Kurze Antwort
VIES (VAT Information Exchange System) ist das kostenlose Online-Tool der Europäischen Kommission, mit dem Sie prüfen können, ob eine EU-Umsatzsteuernummer (KMKR) für den grenzüberschreitenden Handel gültig ist. Wählen Sie das Land, geben Sie die Umsatzsteuer-ID ohne Länderpräfix ein, fügen Sie Ihre eigene Umsatzsteuernummer (KMKR) hinzu und senden Sie die Anfrage ab. Lautet das Ergebnis „gültig“, speichern Sie die Konsultationsnummer: Sie ist Ihr Nachweis, dass Sie den Kunden vor der Berechnung von 0 % VAT geprüft haben.
Eine Abfrage einer Umsatzsteuernummer (KMKR) auf VIES ist keine Suche in einer zentralen Datenbank. Das Tool leitet Ihre Anfrage in Echtzeit an das nationale Umsatzsteuerregister des von Ihnen ausgewählten Mitgliedstaats weiter und zeigt die Antwort an. Deshalb geben einige Länder den Namen und die Anschrift des Unternehmens zurück, während andere nur den Status der Umsatzsteuerregistrierung bestätigen. Die Prüfung ist kostenlos, dauert weniger als eine Minute und erfordert weder Konto noch Anmeldung.
So prüfen Sie eine EU-Umsatzsteuernummer (KMKR) auf VIES: Schritt für Schritt
- Öffnen Sie die Seite VIES VAT number validation auf der Website der Europäischen Kommission.
- Wählen Sie den Mitgliedstaat aus. Beachten Sie, dass Griechenland als „EL“ und nicht als „GR“ erscheint und Nordirland das Präfix „XI“ nur für Waren verwendet.
- Geben Sie die Umsatzsteuernummer (KMKR) ohne Ländercode ein und ohne Leerzeichen, Punkte oder Bindestriche. Bei DE 123 456 789 geben Sie nur 123456789 ein.
- Geben Sie Ihre eigene Umsatzsteuernummer (KMKR) ein in den Feldern „Antragsteller“. Dies ist optional, aber ohne sie erhalten Sie keine Konsultationsnummer.
- Senden Sie die Anfrage ab und lesen Sie das Ergebnis. VIES zeigt „Gültig“ oder „Ungültig“, Datum und Uhrzeit der Abfrage sowie, sofern das Land dies bereitstellt, den eingetragenen Namen und die Anschrift des Händlers an.
- Speichern Sie die Bestätigung zusammen mit der Rechnung oder in Ihrem Buchhaltungssystem.
So lesen Sie ein VIES-Prüfergebnis für Umsatzsteuernummern (KMKR)
| Ergebnis | Bedeutung | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Gültig | Die Umsatzsteuernummer (KMKR) ist zum Zeitpunkt der Abfrage für innergemeinschaftliche Umsätze registriert. | Vergleichen Sie den zurückgegebenen Namen und die Anschrift mit der Bestellung Ihres Kunden. Eine gültige Nummer, die zu einem anderen Unternehmen gehört, ist ein Warnsignal und keine Freigabe. |
| Ungültig | Die Nummer existiert nicht, wurde nicht für innergemeinschaftliche Umsätze aktiviert oder die Registrierung ist noch nicht abgeschlossen. | Wenden Sie weder 0 % VAT noch das Reverse-Charge-Verfahren an. Bitten Sie den Kunden, dies mit seinem Finanzamt zu klären, und prüfen Sie vor der Rechnungsstellung erneut. |
| Dienst des Mitgliedstaats nicht verfügbar | Die nationale Datenbank ist vorübergehend offline – ein technischer Fehler und kein Urteil über die Nummer. | Versuchen Sie es später erneut und halten Sie den Versuch fest. |
VIES meldet „Ungültig“, aber die Umsatzsteuer-ID ist korrekt: Häufige Ursachen
Ein Ergebnis „Ungültig“ bedeutet nicht immer, dass die Umsatzsteuerregistrierungsnummer gefälscht ist. Häufige Ursachen sind ein Tippfehler, eine annullierte Nummer, eine ganz neue Registrierung, die VIES noch nicht erreicht hat, oder ein Kunde in Spanien oder Italien, der die gesonderte Registrierung für den innergemeinschaftlichen Handel nicht abgeschlossen hat. Deutsche Kunden geben manchmal ihre nationale Steuernummer statt der DE-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an.
Die VIES-Konsultationsnummer und wie oft Sie erneut prüfen sollten
Die Konsultationsnummer ist eine eindeutige Referenz, die VIES ausstellt, wenn Sie Ihre eigene Umsatzsteuernummer (KMKR) in die Anfrage aufnehmen. Sie dokumentiert, dass eine Prüfung durchgeführt wurde, wann sie durchgeführt wurde und welches Ergebnis sie hatte. Da VIES nur den aktuellen Status zeigt und keinen Verlauf speichert, sind Ihre gespeicherten Konsultationsnummern der einzige Nachweis dafür, dass die Umsatzsteuernummer (KMKR) eines Kunden am Rechnungsdatum gültig war.
Prüfen Sie neue Kunden vor der ersten Rechnung, kontrollieren Sie bestehende Kunden regelmäßig erneut und immer vor einem ungewöhnlich großen Auftrag. Wenn Sie Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware verwenden, bietet VIES auch eine kostenlose API, sodass die Prüfung der Umsatzsteuer-ID bei der Rechnungsstellung automatisch erfolgen kann.
Warum die Prüfung von Umsatzsteuernummern (KMKR) wichtig ist: Kosten einer ungültigen Umsatzsteuer-ID
Verkauft ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen an ein für VAT registriertes Unternehmen in einem anderen EU-Land, berechnet es gewöhnlich keine inländische VAT: Waren sind als innergemeinschaftliche Lieferung mit 0 % besteuert, und die meisten grenzüberschreitenden B2B-Dienstleistungen fallen unter das Reverse-Charge-Verfahren. Beide Behandlungen setzen voraus, dass der Kunde eine gültige EU-Umsatzsteuer-ID besitzt; bei Waren ist dies nach den EU-VAT-Vorschriften eine materiell-rechtliche Voraussetzung: Ohne eine gültige Nummer eines anderen Mitgliedstaats gilt die Befreiung nicht.
Das Risiko liegt vollständig beim Verkäufer. Stellen Sie eine Rechnung mit 0 % VAT aus und erweist sich die Nummer des Kunden später als ungültig, kann die Steuerbehörde den Verkauf als steuerpflichtige inländische Lieferung behandeln und VAT zum nationalen Satz des Verkäufers – in Estland 24 % – zuzüglich Zinsen und, in schwerwiegenden Fällen, Sanktionen festsetzen. Diesen Betrag Monate später vom Kunden zurückzufordern, ist selten realistisch, sodass die Steuer Ihre Marge schmälert. Eine ungültige Umsatzsteuer-ID macht zudem die Rechnung fehlerhaft, was den Vorsteuerabzug des Kunden verhindern kann. Eine einminütige VIES-Prüfung mit gespeicherter Konsultationsnummer beseitigt fast das gesamte Risiko.
VIES im Vergleich zu nationalen Suchtools für Umsatzsteuernummern (KMKR)
VIES deckt die 27 EU-Mitgliedstaaten und Nordirland ab und bestätigt nur, ob eine Nummer für den innergemeinschaftlichen Handel gültig ist. Die meisten nationalen Steuerbehörden betreiben zudem eigene Suchdienste für Umsatzsteuernummern (KMKR) für inländische Zwecke, die oft schneller sind und manchmal mehr Details als eine VIES-Abfrage zeigen. In Estland bietet beispielsweise das Steuer- und Zollamt eine estnische Suche nach Umsatzsteuernummern, die den Namen des Steuerpflichtigen, den Registercode und das Registrierungsdatum für jede EE-Nummer zurückgibt (EE gefolgt von neun Ziffern). Informationen für ein estnisches Unternehmen, das eine eigene Umsatzsteuernummer (KMKR) benötigt, finden Sie in unserem Leitfaden zur Umsatzsteuerregistrierung in Estland.
Unterstützung bei VAT-Compliance für estnische Unternehmen
Im Rahmen unseres Buchhaltungsservices prüft Eesti Firma Geschäftspartner auf VIES, erstellt VAT-Erklärungen und die EC Sales List (Formular VD) und hält die Nachweise geordnet. Wenn Sie möchten, dass wir die VAT-Compliance für Ihr estnisches Unternehmen übernehmen, senden Sie uns eine Anfrage; wir melden uns mit einem Angebot bei Ihnen.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Sowohl das Webformular als auch die API werden von der Europäischen Kommission kostenlos bereitgestellt.
Nein. VIES funktioniert nur mit der Nummer selbst. Um die Umsatzsteuernummer (KMKR) eines Unternehmens zu finden, fragen Sie den Kunden oder sehen Sie auf dessen Rechnungen oder Website nach und prüfen Sie die Nummer anschließend auf VIES.
Nummern aus Großbritannien (Präfix GB) sind nicht auf VIES; nutzen Sie stattdessen den Dienst „Check a UK VAT number“ von HMRC. Nur Nummern aus Nordirland mit dem Präfix XI sind auf VIES enthalten, und dies nur für Waren.
Nein. Einige Mitgliedstaaten, etwa Deutschland und Spanien, geben Namen und Anschriften über VIES nicht heraus. Bestätigen Sie die Angaben in diesen Fällen direkt mit dem Kunden.
Vor der ersten Rechnung, danach in regelmäßigen Abständen (viele Unternehmen prüfen vierteljährlich erneut) und immer vor einem großen oder ungewöhnlichen Auftrag. Speichern Sie die Konsultationsnummer jeder Prüfung.
