkül, az e-Financials árlistája szerint. Ennek ára a kevesebb automatizálás: a bankszámlakivonatokat fájlként kell feltölteni, és nincs készletmodul.

Xero és más külföldi szoftverek Észtországban

A Xero, QuickBooks és hasonló programok más piacokra készültek. A Xerónak országos kiadásai vannak az Egyesült Királyság, az Egyesült Államok, Ausztrália és néhány más ország számára, Észtország számára azonban nincs ilyen; ott a vállalkozások az általános forgalmi adóhoz készült általános jelentést tartalmazó Global kiadást használják. Saját termékfórumán a Xero megerősíti, hogy a VAT-bevallás benyújtása csak az Egyesült Királyságban támogatott.

Egy észt OÜ számára ez kettős munkát jelent: a könyvelés a Xeróban van, de a VAT-bevallást, a béradó-bevallást és az éves beszámolót máshol, észt formátumban készítik el, rendszerint egy könyvelő, aki átalakítja az adatokat. A Tax and Customs Board maga is azt tanácsolja a külföldi szoftverek felhasználóinak, hogy kérdezzék meg szolgáltatójukat, támogatja-e az észt adat alapú jelentéstételt. A Xero főként akkor ésszerű választás, ha a vállalkozás olyan csoporthoz tartozik, amely már ebben készíti jelentéseit.

Xolo, Enty és más e-Residency platformok

Külön kategóriát képeznek az e-Residency szolgáltatási platformok, például a Xolo, Enty vagy Companio, amelyek saját könyvelőszoftverüket havi könyvelési szolgáltatással csomagolják. Ön egyáltalán nem választ programot: a számlák, banki adatfolyamok és jelentések a szolgáltató rendszerében találhatók. Ez kényelmes, amíg ott marad, de a könyvelés a szolgáltatóhoz kötődik, és szolgáltatóváltáskor át kell vinni a fenti programok egyikébe. Egy olyan standard programban dolgozó könyvelő, mint a Merit Aktiva, lehetővé teszi, hogy Ön szabadon máshová vigye könyvelését.

Melyik könyvelőszoftver a legjobb az Ön észt vállalkozásának?

Az észt vállalkozás számára legjobb könyvelőszoftver főként attól függ, mennyire aktív a vállalkozás, és ki vezeti a könyvelést.

Bármelyiket is választja, fizetés előtt használja az ingyenes időszakot egy hónapnyi valós tranzakció rögzítésére. A későbbi költözés nyitóegyenlegek és kifizetetlen számlák átvitelét jelenti, ezért pénzügyi év kezdetén a legegyszerűbb programot váltani vagy a könyvelést könyvelőre bízni.

Ki dolgozik a programban: Ön, egy könyvelő vagy mindketten?

A szoftver elvégzi a rutinfeladatokat, de nem dönti el, hogyan kell egy tranzakciót könyvelni, mikor kell a vállalkozásnak VAT-ra regisztrálnia, illetve hogyan adózik az osztalék. Az alapítók által saját maguk vezetett könyvelésben a legtöbb probléma itt kezdődik, és akkor derül ki, amikor esedékessé válik az éves beszámoló. Magához a beszámolóhoz is szükség van kiegészítő megjegyzésekre, és a legtöbb vállalkozásnál az üzleti jelentésre is, a programból származó adatokon felül. A munka háromféleképpen osztható meg.

A második és harmadik felállásban a programot rendszerint a könyvelő választja, Önnek pedig csak belépésre van szüksége. Könyvelőcsapatunk így vezeti a külföldről tulajdonolt észt vállalkozások könyvelését, főként a Merit Aktivában: az aktívan részt venni kívánó ügyfelek maguk állítják ki értékesítési számláikat, mi pedig kezeljük a könyvelést, az adóbevallásokat és az éves beszámolót. Másutt vezetett könyvelést is átveszünk, benyújtjuk az éves beszámolót azoknak a tulajdonosoknak, akik egyedül vezették könyveiket, és rendbe tesszük az elhanyagolt könyvelést.

Ha új észt vállalkozásához választ könyvelőszoftvert, küldjön nekünk rövid leírást vállalkozásáról, és javaslatot teszünk arra, hogyan szervezze meg a könyvelését már a kezdetektől.

Kérelem küldése

Gyakran ismételt kérdések