Pas de carte e-Residency valide ? Vos comptes annuels estoniens peuvent quand même être déposés

À chaque période de déclaration, les e-residents nous posent la même question : « Ma carte e-Residency ne fonctionne plus ; comment déposer les comptes annuels ? » Cette préoccupation est légitime, car presque tous les services électroniques estoniens reposent sur une signature numérique. Toutefois, l’absence de carte est un problème pratique, non juridique, et il existe une solution éprouvée pour le contourner.

Lorsque vous ne pouvez pas signer avec votre carte e-Residency

• La carte a expiré. Ses certificats cessent de fonctionner et l’émission ainsi que le retrait d’une carte e-Residency de remplacement prennent du temps, parfois davantage que le délai restant avant l’échéance.
• La carte est perdue, volée ou bloquée. Dès que ses certificats sont suspendus, vous ne pouvez plus signer avec celle-ci.
• Vous n’en avez jamais eu. Par exemple, votre société a été créée sans e-Residency et vous ne disposez d’aucune identité numérique estonienne.

Comptes annuels sans carte e-Residency : ce qui change

Habituellement, le membre du conseil d’administration se connecte au registre électronique des entreprises avec sa carte, donne au comptable l’accès au rapport de la société puis, une fois le rapport prêt, le signe numériquement. Sans carte fonctionnelle, aucune de ces étapes n’est possible : vous ne pouvez donner accès à personne ni signer en ligne.

Ce n’est pas une impasse. Notre comptable prépare simplement les comptes annuels hors du portail, sous la forme d’un PDF établi conformément aux normes comptables estoniennes. Après votre signature, nous nous chargeons du dépôt. Autrement dit, « pas de carte » ne signifie pas « pas de rapport » ; le rapport parvient simplement au registre par une autre voie.

Comment le rapport est déposé par l’intermédiaire d’un notaire

Lorsqu’un rapport ne peut être signé et soumis électroniquement, le registre lui-même oriente les sociétés vers un notaire estonien, qui dépose le rapport pour le compte de la société. Selon votre lieu de résidence et ce que le notaire accepte, il existe trois façons de signer :

• Chez un notaire. Le membre du conseil d’administration signe le rapport en personne, puis le notaire l’envoie au registre.
• Au moyen d’une procuration. Le membre du conseil d’administration nous autorise à gérer le dépôt chez le notaire, sans qu’il soit nécessaire de vous rendre en Estonie.
• Sur papier, par courrier. Le membre du conseil d’administration signe le rapport imprimé à la main et nous l’envoie par courrier. Nous le transmettons ensuite à un notaire qui accepte les rapports signés à la main. C’est souvent l’option la plus simple.

Vous n’avez pas à déterminer quelle option vous convient le mieux : nous vous en recommanderons une selon votre situation.

Étape par étape : du PDF au rapport déposé

1. Vous nous indiquez que votre carte ne peut pas être utilisée et nous envoyez vos documents comptables.
2. Notre comptable prépare les comptes annuels au format PDF.
3. Vous n’effectuez qu’une seule démarche : signer chez un notaire, nous donner une procuration, ou signer le rapport sur papier et nous l’envoyer par courrier.
4. Nous organisons le dépôt avec le notaire et vous informons dès que le rapport figure au registre.

L’échéance des comptes annuels est la même, avec ou sans carte fonctionnelle, et les documents envoyés par courrier mettent du temps à arriver. Plus tôt vous nous contactez, moins vous serez pressé.

Carte expirée ? Nous organisons le dépôt auprès du notaire pour vous

Quel que soit le problème rencontré avec votre carte, vos comptes annuels seront déposés. Nous préparons le rapport, traitons avec le notaire et confirmons le résultat ; vous n’avez qu’à signer. Découvrez ce que comprend notre service de comptes annuels, ou envoyez-nous un court message décrivant votre situation.

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