Как изменить юридический адрес эстонской компании

Компании переезжают по обычным причинам: новый офис, учредитель уезжает из Эстонии, поставщик адреса прекращает работу или домашний адрес, указанный при регистрации компании, заменяется профессиональным. Какова бы ни была причина, правление должно обновить юридический адрес, поскольку до изменения записи официальная корреспонденция продолжает поступать на старый адрес. В этом руководстве объясняется, как изменить адрес компании в Эстонии: сама процедура короткая, различаются только документы.

Три ситуации — три комплекта документов

Требования e-Business Register при изменении юридического адреса зависят от того, куда переезжает компания. Разграничение проводится по единице местного самоуправления: городу (linn) или волости (vald).

Переезд в пределах Таллина, например из Кесклинна в Ласнамяэ, требует нескольких кликов и подписи. При переезде из Таллина в Тарту необходимо изменить устав, поскольку согласно Коммерческому кодексу в нём указывается местонахождение компании. Иностранный адрес также допускается согласно Commercial Register Act, если у компании есть лицензированное контактное лицо в Эстонии.

Как изменить адрес компании в e-Business Register

1. Войдите с ID-картой, картой е-резидентства, Mobile-ID или Smart-ID, откройте My dashboard, выберите компанию и нажмите Change data.
2. В разделе Contacts замените юридический адрес. Эстонские адреса выбираются из национальной адресной системы; иностранный адрес вводится вручную. Если меняется и контактное лицо, удалите прежнее и добавьте новое, указав дату окончания его полномочий. Также проверьте электронную почту: регистр направляет туда уведомления.
3. Если меняется муниципалитет или адрес переносится за границу, загрузите новый устав в разделе Articles of association и решение участников в разделе Documents; оба документа должны быть подписаны цифровой подписью. После подачи оба документа становятся публичными.
4. Подпишите заявление. Подписи одного члена правления достаточно, если в регистре не указано, что члены правления вправе действовать только совместно.
5. Уплатите государственную пошлину, если она подлежит уплате, через банковскую ссылку в портале. После этого заявление подаётся автоматически.
6. Регистратор принимает решение в течение от одного до пяти рабочих дней.

Подача без карты е-резидентства

Член правления без эстонской цифровой подписи не может подать заявление онлайн. Альтернатива — эстонский нотариус, который подаёт его от имени компании: Вы подписываете документы в нотариальной конторе, выдаёте доверенность представителю в Эстонии или подписываете документы на бумаге. Этот путь добавляет дни, а не недели. Это обычный, проверенный вариант, а не запасной: многие учредители без е-резидентства подают так каждое изменение, и мы организуем это для наших клиентов.

Чего портал не запрашивает

Форма не требует доказательств права пользования новым адресом, и на практике регистратор почти никогда не запрашивает их позднее. Но это не делает адрес формальностью: заведомое внесение ложных данных в регистр наказуемо, и ответственность несёт член правления. Храните договор аренды, письменное согласие собственника или договор с поставщиком юридического адреса, поскольку банк обязательно запросит один из этих документов.

Если с компанией невозможно связаться по адресу, регистратор может исключить её из регистра, отметить трудности связи в карточке компании и, если ситуация не исправлена, добиться её прекращения. В нашем руководстве о подтверждении адреса для эстонской компании объясняется, какие документы принимают банки.

Смена поставщика адреса

Многие изменения адреса вовсе не являются переездом, а представляют собой смену одного поставщика юридического адреса на другого. Вам не нужно разрешение прежнего поставщика, чтобы уйти; необходимо лишь прекратить договор на предусмотренных им условиях, поэтому до подачи проверьте срок уведомления. Поддерживайте старую услугу до появления новой записи в регистре, иначе у компании несколько дней не будет действующего адреса.

Если новый поставщик также становится Вашим контактным лицом, запись о контактном лице изменяется в том же заявлении. За это изменение взимается государственная пошлина €25, даже если новый адрес находится в том же городе. Пошлина взимается за заявление, а не за каждое изменение, поэтому при одновременной смене члена правления или адреса электронной почты общая сумма всё равно составляет €25.

Ещё один момент для компаний с иностранным адресом. Если прежний поставщик был Вашим контактным лицом и отказывается от этой роли, регистратор устанавливает срок для назначения нового лица и может исключить компанию из регистра через три месяца после истечения этого срока; поэтому найдите замену до исчезновения прежней записи.

После внесения записи: кому ещё нужен новый адрес

Государственные органы, включая Налогово-таможенный департамент, получают адрес компании из Коммерческого регистра Эстонии (Äriregister), поэтому ничего подавать им не нужно. Банку, клиентам, поставщикам и почте следует сообщить об изменении, а банк обычно запросит документ, подтверждающий новый адрес.

Изменение адреса с Eesti Firma

Находится ли новый адрес в том же городе, другом муниципалитете или за границей, мы подготовим решение и изменённый устав и подадим изменение за Вас. Если ни у одного члена правления нет карты е-резидентства, мы организуем нотариальный путь. Если Вам нужен сам адрес, наша услуга юридического адреса разместит Вашу компанию в Kadrioru Plaza в Таллине, а для компании, зарегистрированной за границей, мы выступим как лицензированное контактное лицо. Наш виртуальный офис в Таллине дополнительно обеспечивает обработку почты: входящую корреспонденцию получают, сканируют и пересылают Вам.

Отправить запрос

Часто задаваемые вопросы