Gehalt oder Dividenden: So zahlen Sie sich aus einer estnischen OÜ aus

Auf dem Konto Ihrer estnischen Gesellschaft liegt Geld. Kunden haben bezahlt, und es fühlt sich an, als gehöre es Ihnen. Das tut es noch nicht. Zwischen dem Konto der Gesellschaft und Ihrem eigenen stehen einige Regeln. Wie Sie das Geld entnehmen, entscheidet darüber, wie viel Ihnen bleibt, ob Sie krankenversichert sind und ob das Finanzamt ein Jahr später Fragen stellt.

Dies ist ein Leitfaden für Einsteiger zur Auszahlung aus einer estnischen OÜ – ob Sie als E-Resident ein Einpersonenunternehmen aus dem Ausland führen oder als Gründer in Tallinn ansässig sind. Er erläutert, welcher Weg wann geeignet ist, in welcher Reihenfolge Sie vorgehen, welche Unterlagen jeweils nötig sind und wie geschäftsführende Gesellschafter typischerweise eine Geschäftsführervergütung mit einer Gewinnausschüttung kombinieren, um Geld steuerlich effizient zu entnehmen. Steuerrechnungen halten wir bewusst knapp; die Zahlen finden Sie in unseren separaten Leitfäden zur Besteuerung einer Geschäftsführervergütung und zur Besteuerung von Dividenden.

Warum Sie nicht einfach Geld von Ihrer estnischen Gesellschaft abheben können

Hier liegt der Denkfehler, über den erstmalige Gründer und E-Residents gleichermaßen stolpern. Eine private Gesellschaft mit beschränkter Haftung (osaühing, OÜ) ist eine eigenständige juristische Person. Ihr Bankkonto gehört der Gesellschaft, und jeder Euro, der von dort zu Ihnen fließt, braucht einen Rechtsgrund: eine Vergütung für die Geschäftsführung, ein Gehalt für Arbeit, ein Gewinnanteil, die Erstattung einer von Ihnen für die Gesellschaft bezahlten Ausgabe oder die Rückzahlung eines Darlehens, das Sie ihr gewährt haben.

Hat eine Überweisung keinen Grund, muss Ihr Buchhalter ihn nachträglich erfinden – und die estnische Steuer- und Zollbehörde wird bei einer Prüfung dasselbe tun. Das übliche Ergebnis: Der Betrag wird als verdeckte Gewinnausschüttung oder Sachbezug behandelt und auf Kosten der Gesellschaft zuzüglich Zinsen besteuert. Auch Einkäufe mit der Firmenkarte führen dorthin. In Estland gibt es keine „Privatentnahme“ – jede Entnahme hat eine Kategorie.

Die erste Regel für die Vergütung von Inhabern in Estland ist daher einfach: Legen Sie die Bezeichnung fest, bevor das Geld fließt, nicht danach.

Geschäftsführervergütung, Gehalt oder Dividende: Drei Wege, Geld aus einer OÜ zu entnehmen

Geschäftsführervergütung und Arbeitnehmergehalt sehen auf der Lohnabrechnung ähnlich aus, sind rechtlich aber verschieden. Gehalt setzt einen Arbeitsvertrag voraus und damit das Arbeitsvertragsgesetz: mindestens den gesetzlichen Mindestlohn bei Vollzeit, bezahlten Urlaub, Kündigungsfristen sowie Beiträge zur Arbeitslosenversicherung auf beiden Seiten. Eine Geschäftsführervergütung wird durch Gesellschafterbeschluss festgesetzt, hat keinen gesetzlichen Mindestbetrag und kann in einem umsatzschwachen Monat ausfallen.

Diese Flexibilität ist der Grund, warum ein alleiniger geschäftsführender Gesellschafter normalerweise eine Vergütung statt eines Arbeitsverhältnisses mit sich selbst wählt. Ein Gehalt ist für Personal, eine klar abgegrenzte operative Funktion oder bei tatsächlich in einem anderen Land ausgeübter Arbeit relevant. Für die meisten Einpersonen-OÜs bedeutet „Gehalt oder Dividenden“ praktisch „Geschäftsführervergütung oder Dividenden“: Die Vergütung übernimmt die Rolle eines Gehalts.

Die Option für E-Residents: Der eigenen Gesellschaft als Freiberufler oder Auftragnehmer Rechnungen stellen

E-Residents, die außerhalb Estlands leben, nutzen oft einen Weg, der nicht in der Tabelle steht: Sie melden sich im Wohnsitzland als Einzelunternehmer oder Freiberufler an und stellen ihrer estnischen OÜ Rechnungen für die geleistete Arbeit. Die OÜ verbucht die Rechnung als gewöhnliche Dienstleistungskosten; der Gründer erklärt die Einkünfte und zahlt Steuern und Sozialabgaben dort, wo er tatsächlich lebt und arbeitet.

Das funktioniert, weil außerhalb Estlands ausgeübte operative Arbeit keine Einkünfte aus estnischer Quelle sind. Für einen Berater in Portugal oder einen Entwickler in Polen, der nur an einem Ort besteuert werden möchte, ist dies eine saubere Lösung.

Drei Punkte machen dies vertretbar: Sie müssen dort, wo Sie leben, tatsächlich als Unternehmen registriert sein; die Rechnungen müssen reale Arbeit zu marktüblichen Preisen beschreiben; und die Geschäftsführungsrolle sollte weiterhin gesondert anerkannt werden. Eine symbolische Geschäftsführervergütung neben hohen Auftragnehmerrechnungen derselben Person ist genau das Muster, das die estnische Steuerbehörde prüft. Für estnische Ansässige funktioniert dieser Weg nicht: Arbeit, die Sie innerhalb Estlands für Ihre eigene Gesellschaft leisten, gilt als Geschäftsführung oder Beschäftigung, und die Steuerbehörde hat viel Erfahrung damit, Rechnungen von Inhabern als Gehalt umzuqualifizieren.

So wählen Sie: Drei Fragen vor Ihrer Auszahlung

Der steuerlich effizienteste Mix aus Gehalt und Dividende ergibt sich aus drei persönlichen Umständen. Alle drei lassen sich vor dem Geldfluss leichter klären als danach.

1. Benötigen Sie estnische Krankenversicherung? Wenn ja, muss die Vergütung hoch genug sein, damit die darauf entfallende Sozialsteuer den monatlichen Mindestbetrag erreicht (derzeit eine Bruttovergütung von €886) – jeden Monat und ohne Unterbrechung. Sind Sie anderswo versichert, kann die Vergütung niedriger oder unregelmäßig sein.
2. Arbeiten Sie aktiv in der Gesellschaft? Ist die OÜ Ihr Vollzeitjob, ist es riskant, nur Dividenden zu beziehen. Die Steuerbehörde achtet auf die wirtschaftliche Realität und kann einen Teil dieser Dividenden als Vergütung für Ihre Arbeit umqualifizieren. Eine der Tätigkeit entsprechende Vergütung ist der sichere Standard.
3. Wo sind Sie steuerlich ansässig? Für in Estland Ansässige ist der Vergleich rein estnisch. Für alle anderen entscheidet die Behandlung einer ausländischen Vergütung und Dividende im Wohnsitzstaat – und nur ein örtlicher Berater kann Ihnen sagen, wie diese aussieht.

So zahlen Sie sich eine Geschäftsführervergütung: Schritt für Schritt

Die Geschäftsführervergütung kommt einem Geschäftsführergehalt in einer inhabergeführten OÜ am nächsten und ist das wichtigste Instrument der Gründervergütung. Sie hat keinen gesetzlichen Mindestbetrag, muss nicht monatlich gezahlt werden und kann unmittelbar nach der Eintragung beginnen. Wie hoch? So hoch, dass die Krankenversicherungsgrenze erreicht wird, falls Sie estnischen Schutz benötigen, und jedenfalls in einer Höhe, die sich als angemessene Bezahlung Ihrer Arbeit verteidigen lässt: ungefähr das, was Sie einer fremden Person für die Führung der Gesellschaft zahlen würden. Darüber hinausgehendes Geld bleibt besser in der Gesellschaft oder wird als Dividende ausgeschüttet.

1. Legen Sie den Betrag per Gesellschafterbeschluss fest. Auch als alleiniger Gesellschafter sollten Sie einen kurzen Beschluss mit der monatlichen Vergütung verfassen. Ein gesonderter Geschäftsführervertrag ist optional; der Beschluss ist die Rechtsgrundlage.
2. Melden Sie sich vor der ersten Zahlung im Beschäftigungsregister (TÖR) an. Dies dauert im E-Service der Steuerbehörde wenige Minuten; normalerweise erledigt Ihr Buchhalter das für Sie.
3. Reichen Sie den Antrag auf steuerfreien Grundfreibetrag ein, wenn Sie anspruchsberechtigt sind. Andernfalls behält die Gesellschaft Einkommensteuer auf den vollen Betrag ein, und die Differenz erhalten Sie erst nach Abgabe Ihrer jährlichen Steuererklärung zurück.
4. Zahlen Sie den Nettobetrag monatlich an einem festen Termin vom Gesellschaftskonto und geben Sie im Verwendungszweck „Geschäftsführervergütung“ an.
5. Lassen Sie ihn vom Buchhalter bis zum 10. des Folgemonats erklären. Dann zahlt die Gesellschaft auch die einbehaltene Einkommensteuer und Sozialsteuer.

So zahlen Sie sich Dividenden aus einer estnischen OÜ: Schritt für Schritt

Eine Gewinnausschüttung ist absichtlich langsamer und formeller: Eine Dividende bedeutet, dass die Gesellschaft tatsächlich erzielten Gewinn teilt, nicht dass sie ein Monatsgehalt zahlt.

1. Warten Sie auf den Jahresbericht. Eine OÜ darf nur Gewinn ausschütten, der in einem genehmigten Jahresbericht ausgewiesen ist. Gewinn des laufenden Jahres ist bis zum Jahresabschluss und zur Genehmigung des Berichts gesperrt. Für Gesellschaften mit Kalenderjahr gilt der 30. Juni als Einreichungsfrist; je eher der Bericht genehmigt wird, desto eher kann ausgeschüttet werden. Die für Aktiengesellschaften möglichen Zwischendividenden gibt es für eine OÜ nicht.
2. Prüfen Sie, ob das Stammkapital eingezahlt ist. Viele Gesellschaften werden mit symbolischem Kapital eingetragen, das nie tatsächlich überwiesen wird. Solange dies nicht erfolgt ist, darf keine Dividende gezahlt werden.
3. Fassen Sie einen Gesellschafterbeschluss über die Ausschüttung, der Betrag und Zahlungstermin nennt.
4. Planen Sie die Steuer ein. Die Gesellschaft zahlt Körperschaftsteuer zusätzlich zur Nettodividende; auf dem Konto muss daher für beides ausreichend Geld vorhanden sein.
5. Überweisen und erklären Sie. Ihr Buchhalter meldet die Dividende nach der Auszahlung, und die Gesellschaft zahlt die Steuer bis zum 10. des Folgemonats.

Ist der Jahresgewinn genehmigt, muss er nicht auf einmal ausgeschüttet werden. Gewinnrücklagen können in mehreren separaten Beschlüssen über die folgenden Monate ausgezahlt werden. So machen manche Gründer aus dem Gewinn des letzten Jahres in diesem Jahr ein recht regelmäßiges Dividendeneinkommen.

Gehalt oder Dividenden? Vier Gründerprofile

Der in Estland lebende Freiberufler. (Estnischer Steueransässiger, Einpersonen-OÜ.) Sie nutzen das estnische öffentliche Gesundheitssystem. Zahlen Sie sich von Anfang an monatlich mindestens die Vergütung in Höhe der Krankenversicherungsgrenze, nutzen Sie den steuerfreien Grundfreibetrag und beziehen Sie den Rest nach dem Jahresbericht als Dividende. Die Vergütung zur Steuerersparnis auszulassen, kostet Krankenversicherung und Rentenbeiträge und erhöht das Risiko, dass die Steuerbehörde Ihre Dividenden umqualifiziert.

Der E-Resident, der aus einem anderen EU-Land arbeitet. (Nichtansässiger geschäftsführender Gesellschafter, sämtliche Arbeit im Ausland.) Sie führen Ihre e-Residency-Gesellschaft aus Deutschland oder Spanien und erledigen dort auch die Kundenarbeit. Eine Geschäftsführervergütung wird unabhängig von Ihrem Aufenthaltsort in Estland besteuert, zuzüglich estnischer Sozialsteuer, sofern Sie kein A1-Zertifikat Ihres Wohnsitzstaats besitzen. Das Gehalt für operative Arbeit wird dort besteuert, wo die Arbeit ausgeübt wird, nicht in Estland, und kann eine Arbeitgeberregistrierung Ihrer OÜ dort erfordern. Dividenden werden von Estland auf Gesellschaftsebene und anschließend erneut im Wohnsitzstaat besteuert. Das übliche Muster ist eine moderate Geschäftsführervergütung für die Leitungsrolle plus im Wohnsitzstaat erklärte Dividenden – nachdem ein lokaler Berater die Behandlung beider Varianten bestätigt hat.

Der digitale Nomade ohne festen Standort. Dividenden wirken ohne Wohnsitzstaat frei von dessen Steuer. Doch „nirgendwo steuerlich ansässig“ ist eine Position, die einer Steuerbehörde selten standhält und auch Bankgeschäfte erschwert. Eine in Estland besteuerte Geschäftsführervergütung schafft eine saubere Dokumentation. Alles Weitere hängt davon ab, wo Sie tatsächlich Zeit verbringen; dies behandeln wir in unserem Leitfaden zum Führen einer estnischen Gesellschaft bei Wohnsitz im Ausland.

Der Gründer, der alles reinvestiert. Wenn Wachstum geplant ist, kann die richtige Antwort lauten, gar nichts zu entnehmen. In der Gesellschaft belassener Gewinn wird nicht besteuert, daher kostet Warten nichts. Beziehen Sie nur eine kleine Vergütung, wenn Sie Sozialschutz benötigen, und lassen Sie Gewinnrücklagen wachsen, bis es einen Grund zur Ausschüttung gibt. Hier ist das estnische Körperschaftsteuersystem für Gründer besonders vorteilhaft.

Gesellschafterdarlehen und Kostenerstattungen: Was zulässig ist

Zwei weitere Wege, Geld zu entnehmen, kommen in fast jedem Gespräch mit Gründern auf.

Ein Darlehen von Ihrer eigenen OÜ ist keine Option. Das Handelsgesetzbuch verbietet einer privaten Gesellschaft mit beschränkter Haftung, einem Gesellschafter mit mehr als 5 % des Kapitals oder einem Geschäftsführer ein Darlehen zu gewähren; ein unter Verstoß geschlossener Darlehensvertrag ist nichtig. Als „Darlehen“ entnommenes Geld wird als das behandelt, was es tatsächlich ist – eine Ausschüttung – und entsprechend besteuert. Umgekehrt ist es zulässig: Sie können Ihrer Gesellschaft Geld leihen und später steuerfrei den Darlehensbetrag zurückerhalten, sofern das Darlehen dokumentiert ist.

Kostenerstattungen sind mit Belegen zulässig. Wenn Sie Software, Reisen oder Ausstattung der Gesellschaft aus eigener Tasche zahlen, kann die Gesellschaft dies ohne Steuer erstatten, solange die Ausgabe betrieblich veranlasst ist und der Beleg in der Buchhaltung vorliegt. Nicht zulässig ist das Gegenteil: laufende private Ausgaben mit der Firmenkarte. Das ist ein Sachbezug, auf den die Gesellschaft Einkommensteuer und Sozialsteuer zahlt.

Häufige Fehler bei der Entnahme aus einer estnischen Gesellschaft

• Geld „auf Rechnung“ ohne Gesellschafterbeschluss entnehmen. Die Steuerbehörde wird entscheiden, was es war – und Ihnen wird die Antwort nicht gefallen.
• Im ersten Jahr Gewinn ausschütten. Bis der erste Jahresbericht genehmigt ist, gibt es keinen ausschüttungsfähigen Gewinn, unabhängig davon, wie gesund das Bankguthaben aussieht.
• Das Stammkapital nicht einzahlen. Eine Eintragung mit einem Cent ist zulässig; eine nicht geleistete Einlage verhindert jede Dividende.
• Nur Dividenden aus einer Gesellschaft beziehen, in der Sie Vollzeit arbeiten. Die wirtschaftliche Realität wiegt mehr als Bezeichnungen.
• Annehmen, dass Estland das Ende der Geschichte ist. Wenn Sie im Ausland leben, möchte Ihr Wohnsitzstaat fast sicher von der Dividende und möglicherweise auch von der Vergütung wissen.
• Eine Vergütung vor dem Eintrag ins Beschäftigungsregister zahlen. Eine kleine Formalität, an die ein Bußgeld geknüpft ist.

Vergütung für Inhaber vom ersten Monat an richtig gestalten

Die Auszahlung aus einer estnischen Gesellschaft ist nicht kompliziert, sobald sie eingerichtet ist. Ein Gesellschafterbeschluss, ein Eintrag im Beschäftigungsregister und ein fester Zahlungstermin sind an einem Vormittag erledigt; danach läuft die Routine von selbst. Die Entscheidungen, die wirklich Überlegung verdienen – die Höhe der Geschäftsführervergütung, ob Sie estnischen Krankenversicherungsschutz benötigen und wie Ihr Wohnsitzstaat eine Dividende behandelt –, treffen Sie am besten vor der ersten Zahlung, denn die dazugehörigen Unterlagen lassen sich nicht nachträglich erstellen.

Der Buchhaltungsservice von Eesti Firma übernimmt die monatlichen Lohnsteueranmeldungen, den Jahresbericht und die Dividendenunterlagen für inhabergeführte OÜs. Außerdem helfen wir E-Residents und nichtansässigen Gründern im Rahmen der Gründung einer estnischen Gesellschaft, den passenden Mix aus Gehalt und Dividende zu wählen.

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