Comment embaucher votre premier salarié en Estonie : contrat, registre de l’emploi et première paie

Jusqu’à présent, votre entreprise n’a probablement payé qu’une seule personne : vous-même, en tant que membre de l’organe de direction (juhatus). Le premier salarié change cela. Vous verser une rémunération de membre de l’organe de direction nécessite guère plus qu’une décision des associés. Un salaire fait entrer le droit du travail : contrat écrit, salaire minimum, congés payés et registre de l’emploi qui doit connaître la personne avant sa première heure de travail. Rien n’est difficile et tout se fait en ligne ; l’ordre compte. Ce guide explique étape par étape l’embauche de votre premier salarié en Estonie, pour un fondateur qui n’y a jamais été employeur. Il concerne un salarié travaillant en Estonie.

Qui est considéré comme salarié

Les règles ci-dessous s’appliquent à une personne qui travaille pour votre entreprise sous sa direction, à des horaires fixés et avec ses outils. C’est un salarié, quel que soit le nom du contrat. Un spécialiste qui livre un résultat défini à sa manière et à ses risques est un prestataire dans le cadre d’un contrat de services. Un prestataire n’a ni salaire minimum ni congés payés, bien que l’entreprise paie toujours les charges sur la rémunération s’il s’agit d’une personne physique. Une personne qui dirige l’entreprise est membre de l’organe de direction et est rémunérée au titre d’un accord de membre de l’organe de direction, plutôt que par contrat de travail.

Deux erreurs reviennent sans cesse. La première consiste à payer un salarié de fait sur factures, ou par l’intermédiaire de sa propre entreprise, afin d’économiser l’impôt social ; l’administration fiscale et douanière requalifie ces montages, et notre guide sur les relations de travail dissimulées explique les critères appliqués par les tribunaux. La seconde consiste à placer la propre rémunération du fondateur sous un contrat de travail. Seul un travail clairement distinct de la gestion, par exemple celui de développeur sur le produit de l’entreprise, peut relever d’un contrat de travail parallèlement au rôle au sein de l’organe de direction.

Embaucher un salarié en Estonie, étape par étape

L’Estonie ne prévoit pas d’immatriculation distincte de l’employeur. Votre entreprise devient employeur lorsqu’elle effectue sa première inscription au registre de l’emploi et dépose sa première déclaration de paie. Les étapes ci-dessous suivent l’ordre nécessaire.

1. Recueillez les données du salarié. Vous avez besoin de son nom complet, de son code personnel estonien (isikukood, numéro à 11 chiffres détenu par chaque résident), de son adresse de domicile et de son compte bancaire. Un étranger sans code personnel en demande un auprès de la Police and Border Guard Board ou d’un bureau d’administration locale.
2. Signez le contrat de travail écrit. L’Employment Contracts Act exige un contrat écrit ; la seule exception concerne un emploi ne durant pas plus de deux semaines. Il peut être signé numériquement ou sur papier, dans toute langue que vous comprenez tous les deux, et la société le conserve pendant dix ans après sa fin. Les éléments qu’il doit contenir sont indiqués dans la section suivante.
3. Inscrivez le salarié au registre de l’emploi avant sa prise de fonctions. C’est l’étape que les fondateurs négligent le plus souvent, et celle assortie d’une amende. L’inscription s’effectue dans e-MTA, le portail en libre-service de l’administration fiscale et douanière ; une section ci-dessous est consacrée au registre.
4. Recueillez la demande d’abattement fiscal. L’employeur ne peut déduire l’exonération de base mensuelle de 700 € avant de retenir l’impôt sur le revenu que si le salarié a remis une demande écrite. Sans celle-ci, l’impôt sur le revenu est retenu sur la totalité du salaire.
5. Mettez les documents de sécurité en ordre. Tout employeur comptant au moins un salarié doit faire enregistrer une évaluation des risques de l’environnement de travail dans le système en libre-service de l’Inspection du travail et informer le salarié sur la sécurité avant son entrée en fonctions. Lorsque l’évaluation révèle des facteurs de risque, notamment en cas de travail régulier sur écran, le salarié passe aussi un examen médical dans les quatre mois suivant sa date de début. Pour un emploi de bureau, il s’agit d’une formalité brève.
6. Établissez la première paie. Versez le salaire au moins une fois par mois, à la date prévue au contrat, en retenant l’impôt sur le revenu, l’assurance chômage et, si le salarié a adhéré à la pension financée, sa cotisation de pension. Avant le 10 du mois suivant, l’entreprise dépose le TSD, la déclaration mensuelle couvrant tous les prélèvements sur salaires, et les verse à l’administration fiscale et douanière.

Ce que doit mentionner le contrat de travail

L’Employment Contracts Act (töölepingu seadus, TLS) énumère les données que tout contrat de travail écrit doit contenir. Il désigne les parties, la date de début, l’emploi et son intitulé, ainsi que le lieu de travail. Il indique le salaire brut, la date et le mode de paiement, le temps de travail, la durée des congés annuels et de la période d’essai, ainsi que les délais de préavis pour mettre fin au contrat.

Quelques règles par défaut méritent d’être connues avant de remplir ces rubriques. Le temps plein correspond à 40 heures par semaine et les congés annuels sont d’au moins 28 jours calendaires. La loi présume une période d’essai de quatre mois, sauf si vous en convenez une plus courte ou aucune, et pendant l’essai chaque partie peut mettre fin au contrat avec un préavis de 15 jours calendaires. Le salaire est convenu brut et ne peut être inférieur au salaire minimum national pour un temps plein, fixé par règlement gouvernemental et établi à 946 € par mois.

Inscrire le salarié au registre de l’emploi (TÖR)

Le registre de l’emploi (töötamise register, TÖR) est une base de données tenue par le Tax and Customs Board, dans laquelle chaque employeur enregistre les personnes qui travaillent pour lui, sur quel fondement et à partir de quelle date. Cette inscription permet à l’État de déterminer les droits du salarié à l’assurance maladie, à l’assurance chômage et à la pension. C’est pourquoi la loi exige qu’elle soit effectuée avant le début du travail plutôt qu’après le premier jour de paie. En vertu de la Taxation Act, l’emploi doit être enregistré au plus tard au moment où le salarié commence à travailler. Une société qui ne le fait pas, ou le fait tardivement, risque une amende pouvant atteindre 3 200 €.

Pour un contrat de travail, le registre demande six éléments : le code personnel du salarié, le type d’emploi, la date de début, l’intitulé du poste, l’adresse où le travail est effectué et le taux de temps de travail (1.0 pour le temps plein, 0.5 pour un mi-temps, etc.). Un membre de l’organe de direction se connecte à e-MTA avec une carte d’identité estonienne, une carte e-Residency, Mobile-ID ou Smart-ID et saisit les données ou accorde ce droit à un comptable ; nos comptables effectuent les inscriptions pour les clients dans le cadre de la paie. Le portail propose une interface anglaise, l’inscription prend quelques minutes et peut être faite à l’avance avec une date de début future. Si personne ne peut accéder au portail à temps, une inscription simplifiée par téléphone ou SMS est autorisée, à compléter dans e-MTA sous sept jours.

L’inscription déclenche également l’assurance maladie publique du salarié. Pour une personne qui n’est pas déjà assurée, la couverture commence à l’issue d’un délai d’attente de 14 jours à compter de la date de début inscrite au registre ; elle se poursuit pendant deux mois après la date de fin indiquée lors de la cessation.

Quel est le coût de votre premier salarié

Le salaire indiqué dans le contrat n’est ni ce que reçoit le salarié ni ce que paie l’entreprise. En plus du salaire brut, l’entreprise paie 33 % d’impôt social et 0,8 % d’assurance chômage ; le coût employeur est donc le salaire brut multiplié par 1,338. Sur le brut, elle retient 22 % d’impôt sur le revenu après l’exonération de base de 700 €, 1,6 % d’assurance chômage et la cotisation de pension financée du salarié de 2 %, 4 % ou 6 %.

Une règle concerne les embauches à temps partiel. L’impôt social est prélevé sur une assiette mensuelle minimale fixée par l’État de 886 €, de sorte que l’entreprise paie au minimum 292,38 € d’impôt social mensuel par salarié même si le salaire est inférieur. Les retraités, les étudiants et quelques autres catégories sont exemptés de ce seuil. Le calcul complet et le cycle mensuel du TSD figurent dans notre guide sur les prélèvements sur salaires en Estonie.

Embaucher un salarié étranger en Estonie

Le droit du travail estonien s’applique à un salarié étranger travaillant en Estonie exactement comme à un salarié estonien ; le contrat, le registre de l’emploi et les impôts sont donc les mêmes. Ce qui diffère est le droit de travailler, qui dépend de la nationalité du salarié.

L’emploi de courte durée peut être enregistré pour une durée maximale de 365 jours sur une période de 455 jours ; au-delà, un permis de séjour est nécessaire, pour lequel l’employeur obtient généralement d’abord le consentement de l’Unemployment Insurance Fund. Le Police and Border Guard Board publie les conditions des deux procédures. Le cas d’un salarié qui travaille pour votre société depuis un autre pays est différent. Son salaire est imposé là où le travail est effectué, et notre guide sur le paiement des travailleurs à distance à l’étranger explique ce que cela implique pour la société.

Embaucher votre premier salarié avec Eesti Firma

La première embauche est le moment où de nombreux fondateurs cessent de tenir eux-mêmes leur comptabilité : la paie ajoute une échéance mensuelle et un registre qui doit être exact avant le premier jour. Nos comptables inscrivent le salarié au registre de l’emploi, paramètrent les retenues, calculent chaque mois le salaire net et le coût employeur, puis déposent le TSD. Notre équipe juridique rédige le contrat de travail, en anglais et en estonien si nécessaire, et traite l’inscription de l’emploi de courte durée pour une embauche hors UE.

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Questions fréquentes