Företagshandlingar för estniska bolag

Beställ registerutdrag och bestyrkta kopior för ditt OÜ

Handelsregistret fastställer vad de innehåller, medan mottagarlandet fastställer hur de måste bestyrkas.

Eesti Firma tar fram företagshandlingar för estniska bolag — den lagstadgade dokumentation och registreringsdokumentation som gör det möjligt att företräda verksamheten på ett trovärdigt sätt internationellt. Vi hanterar även bolagsregistrering i Estland och försäljning av lagerbolag i Estland,så vi vet exakt vilka bolagshandlingar olika motparter brukar efterfråga. Nedan hittar du en fullständig lista över de estniska bolagshandlingar vi kan inhämta, vad var och en kostar och när en apostille krävs.

Beställ företagshandlingar

Bestyrkta företagshandlingar för ditt estniska bolag

Vem tjänsten är avsedd för

Ägare och styrelseledamöter i estniska bolag som behöver skriftliga bevis om bolaget utomlands — vid öppnande av ett utländskt bank- eller betalkonto, registrering av en filial eller ett dotterbolag, deltagande i en upphandling, avtalstecknande med en ny motpart eller genomgång av Due Diligence- och AML/CFT-kontroller vid kundregistrering.

• Registerutdrag och lagstadgade handlingar direkt från Estlands handelsregister

• Översättning till engelska ingår i priset för varje handling

• Apostille ordnas för användning i fler än 120 stater som är anslutna till Haagkonventionen

• Skatte- och momsintyg inhämtas från Estlands skatte- och tullmyndighet

• Kurirleverans över hela världen, både inom och utanför EU

• Normal handläggningstid på 1 till 3 arbetsdagar för de flesta handlingar

Estniska företagshandlingar: viktiga fakta

En kortfattad vägledning för ägare, styrelseledamöter och compliance-team.

Vad är företagshandlingar och varför är de viktiga?

Företagshandlingar är de officiella dokument som styrker ett estniskt bolags rättsliga existens, ägande och ledning. De bekräftar när bolaget registrerades, vilket registreringsnummer och vilken registrerad adress det har, vilka dess aktieägare och verkliga huvudmän är samt vem som har rätt att teckna dess firma. Varje seriös motpart — en bank, ett betalningsinstitut, ett upphandlingsorgan eller en utländsk skattemyndighet — verifierar dessa uppgifter utifrån handlingar, inte utifrån vad ett bolag uppger om sig självt.

Kraven har skärpts under det senaste årtiondet. Regler mot penningtvätt, Due Diligence-förfaranden och gränsöverskridande transparensstandarder har gjort dokumentation till ett rutinmässigt krav för alla bolag som bedriver internationell handel. Dokumentationen måste dessutom vara aktuell, korrekt utfärdad och formellt erkänd i mottagarlandet: en handling som är sex månader gammal, oöversatt eller obestyrkt avslås rutinmässigt.

Estniska bolagshandlingar: vad du kan beställa och vad det kostar

Nedan visas hela utbudet av bolagshandlingar som ett estniskt företag normalt ombeds att uppvisa utomlands. Alla levereras som standard med en engelsk översättning, och priset är fast per handling utan löpande timdebitering.

• Registerkort: ett utdrag ur Estlands handelsregister och bolagets centrala identitetshandling — namn, registreringsnummer, registreringsdatum, registrerad adress, aktiekapital, styrelseledamöter och aktuell status.
• Bolagsordning: regler om aktiekapital, beslutströsklar och firmateckningsrätt.
• Stiftelseurkund: bolagets grundande handling. Formen skiljer sig beroende på om bolaget bildades online eller via en notarie, vilket är anledningen till att de prissätts separat.
• Beslut om utnämning av en styrelseledamot: vem som har styrelsebehörighet och från vilket datum — ett standardkrav vid registrering hos banker.
• Förteckning över verkliga huvudmän (UBO): de fysiska personerna bakom ägarstrukturen enligt uppgifterna i handelsregistret.
• Årsredovisning: de inlämnade finansiella rapporterna, som används för att visa den ekonomiska ställningen för långivare, investerare och upphandlande myndigheter.
• Intyg om skatterättslig hemvist och momsregistrering: utfärdas av Estlands skatte- och tullmyndighet för skattelättnader enligt dubbelbeskattningsavtal och verifiering av momsregistrering.
• Certificate of Incumbency och Certificate of Good Standing: undertecknas och stämplas av Eesti Firma för motparter som förväntar sig dessa format.

När behöver du bestyrkta företagshandlingar?

Estniska bolagshandlingar efterfrågas vanligtvis i ett fåtal återkommande situationer:

• Öppnande av ett bank- eller betalkonto utomlands — banker och institut för elektroniska pengar begär ett aktuellt registerutdrag, bolagsordningen och UBO-information som en del av registreringsprocessen.
• Registrering av en filial eller ett dotterbolag i ett annat land, där det utländska registret kräver bestyrkta bevis om moderbolaget.
• Offentliga anbud och upphandlingar,som vanligtvis kräver bevis på rättslig existens, god status och inlämnade finansiella rapporter.
• Due Diligence- och AML/CFT-kontroller vid registrering hos en ny kund, leverantör, investerare eller plattform.
• Ansökan om skattelättnad enligt ett dubbelbeskattningsavtal,där en utländsk utbetalare eller skattemyndighet kräver ett intyg om skatterättslig hemvist innan en reducerad källskattesats tillämpas.
• Dom-stolsförfaranden, notariella förfaranden och avtalsförfaranden utomlands,där undertecknarens behörighet måste styrkas formellt.

I vart och ett av dessa fall bör du ställa två frågor till mottagaren innan du beställer: hur aktuell måste handlingen vara och behöver den en apostille? Korrekta svar på dessa två frågor förhindrar nästan alla ombeställningar.

Vilka bolagshandlingar är officiella och vilka är det inte?

Alla estniska bolagshandlingar som kallas ”intyg” har inte samma tyngd. Estnisk lag erkänner vissa handlingar som offentliga handlingar utfärdade av en statlig myndighet, medan andra är privata bekräftelser utfärdade av en tjänsteleverantör. Båda är användbara, men endast den första kategorin kan förses med apostille.

Tre kategorier av estniska företagshandlingar

Vem som utfärdar vad och för vilka ändamål varje kategori godtas.

Behöver dina företagshandlingar en apostille?

En handling som är giltig i Estland är inte automatiskt giltig utomlands. För att erkännas i ett annat land behöver den normalt en apostille — ett standardiserat intyg som bekräftar att den utfärdande tjänstepersonens underskrift, stämpel och behörighet är äkta. Det säger ingenting om innehållet i själva handlingen.

Estland anslöt sig till 1961 års Haagkonvention om apostille med verkan från och med 30 september 2001, vilket innebär att intyget erkänns i fler än 120 stater. I Estland utfärdas det av notarier i stället för av ett ministerium, och både pappersbaserade och elektroniska versioner finns tillgängliga. Kontrollera vilken version den mottagande myndigheten godtar innan du beställer.

En praktisk detalj: endast offentliga handlingar kan förses med apostille. Ett utdrag ur Estlands handelsregister måste därför först bestyrkas av en notarie, och detta steg ingår när du beställer bolagshandlingar med apostille från oss.

Behöver du hela apostilleförfarandet?

Den här sidan behandlar apostille som ett steg i framtagningen av företagshandlingar. För själva förfarandet — vilka handlingar som omfattas, hur notarieprocessen fungerar, tidsramar, alternativ för e‑apostille och vad du ska göra när destinationslandet står utanför konventionen — se vår särskilda guide om apostille iEstland.

Varför välja Eesti Firma

Sedan 2016 har vi hjälpt estniska och internationella företag med strukturerade bolags- och compliancelösningar, däribland bolagsregistrering i Estland och försäljning av lagerbolag i Estland.Att ta fram bolagshandlingar är en del av det dagliga arbetet på vårt kontor i Tallinn, och därför vet vi vad olika banker, register och myndigheter faktiskt godtar.

Vi verkar som en reglerad företagstjänsteleverantör enligt Estlands regler mot penningtvätt och de bolagsstandarder som gäller för licensierade TCSP, vilket ger kunderna rättslig säkerhet och en förutsägbar administrativ process.

Så beställer du företagshandlingar från Estland

Processen sker helt på distans och tar vanligtvis några arbetsdagar från ditt första meddelande tills du har handlingarna i din hand.

1. 1

   Berätta vad som krävs

   Skicka motpartens checklista eller beskriv situationen. Vi bekräftar vilka estniska handlingar som uppfyller kraven och om en apostille behövs.

2. 2

   Du får en fast offert

   Vi listar varje handling, kostnaden för apostille där det är tillämpligt och leveransalternativet — samtliga priser anges i förväg.

3. 3

   Vi samlar in och förbereder allt

   Registerhandlingar, skatteintyg och bekräftelser från tjänsteleverantören samlas in och översätts till engelska inom 1 till 3 arbetsdagar.

4. 4

   Notariellt bestyrkande och apostille

   När mottagarlandet kräver det ordnar vi bestyrkande av en notarie och bifogar en apostille.

5. 

   Du får handlingarna

   Skannade kopior skickas via e-post och originalen levereras med kurir till valfri adress inom eller utanför Europeiska unionen.