Эстония компаниясының басқарма мүшесі: міндеттері, құқықтары және жауапкершілігі

Эстония компаниясының басқарма мүшесі — компанияны басқаруға және мәмілелерде оның атынан өкілдік етуге заңды түрде уәкілетті адам. Әрбір Эстония жеке шектеулі компаниясында (osaühing немесе OÜ) кемінде бір басқарма мүшесі болуы тиіс және бұл адам күнделікті басқару міндеттерін, талаптарға сәйкестік жөніндегі міндеттемелерді әрі лауазымға байланысты жеке жауапкершілік тәуекелдерін атқарады. Ағылшын тіліндегі тәжірибеде осы лауазым Эстония компаниясының директоры, басқарушы директоры немесе лауазымды тұлғасы деп жиі аталады.

Бұл нұсқаулық Эстония OÜ компаниясында кім басқарма мүшесі немесе директор бола алатынын, басқарманың құқықтары мен міндеттерін, басқарма мүшелері қалай тағайындалатынын, босатылатынын және ауыстырылатынын, басқарма мүшесінің шарты нені қамтуы тиіс екенін және директор қандай жағдайда жеке жауапкершілікке тартылуы мүмкін екенін түсіндіреді.

Басқарма құрамы Эстонияда компанияны құру сәтінде айқындалады, өйткені алғашқы басқарма мүшелері тіркеу өтінімінің өзінде тағайындалады.

Эстония OÜ басқармасы: негізгі ережелерге шолу

Басқарма (juhatus) — Эстония жеке шектеулі компаниясының атқарушы органы. Бұл OÜ компаниясында міндетті түрде болуы тиіс жалғыз басқару органы — қадағалау кеңесі міндетті емес — және ол басқару функциясын да, өкілдік ету құқығын да иеленеді.

Бір сөйлеммен: басқарма компанияны басқарады және оның атынан қол қояды, ал үлес иелері компанияға иелік етеді және басқармада кім отыратынын шешеді.

Эстония компаниясы басқарма мүшелерінің негізгі тармақтары

Құрылтайшыларға, e-Residency иелеріне және резидент емес директорларға арналған практикалық қорытынды.

Дереккөздер: Эстония Коммерциялық кодексі (Äriseadustik), Эстония Коммерциялық тізілімі, Эстония Салық және кеден басқармасы (Maksu- ja Tolliamet).

Эстония компаниясындағы басқарма мүшесі кім?

Эстония OÜ басқармасының мүшесі — компанияны басқару және үшінші тұлғалармен қатынастарда оның атынан өкілдік ету үшін үлес иелері сайлайтын жеке тұлға. Басқару мен өкілдік ету бір адамның қолында болады: шешім қабылдайтын адам да қол қоятын адам болып табылады.

Эстония заңы бұл лауазымды кім атқара алатынына өте аз шектеу қояды. Басқарма мүшесі белсенді әрекет қабілеттілігі бар жеке тұлға болуы тиіс — заңды тұлға Эстония компаниясының басқармасына тағайындала алмайды, сондай-ақ сот белгілеген кәсіпкерлік қызметке тыйым салынған (ärikeeld) адам да тағайындала алмайды.

Іс жүзінде шетелдік құрылтайшылар тіркеген Эстония OÜ компанияларының көбінде дәл бір басқарма мүшесі болады және бұл адам әдетте жалғыз үлес иесі де болады. Ірі құрылымдар бірнеше басқарма мүшесін, кейде мүлде үлесі жоқ сыртқы менеджерді немесе басқарушы директорды тағайындайды.

Эстония OÜ компаниясында қадағалау кеңесі (nõukogu) міндетті емес және жеке шектеулі компаниялардың көпшілігінде ол ешқашан болмайды. Қадағалау кеңесі жарғыға сәйкес құрылған жағдайда, ол басқарма мүшелерін сайлау мен босату құқығын үлес иелерінен алады және басқарманы қадағалайды. Бір адам екі органда да бір мезгілде бола алмайды.

Басқарма мүшесі, үлес иесі және бенефициарлық меншік иесі — үш түрлі рөл

Құрылтайшылар Эстония жауапкершілігі шектеулі компаниясындағы заңды түрде бөлек үш лауазымды жиі шатастырады:

• Үлес иесі (osanik) — үлестерге иелік етеді, компания шешімдеріне дауыс береді және дивидендтер алады;
• Басқарма мүшесі (juhatuse liige) — компанияны басқарады, шарттарға қол қояды және талаптарға сәйкестік үшін жауап береді;
• Бенефициарлық меншік иесі (tegelik kasusaaja) — компанияны түпкілікті иеленетін немесе бақылайтын және Коммерциялық тізілімге бөлек хабарланатын жеке тұлға.

Бір адам үш рөлдің бәрін бір мезгілде атқара алады, бұл бір құрылтайшысы бар OÜ үшін қалыпты жағдай. Алайда әр рөлге қатысты міндеттемелер бөлек қалады — ал басқару жауапкершілігі үлеске иелік етуге емес, басқарма мүшесі рөліне байланысты.

Эстония компаниясы директорының міндеттері мен жауапкершілігі

Эстония компаниясы директорының негізгі міндеті — компанияны ұқыпты кәсіпкерден күтілетін мұқияттылықпен басқару және компанияның мүддесіне сай әрекет ету. Қалғанының бәрі осы стандарттан туындайды.

• Күнделікті басқару. Басқарма операциялар, шарттар, персонал, баға белгілеу және компанияның коммерциялық бағыты туралы шешеді.
• Заңды өкілдік ету. Басқарма мүшесі компания атынан қол қояды, шоттар ашады, келісімдер жасайды және органдар алдында өкілдік етеді.
• Бухгалтерлік есеп және есептілік. Басқарма компанияның бухгалтерлік есебін ұйымдастыруы және жылдық есептің Коммерциялық тізілімге уақтылы тапсырылуын қамтамасыз етуі тиіс.
• Салық талаптарына сәйкестік. Декларациялар тапсырылып, салықтар Эстония Салық және кеден басқармасына (Maksu- ja Tolliamet) заңда белгіленген мерзімдерде төленуі тиіс.
• Тізілім деректерінің дұрыстығын сақтау. Мекенжайдың, байланыс деректерінің, басқарма құрамының, бенефициарлық меншік иелерінің және үлестерді берудің өзгерістері Коммерциялық тізілімге хабарлануы тиіс; ол қазір үлес иелерінің тізімін де жүргізеді.
• Үлес иелері жиналысын шақыру. Басқарма жылдық есепті, пайданы бөлуді және жарғыға өзгерістерді бекіту үшін жалпы жиналысты шақырады.
• Адалдық міндеті. Басқарма мүшесі мүдделер қақтығысын болдырмауы және компания мүмкіндіктерін немесе активтерін жеке пайдасына пайдаланбауы тиіс.
• Төлем қабілеттілігін бақылау. Басқарма компанияның қаржылық жағдайын қадағалап, төлем қабілетсіздігі тұрақты болған жағдайда банкроттыққа өтініш беруі тиіс.

Бұл міндеттер компания әрекетсіз болса, айналымы және қызметкерлері болмаса да толық қолданылады. Қызметі жоқ компанияда да есептілік міндеттемелері бар басқарма мүшесі болады.

Эстония OÜ басқарма мүшесінің құқықтары

Басқарма мүшесінің құқықтары міндеттерінің айнадағы көрінісі болып табылады. Басқарма мүшесі заң мен жарғы шегінде компанияны басқаруға және өкілдік етуге, басқарма мүшесі шартында келісілген сыйақыны алуға және орынды шығындарын өтетуге құқылы. Басқарма мүшесі шешім басқарманың өз құзыретінен тыс болған кезде үлес иелері жиналысын да шақыра алады, үлес иелерінің қалауына қарамастан кез келген уақытта отставкаға кете алады және жарамды үлес иелері шешімін орындаған кезде қорғалады: оны орындаудан келген залал үшін басқарма мүшесі жеке жауап бермейді.

Бір құқық ерекше атап өтуге тұрарлық: компанияның бухгалтерлік жазбаларына, шарттары мен құжаттарына толық қолжетімділік. Бұл басқарма мүшесі иесі болмаған жағдайда аса маңызды — бухгалтерлік есепті көре алмайтын директор кейін өзінің ұқыптылығын дәлелдей алмайды және бұл жауапкершілік дауларының жиі басталатын нүктесі.

Эстонияда басқарма мүшесін қалай тағайындауға, босатуға немесе ауыстыруға болады

Эстония OÜ басқармасының мүшелерін үлес иелерінің шешімімен тағайындайды және босатады, ал өзгеріс Коммерциялық тізілімге енгізілгеннен кейін үшінші тұлғаларға қатысты күшіне енеді. Жарғыда мерзім белгіленбесе, өкілеттіктің бекітілген мерзімі жоқ.

Жаңа басқарма мүшесін тағайындау: қадамдап

1. 1

   Үлес иелері жаңа басқарма мүшесін сайлау туралы шешім қабылдайды.

2. 2

   Тұлға тағайындалуға келісімін растайды.

3. 3

   Коммерциялық тізілімге цифрлық қол қойылған немесе нотариат куәландырған өтінім беріледі.

4. 4

   Тіркеуші жазба енгізеді, ал жаңа басқарма мүшесі жұртшылыққа көрінеді.

5. 5

   Банкке, төлем провайдеріне және бухгалтерлік есепке қолжетімділік тиісінше жаңартылады.

Құрылтайшыда немесе жаңадан тағайындалған директорда Эстония ID картасы, digital ID немесе e-Residency цифрлық сәйкестендіруі болса, бүкіл рәсім e-Business Register жүйесінде онлайн аяқталады. Цифрлық сәйкестендіру болмаған жағдайда құжаттар нотариатта куәландырылуы тиіс, ал шетелдік нотариаттық актіге әдетте апостиль және ант берген аудармашының аудармасы қажет болады.

Басқарма мүшесін босату және басқармадан отставкаға кету

Егер жарғы жоғары шекті талап етпесе, үлес иелері Эстония компаниясының директорын кез келген уақытта жай көпшілік дауыспен босата алады. Себеп келтіру талап етілмейді және компания құқығы бойынша ескерту мерзімі қолданылмайды, бірақ басқарма мүшесінің шартында ол көзделуі мүмкін.

Басқарма мүшесі өз кезегінде қалаған кезде отставкаға кете алады. Отставка жарияланған соң компанияға қатысты күшіне енеді, алайда үшінші тұлғалар жазба өзгертілгенге дейін Коммерциялық тізілімге сенуге құқылы. Сол уақытқа дейін компанияны отставкаға кетіп қойған адам әлі де міндеттей алады және хат-хабар әлі де соған жолдануы мүмкін.

Бірнеше басқарма мүшесі және өкілдік ету құқығы

Әдепкіде Эстония OÜ басқармасының әр мүшесі компания атынан жеке-дара өкілдік ете алады. Ортақ өкілдік ету — мысалы, екі басқарма мүшесінің бірге қол қоюы талабы — мүмкін, бірақ ол үшін жарғыда көрсетіліп, үшінші тұлғаларға қатысты күшіне енуі үшін Коммерциялық тізілімге енгізілуі тиіс.

Тіркелмеген ішкі шектеулер басқарма мүшесін компания алдында әлі де міндеттейді, бірақ адал ниетпен әрекет еткен контрагентпен жасалған мәмілені жарамсыз етпейді. Бірнеше басқарма мүшесі тағайындалса, жарғыда өзгеше көзделмесе, ішкі шешімдер әдетте көпшілік дауыспен қабылданады.

Басқарма мүшесінің шарты (Juhatuse Liikme Leping): неге бұл еңбек шарты емес

Эстония компаниясы басқармасының мүшесі сол компанияның қызметкері емес және басқарма мүшесімен қатынасқа Employment Contracts Act қолданылмайды. Қатынас үлес иелерінің сайлау туралы шешіміне және көп жағдайда міндеттемелер құқығымен реттелетін бөлек басқарма мүшесі шартына (juhatuse liikme leping) негізделеді.

Практикалық салдары — ештеңе өздігінен болжанбайды. Ақылы демалыс, ескерту мерзімдері, жұмыс уақыты ережелері, жұмыстан босатылғандағы төлем және ауруға қатысты шарттар лауазымнан автоматты түрде туындамайды; тараптар оларды қаласа, шартқа енгізуі тиіс.

• басқару міндеттерінің көлемі және шешім қабылдаудағы кез келген ішкі шектеулер;
• басқарма мүшесінің сыйақысы мен төлеу мерзімі, сондай-ақ шығындарды өтеу;
• құпиялылық, зияткерлік меншік және құжаттарды тапсыру;
• шартты тоқтату және босатылғандағы кез келген өтемақы;
• келісілген жағдайда бәсекелеспеу туралы келісім.

Басқарма мүшесі бұл шартқа екі тараптың атынан қол қоя алмайды: үлес иелері сыйақыны қоса алғанда негізгі талаптарды белгілейтін шешім қабылдайды және компания атынан қол қоятын адамды тағайындайды. Сыйақыға қалай салық салынатыны және оны төлеу қашан орынды екені туралы біздің Эстониядағы басқарма мүшесінің сыйақысы жөніндегі бөлек нұсқаулықта түсіндірілген. Адам басқармадағы орынды басқа функциядағы шынайы жұмыспен — мысалы, жетекші әзірлеуші болып табылатын құрылтайшы ретінде — біріктірсе, екі қатынас бөлек құжаттандырылуы тиіс, өйткені тек еңбек қатынасы еңбек заңнамасымен қорғалады.

Бәсекелеспеу және мүдделер қақтығысы

Үлес иелерінің келісімінсіз басқарма мүшесі компаниямен бәсекелесе алмайды немесе бәсекелес бизнесте басқарушы лауазым атқара алмайды. Компания мен өзінің басқарма мүшесі арасындағы мәмілелер де үлес иесінің шешімін талап етеді — ал онсыз өзімен мәміле жасау, әсіресе компания мен құрылтайшы арасындағы қарыздар, иесі басқаратын компаниялардағы кейінгі даулардың ең жиі себептерінің бірі.

Эстониядағы басқарма мүшесінің жауапкершілігі: директор қашан жеке жауап береді

Эстониядағы директор жауапкершілігі атаққа емес, функцияға байланысты. Басқарма мүшесі міндеттерін бұзу арқылы компанияға келтірген залал үшін, ал белгіленген жағдайларда кредиторлар мен мемлекет алдында да жеке жауап береді. Шектеулі жауапкершілік үлес иесінің инвестициясын қорғайды, бірақ рөлін тиісінше атқармайтын директорды қорғамайды.

Директор жауапкершілігінің негіздері

Жауапкершілік залал келтіретін мұқияттылық міндетін немесе адалдық міндетін бұзудан туындайды. Эстония директорлары жауапкершілігінің іс жүзіндегі ең маңызды ерекшелігі — дәлелдеу ауыртпалығы кері аударылған: басқарма мүшесінің ұқыпсыз болғанын компания дәлелдеуі тиіс емес, міндеттерді ұқыпты кәсіпкерге лайық мұқияттылықпен орындағанын басқарма мүшесі дәлелдеуі тиіс. Дауда мұндай дәлел құжаттардан: шешімдерден, есептеулерден, хат-хабардан, әрекет етуден бұрын алынған кеңестерден тұрады. Коммерциялық сәтсіздіктің өзі жауапкершілік тудырмайды. Сәтсіз аяқталған адал іскерлік шешім, егер басқарма мүшесінің онда жеке мүддесі болмаса және оны қабылдағанда жеткілікті хабардар болса, қорғалады.

Жалпы ұқыпсыздықтан тыс, Эстония заңы бірнеше нақты жағдайға жеке жауапкершілік жүктейді:

• Үлес иелеріне заңсыз төлемдер — бөлінетін пайдасыз төленген дивиденд немесе жасырын бөлуге жол берген басқарма мүшелері оны компанияға қайтаруы тиіс;
• Банкроттық туралы өтінішті кеш беру — төлем қабілетсіздігі уақытша болмаса, басқарма оның айқын болған күнінен бастап 20 күн ішінде банкроттық туралы өтініш беруі тиіс, ал сол кезден кейін жасалған төлемдер үшін басқарма мүшелері жеке жауап беруі мүмкін;
• Төленбеген салықтар — Салық және кеден басқармасы қасақана немесе өрескел абайсыздықпен компанияның салық міндеттемелерінің орындалмауына себеп болған басқарма мүшесіне қатысты жауапкершілік туралы шешім шығара алады;
• Қылмыстық құқық бұзушылықтар — бухгалтерлік есепті ұйымдастырмау, бухгалтерлік құжаттарды жасыру немесе компания арқылы жасалған салық құқық бұзушылықтары қылмыстық жауапкершілікке және сот белгілеген кәсіпкерлік қызметке тыйым салуға (ärikeeld) әкелуі мүмкін.

Коммерциялық кодекстің 187-бөліміне сәйкес, басқарма мүшесіне қойылатын талаптарға бес жылдық талап қою мерзімі қолданылады және отставкаға кету оларды жоймайды. Бұрынғы басқарма мүшесі өкілеттік мерзімінде жасалған бұзушылықтар үшін жауапты болып қалады, ал үлестерді сату ештеңені өзгертпейді. Кері тұзақ та шынайы: компаниядан іс жүзінде кетіп, бірақ отставкасын ешқашан жарияламаған және Коммерциялық тізілімде әлі де енгізілген адам барлық міндеттемелерімен қоса лауазымды атқара береді. Басқармадағы әрбір кету жарияланған отставкамен және тізілімдегі тексерілген жазбамен аяқталуы тиіс.

Жеке жауапкершілік тәуекелін қалай азайтуға болады

• бухгалтерлік есепті жылына бір рет қалпына келтірмей, өзекті күйде жүргізіңіз;
• басқарма шешімдерін, әсіресе әдеттен тыс немесе байланысты тараптармен жасалған мәмілелерді құжаттаңыз;
• таза активтер мен төлем қабілеттілігін бақылаңыз, жағдай нашарласа ерте әрекет етіңіз;
• операцияларын бақыламайтын компанияда ешқашан басқармадағы орынды қабылдамаңыз;
• ұқыптылық дәлелдерін — кеңестерді, есептеулер мен шешімдерді — кемінде талап қою мерзімі бойы сақтаңыз;
• компания мен өзіңіз арасындағы кез келген мәміле алдында үлес иесінің шешімін алыңыз;
• компания нақты коммерциялық тәуекелге ұшыраған жағдайда директорлар мен лауазымды тұлғалардың жауапкершілігін сақтандыруды қарастырыңыз.

Эстония компанияларының басқарма мүшелері жіберетін жиі қателер

Шағын Эстония компаниялары директорлары кездесетін мәселелердің көбі құқықтық емес, әкімшілік сипатта және олардың барлығы дерлік алдын алуға болады.

• әрекетсіз компанияны қоса алғанда, жылдық есеп мерзімін өткізіп алу;
• Коммерциялық тізілімде өзгерісті тіркемей, бейресми отставкаға кету;
• компанияның банктік шотын жеке шығындарға пайдалану;
• тізілімдегі бенефициарлық меншік иесі немесе байланыс деректерінің ескіруіне жол беру;
• жылдар бойы басқарма мүшесінің шартысыз және шешімдер жазбасынсыз әрекет ету;
• үлес иесінің шешімінсіз компания мен құрылтайшы арасында ақша қарызға беру;
• төлем қабілетсіздігі айқын болғаннан кейін сауданы жалғастыру.

Эстония Коммерциялық кодексінің біріктірілген мәтіні Riigi Teataja сайтында, ал резидент еместер иелік ететін компаниялардың міндеттемелері жөніндегі нұсқаулық Эстония Салық және кеден басқармасы тарапынан жарияланады.

Қорытынды: жауапкершілік басқармадағы орынға жүктеледі

Эстония компания директорларына ерекше еркіндік береді. Бір адам жеткілікті, тұру орнына немесе азаматтыққа талап жоқ, ал бүкіл рөлді цифрлық сәйкестендіру арқылы қашықтан орындауға болады.

Бұл еркіндік шоғырланған жауапкершілікпен бірге келеді. Есептілік, салықтар, төлем қабілеттілігін бақылау және тізілім деректерінің дұрыстығы үшін үлес иесі де, бухгалтер де емес, басқарма мүшесі жауап береді. Алдын ала түсінілсе, бұл міндеттемелер қалыпты. Мерзім өткізіліп алғаннан кейін немесе жауапкершілік туралы шешімнен соң анықталса, олар қымбатқа түседі.

Eesti Firma қалай көмектесе алады

Eesti Firma басқармаға тағайындау және босату, Коммерциялық тізілімге өтінімдер, басқарма мүшесінің шарттары мен үлес иелерінің шешімдері, сыйақы мен жалақыны есептеу, жылдық есептілік және шетелден басқарылатын Эстония компаниялары үшін тұрақты талаптарға сәйкестік бойынша көмек көрсетеді. Қажет болған жағдайда біз тіркелген Таллиндегі заңды мекенжайды және Эстониядағы байланыс тұлғасын да ұсынамыз.

Егер Сіз Эстония компаниясының басқармасына тағайындалсаңыз немесе қолданыстағы OÜ басқарма құрамын өзгертуіңіз қажет болса, біздің команда шешімдерді дайындап, тізілімге өтінімді жүргізіп, кез келген сыйақының бухгалтерлік және салықтық тәртібін басынан дұрыс орната алады.

Әлі жоспарлау кезеңіндегі құрылтайшыларға біз басқарма құрылымы жөнінде, сондай-ақ басқарманың есептілік міндеттерін қамтитын тұрақты Эстониядағы бухгалтерлік қызметтер бойынша кеңес бере аламыз.

Өтінім жіберу

Жиі қойылатын сұрақтар