Integritetspolicy

Eesti Firma (juridiskt namn: Eesti Firma OÜ, registreringskod 14164797, registrerad adress Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estland) driver webbplatsen eestifirma.ee och är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas via den. Vi är en licensierad leverantör av förvaltnings- och bolagstjänster (TCSP-licens FIU000144) under tillsyn av Estlands finansunderrättelseenhet och följer strikt dataskyddslagstiftningen, inklusive Republiken Estlands personuppgiftslag och allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 (GDPR).

Denna integritetspolicy förklarar på ett lättbegripligt sätt vilka personuppgifter vi samlar in, varför vi samlar in dem, den rättsliga grunden för varje användningsområde, hur länge vi sparar dem, vilka vi delar dem med och vilka rättigheter du kan utöva. Genom att använda webbplatsen eestifirma.ee bekräftar du att du har läst och förstått den personuppgiftsbehandling som beskrivs här.

För en fullständig förståelse av hur vi arbetar rekommenderar vi även att du läser våra relaterade policyer och regler:

• Användarvillkor
• AML-policy
• Principer för efterlevnad av GDPR
• Information om cookies

Vilka vi är (personuppgiftsansvarig)

Den personuppgiftsansvarige för dina personuppgifter är Eesti Firma OÜ, registreringskod 14164797, registrerat på Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estland. Du kan nå oss på info@eestifirma.ee eller +372 641 7777. Vi har utsett ett dataskyddsombud (DPO), vars kontaktuppgifter finns i avsnittet ”Kontaktuppgifter” nedan. DPO är din enda kontaktpunkt för alla frågor om hur dina uppgifter hanteras.

Information som vi samlar in

Vi samlar in och behandlar olika typer av information och följer strikt principerna om uppgiftsminimering och laglig insamling av uppgifter. De huvudsakliga kategorierna av uppgifter som vi samlar in är:

• Personuppgifter: Information som du lämnar direkt till oss, såsom namn, e-postadress, telefonnummer och andra uppgifter som du anger när du registrerar ett konto, kontaktar oss eller använder våra tjänster. I vissa fall (t.ex. för att uppfylla AML-krav) kan detta även omfatta identifieringsuppgifter, såsom en kopia av en identitetshandling och information om verklig huvudman.
• Tekniska uppgifter: Information som samlas in automatiskt när du besöker vår webbplats, däribland IP-adress, webbläsartyp, enhetsinformation, operativsystemsversion och andra tekniska parametrar. Dessa uppgifter gör det möjligt för oss att säkerställa att webbplatsen fungerar korrekt, är kompatibel med olika enheter och ger en optimerad användarupplevelse.
• Användningsuppgifter: Information om hur du interagerar med webbplatsen. Vi registrerar vilka sidor du besöker, hur länge du stannar på varje sida, hur du navigerar mellan avsnitt, vilka hänvisningskällor som leder till vår webbplats och hur du interagerar med innehållet. Dessa uppgifter är nödvändiga för att analysera användaraktivitet och förbättra våra tjänster.
• Kommunikationsuppgifter: Information i din korrespondens med oss. Om du kontaktar vårt team via e-post, kontaktformulär eller på annat sätt sparar vi uppgifter om kommunikationen, inklusive de kontaktuppgifter som lämnats och meddelandets innehåll. Det gör att vi kan hantera dina frågor effektivt och förbättra tjänsternas kvalitet.

Vi samlar avsiktligt inte in uppgifter från personer under 18 år. Vår webbplats och våra tjänster är inte avsedda för minderåriga. Om vi får kännedom om att ett barns personuppgifter har samlats in utan samtycke från en förälder eller vårdnadshavare kommer vi omgående att radera informationen.

Hur vi använder dina uppgifter

Vi behandlar personuppgifter endast med stöd av de lagliga grunder som anges i GDPR: för att fullgöra avtalsenliga skyldigheter, uppfylla rättsliga krav, tillgodose våra berättigade intressen eller med stöd av ditt samtycke. Vi använder information på ett ansvarsfullt sätt och endast för de ändamål för vilka den samlades in. De huvudsakliga ändamålen med behandlingen av dina uppgifter är:

• Tillhandahållande av tjänster: Vi använder dina uppgifter för att tillhandahålla våra tjänster och fullgöra våra avtalsenliga skyldigheter gentemot dig. Detta omfattar bolagsregistrering, juridiskt stöd, redovisningstjänster och andra tjänster som vi erbjuder. Behandlingen för dessa ändamål är nödvändig för att ingå eller fullgöra ett avtal med dig samt för att hantera den löpande kundrelationen.
• Kommunikation med användare: Dina kontaktuppgifter används för att besvara dina frågor, ge rådgivning om tjänster samt skicka viktiga meddelanden och uppdateringar. Med ditt samtycke kan vi även skicka nyhetsbrev eller kampanjerbjudanden anpassade efter dina önskemål. Du kan alltid avregistrera dig från marknadsföringsmeddelanden via länken för avregistrering i e-postmeddelandet eller genom att kontakta oss direkt.
• Analys och förbättring av tjänster: Vi analyserar besökarnas beteende på vår webbplats för att förbättra dess funktion och innehåll. Användningsuppgifter (i anonymiserad eller aggregerad form) hjälper oss att förstå målgruppens behov, optimera navigeringen, göra användargränssnittet smidigare och utveckla nya funktioner. Behandlingen grundar sig på vårt berättigade intresse av att förbättra tjänsterna, samtidigt som vi vidtar åtgärder för att minimera intrånget i din integritet (exempelvis genom att använda aggregerade uppgifter).
• Efterlevnad av lagkrav: Vi kan behandla och spara vissa uppgifter för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter. Detta gäller särskilt bokförings- och skatteregler samt krav avseende bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism. Enligt lag måste vi exempelvis identifiera kunder och spara vissa uppgifter för rapporteringsändamål. Behandling för att uppfylla rättsliga skyldigheter är obligatorisk och grundas på lagkrav.
• Säkerhetsåtgärder: Insamlade uppgifter används för att säkerställa säkerheten för vår webbplats, dina konton och våra tjänster. Vi övervakar verksamheten för att upptäcka och förhindra bedrägerier, obehörig åtkomst, cyberattacker och andra hot. Behandlingen grundas på vårt berättigade intresse av att skydda vår infrastruktur och våra användare. Vi förbättrar fortlöpande våra övervaknings- och skyddssystem för att hålla dina uppgifter säkra.

Observera att vi inte använder automatiserat beslutsfattande som medför rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig. Inga avgörande beslut (såsom huruvida en tjänst ska tillhandahållas eller till vilket pris) fattas enbart av algoritmer utan mänsklig medverkan.

Rättsliga grunder och lagringstider i korthet

Tabellen nedan sammanfattar för varje uppgiftskategori varför vi behandlar uppgifterna, vilken rättslig grund i GDPR vi stödjer oss på och hur länge vi sparar dem. Översikten tillhandahålls för transparensens skull; övriga delar av denna policy förklarar varje punkt mer ingående.

Cookies och spårningsteknik

För att förbättra din användarupplevelse och analysera trafiken på webbplatsen använder vi cookies och liknande spårningsteknik. Det gör att vi kan anpassa webbplatsens innehåll efter dina intressen och bättre förstå hur användare interagerar med vår webbplats.

Användningen av cookies sker i enlighet med tillämplig lagstiftning (t.ex. EU:s direktiv om integritet och elektronisk kommunikation) och vår separata information om cookies. De huvudsakliga kategorierna av cookies som vi använder är:

• Absolut nödvändiga cookies: Dessa cookies är nödvändiga för att webbplatsen ska fungera korrekt. De möjliggör grundläggande funktioner (såsom att spara dina integritetsinställningar eller upprätthålla din inloggade session) och kan inte inaktiveras eftersom webbplatsen då inte skulle fungera korrekt.
• Analytiska cookies: Dessa cookies samlar in anonymiserad statistik om hur besökare använder vår webbplats, exempelvis vilka sidor som besöks, hur länge användarna stannar på varje sida och om de stöter på fel. Vi använder informationen för att förbättra webbplatsens prestanda och användbarhet. Sådan teknik hjälper oss exempelvis att identifiera de mest populära avsnitten och optimera innehållet därefter.
• Marknadsföringscookies: Dessa cookies används för att visa mer relevanta annonser och kampanjer för våra tjänster. De gör det möjligt för oss att följa upp reklamkampanjers effektivitet och kan komma ihåg vad du har tittat på på vår webbplats för att kunna erbjuda liknande tjänster. Vi använder marknadsföringscookies ansvarsfullt och inhämtar, när så krävs, ditt samtycke innan de placeras på din enhet.

Du har rätt att när som helst hantera dina cookieinställningar. I de flesta webbläsare kan du inaktivera onödiga cookies eller radera befintliga cookiefiler. Tänk dock på att inaktivering av absolut nödvändiga cookies kan påverka webbplatsens funktion. Mer detaljerad information finns i vår information om cookies och i inställningarna för din webbläsare.

Delning av uppgifter med tredje part

Vi säljer eller hyr inte ut dina personuppgifter till tredje part. För att bedriva vår verksamhet och tillhandahålla våra tjänster kan vi dock behöva dela uppgifter med betrodda partner som omfattas av sekretessförpliktelser. Sådana tredje parter kan omfatta:

• Externa tjänsteleverantörer: Vi samarbetar med pålitliga företag och specialister som hjälper oss att tillhandahålla tjänster. Det kan exempelvis vara webbhotell och datacenter (för vår webbplats och våra databaser), betaltjänster (för hantering av transaktioner), analysplattformar (för trafikövervakning) och kundsupporttjänster. I dessa fall lämnar vi endast ut den minsta mängd uppgifter som krävs och kräver genom personuppgiftsbiträdesavtal att våra partner strikt följer sekretess- och dataskyddsåtgärder.
• Efterlevnad av lagkrav: Vi kan lämna ut dina uppgifter till myndigheter, tillsynsorgan eller andra behöriga organ när lagen kräver det — exempelvis till finansunderrättelseenheten, skatte- och tullstyrelsen eller en domstol. Utlämnande kan vara nödvändigt för att följa ett domstolsbeslut, vid utredning av olaglig verksamhet eller för att skydda våra legitima rättigheter och intressen. I varje enskilt fall bedömer vi noggrant om begäran är laglig och lämnar endast ut de uppgifter som krävs enligt lag.

Utöver ovanstående fall kan dina uppgifter överföras i samband med en företagsomstrukturering. Om vi går samman med en annan enhet, säljer verksamheten eller genomför en annan omorganisation kan användarnas personuppgifter övergå till efterträdaren. I sådana fall säkerställer vi att mottagaren omfattas av samma sekretessförpliktelser som anges i denna policy.

Datasäkerhet

Vi tillämpar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörigt röjande, olaglig åtkomst, förstöring och ändring. Dessa omfattar kryptering, brandväggar, intrångsdetekteringssystem och strikt kontroll av fysisk och logisk åtkomst till våra servrar. Internt begränsar våra informationssäkerhetspolicyer medarbetarnas åtkomst till personuppgifter enligt principen om behovsstyrd behörighet, med stöd av regelbunden personalutbildning. Tillsammans skyddar dessa åtgärder uppgifternas konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet i enlighet med GDPR. Även om ingen metod för överföring eller lagring via internet någonsin är 100 % säker uppdaterar och testar vi fortlöpande våra säkerhetssystem för att minimera riskerna.

Lagring av uppgifter

Vi sparar personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som beskrivs i denna policy, såvida inte en längre period krävs eller tillåts enligt lag. Särskilda lagstadgade perioder gäller: uppgifter från kundkännedomskontroller (KYC) som samlats in för att bekämpa penningtvätt sparas i 5 år efter att affärsförbindelsen har upphört, i enlighet med Estlands lag om förebyggande av penningtvätt och finansiering av terrorism; bokföringsverifikationer sparas i 7 år efter räkenskapsårets utgång, i enlighet med Estlands bokföringslag. Andra uppgifter sparas i allmänhet under relationens löptid samt under tillämplig preskriptionstid. När den relevanta perioden löper ut raderas eller anonymiseras uppgifterna på ett säkert sätt så att du inte längre kan identifieras. Vi granskar regelbundet de uppgifter vi innehar och lagringstiderna och sparar inte uppgifter längre än nödvändigt.

Internationella överföringar av uppgifter

För närvarande lagras och behandlas alla personuppgifter inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES), främst på servrar i Estland eller andra EU-länder. Vi överför inte dina uppgifter till länder utanför EES om det inte uttryckligen krävs för att tillhandahålla tjänster (t.ex. om du befinner dig utanför EU och ber oss kontakta en lokal partner).

Om vi någon gång behöver överföra dina uppgifter utanför EES kommer vi att införa alla skyddsåtgärder som krävs enligt lag. I praktiken innebär det att uppgifter endast överförs till länder som Europeiska kommissionen har bedömt erbjuder en adekvat skyddsnivå, eller med stöd av standardavtalsklausuler (SCC) eller någon annan godkänd mekanism. Dina uppgifter förblir skyddade även om de behandlas utanför Europeiska unionen.

Länkar till tredje parts webbplatser

Vår webbplats kan innehålla länkar till externa webbplatser eller tjänster som inte kontrolleras av vårt företag. Denna integritetspolicy omfattar inte sådana resurser från tredje part. Vi ansvarar inte för externa webbplatsers innehåll eller integritetspraxis. Vi rekommenderar att du läser varje extern resurs integritetspolicy innan du lämnar personuppgifter på sådana webbplatser.

Barns integritet

Vi är medvetna om vikten av att skydda barns personuppgifter. Vår webbplats och våra tjänster är inte avsedda för personer under 18 år, och vi samlar inte medvetet in uppgifter från barn utan lämpligt samtycke från deras föräldrar eller vårdnadshavare. Om vi får kännedom om att vi oavsiktligt har tagit emot personuppgifter från en minderårig under 18 år vidtar vi omgående åtgärder för att radera informationen från våra servrar. Föräldrar som upptäcker att deras barn kan ha lämnat personuppgifter till oss uppmanas att kontakta oss så att vi snabbt kan ta bort informationen.

Dina rättigheter

I enlighet med GDPR och andra tillämpliga bestämmelser har du som registrerad omfattande rättigheter avseende dina personuppgifter. Vi respekterar dessa rättigheter och strävar efter att underlätta utövandet av dem. Du har rätt att:

• Få tillgång till dina uppgifter: begära bekräftelse på att dina personuppgifter behandlas samt få en kopia av de uppgifter som vi har om dig. Det gör att du kan se exakt vilken information som behandlas och kontrollera att behandlingen är laglig.
• Rätta dina uppgifter: begära rättelse av felaktiga eller inaktuella personuppgifter om dig. Vi gör omgående de ändringar som krävs för att säkerställa att dina uppgifter är korrekta och aktuella.
• Radera dina uppgifter: under vissa omständigheter begära att dina personuppgifter raderas (”rätten att bli bortglömd”). Du kan exempelvis begära radering om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka de samlades in eller om du återkallar ditt samtycke och vi saknar annan laglig grund för behandlingen. Observera att denna rätt inte är absolut — det finns undantag (vi kan exempelvis inte radera uppgifter som vi enligt lag måste spara).
• Begränsa behandlingen: i vissa situationer begära att behandlingen av dina uppgifter tillfälligt begränsas (exempelvis medan du bestrider uppgifternas riktighet eller invänder mot behandlingen). Under begränsningsperioden lagrar vi endast dina uppgifter och pausar den aktiva behandlingen av dem.
• Invända mot behandling: du har rätt att invända mot behandlingen av dina uppgifter om den grundas på våra berättigade intressen eller utförs för direktmarknadsföring. I vissa lagstadgade fall måste vi upphöra med behandlingen på din begäran. Du kan i synnerhet alltid avregistrera dig från utskick och invända mot profilering för marknadsföringsändamål.
• Dataportabilitet: få de personuppgifter som du har lämnat till oss i ett strukturerat och allmänt använt format (t.ex. CSV) och/eller begära att de överförs direkt till en annan leverantör, om det är tekniskt möjligt. Denna rätt gäller när behandlingen grundas på ditt samtycke eller ett avtal med dig och genomförs automatiserat.
• Återkalla samtycke: om någon behandling grundas på ditt samtycke kan du när som helst återkalla det. Återkallandet påverkar inte lagligheten av behandling som genomförts innan samtycket återkallades, men vi upphör med behandlingen framöver. Du kan exempelvis när som helst avregistrera dig från marknadsföringsnyhetsbrev som du tidigare har samtyckt till att ta emot.

Du har även rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet om du anser att dina rättigheter har kränkts eller att dina uppgifter har behandlats olagligt. Tillsynsmyndigheten i Estland är dataskyddsinspektionen (Andmekaitse Inspektsioon). Du kan kontakta denna myndighet eller en tillsynsmyndighet på din bostadsort. Vi hoppas kunna lösa eventuella problem direkt, men du har när som helst rätt att föra ärendet vidare till tillsynsmyndigheten.

För att utöva någon av dessa rättigheter kontaktar du oss genom någon av metoderna i avsnittet ”Kontaktuppgifter”. Vi hanterar begäranden kostnadsfritt och svarar utan onödigt dröjsmål, och under alla omständigheter inom en månad från det att vi mottog din begäran, i enlighet med GDPR. Om vi behöver förlänga tidsfristen eller måste avslå en begäran på lagliga grunder informerar vi dig inom denna period och förklarar skälen.

Uppdateringar av policyn

Vi kan från tid till annan uppdatera denna integritetspolicy för att återspegla förändringar i våra rutiner, lagstiftningen eller ny teknik. När vi publicerar en uppdaterad version visas den på denna sida, med datumet för den senaste revideringen högst upp.

Den uppdaterade versionen träder i kraft så snart den publiceras. Vi rekommenderar att du regelbundet kontrollerar detta avsnitt för att hålla dig informerad om den aktuella versionen.

Kontaktuppgifter

Om du har frågor, kommentarer eller önskemål som rör behandlingen av dina personuppgifter på vår webbplats är du välkommen att kontakta oss:

• Företag: Eesti Firma OÜ
• Registreringskod: 14164797
• Adress: Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estland
• Dataskyddsombud (DPO): Ilja Nikiforov
• E-post: info@eestifirma.ee
• Telefon: +372 641 7777

Vi värdesätter våra kunders och besökares förtroende och strävar efter att svara snabbt och utförligt. Du får svar senast en månad från datumet för din begäran, i enlighet med tillämplig lag.

Vi välkomnar dina frågor och lämnar gärna ytterligare information om dina personuppgifter och hur vi skyddar dem. Din integritet och datasäkerhet är vår högsta prioritet.