Kısa cevap
Görevdeki yetkililer sertifikası, bir şirketi hâlen kimin yönettiğini ve sahiplendiğini doğrular. Bu belge common-law ülkelerinden gelir ve hiçbir Estonya makamı bunu düzenlemez. Lisanslı bir trust and company service provider olarak Eesti Firma, Estonya şirketiniz için kendi adına görevdeki yetkililer sertifikası düzenleyebilir. Düzenlemeden önce şirketi ticaret sicilinde ve diğer resmî kaynaklarda kontrol ederiz.
Görevdeki Yetkililer Sertifikası Nedir?
Görevdeki yetkililer sertifikası veya incumbency sertifikası, belirli bir tarihte şirkette kimlerin görev yaptığını belirtir: yöneticiler, ortaklar ve ilgili olduğu durumlarda şirket sekreteri. Birleşik Krallık, Kıbrıs, Hong Kong, Britanya Virjin Adaları ve diğer common-law yetki alanlarında belgeyi şirket sekreteri veya kayıtlı temsilci imzalar; bankalar da şirket adına kimin hareket edebileceğinin kanıtı olarak kabul eder.
Estonya hukukunda böyle bir belge yoktur. Aynı bilgiler e-Business Register içinde herkese açıktır; dolayısıyla Estonya bankası şirketi basitçe buradan sorgular. Sorunlar, yabancı bir karşı tarafın kontrol listesi “certificate of incumbency” adlı belgeyi özellikle istediğinde başlar.
Estonya Şirketinin Buna Ne Zaman İhtiyacı Olur?
Talepler neredeyse her zaman Estonya dışından gelir: hesap açan yabancı bir banka veya ödeme kuruluşu, bir satıcıyı sisteme alan pazar yeri ya da kripto borsası, know-your-customer (KYC) kontrolü yapan avukatlar veya gayrimenkul ya da hisse işlemini yürüten yurtdışındaki noter.
e-Business Register’dan alınan bir sicil kartı, özellikle apostil ile, çoğu zaman yeterlidir. Ancak bazı uyum ekipleri başlığında “Certificate of Incumbency” bulunan ve düzenlemeye tabi bir uzman tarafından imzalanmış bir belgede ısrar eder; bunun yerine sicil çıktısını kabul etmez.
Estonya Makamları Neden Bu Belgeyi Düzenlemez?
Ticaret sicili sertifika değil, sicil kartları ve kayıt örnekleri düzenler; noter ise imzaları ve kopyaları tasdik eder. Estonya OÜ’nün şirket sekreteri veya kayıtlı temsilcisi olmadığından, normalde görevdeki yetkililer sertifikasını imzalayan kişi burada mevcut değildir.
Mevcut olan, lisanslı bir trust and company service provider (TCSP)’dır. Money Laundering and Terrorist Financing Prevention Act kapsamında, bu sağlayıcılar Financial Intelligence Unit (FIU) lisansına sahiptir ve onun gözetimi altında çalışır. Lisanslı bir TCSP’nin kendi adına düzenlediği görevdeki yetkililer sertifikası, yabancı bir bankanın beklediği belgenin Estonya’daki en yakın karşılığıdır ve bugüne kadar belgelerimizden hiçbiri reddedilmemiştir.
Görevdeki Yetkililer Sertifikamızın İçeriği
Sertifikayı Eesti Firma antetli kâğıdında, sicil kodumuzu ve FIU lisans numaramızı belirterek düzenler ve şirketiniz için aşağıdakileri doğrularız:
| Kalem | Doğruladığı husus |
|---|---|
| Ad, sicil kodu, tescil tarihi, hukuki tür | Şirketin ticaret sicilinde kayıtlı tam bilgileri ve Estonya limited şirketi (OÜ) olduğu |
| Esas sermaye | Tutarı ve ödenip ödenmediği |
| Mali yıl | Genellikle 1 Ocak – 31 Aralık |
| Durum | Şirketin sicile kayıtlı olduğu ve hukuki durumunun iyi olduğu |
| Vergi borcu | Tax and Customs Board (EMTA) kayıtlarına göre sertifika tarihinde şirketin vergi borcu olmadığı |
| Yönetim organı ve ortaklar | Kimlik bilgileriyle birlikte her yönetim organı üyesi ve ortak |
İmzalamadan önce şirketi ticaret sicilinde, EMTA vergi borcu sorgusunda ve diğer resmî kaynaklarda kontrol ederiz. Sertifikada doğrulama tarihi belirtilir; Eesti Firma’nın bir avukatı ve yönetim organı üyesi belgeyi imzalar ve mühürler. Alıcı talep ederse noter imzayı tasdik edebilir. Apostil farklı bir konudur: kamu belgeleri için tasarlandığından, bunun gibi özel bir sertifikaya doğrudan apostil uygulanamaz. Alıcı apostil konusunda ısrar ederse apostilli sicil kartı daha uygun yoldur.
Nasıl Sipariş Verilir?
Bize şirket adını gönderin; sertifikayı kimin alacağını ve noter tasdikli imzaya ihtiyaç duyup duymadığını bildirin. Sertifika €100 tutarındadır ve sicil verileri güncelse bir iş günü içinde hazır olur. Sicil güncel değilse, örneğin bir yönetim organı üyesi zaten ayrılmışsa, önce neyi düzeltmeniz gerektiğini size bildiririz.
Sık Sorulan Sorular
Hayır. Sicil, sicil kartları ve kayıt örnekleri düzenler; bunlar çoğu zaman yabancı alıcı için yeterlidir. Alıcı görevdeki yetkililer sertifikası adlı bir belgede ısrar ettiğinde, belgeyi lisanslı bir hizmet sağlayıcı düzenler.
Sabit bir geçerlilik süresi yoktur: düzenlendiği tarihteki sicil bilgilerini yansıtır. Çoğu alıcı son birkaç ay içinde düzenlenmiş belge ister; bu nedenle sipariş vermeden önce gerekliliklerini kontrol edin.
Estonya Şirketiniz İçin Kurumsal Belge Siparişi
Görevdeki yetkililer sertifikasına veya Estonya şirketiniz için diğer kurumsal belgelere ihtiyacınız varsa, bunları hazırlayabiliriz. Şirket henüz mevcut değilse, Estonya’da şirket kuruluşu ile başlayabiliriz.
