EU-Markteintritt: Ein Leitfaden für ausländische Gründer

Wenn Sie ein Unternehmen außerhalb der Europäischen Union führen und in den EU-Markt eintreten möchten, lautet die erste Frage meist: Muss ich ein Unternehmen in Europa gründen? Im Internet findet man darauf Ranglisten der „besten Länder“, die jedoch den entscheidenden Schritt überspringen. Bevor Sie ein Land wählen, sollten Sie klären, ob Sie überhaupt ein europäisches Unternehmen benötigen – und falls ja, welche Art. Dieser leicht verständliche Leitfaden zum EU-Markteintritt behandelt beide Fragen und erklärt, wann die Gründung eines Unternehmens in Europa wirklich hilft und wann sie lediglich zusätzliche Kosten verursacht.

Folgendes lassen die meisten Artikel unerwähnt: Ein EU-Unternehmen ist keine Eintrittserlaubnis. Keine Vorschrift hindert ein Unternehmen in Dubai, Singapur oder Brasilien daran, an Kunden in Europa zu verkaufen. Ein europäisches Unternehmen beeinflusst vielmehr, wie einfach dieser Verkauf ist – wer bereit ist, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, wie Rechnungen und Umsatzsteuer behandelt werden und ob Zahlungsdienstleister Sie akzeptieren. Die ehrliche Frage lautet daher nicht: „Darf ich in Europa verkaufen?“, sondern: „Kostet mich der Verkauf ohne EU-Unternehmen mehr als dessen laufender Betrieb?“

Was „Eintritt in den EU-Markt“ wirklich bedeutet

Der Ausdruck klingt umfangreicher, als er ist. In der Praxis geht es bei einer Geschäftstätigkeit in Europa darum, eines oder mehrere der folgenden Ziele zu erreichen:

• europäische Kunden, die Ihr Unternehmen ernst nehmen und ohne Bedenken Verträge unterzeichnen;
• Rechnungen, die eine europäische Buchhaltung ohne zusätzliche Rückfragen akzeptiert;
• ein europäisches Bankkonto, damit Zahlungen in Euro einfach und günstig sind;
• Zugang zu Zahlungsdienstleistern und Onlineplattformen, die nur mit EU-Unternehmen zusammenarbeiten;
• die Möglichkeit, Personen in Europa ordnungsgemäß einzustellen oder mit ihnen zusammenzuarbeiten;
• eine stabile Basis für die Expansion in ganz Europa, wenn sich das Geschäft gut entwickelt.

Die meisten benötigen nur zwei oder drei Punkte aus dieser Liste, nicht alle sechs. Und wenn noch keiner davon auf Sie zutrifft, ist auch das eine hilfreiche Erkenntnis: Die Gründung kann warten, und das Geld ist besser in die Gewinnung Ihrer ersten europäischen Kunden investiert.

Benötigen Sie wirklich ein Unternehmen in Europa?

Ganz am Anfang häufig nicht. Sie müssen nicht eigens ein Unternehmen in Europa gründen, nur um Dienstleistungen an europäische Unternehmen zu verkaufen – Rechnungen über Ihr bestehendes Unternehmen zu stellen, funktioniert in der Regel problemlos. Viele Gründer arbeiten ein Jahr oder länger auf diese Weise, und daran ist weder etwas falsch noch riskant.

Später kann es jedoch zum Problem werden, und die Anzeichen sind leicht zu erkennen. Ein Kunde erklärt, seine Beschaffungsrichtlinien ließen keinen Anbieter außerhalb der EU zu. Ein Zahlungsdienstleister lehnt Sie ab, weil Ihr Unternehmen nicht in der EU ansässig ist. Der Verkauf an Privatkunden statt an Unternehmen macht die steuerlichen Formalitäten kompliziert. Sie möchten jemanden in Europa einstellen. Jeder dieser Punkte ist ein triftiger Grund für eine Unternehmensgründung. „Es wirkt professioneller“ allein ist es meist nicht.

Der praktische Test ist einfach: Schreiben Sie konkret auf, was Sie derzeit nicht tun können. Können Sie es in einem Satz benennen, sind Sie bereit, eine Rechtsform zu wählen. Gelingt Ihnen das nicht, ist eine Gründung wahrscheinlich noch verfrüht.

Drei Wege in den europäischen Markt

Sobald Sie entscheiden, dass Ihre Expansion nach Europa eine rechtliche Grundlage benötigt, gibt es drei realistische Wege.

Weiterhin über Ihr bestehendes Unternehmen verkaufen

Das ist die günstigste und anfangs die richtige Option. Sie stellen Ihre Rechnungen weiterhin über Ihr bereits bestehendes Unternehmen. Die Grenzen sind eher praktischer als rechtlicher Natur: Manche Kunden werden nicht mit Ihnen zusammenarbeiten, einige Plattformen werden Sie nicht aufnehmen, und beim Verkauf an Privatkunden werden die Formalitäten umständlich. Es funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert – und Sie werden merken, wann es so weit ist.

Ein eigenes Unternehmen in der EU gründen

Dafür entscheiden sich letztlich die meisten Gründer. Sie gründen ein neues EU-Unternehmen, das entweder Ihnen persönlich oder Ihrem bereits bestehenden ausländischen Unternehmen gehört – im zweiten Fall spricht man von einer Tochtergesellschaft, die Funktionsweise bleibt jedoch gleich. In beiden Fällen handelt es sich um ein eigenständiges Unternehmen: Es hat einen eigenen Namen, ein eigenes Bankkonto, eine eigene Buchführung und – besonders wichtig – eigene Verbindlichkeiten. Wenn etwas schiefläuft, bleibt das Problem auf dieses Unternehmen beschränkt, statt Ihr gesamtes übriges Vermögen zu betreffen.

Eine Zweigniederlassung Ihres bestehenden Unternehmens anmelden

Eine Zweigniederlassung ist kein neues Unternehmen. Es handelt sich um Ihr bestehendes Unternehmen, das unter demselben Namen in Europa tätig ist. Somit bleibt Ihr ursprüngliches Unternehmen für sämtliche Aktivitäten der Zweigniederlassung voll verantwortlich. Sie muss dennoch vor Ort angemeldet werden und Unterlagen einreichen. Anfänger halten eine Zweigniederlassung oft für die unkompliziertere, einfachere Lösung; tatsächlich bedeutet sie meist, sich mit zwei Ländern statt nur einem auseinanderzusetzen. Sie eignet sich für etablierte Unternehmen, die eine bestehende Marke ins Ausland ausweiten, nicht für Erstgründer.

Die drei Optionen im direkten Vergleich

Wie Sie sehen, ist die Zweigniederlassung nicht die einfache Option. Wenn Sie gerade erst anfangen, fällt die Wahl in der Regel zwischen den ersten beiden Möglichkeiten.

So wählen Sie ein Land, ohne die Entscheidung unnötig zu verkomplizieren

Eine Unternehmensgründung ist fast überall in Europa unkompliziert. Die Dauer der Eintragung ist daher kein guter Maßstab für die Länderwahl. Auf die folgenden Unterschiede kommt es tatsächlich an.

Beginnen Sie mit dem Standort Ihrer Kunden

Wenn sich Ihre Kunden, Ihre Beschäftigten und Ihre Waren sämtlich in einem europäischen Land befinden, ist dieses Land normalerweise die richtige Wahl. Ein Vergleich verschiedener Standorte ist sinnvoll, wenn Ihr Geschäft geografisch verteilt ist – etwa bei Onlinedienstleistungen, Beratung, Software oder Kunden in mehreren Ländern zugleich.

Prüfen Sie, ob sich das Unternehmen aus der Ferne führen lässt

Stellen Sie ganz praktische Fragen. Können Dokumente online unterzeichnet werden oder erfordert jede Änderung einen Notartermin? Können Sie mit der Steuerbehörde auf Englisch kommunizieren? Können Sie den Jahresbericht selbst von einem anderen Kontinent aus einreichen? Die Unterschiede zwischen den Ländern sind hier enorm, und gerade Anfänger unterschätzen diesen Faktor am häufigsten.

Wählen Sie ein Land nicht allein wegen seines Steuersatzes

Ein niedriger Steuersatz in einem anderen Land wird nicht automatisch zu Ihrem Steuersatz. Auch Ihr Wohnort und der Ort, von dem aus Sie das Unternehmen tatsächlich führen, sind relevant, und die Vorschriften Ihres eigenen Landes gelten weiterhin für Sie. Betrachten Sie Steuern als einen von mehreren Faktoren, nicht als alleinigen Entscheidungsgrund, und klären Sie Ihre individuelle Lage mit einem Berater in Ihrem Heimatland.

Bei der Frage, wo sich ein Unternehmen am besten gründen lässt, ist es sinnvoller, jedes infrage kommende Land anhand Ihrer zuvor in diesem Leitfaden erstellten kurzen Liste zu prüfen, statt es mit einer allgemeinen Rangliste zu vergleichen.

Warum Gründer häufig Estland in Betracht ziehen

Fragt man ausländische Gründer, wo sie ihr Unternehmen gegründet haben, kommt Estland in fast jedem Gespräch zur Sprache. Dafür gibt es einige konkrete Gründe.

Im Unternehmen verbleibende Gewinne werden noch nicht besteuert

Ein estnisches Unternehmen zahlt keine Körperschaftsteuer auf Gewinne, die es einbehält und reinvestiert. Die Steuer wird erst fällig, wenn die Eigentümer Geld als Dividenden entnehmen. Für ein junges Unternehmen, das seine Einnahmen wieder in das Wachstum investiert, ist das ein echter praktischer Vorteil: Sie zahlen keine Steuern auf Geld, das Sie noch nicht entnommen haben.

Fast alles läuft online ab

Eine estnische Gesellschaft mit beschränkter Haftung (die OÜ) ist normalerweise innerhalb weniger Werktage betriebsbereit. Mit einer e-Residency-Karte lässt sich der gesamte Vorgang ohne Reise online erledigen. Auch Jahresberichte und Steuererklärungen werden online eingereicht. Genau das ist in anderen Teilen Europas tatsächlich nur schwer zu finden.

Geeignet für Unternehmen ohne festen Einzelmarkt

Wenn Ihre Kunden über mehrere Länder verteilt sind – etwa in den Bereichen Beratung, Agenturdienstleistungen, Software oder Onlinedienste –, eignet sich Estland gut als Verwaltungsstandort und nicht unbedingt als eigentlicher Absatzmarkt. Trifft das auf Ihr Unternehmen zu, lohnt sich ein genauerer Blick auf die Unternehmensgründung in Estland.

Was ein estnisches Unternehmen nicht für Sie leistet

Es hebt Ihre Steuern im Heimatland nicht auf. Die Gründung eines Unternehmens im Ausland ändert weder Ihren Wohnort noch den Ort Ihrer persönlichen Besteuerung. Wenn Sie das Unternehmen von Ihrem Heimatland aus führen, gelten dessen Vorschriften weiterhin für Sie. Klären Sie dies am besten mit einem Berater vor Ort, bevor Sie etwas anmelden.

Es garantiert kein Bankkonto. Banken entscheiden selbst und bevorzugen tendenziell Unternehmen mit einer erkennbaren Verbindung zur Region. Viele Gründer im Ausland nutzen letztlich europäische Zahlungsdienstleister zusätzlich zu oder anstelle einer traditionellen Bank.

Es beseitigt keine Umsatzsteuerpflicht in anderen Ländern. Wenn Sie an Privatkunden in Deutschland oder Spanien verkaufen, fällt weiterhin deutsche beziehungsweise spanische Umsatzsteuer an. Der Sitz Ihres Unternehmens ändert nicht den Standort Ihrer Kunden.

Es lässt eine substanzlose Gesellschaft nicht wie ein etabliertes Unternehmen wirken. Wenn alle Mitglieder der Geschäftsführung außerhalb Estlands leben, muss das Unternehmen eine Kontaktperson vor Ort sowie eine Anschrift für amtliche Schreiben benennen. Damit ist eine formale Anforderung erfüllt, doch das Unternehmen wirkt dadurch nicht etabliert – Banken und seriöse Kunden erkennen den Unterschied.

Die häufigsten Fehler ausländischer Gründer

Zu schnelle Gründung

Ein Unternehmen, das sich in drei Tagen gründen lässt, kann für die Abwicklung oder Umstrukturierung Monate benötigen. Für eine frühe Gründung gibt es keinen Preis, eine doppelte Gründung verursacht dagegen echte Kosten.

Das Bankkonto bis zuletzt aufschieben

Dies ist der häufigste Grund, aus dem Gründer nicht weiterkommen. Die Unternehmensgründung ist der schnelle und einfache Teil; die Eröffnung eines Bank- oder Zahlungskontos ist der langwierige, selektive Teil, und kein Land garantiert sie. Prüfen Sie Ihre Möglichkeiten vor der Gründung – andernfalls haben Sie am Ende ein ordnungsgemäß eingetragenes Unternehmen, aber keine Möglichkeit, Zahlungen zu empfangen.

Nur die Gründungskosten einplanen

Die Gründung ist einmalig, doch Buchhaltung, Jahresbericht, Geschäftsanschrift und Ihr eigener Verwaltungsaufwand fallen jedes Jahr erneut an. Addieren Sie vor Ihrer Entscheidung die Kosten der ersten beiden Jahre – ein Land mit günstiger Gründung, aber teurem laufendem Betrieb ist für ein dauerhaft geplantes Unternehmen keine gute Wahl.

Nach dem einen perfekten Land suchen

Auf die allgemeine Frage, in welchem Land Sie Ihr Unternehmen am besten gründen, gibt es keine Antwort. Sehr wohl beantworten lässt sich dagegen, welches Land zu Ihren Kunden, Ihrer Arbeitsweise und Ihren Plänen passt.

Passt Estland zu Ihnen?

Estland eignet sich in der Regel gut für:

• Freiberufler, Berater und Agenturen mit Kunden in mehreren Ländern;
• Software-, IT- und Onlineunternehmen ohne einen festen Einzelmarkt;
• Gründer, die Gewinne reinvestieren möchten, statt sich jedes Jahr Dividenden auszuzahlen;
• Personen, die Verwaltungsaufgaben gern online erledigen;
• Nichtansässige, die ein europäisches Unternehmen aus der Ferne führen möchten.

Estland eignet sich in der Regel weniger gut für:

• Unternehmen, deren Kunden, Beschäftigte und Geschäftsräume sich sämtlich in einem anderen europäischen Land befinden – gründen Sie das Unternehmen stattdessen dort;
• Geschäfte, Restaurants und andere Unternehmen, die an einem bestimmten Ort physisch präsent sein müssen;
• Tätigkeiten, die eine besondere Erlaubnis der Aufsichtsbehörde eines bestimmten Landes erfordern;
• alle, die hoffen, ein ausländisches Unternehmen werde ein Steuerproblem im Heimatland lösen.

Abschließende Gedanken zum Eintritt in den EU-Markt

Für ausländische Gründer ist der EU-Markteintritt ein Prozess und kein Kauf. Bevor Sie ein Unternehmen in Europa gründen, sollten Sie feststellen, was Sie ohne ein europäisches Unternehmen tatsächlich nicht tun können. Entscheiden Sie anschließend, ob Sie ein eigenes Unternehmen oder eine schlankere Lösung benötigen. Erst danach sollten Sie Länder vergleichen – und zwar danach, wie einfach sich das Unternehmen aus der Ferne führen lässt, wie der Zugang zu Bankdienstleistungen funktioniert und welche jährlichen Kosten entstehen, nicht anhand eines einzigen Steuersatzes.

Estland ist eine gute Antwort auf eine bestimmte Variante dieser Frage: ein kleines, internationales und digital ausgerichtetes Unternehmen, das von einer Person geführt wird, die sich nicht physisch in Europa aufhält. Es ist nicht die Antwort auf jede Variante. Wenn Sie klar aussprechen können, welches Problem Sie lösen möchten, wird die richtige Struktur meist sehr schnell deutlich.

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