Kurzantwort
Ein Certificate of Incumbency bestätigt, wer ein Unternehmen derzeit leitet und besitzt. Es stammt aus Common-Law-Ländern, und keine estnische Behörde stellt es aus. Als lizenzierter Trust and Company Service Provider kann Eesti Firma ein Certificate of Incumbency für Ihr estnisches Unternehmen im eigenen Namen ausstellen. Vor der Ausstellung prüfen wir das Unternehmen im estnischen Handelsregister (Äriregister) und in weiteren offiziellen Quellen.
Was ein Certificate of Incumbency ist
Ein Certificate of Incumbency, auch Incumbency Certificate genannt, gibt an, wer zu einem bestimmten Datum ein Amt im Unternehmen innehat: die Geschäftsführer, die Gesellschafter und gegebenenfalls der Unternehmenssekretär. Im Vereinigten Königreich, auf Zypern, in Hongkong, auf den Britischen Jungferninseln und in anderen Common-Law-Rechtsordnungen unterzeichnet es der Unternehmenssekretär oder Registered Agent, und Banken behandeln es als Nachweis dafür, wer für das Unternehmen handeln darf.
Das estnische Recht kennt kein solches Dokument. Dieselben Informationen sind im e-Business Register öffentlich zugänglich, sodass eine estnische Bank das Unternehmen einfach nachschlägt. Probleme entstehen, wenn die Checkliste einer ausländischen Gegenpartei ausdrücklich ein „certificate of incumbency“ verlangt.
Wann ein estnisches Unternehmen eines benötigt
Anfragen kommen fast immer von außerhalb Estlands: von einer ausländischen Bank oder einem Zahlungsinstitut bei der Kontoeröffnung, von einem Marktplatz oder einer Kryptobörse beim Onboarding eines Händlers, von Rechtsanwälten bei einer Know-your-customer-(KYC)-Prüfung oder von einem Notar im Ausland bei einer Immobilien- oder Anteilsübertragung.
Eine Registerkarte aus dem e-Business Register genügt häufig, insbesondere mit einer Apostille. Manche Compliance-Teams bestehen jedoch auf einem Dokument mit der Überschrift „Certificate of Incumbency“, das von einem regulierten Fachmann unterzeichnet ist, und akzeptieren stattdessen keinen Registerausdruck.
Warum estnische Behörden es nicht ausstellen
Das estnische Handelsregister (Äriregister) stellt Registerkarten und Auszüge, jedoch keine Zertifikate aus, während ein Notar Unterschriften und Kopien beglaubigt. Eine estnische OÜ hat keinen Unternehmenssekretär oder Registered Agent; daher gibt es hier die Person nicht, die normalerweise ein Incumbency Certificate unterzeichnet.
Was es gibt, ist ein lizenzierter Trust and Company Service Provider (TCSP). Nach dem Money Laundering and Terrorist Financing Prevention Act verfügen solche Anbieter über eine Lizenz der Financial Intelligence Unit (FIU) und arbeiten unter deren Aufsicht. Ein von einem lizenzierten TCSP im eigenen Namen ausgestelltes Certificate of Incumbency ist das nächstliegende estnische Äquivalent zu dem, was eine ausländische Bank erwartet, und bislang wurde keines unserer Zertifikate abgelehnt.
Was unser Certificate of Incumbency enthält
Wir stellen das Zertifikat auf Briefpapier von Eesti Firma aus, geben unseren Registercode und die FIU-Lizenznummer an und bestätigen für Ihr Unternehmen Folgendes:
| Punkt | Was es bestätigt |
|---|---|
| Name, Registercode, Registrierungsdatum, Rechtsform | Die exakten Unternehmensdaten gemäß estnischem Handelsregister (Äriregister) sowie, dass es sich um eine estnische Gesellschaft mit beschränkter Haftung (OÜ) handelt |
| Stammkapital | Den Betrag und ob er eingezahlt wurde |
| Geschäftsjahr | In der Regel 1. Januar bis 31. Dezember |
| Status | Dass das Unternehmen im Register eingetragen ist und einen ordnungsgemäßen Rechtsstatus hat |
| Steuerschulden | Dass das Unternehmen laut Steuer- und Zollbehörde (EMTA) zum Zertifikatsdatum keine Steuerschulden hat |
| Geschäftsführung und Gesellschafter | Jedes Mitglied der Geschäftsführung und jeder Gesellschafter mit seinen Identifikationsdaten |
Vor der Unterzeichnung prüfen wir das Unternehmen im estnischen Handelsregister (Äriregister), in der EMTA-Abfrage zu Steuerschulden und in weiteren offiziellen Quellen. Das Zertifikat nennt das Prüfdatum; ein Rechtsanwalt und Mitglied der Geschäftsführung (juhatus) von Eesti Firma unterzeichnen und siegeln es. Falls der Empfänger dies verlangt, kann ein Notar die Unterschrift beglaubigen. Eine Apostille ist etwas anderes: Sie ist für öffentliche Urkunden bestimmt, daher kann ein privates Zertifikat wie dieses nicht unmittelbar apostilliert werden. Besteht der Empfänger darauf, ist eine apostillierte Registerkarte der bessere Weg.
So bestellen Sie
Senden Sie uns den Unternehmensnamen und teilen Sie uns mit, wer das Zertifikat erhält und ob eine notarielle Unterschrift erforderlich ist. Das Zertifikat kostet €100 und ist bei aktuellen Registerdaten innerhalb eines Arbeitstags fertig. Ist das Register nicht aktuell, etwa weil ein Mitglied der Geschäftsführung bereits ausgeschieden ist, teilen wir Ihnen mit, was Sie zuerst korrigieren müssen.
Häufig gestellte Fragen
Nein. Das Register stellt Registerkarten und Auszüge aus, die für einen ausländischen Empfänger oft ausreichen. Besteht der Empfänger auf einem Dokument namens Certificate of Incumbency, stellt es ein lizenzierter Dienstleister aus.
Es hat keine feste Gültigkeitsdauer: Es bildet den Registerstand am Ausstellungsdatum ab. Die meisten Empfänger verlangen ein in den vergangenen Monaten ausgestelltes Dokument; prüfen Sie daher vor der Bestellung deren Anforderungen.
Unternehmensdokumente für Ihr estnisches Unternehmen bestellen
Wenn Sie ein Certificate of Incumbency oder andere Unternehmensdokumente für Ihr estnisches Unternehmen benötigen, können wir diese vorbereiten. Und falls das Unternehmen noch nicht existiert, können wir mit der Unternehmensgründung in Estland beginnen.
