Jawaban singkat
OÜ Estonia tidak wajib menandatangani kontrak dengan anggota dewan direksinya. Hubungan dimulai ketika pemegang saham memilih anggota tersebut dan anggota menerimanya, serta diatur oleh hukum perusahaan dan aturan tentang kontrak jasa, bukan hukum ketenagakerjaan. Perjanjian tertulis anggota dewan direksi layak dibuat ketika perusahaan membayar imbalan atau seseorang selain pemilik tunggal duduk dalam dewan, karena perjanjian tersebut menetapkan tugas, imbalan, masa pemberitahuan, dan apa yang terjadi saat pemberhentian.
Banyak pendiri asing mendaftarkan perseroan terbatas Estonia (osaühing, OÜ), menjadi satu-satunya anggota dewan direksinya, dan tidak pernah menandatangani apa pun dengan perusahaan mereka sendiri. Hal itu sah, dan dalam banyak perusahaan seperti itu tidak diperlukan hal lain. Perjanjian tertulis menjadi berguna ketika Anda mempekerjakan direktur, memasukkan salah satu pendiri ke dewan, atau mulai membayar imbalan kepada diri sendiri, karena hukum menyerahkan sebagian besar ketentuan praktis untuk disepakati para pihak.
Panduan ini menjelaskan kapan perjanjian anggota dewan direksi, yang juga disebut kontrak anggota dewan direksi atau perjanjian jasa anggota dewan direksi, layak ditandatangani dan apa yang harus dimuat di dalamnya. Siapa yang dapat duduk di dewan dan kapan anggota dewan direksi bertanggung jawab secara pribadi dibahas dalam panduan kami tentang anggota dewan direksi.
Apa Itu Perjanjian Anggota Dewan Direksi
Perjanjian anggota dewan direksi adalah kontrak antara OÜ Estonia dan anggota dewan direksinya yang menetapkan syarat orang tersebut menjalankan perusahaan. Commercial Code menyebutkannya tetapi tidak mengaturnya sebagai jenis kontrak tersendiri. Mahkamah Agung Estonia berulang kali menggambarkan hubungan tersebut serupa dengan perjanjian pemberian kuasa, yaitu kontrak jasa berdasarkan Law of Obligations Act.
Employment Contracts Act secara tegas tidak berlaku bagi kontrak anggota dewan direksi perusahaan (§ 1(5)). Karena itu, anggota dewan direksi bukan karyawan, apa pun nama dokumennya, dan hanya berhak atas cuti berbayar, pemberitahuan, atau pesangon apabila perjanjian mengaturnya.
Apakah Perjanjian Anggota Dewan Direksi Wajib?
Tidak. Pemilihan anggota dewan direksi memerlukan keputusan pemegang saham dan persetujuan anggota tersebut, tetapi hukum tidak mewajibkan kontrak. Kontrak dapat dibuat dalam bentuk apa pun (Law of Obligations Act § 11), sehingga ketentuan yang disetujui pemegang saham dan diterima anggota mengikat para pihak bahkan tanpa dokumen yang ditandatangani. Perjanjian yang ditandatangani hanya memudahkan pembuktiannya.
Apakah Anda memerlukannya terutama bergantung pada siapa yang duduk di dewan dan apakah mereka dibayar:
| Situasi Anda | Apakah Anda memerlukan perjanjian anggota dewan direksi? |
|---|---|
| Pemilik tunggal dan satu-satunya anggota dewan direksi, tanpa imbalan | Biasanya tidak. Hukum sudah menetapkan tugas Anda |
| Pemilik tunggal dan satu-satunya anggota dewan direksi, dibayar imbalan | Keputusan yang menetapkan imbalan wajib ada; perjanjian singkat disarankan |
| Dua atau lebih pendiri dalam dewan | Disarankan, untuk membagi tugas serta menyepakati imbalan dan ketentuan keluar sejak awal |
| Direktur yang direkrut atau dari luar | Sangat disarankan, untuk menyepakati tugas, imbalan, pemberitahuan, dan kompensasi saat pemberhentian |
| Anggota dewan direksi yang juga melakukan pekerjaan lain bagi perusahaan | Disarankan, ditambah kontrak kerja terpisah untuk pekerjaan lainnya |
Kapan pun imbalan dibayarkan, jumlah dan prosedur pembayarannya harus ditetapkan melalui keputusan pemegang saham, atau dewan pengawas jika perusahaan memilikinya (Commercial Code § 180¹). Cara pengenaan pajak dan pendaftaran imbalan tersebut dijelaskan dalam artikel kami tentang remunerasi anggota dewan direksi.
Perjanjian Anggota Dewan Direksi vs Kontrak Kerja
Kedua kontrak berbeda dalam empat hal utama:
| Aspek | Perjanjian anggota dewan direksi | Kontrak kerja |
|---|---|---|
| Hukum utama | Commercial Code dan Law of Obligations Act | Employment Contracts Act |
| Cuti dan waktu kerja | Hanya jika diatur dalam perjanjian | Dijamin oleh hukum |
| Mengakhiri jabatan | Pemberhentian dari jabatan kapan saja, tanpa alasan; perjanjian berakhir sesuai ketentuannya sendiri | Pemberi kerja memerlukan dasar yang sah dan biasanya pemberitahuan |
| Kompensasi saat jabatan berakhir | Hanya jika diatur dalam perjanjian | Pesangon menurut undang-undang apabila berlaku |
Anggota dewan direksi tetap dapat memiliki kontrak kerja dengan perusahaan yang sama, tetapi hanya untuk pekerjaan yang bukan pengelolaan. Pendiri kafe kecil, misalnya, dapat menjalankan perusahaan berdasarkan perjanjian anggota dewan direksi dan bekerja sebagai kokinya berdasarkan kontrak kerja, yang juga harus disetujui pemegang saham. Artikel kami tentang hubungan kerja tersembunyi menjelaskan mengapa pekerjaan yang benar-benar dilakukan lebih penting daripada judul kontrak.
Apa yang Harus Dicantumkan dalam Perjanjian Anggota Dewan Direksi
Perjanjian dapat mencakup apa pun yang tidak bertentangan dengan hukum atau anggaran dasar. Klausul berikut paling penting:
| Klausul | Hal yang disepakati |
|---|---|
| Tugas dan batasan | Bidang tanggung jawab, pembagian pekerjaan antaranggota, transaksi yang terlebih dahulu memerlukan persetujuan pemegang saham, serta cara anggota melapor kepada mereka |
| Imbalan dan pengeluaran | Jumlah, tanggal pembayaran, bonus, dan penggantian pengeluaran, secara wajar sebanding dengan tugas dan keuangan perusahaan |
| Cuti dan ketersediaan | Hari libur berbayar, jika ada, dan seberapa mudah anggota harus dihubungi, karena hukum tidak menetapkan waktu kerja bagi anggota dewan direksi |
| Jangka waktu | Tetap atau tidak terbatas. Kecuali anggaran dasar menetapkan jangka waktu, anggota dewan direksi dipilih untuk waktu tidak terbatas |
| Pemberitahuan dan kompensasi | Pemberitahuan bagi masing-masing pihak, dasar pengakhiran tanpa pemberitahuan, dan kompensasi apa pun yang terutang atas pemberhentian tanpa kesalahan |
| Larangan bersaing | Selama menjabat, anggota tidak boleh menjalankan usaha pesaing atau duduk di dewan pesaing tanpa persetujuan pemegang saham. Pembatasan setelah anggota keluar harus disepakati, termasuk cakupan dan durasinya |
| Kerahasiaan dan serah terima | Apa yang dianggap rahasia dagang, berapa lama kewajiban berlaku, serta pengembalian dokumen, kata sandi, dan akses saat keluar |
| Tanggung jawab dan asuransi | Batas waktu tuntutan perusahaan terhadap anggota (lima tahun kecuali disepakati lain) dan siapa yang membayar asuransi tanggung jawab directors’ and officers’ (D&O) |
Dua aturan dalam Commercial Code berlaku apa pun isi perjanjiannya. Pertama, jika kondisi keuangan perusahaan memburuk secara signifikan dan melanjutkan pembayaran akan sangat tidak adil bagi perusahaan, perusahaan dapat meminta imbalan yang lebih rendah. Anggota kemudian dapat mengakhiri perjanjian dengan pemberitahuan satu bulan (§ 180¹).
Kedua, pembatasan tanggung jawab tidak mengikat kreditor. Jika perusahaan tidak dapat membayar utangnya, kreditor atau kurator kepailitan tetap dapat menuntut ganti rugi dari anggota, bahkan jika perusahaan telah melepaskan tuntutannya atau memperpendek masa kedaluwarsa (§ 187).
Cara Menandatangani Perjanjian agar Sah
Hak biasa anggota dewan direksi untuk menandatangani atas nama perusahaan tidak mencakup perjanjian ini. Pemegang saham memutuskan pembuatan, perubahan, dan pengakhirannya, menetapkan ketentuannya, serta menunjuk orang yang menandatangani untuk perusahaan (Commercial Code § 168(1)(10)). Jika perusahaan memiliki dewan pengawas, dewan tersebut yang mengambil keputusan ini. Perjanjian tanpa persetujuan yang diperlukan adalah batal (§ 181(3)).
Jika Anda menandatangani perjanjian, Anda memerlukan dua dokumen: keputusan pemegang saham yang menyetujuinya, menetapkan imbalan, dan menunjuk wakil perusahaan, serta perjanjian itu sendiri yang ditandatangani wakil tersebut dan anggota dewan direksi. Dalam perusahaan dengan satu pemilik, pemilik mengambil keputusan sendiri dan menyebutkan di dalamnya orang yang menandatangani untuk perusahaan. Kedua dokumen dapat ditandatangani secara digital menggunakan kartu ID Estonia atau kartu ID digital e-Residency. Keduanya tidak perlu diajukan ke Daftar Komersial, jadi simpan bersama catatan perusahaan.
Pemberhentian dan Pengunduran Diri: Pemberitahuan, Kompensasi, dan Perjanjian
Pemegang saham dapat memberhentikan anggota dewan direksi kapan saja tanpa memberikan alasan, dan anggota dewan direksi dapat mengundurkan diri kapan saja (Commercial Code § 184). Kedua tindakan mengakhiri keanggotaan dewan, tetapi perjanjian berakhir sesuai ketentuannya sendiri dan aturan Law of Obligations Act tentang perjanjian pemberian kuasa. Berdasarkan aturan tersebut, masing-masing pihak dapat mengakhiri perjanjian tidak terbatas kapan saja. Namun, anggota dewan direksi yang keluar sebelum perusahaan dapat mengatur penggantinya mungkin harus mengganti kerugian perusahaan (§§ 630–631).
Inilah sebabnya pemberitahuan dan kompensasi perlu dirumuskan dengan jelas. Pemberhentian tidak dengan sendirinya mengakhiri perjanjian, sehingga anggota dewan direksi yang diberhentikan dapat berpendapat bahwa imbalan terus berjalan sampai perjanjian diakhiri. Ketika anggota keluar secara baik-baik, perjanjian pengakhiran singkat yang disetujui pemegang saham dapat menyelesaikan imbalan terakhir, serah terima, dan larangan bersaing apa pun. Pengajuan ke register dibahas dalam panduan kami tentang mengganti anggota dewan direksi dan mengundurkan diri dari dewan.
Menyusun atau Meninjau Perjanjian Anda Bersama Eesti Firma
Tim hukum kami menyusun perjanjian anggota dewan direksi beserta keputusan pemegang saham yang menyetujuinya. Kami menyesuaikan ketentuan dengan dewan Anda dan cara anggotanya dibayar, serta dapat meninjau perjanjian yang sudah Anda miliki. Akuntan kami kemudian dapat mendaftarkan anggota dewan direksi yang dibayar dan menangani penggajian serta pelaporan pajak atas imbalan tersebut.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Ya. Kedua nama tersebut menggambarkan kontrak yang sama antara OÜ dan anggota dewan direksinya. Firma hukum Estonia dan Startup Estonia sering menyebutnya perjanjian jasa anggota dewan direksi, dan apa pun namanya, perjanjian tersebut bukan kontrak kerja.
Ya, sebagai titik awal. Startup Estonia, inisiatif pemerintah, menerbitkan model perjanjian jasa anggota dewan direksi gratis, tetapi setiap templat harus disesuaikan dengan tugas, imbalan, dan ketentuan keluar. Templat tersebut tetap memerlukan keputusan pemegang saham yang menyetujuinya.
Tidak. Perjanjian anggota dewan direksi dapat ditandatangani di atas kertas atau secara digital dan tidak diajukan ke Daftar Komersial. Perjanjian tersebut tetap memerlukan persetujuan pemegang saham, karena perjanjian tanpa persetujuan itu batal.
Ya. Hukum Estonia tidak mewajibkan kontrak antara perusahaan dan anggota dewan direksinya dibuat dalam bahasa Estonia, sehingga perjanjian berbahasa Inggris sah. Gunakan bahasa yang dipahami setiap penandatangan.
