Kontaktperson i Estland för företag med utländsk hemvist

Kontaktperson i Estland: tar emot officiella handlingar för din räkning

Varför ditt företag i Estland måste utse en lokal kontaktperson: en förklaring av de viktigaste rättsliga kraven

Sedan 2018 har estniska företag vars registrerade adress finns utomlands förväntats utse en lokal kontaktperson som registreras i företagsregistret och tar emot officiella handlingar och meddelanden. Efter reformen 2023 är detta inte längre strikt obligatoriskt i samtliga fall, men det rekommenderas fortfarande starkt. Nedan förklarar vi vad tjänsten omfattar, när den behövs, vad en kontaktperson får och inte får göra, vem som får agera som kontaktperson och vad det kostar.

• Registrerad i företagsregistret som din officiella kontaktperson

• Mottagande av delgivningshandlingar och viljeförklaringar

• En juridiskt giltig delgivningsadress för ditt företag i Estland

• Tillhandahålls av en licensierad TCSP under FIU:s tillsyn (FIU000144)

• Håller ett distansförvaltat företag helt i överensstämmelse med handelslagen

• Fast årsavgift utan dolda kostnader

Beställ kontaktpersontjänsten

Kontaktperson i Estland: viktiga fakta

En snabb sammanfattning för styrelseledamöter utan hemvist i Estland och e‑residenter.

Vad är en kontaktperson i Estland?

Kontaktpersonsinstitutet infördes eftersom estniska företag kan ha en registrerad adress utomlands och förvaltas helt på distans, med sina ledningsorgan i ett annat land. Estland har blivit en populär jurisdiktion för personer utan hemvist i landet — delvis tack vare sitt e‑residensprogram — och tiotusentals estniska företag ägs nu av utlänningar och e‑residenter.

Kravet trädde först i kraft genom 2018 års ändringar av handelslagen. Det preciserades senare genom lagen om handelsregistret av den 1 februari 2023, som klargjorde att endast företag som är registrerade i Estland och har en utländsk adress är juridiskt skyldiga att utse en kontaktperson. Den utsedda kontaktpersonens adress blir den officiella estniska adress genom vilken företaget kan nås.

När krävs en kontaktperson?

Sedan reformen av lagen om handelsregistret den 1 februari 2023 är det inte längre strikt obligatoriskt att utse en kontaktperson i samtliga fall — men det rekommenderas fortfarande starkt när företagets registrerade adress finns utomlands, exempelvis när ett estniskt OÜ ägs och förvaltas av personer utan hemvist i Estland och dess styrelse finns utanför landet. I praktiken säkerställer en licensierad kontaktperson i Estland att ett sådant företag förblir tillförlitligt nåbart för myndigheter, domstolar och motparter.

Om ditt säte redan finns i Estland — exempelvis genom en tjänst för juridisk adress i Tallinn — behövs vanligtvis ingen kontaktperson, eftersom företaget redan kan nås på en estnisk adress. Om företaget däremot behåller sin adress utomlands medför avsaknaden av kontaktperson en verklig risk: officiell korrespondens kan inte levereras på ett tillförlitligt sätt, och företagsregistret kan registrera och offentliggöra en anteckning om att företaget inte kan nås på sin registrerade adress — en åtgärd som registratorn har kunnat vidta sedan början av 2023.

Kontaktpersonens befogenheter

En kontaktperson fungerar som företagets företrädare med strikt begränsade befogenheter, och kontaktpersonens uppgifter visas på företagets registerkort. Rollen är passiv: kontaktpersonen är endast behörig att ta emot officiella handlingar som är adresserade till företaget och har ingen rätt att vidta några rättsligt betydelsefulla åtgärder för dess räkning.

Det är viktigt att notera att delgivning av ett meddelande eller en handling till kontaktpersonen är juridiskt likvärdig med delgivning till företagets styrelseledamöter eller direktörer. När kontaktpersonen har utsetts blir dennes uppgifter en del av företagets officiella kontaktuppgifter, och kontaktpersonens adress blir den officiella adressen för det utlandsförvaltade företaget.

Vem får vara kontaktperson?

Lagen begränsar vem som får agera som kontaktperson och ger denna rätt endast till yrkesutövare som redan omfattas av höga krav på kvalifikationer och tillbörlig aktsamhet. Enligt gällande lagstiftning får följande åta sig uppdraget:

• Notarier och notariebyråer.
• Advokater och advokatbyråer.
• Auktoriserade revisorer och skatterepresentanter för personer utan hemvist i Estland.
• Licensierade leverantörer av trust- och företagstjänster (TCSP) — såsom Eesti Firma.

Våra styrkor

I mer än ett decennium har vi hjälpt estniska och internationella företag med strukturerade företags- och regelefterlevnadslösningar, inklusive tjänster för juridisk adress och virtuellt kontor. Vårt team har hjälpt lokala och utländska entreprenörer inom många branscher med företagsbildning i Estland och löpande administration av över 5 000 företag och organisationer.

Vi agerar i enlighet med Estlands AML-krav och bolagsrättsliga krav för licensierade TCSPs och säkerställer stabilitet, rättssäkerhet och förutsägbart administrativt stöd för företag som upprätthåller en närvaro i Estland.

Så utser du en kontaktperson: steg för steg

Det går snabbt och helt på distans att upprätta tjänsten, och när den väl är aktiv sköts allt i bakgrunden. Så här fungerar det från start till löpande användning:

1. 1

   Bekräfta tjänstens omfattning och underteckna avtalet

   Vi kommer överens om tjänsten och upprättar kontaktpersonsavtalet.

2. 2

   Vi registreras i företagsregistret

   som ditt företags kontaktperson — oavsett om du bildar ett nytt OÜ eller uppdaterar ett befintligt företag.

3. 3

   Officiella handlingar anländer för din räkning

   Brev från företagsregistret, skatte- och tullmyndigheten och andra myndigheter tas emot i Tallinn.

4. 4

   Vi meddelar dig och vidarebefordrar handlingarna

   Inkommande korrespondens digitaliseras och skickas till dig, medan originalet förvaras eller skickas med kurir på begäran.

5. 

   Du driver företaget varifrån du vill

   Ditt estniska OÜ uppfyller gällande krav och förblir nåbart medan du driver verksamheten helt online.