Yerleşik Olmayan Şirketler için Estonya’da İrtibat Kişisi

Estonya'da İrtibat Kişisi: Resmî Belgelerin Sizin Adınıza Teslim Alınması

Estonya'daki Şirketiniz Neden Yerel Bir İrtibat Kişisi Atamalıdır? Temel Yasal Gerekliliklerin Açıklaması

2018'den bu yana kayıtlı adresi yurt dışında bulunan Estonya şirketlerinden, resmî belge ve bildirimleri teslim almak üzere Ticaret Sicili'ne kaydedilmiş yerel bir irtibat kişisi atamaları beklenmektedir. 2023 reformunun ardından bu uygulama artık her durumda kesin olarak zorunlu değildir, ancak hâlâ kuvvetle tavsiye edilmektedir. Aşağıda hizmetin neleri içerdiğini, ne zaman gerekli olduğunu, bir irtibat kişisinin neleri yapıp yapamayacağını, kimlerin bu görevi üstlenebileceğini ve hizmetin maliyetini açıklıyoruz.

• Resmî irtibat kişiniz olarak Ticaret Sicili'ne kaydedilme

• Usule ilişkin belgelerin ve irade beyanlarının teslim alınması

• Şirketiniz için Estonya'da yasal olarak geçerli bir teslimat adresi

• FIU denetimi altında lisanslı bir TCSP tarafından sağlanır (FIU000144)

• Uzaktan yönetilen şirketin Ticaret Kanunu'na tam uyumlu kalmasını sağlar

• Gizli ücret içermeyen sabit yıllık ücret

İrtibat Kişisi Hizmeti Sipariş Edin

Estonya'da İrtibat Kişisi: Temel Bilgiler

Yerleşik olmayan yöneticiler ve e‑sakinler için kısa bir özet.

Estonya'da İrtibat Kişisi Nedir?

İrtibat kişisi kurumu, Estonya şirketlerinin kayıtlı adreslerinin yurt dışında bulunabilmesi ve yönetim organları başka bir ülkede olacak şekilde tamamen uzaktan yönetilebilmesi nedeniyle oluşturulmuştur. Estonya, kısmen e‑Oturum programı sayesinde yerleşik olmayan kişiler için popüler bir yetki alanı hâline gelmiştir ve günümüzde on binlerce Estonya şirketinin sahibi yabancılar ve e‑sakinlerdir.

Bu gereklilik ilk olarak Ticaret Kanunu'nda 2018 yılında yapılan değişikliklerle yürürlüğe girmiştir. Daha sonra 1 Şubat 2023 tarihli Ticaret Sicili Kanunu ile ayrıntılandırılmış ve yalnızca Estonya'da kayıtlı olup yabancı bir adrese sahip şirketlerin yasal olarak irtibat kişisi atamakla yükümlü olduğu açıklığa kavuşturulmuştur. Atanan irtibat kişisinin adresi, şirkete ulaşılmasını sağlayan Estonya'daki resmî adres hâline gelir.

İrtibat Kişisi Ne Zaman Gereklidir?

1 Şubat 2023 tarihli Ticaret Sicili Kanunu reformundan bu yana irtibat kişisi atamak artık her durumda kesin olarak zorunlu değildir; ancak şirketinizin kayıtlı adresi yurt dışındaysa, örneğin bir Estonya OÜ'sünün sahipleri ve yöneticileri Estonya'da yerleşik değilse ve yönetim kurulu Estonya dışında bulunuyorsa, bu hizmet hâlâ kuvvetle tavsiye edilir. Uygulamada Estonya'daki lisanslı bir irtibat kişisi, böyle bir şirketin yetkili makamlar, mahkemeler ve karşı taraflarca güvenilir biçimde erişilebilir kalmasını sağlar.

Kayıtlı merkeziniz zaten Estonya'daysa — örneğin Tallinn'deki bir yasal adres hizmeti aracılığıyla — şirketinize Estonya'daki bir adresten zaten ulaşılabildiği için genellikle irtibat kişisine ihtiyaç duyulmaz. Ancak şirket adresini yurt dışında tutuyorsa irtibat kişisi olmadan devam etmek gerçek bir risk taşır: resmî yazışmalar güvenilir biçimde teslim edilemeyebilir ve Ticaret Sicili, 2023 yılının başından bu yana sicil memurunun kullanabildiği bir tedbir kapsamında, şirkete kayıtlı adresinden ulaşılamadığına dair bir kaydı sicile işleyip yayımlayabilir.

İrtibat Kişisinin Yetkileri

İrtibat kişisi, kesin sınırları belirlenmiş bir kapasiteyle şirketin temsilcisi olarak hareket eder ve bilgileri şirketin sicil kartında yer alır. Rol pasif niteliktedir: irtibat kişisi yalnızca şirkete gönderilen resmî belgeleri teslim almaya yetkilidir ve şirket adına hukuken önem taşıyan herhangi bir işlem yapma hakkına sahip değildir.

Önemli olarak, herhangi bir bildirim veya belgenin irtibat kişisine teslim edilmesi, hukuken şirketin yönetim kurulu üyelerine veya yöneticilerine teslim edilmesiyle eşdeğerdir. Atamanın ardından irtibat kişisinin bilgileri şirketin resmî iletişim bilgilerinin bir parçası, irtibat kişisinin adresi ise yurt dışından yönetilen şirketin resmî adresi hâline gelir.

Kimler İrtibat Kişisi Olarak Görev Yapabilir?

Kanun, irtibat kişisi olarak kimlerin hareket edebileceğini sınırlandırır ve bu hakkı yalnızca hâlihazırda yüksek yeterlilik ve gerekli özen standartlarına tabi olan profesyonellere tanır. Mevcut mevzuata göre aşağıdakiler bu görevi üstlenebilir:

• Noterler ve noterlikler.
• Avukatlar ve hukuk büroları.
• Yeminli denetçiler ve yerleşik olmayanların vergi temsilcileri.
• Lisanslı güven ve şirket hizmetleri sağlayıcıları (TCSP) — Eesti Firma gibi.

Güçlü Yönlerimiz

On yılı aşkın süredir Estonya'daki ve uluslararası işletmelere yasal adres ve sanal ofis hizmetleri dâhil olmak üzere yapılandırılmış kurumsal çözümler ve uyum çözümleri sunuyoruz. Ekibimiz, birçok sektörden yerel ve yabancı girişimciler için Estonya'da şirket kuruluşuna ve 5.000'den fazla kuruluşun devam eden idari süreçlerine destek sağlamıştır.

Lisanslı TCSP'ler için geçerli Estonya AML ve kurumsal düzenleme gerekliliklerine uygun hareket ederek Estonya'da varlık gösteren şirketlere istikrar, hukuki güvence ve öngörülebilir idari destek sağlıyoruz.

İrtibat Kişisi Atama Süreci: Adım Adım

Hizmetin kurulumu hızlı ve tamamen uzaktan gerçekleştirilir; etkinleştirildikten sonra tüm işlemler arka planda yürür. Başlangıçtan devam eden kullanıma kadar süreç şu şekilde işler:

1. 1

   Kapsamı onaylayın ve sözleşmeyi imzalayın

   Hizmet üzerinde anlaşır ve irtibat kişisi sözleşmesini hazırlarız.

2. 2

   Ticaret Sicili'ne kaydediliriz

   ister yeni bir OÜ kuruyor ister mevcut bir şirketi güncelliyor olun, şirketinizin irtibat kişisi olarak.

3. 3

   Resmî belgeler sizin adınıza teslim alınır

   Ticaret Sicili, Vergi ve Gümrük Kurulu ile diğer yetkili makamlardan gelen yazılar Tallinn'de teslim alınır.

4. 4

   Sizi bilgilendirir ve belgeleri iletiriz

   Gelen yazışmalar dijitalleştirilip size gönderilir; asılları saklanır veya talebiniz üzerine kuryeyle gönderilir.

5. 

   Şirketinizi her yerden yönetin

   Siz faaliyetlerinizi tamamen çevrim içi yürütürken Estonya OÜ'nüz mevzuata uyumlu ve erişilebilir kalır.