כיצד לשנות את הכתובת הרשומה של חברה אסטונית

חברות עוברות כתובת מסיבות רגילות: משרד חדש, מייסד העוזב את אסטוניה, ספק כתובות שנסגר, או מעבר מכתובת הבית שהוזנה בעת רישום החברה לכתובת מקצועית. תהיה הסיבה אשר תהיה, על ההנהלה לעדכן את הכתובת הרשומה, שכן עד לשינוי הרישום דואר רשמי ממשיך להישלח לכתובת הישנה. מדריך זה מסביר כיצד לשנות את כתובת החברה שלכם באסטוניה: ההליך עצמו קצר, וההבדל הוא במסמכים.

שלושה מצבים, שלוש ערכות מסמכים

המסמכים שהמרשם האלקטרוני לעסקים דורש בעת שינוי כתובת רשומה תלויים ביעד שאליו עוברת החברה. קו ההפרדה הוא יחידת השלטון המקומי: עיר (linn) או מועצה כפרית (vald).

מעבר בתוך טאלין, למשל מ-Kesklinn ל-Lasnamäe, דורש כמה לחיצות וחתימה. מעבר מטאלין לטארטו משנה את התקנון, משום שלפי הקוד המסחרי הוא מציין את מיקום החברה. כתובת זרה מותרת אף היא לפי חוק המרשם המסחרי, כל עוד לחברה יש איש קשר מורשה באסטוניה.

כיצד לשנות כתובת חברה במרשם העסקים האלקטרוני

1. התחברו באמצעות תעודת ה-ID שלכם, כרטיס e-Residency, Mobile-ID או Smart-ID, פתחו את My dashboard, בחרו בחברה ולחצו על Change data.
2. בסעיף Contacts, החליפו את הכתובת הרשומה. כתובות אסטוניות נבחרות ממערכת הכתובות הלאומית; כתובת זרה מוזנת ידנית. אם גם איש הקשר משתנה, הסירו את הקודם והוסיפו את החדש עם תאריך סיום כהונתו. בדקו גם את הדוא”ל: המרשם שולח לשם את הודעותיו.
3. אם הרשות המקומית משתנה או שהכתובת עוברת לחו”ל, העלו את התקנון החדש בסעיף Articles of association ואת החלטת בעלי המניות תחת Documents, שניהם חתומים דיגיטלית. שניהם הופכים לציבוריים עם הגשתם.
4. חתמו על הבקשה. חתימתו של חבר הנהלה אחד מספיקה, אלא אם המרשם מציג שחברי ההנהלה רשאים לפעול רק במשותף.
5. שלמו את האגרה הממשלתית, אם היא נדרשת, באמצעות הקישור לבנק בפורטל. הבקשה תוגש אז אוטומטית.
6. הרשם מחליט בתוך יום עבודה אחד עד חמישה.

הגשה ללא כרטיס e-Residency

חבר הנהלה ללא חתימה דיגיטלית אסטונית אינו יכול להגיש את הבקשה באופן מקוון. החלופה היא נוטריון אסטוני, המגיש אותה בשם החברה: ניתן לחתום במשרד הנוטריון, להעניק ייפוי כוח לנציג באסטוניה, או לחתום על המסמכים בנייר. מסלול זה מוסיף ימים ולא שבועות. זוהי אפשרות רגילה ומקובלת, ולא חלופת גיבוי: מייסדים רבים ללא e-Residency מגישים כך כל שינוי, ואנו מסדירים זאת עבור לקוחותינו.

מה הפורטל אינו דורש

הטופס אינו מבקש מכם להוכיח שאתם רשאים להשתמש בכתובת החדשה, ובפועל הרשם כמעט לעולם אינו מבקש זאת גם לאחר מכן. אין פירוש הדבר שהכתובת היא עניין פורמלי: הגשה ביודעין של נתונים כוזבים למרשם היא עבירה שעונשה קבוע בחוק, וחבר ההנהלה הוא האחראי לכך. שמרו בתיק חוזה שכירות, הסכמה בכתב של הבעלים או הסכם עם ספק כתובת משפטית, משום שבנק בוודאות יבקש אחד מהם.

אם לא ניתן ליצור קשר עם החברה בכתובת, הרשם רשאי למחוק אותה, לציין את קשיי הקשר בכרטיס החברה, ואם המצב אינו מתוקן, להביא לפירוק החברה. המדריך שלנו בנושא הוכחת כתובת לחברה אסטונית מסביר אילו מסמכים הבנקים מקבלים.

החלפת ספק הכתובת שלכם

שינויי כתובת רבים אינם מעברים כלל, אלא החלפה של ספק כתובת משפטית אחד באחר. אינכם זקוקים לאישור הספק הישן כדי לעזוב; עליכם רק לסיים את החוזה בהתאם לתנאיו, לכן קראו את תקופת ההודעה מראש לפני ההגשה. השאירו את השירות הישן פעיל עד שהרישום החדש מופיע במרשם, אחרת לחברה לא תהיה כתובת פעילה למשך כמה ימים.

אם הספק החדש הופך גם לאיש הקשר שלכם, רישום איש הקשר משתנה באותה בקשה. שינוי זה כרוך באגרה ממשלתית בסך €25 גם כאשר הכתובת החדשה נמצאת באותה עיר. האגרה נגבית לכל בקשה, ולא לכל שינוי, ולכן אם חבר הנהלה או כתובת הדוא”ל משתנים באותו זמן, הסכום הכולל עדיין €25.

נקודה נוספת לחברות עם כתובת זרה. אם הספק הישן היה איש הקשר שלכם והוא מסתלק, הרשם קובע מועד אחרון למינוי איש קשר חדש ויכול למחוק את החברה שלושה חודשים לאחר חלוף מועד זה, לכן יש לארגן מחליף לפני שהרישום הישן נעלם.

לאחר הרישום: מי עוד זקוק לכתובת החדשה

רשויות המדינה, לרבות רשות המסים והמכס, מקבלות את כתובת החברה מן המרשם המסחרי האסטוני (Äriregister), ולכן אין צורך להגיש להן דבר. עליכם להודיע לבנק, ללקוחות, לספקים ולדואר, והבנק בדרך כלל יבקש מסמך המראה את הכתובת החדשה.

שינוי כתובת עם Eesti Firma

בין שהכתובת החדשה נמצאת באותה עיר, ברשות מקומית אחרת או בחו”ל, אנו מכינים את ההחלטה ואת התקנון המתוקן ומגישים עבורכם את השינוי. אם לאף אחד מחברי ההנהלה אין כרטיס e-Residency, אנו מסדירים את מסלול הנוטריון. אם אתם זקוקים לכתובת עצמה, שירות הכתובת המשפטית שלנו ממקם את החברה שלכם ב-Kadrioru Plaza בטאלין, ועבור חברה הרשומה בחו”ל אנו פועלים כאיש קשר מורשה. המשרד הווירטואלי שלנו בטאלין מוסיף טיפול בדואר: דואר נכנס מתקבל, נסרק ומועבר אליכם.

שלחו בקשה

שאלות נפוצות