Λογισμικό λογιστικής για εσθονική εταιρεία: σύγκριση Merit Aktiva, SimplBooks και άλλων

Κάθε εσθονική εταιρεία πρέπει να τηρεί λογιστικά βιβλία, ακόμη και αν δεν έχει υπαλλήλους και πραγματοποιεί λίγες πωλήσεις τον χρόνο. Τα βιβλία τροφοδοτούν τη δήλωση ΦΠΑ μόλις η εταιρεία εγγραφεί για ΦΠΑ, τη δήλωση φόρου μισθοδοσίας όταν καταβάλλει μισθούς, αμοιβές διοικητικού συμβουλίου ή μερίσματα, και τις ετήσιες οικονομικές καταστάσεις που κάθε OÜ υποβάλλει μέσω του e-Business Register.

Ιδρυτές από το εξωτερικό, συμπεριλαμβανομένων των e-residents, συχνά ξεκινούν με ένα εργαλείο που ήδη γνωρίζουν, όπως το Xero ή το QuickBooks, και αργότερα διαπιστώνουν ότι δεν μπορεί να παράγει εσθονικές δηλώσεις. Αυτός ο οδηγός συγκρίνει το βασικό λογισμικό λογιστικής στην Εσθονία ως προς όσα έχουν σημασία για μια μικρή εταιρεία που διοικείται από το εξωτερικό και δείχνει πότε είναι απλούστερο να αφήσετε τα βιβλία σε λογιστή.

Τι πρέπει να κάνει το λογισμικό λογιστικής στην Εσθονία

Οι νομικές απαιτήσεις είναι ίδιες ανεξάρτητα από το πρόγραμμα που επιλέγετε, επομένως η διαφορά έγκειται στο πόση συνήθη εργασία αφαιρεί το λογισμικό από εσάς. Πέντε στοιχεία έχουν τη μεγαλύτερη σημασία:

• Φορολογικές δηλώσεις. Το καλό λογισμικό προετοιμάζει τη μηνιαία δήλωση ΦΠΑ και τη δήλωση φόρου μισθοδοσίας, και στη συνέχεια είτε τις αποστέλλει στην Εσθονική Φορολογική και Τελωνειακή Αρχή είτε παράγει αρχείο που μεταφορτώνετε. Η άμεση σύνδεση θα αποκτήσει μεγαλύτερη σημασία: η δήλωση φόρου μισθοδοσίας ήδη υποβάλλεται ως δεδομένα απευθείας από το λογισμικό και από τον Απρίλιο του 2027 ακολουθεί η δήλωση ΦΠΑ, παρότι η χειροκίνητη καταχώριση και η μεταφόρτωση αρχείου θα παραμείνουν δυνατές. Το φορολογικό ημερολόγιο εσθονικών εταιρειών μας παραθέτει τις προθεσμίες.
• Οι ετήσιες οικονομικές καταστάσεις. Ο ισολογισμός και η κατάσταση αποτελεσμάτων πρέπει να εξάγονται από το πρόγραμμα σε μορφή που δέχεται το e-Business Register. Οι σημειώσεις και, για όλες εκτός από τις μικρότερες εταιρείες, η έκθεση διαχείρισης, πρέπει ακόμη να συντάσσονται από κάποιον.
• Τραπεζικές συνδέσεις. Η άμεση σύνδεση εισάγει τραπεζικά αντίγραφα και αντιστοιχίζει πληρωμές με τιμολόγια. Συνήθως καλύπτει μόνο τις κύριες εσθονικές τράπεζες, επομένως για Wise, Revolut και παρόμοιους λογαριασμούς μεταφορτώνετε αρχεία αντιγράφων.
• Ηλεκτρονικά τιμολόγια. Οι Εσθονοί αγοραστές μπορούν να ζητήσουν ηλεκτρονικά τιμολόγια, επομένως το πρόγραμμα πρέπει να τα στέλνει και να τα λαμβάνει.
• Γλώσσα. Το περιβάλλον πρέπει να είναι διαθέσιμο στα αγγλικά, όχι μόνο στα εσθονικά.

Merit Aktiva έναντι SimplBooks έναντι SmartAccounts έναντι e-Financials

Ο πίνακας συγκρίνει τα αρχικά πακέτα που ταιριάζουν σε μια μικρή εταιρεία, με τιμές ανά μήνα και χωρίς ΦΠΑ, εκτός αν αναφέρεται διαφορετικά. Καταχώριση είναι μία λογιστικοποιημένη συναλλαγή, όπως τιμολόγιο ή πληρωμή.

Merit Aktiva

Το Merit Aktiva είναι το πιο γνωστό λογιστικό πρόγραμμα στην Εσθονία. Ο δημιουργός του, Merit Tarkvara, δηλώνει ότι το χρησιμοποιούν περισσότερες από 83.000 εταιρείες, και φοιτητικές έρευνες μικρών εσθονικών εταιρειών στο Tallinn University of Technology το έχουν αναδείξει ως το ευρύτερα χρησιμοποιούμενο. Το περιβάλλον διατίθεται στα εσθονικά, αγγλικά και ρωσικά, τα αντίγραφα από LHV, SEB, Swedbank και Coop φθάνουν αυτόματα, και οι δηλώσεις ΦΠΑ και μισθοδοσίας αποστέλλονται στη Φορολογική και Τελωνειακή Αρχή από το πρόγραμμα. Το πακέτο Standard καλύπτει την καθημερινή τήρηση βιβλίων, ενώ το πακέτο Pro προσθέτει αυτόματες συνδέσεις με ηλεκτρονικά καταστήματα, παρόχους πληρωμών και άλλο λογισμικό. Η μισθοδοσία εκτελείται στο ξεχωριστό πρόγραμμα Merit Palk, το οποίο είναι δωρεάν για έως δύο εργαζομένους, και η υποστήριξη πελατών είναι δωρεάν.

SimplBooks

Το SimplBooks είναι εταιρεία του Τάλιν, της οποίας το πρόγραμμα σχεδιάστηκε για ιδρυτές που τηρούν μόνοι τους τα βιβλία τους· αναφέρει περισσότερους από 20.000 χρήστες. Το περιβάλλον είναι στα εσθονικά, αγγλικά και ρωσικά. Το πακέτο Start κοστίζει λιγότερο από το Merit Aktiva Standard, αλλά περιλαμβάνει μισθοδοσία για έως τρεις εργαζομένους, δωρεάν ηλεκτρονικά τιμολόγια και άμεσες τραπεζικές συνδέσεις, ώστε οι συναλλαγές της προηγούμενης ημέρας να φθάνουν κάθε πρωί και οι επαναλαμβανόμενες να μπορούν να καταχωρίζονται αυτόματα. Οι φορολογικές δηλώσεις αποστέλλονται απευθείας στη Φορολογική και Τελωνειακή Αρχή και οι ετήσιες οικονομικές καταστάσεις προετοιμάζονται σε ενσωματωμένο εργαλείο. Αν εκδίδετε μόνο τιμολόγια και αφήνετε τα υπόλοιπα σε λογιστή, το πακέτο MINI αρκεί.

SmartAccounts

Το SmartAccounts, επίσης από το Τάλιν, έχει μοντέλο τιμολόγησης που ταιριάζει σε εταιρείες με μικρή δραστηριότητα. Στο πακέτο Starter προπληρώνετε καταχωρίσεις και τις χρησιμοποιείτε όποτε τις χρειάζεστε, χωρίς μηνιαία χρέωση, κάτι που λειτουργεί καλά για εταιρεία συμμετοχών με λίγες συναλλαγές τον χρόνο. Όταν η δραστηριότητα αυξηθεί, το πακέτο Pro προσθέτει άμεσες τραπεζικές συνδέσεις, δωρεάν ηλεκτρονικά τιμολόγια και φορολογικές δηλώσεις που αποστέλλονται απευθείας στη Φορολογική και Τελωνειακή Αρχή. Το πρόγραμμα διαθέτει επίσης ενότητες αποθεμάτων και παγίων και συνδέεται, μεταξύ άλλων, με Scoro, Envoice και WooCommerce. Το περιβάλλον είναι μόνο στα εσθονικά και αγγλικά. Οι επιχειρηματικοί πελάτες της LHV μπορούν να χρησιμοποιήσουν το πρόγραμμα δωρεάν για τους πρώτους πέντε μήνες.

e-Financials

Γνωστό στην Εσθονία ως e-arveldaja, το e-Financials λειτουργεί από το Centre of Registers and Information Systems, τον κρατικό φορέα πίσω από το e-Business Register, και βρίσκεται στην ίδια πύλη, ώστε συνδέεστε με δελτίο ταυτότητας, Smart-ID ή κάρτα e-Residency. Το περιβάλλον είναι στα εσθονικά και αγγλικά, οι φορολογικές δηλώσεις υποβάλλονται από το πρόγραμμα και οι ετήσιες οικονομικές καταστάσεις προετοιμάζονται στο ίδιο το μητρώο. Μετά τον δωρεάν πρώτο χρόνο, εταιρεία με έως 10 καταχωρίσεις τον μήνα πληρώνει €5 τον χρόνο· με 11 έως 50 καταχωρίσεις η χρέωση είναι €5 τον μήνα και πάνω από 50 είναι €9 τον μήνα, όλα πλέον ΦΠΑ, σύμφωνα με τον τιμοκατάλογο e-Financials. Το αντάλλαγμα είναι η λιγότερη αυτοματοποίηση: τα τραπεζικά αντίγραφα μεταφορτώνονται ως αρχεία και δεν υπάρχει ενότητα αποθεμάτων.

Xero και άλλο ξένο λογισμικό στην Εσθονία

Τα Xero, QuickBooks και παρόμοια προγράμματα δημιουργήθηκαν για άλλες αγορές. Το Xero διαθέτει εκδόσεις ανά χώρα για το Ηνωμένο Βασίλειο, τις ΗΠΑ, την Αυστραλία και λίγες άλλες χώρες, αλλά όχι για την Εσθονία, όπου οι εταιρείες χρησιμοποιούν την έκδοση Global με γενική αναφορά φόρου πωλήσεων. Στο δικό του φόρουμ προϊόντος, το Xero επιβεβαιώνει ότι η υποβολή δήλωσης ΦΠΑ υποστηρίζεται μόνο για το Ηνωμένο Βασίλειο.

Για μια εσθονική OÜ αυτό σημαίνει διπλή εργασία: τα βιβλία βρίσκονται στο Xero, αλλά η δήλωση ΦΠΑ, η δήλωση φόρου μισθοδοσίας και οι ετήσιες οικονομικές καταστάσεις προετοιμάζονται αλλού σε εσθονική μορφή, συνήθως από λογιστή που μετατρέπει τα στοιχεία. Η ίδια η Φορολογική και Τελωνειακή Αρχή συμβουλεύει τους χρήστες ξένου λογισμικού να ρωτούν τον πάροχό τους αν θα υποστηρίξει εσθονική αναφορά βάσει δεδομένων. Το Xero έχει νόημα κυρίως όταν η εταιρεία ανήκει σε όμιλο που ήδη υποβάλλει αναφορές σε αυτό.

Xolo, Enty και άλλες πλατφόρμες e-Residency

Ξεχωριστή κατηγορία αποτελούν οι πλατφόρμες υπηρεσιών e-Residency, όπως Xolo, Enty ή Companio, που συνδυάζουν το δικό τους λογισμικό λογιστικής με μηνιαία λογιστική υπηρεσία. Δεν επιλέγετε καθόλου πρόγραμμα: τιμολόγια, τραπεζικές ροές και αναφορές βρίσκονται στο σύστημα του παρόχου. Αυτό είναι βολικό όσο παραμένετε, αλλά τα βιβλία συνδέονται με τον πάροχο και, αν αλλάξετε πάροχο, πρέπει να μεταφερθούν σε ένα από τα παραπάνω προγράμματα. Ένας λογιστής που εργάζεται σε τυποποιημένο πρόγραμμα όπως το Merit Aktiva σάς αφήνει ελεύθερους να μεταφέρετε τα βιβλία σας αλλού.

Ποιο λογισμικό λογιστικής είναι καλύτερο για την εσθονική εταιρεία σας

Το καλύτερο λογισμικό λογιστικής για μια εσθονική εταιρεία εξαρτάται κυρίως από το πόσο ενεργή είναι και από το ποιος τηρεί τα βιβλία.

Όποιο και αν επιλέξετε, χρησιμοποιήστε τη δωρεάν περίοδο για να καταχωρίσετε έναν μήνα πραγματικών συναλλαγών προτού πληρώσετε. Η μεταφορά αργότερα σημαίνει μεταφορά αρχικών υπολοίπων και ανεξόφλητων τιμολογίων, επομένως η αρχή ενός οικονομικού έτους είναι η ευκολότερη στιγμή για αλλαγή προγράμματος ή ανάθεση των βιβλίων σε λογιστή.

Ποιος εργάζεται στο πρόγραμμα: εσείς, λογιστής ή και οι δύο

Το λογισμικό φροντίζει τη ρουτίνα, αλλά δεν αποφασίζει πώς πρέπει να καταχωριστεί μια συναλλαγή, πότε η εταιρεία πρέπει να εγγραφεί για ΦΠΑ ή πώς φορολογείται ένα μέρισμα. Τα περισσότερα προβλήματα σε βιβλία που τηρούν οι ίδιοι οι ιδρυτές ξεκινούν εκεί και εμφανίζονται όταν οφείλονται οι ετήσιες οικονομικές καταστάσεις. Η ίδια η έκθεση χρειάζεται επίσης σημειώσεις και, για τις περισσότερες εταιρείες, έκθεση διαχείρισης επιπλέον των στοιχείων του προγράμματος. Υπάρχουν τρεις τρόποι κατανομής της εργασίας.

Στη δεύτερη και τρίτη διάταξη το πρόγραμμα είναι συνήθως επιλογή του λογιστή και εσείς χρειάζεστε μόνο σύνδεση. Η λογιστική ομάδα μας τηρεί με αυτόν τον τρόπο τα βιβλία εσθονικών εταιρειών που ανήκουν σε ιδιοκτήτες από το εξωτερικό, κυρίως στο Merit Aktiva: οι πελάτες που θέλουν να παραμείνουν ενεργοί εκδίδουν τα δικά τους τιμολόγια πωλήσεων, ενώ εμείς αναλαμβάνουμε την τήρηση βιβλίων, τις φορολογικές δηλώσεις και τις ετήσιες οικονομικές καταστάσεις. Αναλαμβάνουμε επίσης βιβλία που τηρούνται αλλού, υποβάλλουμε τις ετήσιες οικονομικές καταστάσεις για ιδιοκτήτες που τηρούσαν μόνοι τους τα βιβλία και τακτοποιούμε παραμελημένα βιβλία.

Αν επιλέγετε λογισμικό λογιστικής για νέα εσθονική εταιρεία, στείλτε μας μια σύντομη περιγραφή της επιχείρησής σας και θα σας προτείνουμε πώς να οργανώσετε τη λογιστική της από την αρχή.

Υποβολή αιτήματος

Συχνές ερωτήσεις