Eesti Firma OÜ
Kort sagt
- Denna policy omfattar endast vår LEI-relaterade tjänst. Våra övriga tjänster omfattas av Eesti Firmas allmänna integritetspolicy.
- För en LEI-ansökan behöver vi organisationens representants namn, e-postadress och telefonnummer, handlingar som bekräftar behörigheten samt betaluppgifter.
- Vi är en registreringsagent: vi tar emot din ansökan och vidarebefordrar den till LEI-utfärdaren. Betalningar hanteras av en betalleverantör.
- Den öppna internationella LEI-databasen, som förvaltas av GLEIF-stiftelsen, innehåller uppgifter om organisationen, inte dess representant: det krävs enligt GLEIF:s regler.
- Vi kan dela kontaktuppgifter med våra koncernbolag och avtalspartner. Du kan när som helst motsätta dig detta.
- Vi sparar uppgifter så länge vi hanterar organisationens LEI och i ytterligare 3 år därefter. Vi sparar uppgifter längre endast när lagen kräver det: fakturor i 7 år och uppgifter enligt regler mot penningtvätt i 5 år.
- Vårt förhållande till dig regleras av Republiken Estlands lag.
- Om du har frågor om dina uppgifter, skriv till [email protected].
1. Vilka vi är
LEI-relaterade tjänster tillhandahålls av Eesti Firma OÜ: registerkod 14164797, LEI 2549006RA6TCO1KHOJ54, adress Vesivärava tn 50-301, 10152 Tallinn, Estland. Vi är en LEI-registreringsagent: via webbplatsen eestifirma.ee/lei tar vi emot ansökningar om att erhålla, förnya eller överföra ett LEI och vidarebefordrar dem till LEI-utfärdaren. Vi ansvarar för vår del av behandlingen av personuppgifter: enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) är vi personuppgiftsansvariga. Utfärdaren och betalleverantören ansvarar var och en för sin egen del (se avsnitt 4).
Om du har frågor om dina uppgifter, skriv till [email protected].
LEI erhålls av organisationer, inte privatpersoner, så uppgifter om organisationen i sig är inte personuppgifter. Det finns ett undantag: en enskild näringsidkare erhåller ett LEI i eget namn, och dennes uppgifter är personuppgifter. I alla andra fall gäller personuppgifterna i en ansökan organisationens representant eller kontaktperson (kontaktisik): namn, e-postadress och telefonnummer.
Denna policy gäller endast våra LEI-relaterade tjänster. Våra övriga tjänster omfattas av Eesti Firmas allmänna integritetspolicy, som publiceras på eestifirma.ee.
2. Vilka uppgifter vi samlar in
Vi samlar in de uppgifter vi behöver för att granska ansökan, ta emot betalning och uppfylla lagkrav. Utan dessa uppgifter kan vi inte ordna ett LEI.
| Uppgifter | Källa |
|---|---|
Representantens eller kontaktpersonens för- och efternamn, e-postadress, telefonnummer, befattning eller grund för behörighet |
Den sökande |
Handlingar som styrker behörighet och visar koncernstruktur (fullmakt, registerutdrag, handlingar om moderbolag); dessa kan innehålla namn, personnummer och underskrift |
Den sökande och offentliga register |
Betaluppgifter: betalarens namn, tidpunkt, belopp och betalningssätt; vid kortbetalningar en token, dvs. en pseudonymiserad kortidentifierare från betalleverantören |
Betalaren och betalleverantören |
Korrespondens med oss |
Du |
Uppgifter om användning av webbplatsen (IP-adress, cookies) |
Din enhet |
Både vi och utfärdaren kan kontrollera ansökningsuppgifter mot offentliga register och GLEIF:s öppna databas. Vi ser eller lagrar inte kortnummer, utgångsdatum eller säkerhetskod: endast betalleverantören hanterar dem.
En ansökan lämnas ofta inte in av direktören personligen utan av en revisor, advokat eller annan assistent. Om du tar med en annan persons uppgifter i en ansökan, exempelvis uppgifter om en ledamot i styrelse (juhatus) eller om den person som undertecknade fullmakten, visa då denna policy för personen. Om någon annan har lämnat dina uppgifter gäller denna policy även dig, inklusive alla rättigheter i avsnitt 7.
3. Varför vi använder uppgifter
Tabellen nedan visar varför vi använder uppgifter och på vilken rättslig grund. Inget separat samtycke behövs för att lämna in en ansökan: utan dessa uppgifter kan avtalet inte ingås eller fullgöras.
| Varför | Rättslig grund |
|---|---|
För att granska en ansökan om att erhålla, förnya eller överföra ett LEI, kontrollera representantens behörighet, ta emot betalning (inklusive automatisk förnyelse med en token) och besvara dina frågor |
För enskild näringsidkare: avtalet med denne och åtgärder före avtal (art. 6.1 b GDPR). För en organisations representant: vårt och organisationens berättigade intresse av att ingå och fullgöra avtalet (art. 6.1 f) |
För att påminna dig om att LEI snart löper ut |
Berättigat intresse, vårt och organisationens (art. 6.1 f): med ett utgånget LEI riskerar organisationen att avvisas av en bank eller mäklare |
För att skriva till kunder om våra liknande tjänster |
Berättigat intresse (art. 6.1 f): att informera kunder om vad mer vi kan göra för dem |
För att dela kontaktuppgifter med våra koncernbolag och avtalspartner så att de kan erbjuda kunden närliggande tjänster |
Berättigat intresse, vårt och mottagarens (art. 6.1 f): att utveckla verksamheten och erbjuda kunder närliggande tjänster |
För att föra räkenskaper, besvara förfrågningar från myndigheter och uppfylla krav om penningtvätt och internationella sanktioner |
Rättslig förpliktelse (art. 6.1 c) |
För att försvara våra rättigheter i tvister, hålla webbplatsen igång och säker, föra intern statistik och förbättra tjänsten |
Berättigat intresse (art. 6.1 f) |
För att samla webbplatsstatistik och mäta annonsering med cookies |
Ditt samtycke (art. 6.1 a) |
Du kan motsätta dig våra e-postmeddelanden och delning av dina kontaktuppgifter genom att skicka e-post till [email protected]. Servicemeddelanden (bekräftelser, fakturor, meddelanden om kommande debitering för automatisk förnyelse) skickas alltid: de är en del av tjänsten.
När vi kontrollerar ansökningar och handlingar använder vi automatiserade verktyg, inklusive verktyg som bygger på artificiell intelligens. De hjälper våra specialister. Om du inte godtar resultatet av en kontroll, skriv till oss så granskar en människa ansökan.
4. Med vem vi delar uppgifter
Varje mottagare får endast så mycket uppgifter som behövs för att utföra sitt arbete.
| Vem | Roll | Varför |
|---|---|---|
LEI-utfärdaren, en organisation som är ackrediterad av GLEIF-stiftelsen för att utfärda LEI (i GLEIF-dokument kallas den även Local Operating Unit, LOU). Vår utfärdare anges i de allmänna villkoren för LEI-tjänsten |
Ansvarar självständigt för uppgifterna (en oberoende personuppgiftsansvarig enligt GDPR) |
Utfärdar, förnyar och överför LEI. Tar emot ansökningsuppgifterna, inklusive representantens namn och kontaktuppgifter samt handlingar som bekräftar behörigheten |
Den betalleverantör du ser när du betalar |
Ansvarar självständigt för uppgifterna (en oberoende personuppgiftsansvarig enligt GDPR) |
Behandlar betalningar, inklusive kortuppgifter |
Våra tjänsteleverantörer: drift, e-postleverans, chatt, verktyg för dokumentkontroll, bokföring |
Agerar på våra instruktioner (personuppgiftsbiträden enligt GDPR) |
Håller webbplatsen och chatten igång, skickar e-post, kontrollerar handlingar och sköter bokföringen. De får inte använda uppgifterna för egna ändamål |
Våra koncernbolag och våra avtalspartner |
Ansvarar självständigt för uppgifterna (oberoende personuppgiftsansvariga enligt GDPR) |
Får organisationens namn och dess representants kontaktuppgifter för att betjäna kunden eller erbjuda närliggande tjänster |
Analys- och annonseringstjänster |
På våra instruktioner eller självständigt |
Webbplatsstatistik och annonsmätning, endast med ditt samtycke |
Vi byter leverantörer och partner då och då, därför anger vi endast deras kategorier här. Om du skriver till [email protected] berättar vi exakt vem som för närvarande får dina uppgifter.
Dessutom kan myndigheter och domstolar få uppgifter när lagen föreskriver det, liksom våra advokater, revisorer och andra professionella rådgivare när det behövs för att skydda våra rättigheter eller granska vårt arbete. Om vi överlåter denna verksamhet till ett annat företag övergår kundernas uppgifter till det och kunderna informeras.
Enligt GLEIF:s regler lämnar utfärdaren organisationens uppgifter till stiftelsen, och de publiceras i den öppna databasen: namn, registreringsnummer, adresser, LEI-status och uppgifter om moderbolag. Dessa uppgifter är öppna och vem som helst får använda dem. Representantens namn och kontaktuppgifter ingår inte i denna uppsättning uppgifter. Om organisationen ägs av en privatperson anges endast detta, utan namn. Undantag: en enskild näringsidkare erhåller ett LEI i eget namn, så dennes namn och adress publiceras.
Vi lagrar uppgifter främst inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Vissa mottagare finns, eller behandlar uppgifter, utanför det. I så fall grundas överföringen på ett beslut om adekvat skyddsnivå från Europeiska kommissionen eller på standardavtalsklausuler. Skriv till [email protected] så lämnar vi detaljerna, inklusive länderna.
5. Hur länge vi sparar uppgifter
Vi sparar uppgifter inte längre än vad som behövs för tjänsten eller krävs enligt lag.
| Uppgifter | Period |
|---|---|
Ansökan, handlingar och korrespondens |
Så länge vi hanterar organisationens LEI, och i ytterligare 3 år (preskriptionstiden enligt estnisk lag) |
Uppgifter som vi måste behålla enligt regler mot penningtvätt |
5 år efter att kundförhållandet upphört |
Obetalda ansökningar och förfrågningar som inte ledde till en beställning |
6 månader |
Fakturor och andra verifikationer för bokföringen |
7 år från räkenskapsårets slut, enligt Estonian Accounting Act |
Token för kortbetalning |
Medan automatisk förnyelse är aktiverad, eller tills kortet löper ut |
Uppgifter som rör en tvist |
Tills tvisten slutligt har avgjorts |
När perioden löper ut raderar eller anonymiserar vi uppgifterna vid nästa planerade rensning. Utfärdaren behåller ansökningsuppgifter enligt sina egna regler och ansvarar själv för detta.
6. Cookies
Cookies som är nödvändiga för att webbplatsen ska fungera används utan samtycke. Alla övriga (funktionella cookies, statistik- och marknadsföringscookies) aktiveras endast om du har samtyckt till dem i cookie-meddelandet. Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt samtycke i cookie-inställningarna på webbplatsen. Där finns också en förteckning över cookies, deras leverantörer och lagringsperioder.
7. Dina rättigheter
Du kan:
- få veta vilka av dina uppgifter vi behandlar och få en kopia av dem;
- be oss rätta felaktiga uppgifter;
- be oss radera uppgifter om de inte längre behövs eller om det saknas grund för behandlingen;
- be oss begränsa behandlingen, till exempel medan uppgifternas riktighet är omtvistad;
- invända mot behandling som vi utför med stöd av berättigat intresse. Vi stoppar på din första begäran påminnelser, all direktmarknadsföring och delning av kontaktuppgifter med koncernbolag och partner, och du behöver inte ange något skäl;
- få de uppgifter vi behandlar enligt ett avtal eller med stöd av samtycke i ett maskinläsbart format eller, där det är tekniskt möjligt, be oss överföra dem till ett annat företag;
- när som helst återkalla samtycke. Detta påverkar inte redan utförd behandling.
För att göra detta, skriv till [email protected]. Vi svarar inom en månad. Om begäran är komplicerad kan vi förlänga perioden med ytterligare två månader och meddelar dig inom den första månaden. Ibland ber vi om identitetsbevis för att uppgifter inte ska lämnas till fel person.
8. Tillämplig lag, klagomål och ändringar av denna policy
Vårt förhållande till dig regleras av Republiken Estlands lag, inklusive GDPR såsom den tillämpas i Estland.
Om du anser att vi hanterar dina uppgifter felaktigt, skriv till oss på [email protected] så gör vi vårt bästa för att rätta till saken. Du har också rätt att när som helst lämna in ett klagomål till den estniska dataskyddstillsynsmyndigheten (Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn; [email protected]; +372 627 4135) eller till tillsynsmyndigheten i det land där du bor eller arbetar.
Den aktuella versionen av denna policy publiceras alltid på eestifirma.ee/lei, och datumet för den senaste uppdateringen visas högst upp. Vi meddelar väsentliga ändringar på webbplatsen eller via e-post.