სამსახურებრივი მგზავრობის ხარჯები და დღიური: რას გადაიხდის ესტონური კომპანია გადასახადის გარეშე

მგზავრობა ერთ-ერთი მცირერიცხოვანი სფეროა, სადაც ესტონურ კომპანიას შეუძლია მესაკუთრის პირადი ხარჯები, მათ შორის კვების ხარჯები, გადასახადის გარეშე დაფაროს, რის გამოც დამფუძნებლები ხშირად კითხულობენ ამის შესახებ. წესები მოკლეა და მოცემულია Income Tax Act-სა და Government Regulation No 110 on business trips-ში. ისინი განმარტავენ, რა არის სამსახურებრივი მგზავრობა, რა ოდენობის დღიური შეიძლება გადაიხადოს გადასახადის გარეშე და სამსახურებრივი მგზავრობის რომელი ხარჯები ანაზღაურდება დოკუმენტების საფუძველზე.

ჩვენს პრაქტიკაში წესები იშვიათად წარმოადგენს პრობლემას. პრობლემა ისაა, რა ხდება თავად მგზავრობისას: ყველაფერი გადადის კომპანიის ბარათზე, ქვითრები არ ინახება და კლიენტთან ვახშამი იმავე ამონაწერში ოჯახის სადილის გვერდითაა. შემდეგ ბუღალტერს რჩება ბარათით გადახდების გროვა, რომელთაც მგზავრობის გადაწყვეტილება არ ახლავს. ეს გზამკვლევი განმარტავს, სამსახურებრივი მგზავრობის რომელი ხარჯების გადახდა შეუძლია ესტონურ OÜ-ს გადასახადის გარეშე, რა იქცევა დასაბეგრ სარგებლად და როგორ მოქმედებს წესები საზღვარგარეთ მცხოვრები გამგეობის წევრისთვის. ბოლოს აღწერილია რუტინა, რომელიც ჩანაწერებს წესრიგში ინარჩუნებს, რათა Estonian Tax and Customs Board (EMTA)-ს შეკითხვამ არაფერი შეცვალოს.

რა ითვლება სამსახურებრივ მგზავრობად ესტონეთში

სამსახურებრივი მგზავრობა იწყება თქვენი ჩვეულებრივი სამუშაო ადგილიდან, ამიტომ პირველ რიგში ეს უნდა განისაზღვროს. თანამშრომლისთვის სამუშაო ადგილი არის ის, რომელიც შრომით ხელშეკრულებაშია მითითებული და შეთანხმებულია სულ მცირე ქალაქის ან მუნიციპალიტეტის დონეზე. ტალინში მდებარე კომპანია, რომელიც თანამშრომელს ტარტუში ან ბერლინში გზავნის, მას სამსახურებრივ მგზავრობაში აგზავნის. თანამშრომელი, რომლის ხელშეკრულებაშიც სამუშაო ადგილად „ესტონეთია“ მითითებული, ქვეყნის შიგნით ვერსად იქნება სამსახურებრივ მგზავრობაში, მხოლოდ საზღვარგარეთ. სახლსა და ჩვეულებრივ სამუშაო ადგილს შორის გადაადგილება არასოდეს არის სამსახურებრივი მგზავრობა.

იგივე წესები და საგადასახადო ლიმიტები ვრცელდება გამგეობის წევრებზეც. გამგეობის წევრს არ სჭირდება შრომითი ხელშეკრულება, გამგეობის წევრის ანაზღაურება ან რაიმე ხელფასი, რათა კომპანიამ მისი მგზავრობები დაფაროს. EMTA guidance on business trips აცხადებს, რომ გადასახადისგან გათავისუფლებული ლიმიტები გამოიყენება იმის მიუხედავად, იღებს თუ არა პირი რაიმე ანაზღაურებას. ერთადერთი განსხვავებაა ის, რომ გამგეობის წევრს არ აქვს დღიურის მოთხოვნის კანონიერი უფლება, ამიტომ მისი გადახდა შეთანხმების საკითხია. დამფუძნებლისთვის, რომელიც საკუთარ OÜ-ს მართავს, ეს ნიშნავს, რომ კომპანიას შეუძლია მისი მგზავრობები გადაიხადოს მაშინაც, თუ მისთვის არასოდეს გადაუხდია გამგეობის წევრის ანაზღაურება ან სხვა რამ.

წერილობითი გადაწყვეტილება, რომელიც ყველაფერს წყვეტს

მგზავრობამდე კომპანია გამოსცემს წერილობით გადაწყვეტილებას, რომელშიც ასახელებს ვინ მიემგზავრება, სად, რამდენი ხნით, რა მიზნით, რომელი ხარჯები ანაზღაურდება და რა დღიური განაკვეთით. ოფიციალური ფორმა არ არსებობს; საკმარისია ერთი გვერდი, დათარიღებული და კომპანიის სახელით გამგეობის წევრის მიერ ხელმოწერილი. ერთპირიან კომპანიაში გამგეობის წევრი საკუთარ მგზავრობაზე გადაწყვეტილებას თავად აწერს ხელს, რაც პირველად უცნაურად ჩანს, თუმცა სრულიად ნორმალურია.

გადაწყვეტილება პირველია, რასაც ბუღალტერი ან საგადასახადო ინსპექტორი ეძებს. EMTA-ს პოზიცია ნათელია: წერილობითი გადაწყვეტილების გარეშე, ან თუ მგზავრობა საერთოდ არ აღმოჩნდა სამსახურებრივი, ქვითრებით გადახდილი ხარჯები იბეგრება როგორც დამატებითი სარგებელი, ხოლო პირზე ფულადი გადარიცხვები — როგორც ხელფასი. სამსახურებრივ მგზავრობად გასაღებული დასვენებაც იმავე წესით განიხილება. მგზავრობის შემდეგ დაწერილი გადაწყვეტილება სჯობს გადაწყვეტილების არქონას, მაგრამ ის უნდა ემთხვეოდეს ბილეთებს, თარიღებსა და რეალურ სამუშაო მიზანს; ბუღალტერს კი ბევრად ურჩევნია, ის თანხის გადარიცხვამდე ჰქონდეს.

საზღვარგარეთ მგზავრობის გადასახადისგან გათავისუფლებული დღიური

დღიური ფარავს კვებასა და სახლიდან შორს ყოფნის მცირე ხარჯებს. იგი გადაიხდება თითო დღეზე ქვითრების გარეშე, ხოლო საზღვარგარეთ მგზავრობისას კომპანიას შეუძლია მისი გადასახადის გარეშე გადახდა შემდეგი ლიმიტების ფარგლებში.

კომპანიამ შეიძლება ლიმიტზე მეტი გადაიხადოს, მაგრამ ნამეტი იბეგრება როგორც ხელფასი. ლიმიტები დადგენილია რეგულაციით და დროდადრო იცვლება; ამ გზამკვლევში მოცემულია ბოლო განახლებისას მოქმედი მაჩვენებლები. შიდა მგზავრობები განსხვავებულია: ესტონეთის ფარგლებში სამსახურებრივი მგზავრობისთვის გადასახადისგან გათავისუფლებული დღიური არ არსებობს და თუ კომპანია მაინც გადაიხდის მას, ის ხელფასად იბეგრება. შიდა მგზავრობისას კვების ხარჯებიც ვერ ანაზღაურდება გადასახადის გარეშე, ქვითრების არსებობის შემთხვევაშიც კი. ესტონეთის ფარგლებში სასტუმრო, ბილეთები და ტრანსპორტი დოკუმენტების საფუძველზე სრულად ანაზღაურდება, როგორც ნებისმიერი სხვა მგზავრობისას.

დღიური და კვება, რომლისთვისაც ის არის განკუთვნილი, ორჯერ ვერ გადაიხდება. თუ კომპანია იხდის დღიურს და ასევე ფარავს მგზავრის საკუთარი რესტორნის ანგარიშებს, რესტორნის ანგარიშები დამატებითი სარგებელია. სასტუმროს ფასში ჩართული საუზმე განთავსების ხარჯის ნაწილია და რჩება გადასახადისგან გათავისუფლებული, ისევე როგორც ბილეთში ჩართული კვება. თუ დანიშნულების ადგილზე კვება უფასოდ არის უზრუნველყოფილი, მაგალითად, კონფერენციის ორგანიზატორის მიერ, კომპანიას შეუძლია დღიური 70%-მდე შეამციროს.

რომელი მგზავრობის ხარჯები ანაზღაურდება გადასახადის გარეშე

სამსახურებრივი მგზავრობის ყველა სხვა ხარჯი ანაზღაურდება დოკუმენტის საფუძველზე, რომელშიც ჩანს რა იქნა შეძენილი, ვისგან და რა ოდენობით. კანონი ამ ხარჯებისთვის ზედა ზღვარს არ ადგენს; ის მოითხოვს, რომ ისინი მგზავრობისთვის აუცილებელი ყოფილიყო.

საკუთარი ავტომობილის გამოყენება

თუ სამსახურებრივ მგზავრობაში საკუთარი ავტომობილით მიდიხართ, კომპანიას შეუძლია ორი გზიდან ერთი აირჩიოს. მას შეუძლია მგზავრობის ფაქტობრივი ხარჯები დოკუმენტების საფუძველზე აგინაზღაუროთ, ანუ საწვავი, პარკირება, გზის მოსაკრებლები და ბორნის ბილეთები, ზედა ზღვრის გარეშე, თუმცა რემონტისა და ტექნიკური მომსახურების გამოკლებით. ან შეუძლია პირადი ავტომობილის გამოყენებისთვის ზოგადი კომპენსაცია გადაიხადოს: კილომეტრზე €0.50-მდე და თვეში არაუმეტეს €550. ამ გზისთვის საჭიროა მგზავრობის ჟურნალი, რომელშიც დაფიქსირებულია თითოეული მგზავრობის თარიღი, მარშრუტი და კილომეტრები. ერთი და იგივე კილომეტრების მოთხოვნა ორივე გზით არ შეიძლება, ხოლო მეორე გზით ყოველთვიურ ზღვარზე მეტი თანხა დამატებითი სარგებელია. გამგეობის წევრებს შეუძლიათ ორივე გზა გამოიყენონ ისევე, როგორც თანამშრომლებმა.

საზღვარგარეთ მცხოვრები გამგეობის წევრები და მესაკუთრეები

უცხოელი მესაკუთრეების ესტონური კომპანიების უმეტესობა იმართება მესაკუთრის საცხოვრებელი ქვეყნიდან, ხოლო მესაკუთრე წელიწადში რამდენჯერმე ჩადის ესტონეთში ბუღალტერთან, ბანკთან ან პარტნიორთან შესახვედრად. არის თუ არა ეს ვიზიტი სამსახურებრივი მგზავრობა, დამოკიდებულია იმაზე, სად არის მესაკუთრის სამუშაო ადგილი, და Income Tax Act ამაზე პასუხობს დამფუძნებლებისთვის მოულოდნელი წესით.

გამგეობის წევრისთვის EMTA სამუშაო ადგილად მიიჩნევს ადგილს, სადაც პირი ჩვეულებრივ ასრულებს თავის მოვალეობებს. დამფუძნებელს, რომელიც კომპანიას ლისაბონიდან მართავს, სამუშაო ადგილი ლისაბონში აქვს, და მისთვის ტალინში მგზავრობა საზღვარგარეთ სამსახურებრივი მგზავრობაა. შემდეგ Income Tax Act იყენებს იმ ქვეყნის გადასახადისგან გათავისუფლებულ ლიმიტებს, სადაც მუშაობა სრულდება, და არა ესტონურ განაკვეთს. EMTA-მ თავის published answers on business trips-ში დაადასტურა, რომ კომპანიას არ შეუძლია ამის ნაცვლად ესტონური ლიმიტების არჩევა. ფრენები, სასტუმრო და ტაქსი ჩვეულებრივ სრულად ანაზღაურდება დოკუმენტების საფუძველზე; მხოლოდ დღიური მიჰყვება საცხოვრებელი ქვეყნის განაკვეთებს. როგორ იბეგრება ეს დღიური საცხოვრებელ ქვეყანაში, ცალკე საკითხია და პირველი გადახდის წინ ადგილობრივ მრჩეველთან განხილვა ღირს.

e-residents-ისთვის დაწერილი ზოგი გზამკვლევი საპირისპიროს ამბობს: თითქოს ესტონეთი კომპანიის სახლია და ტალინში ვიზიტი ვერასოდეს იქნება სამსახურებრივი მგზავრობა. ეს განმარტება უგულებელყოფს ადგილს, სადაც სამუშაო სრულდება. უფრო უსაფრთხოა სამუშაო ადგილის ერთხელ განსაზღვრა, მგზავრობის გადაწყვეტილებებში შეტანა და ყოველი მგზავრობისთვის ერთნაირად გამოყენება. სადაც მესაკუთრე რეალურად მუშაობს, ასევე დგას მუდმივი დაწესებულების საკითხის უკან, რასაც განვმარტავთ ჩვენს სტატიაში საზღვარგარეთ ცხოვრებისას ესტონური კომპანიის მართვის შესახებ.

რა ხდება წესების დარღვევისას

ხარჯი, რომელიც მოთხოვნებს ვერ აკმაყოფილებს, აღრიცხვიდან არ ქრება; ის იცვლის საგადასახადო კლასიფიკაციას. ცხრილში ნაჩვენებია, რას იხდის კომპანია თითოეულ შემთხვევაში €100-ზე. დამატებითი სარგებელი ძვირია, რადგან ჯერ სარგებელზე ირიცხება საშემოსავლო გადასახადი, შემდეგ კი სარგებელსა და საშემოსავლო გადასახადზე ერთად — სოციალური გადასახადი.

ყველა ეს თანხა დეკლარირდება TSD-ში იმ თვისთვის, რომელშიც თანხა გადაიხადეს, თითოეული საკუთარ დანართში, ხოლო გადასახადი გადაიხდება მომდევნო თვის იმავე 10 რიცხვამდე. დამატებითი სარგებელი და არასამეწარმეო ხარჯები იმ გადახდებს შორისაა, რომლებსაც Income Tax Act დასაბეგრ განაწილებად მიიჩნევს, როგორც განმარტებულია ჩვენს გზამკვლევში ესტონეთში კორპორაციული მოგების გადასახადის შესახებ. ამდენად, კომპანიას, რომელსაც დივიდენდი არასოდეს გადაუხდია, მაინც შეიძლება გადასახადი დაეკისროს არასაკმარისად დოკუმენტირებული მგზავრობისთვის.

სამდღიანი მგზავრობის დეტალური მაგალითი

ტალინის კომპანიის გამგეობის წევრი ორშაბათს ბერლინში მიფრინავს და კლიენტთან შესახვედრად და სავაჭრო გამოფენაზე დასასწრებად ოთხშაბათ საღამოს ბრუნდება. მგზავრობის გადაწყვეტილება წინა კვირაშია ხელმოწერილი და მასში მითითებულია თარიღები, მიზანი და €75 დღიური.

ბოლო სტრიქონი ისაა, რასაც დამფუძნებლების უმეტესობა არ ელოდება. სადილები კომპანიას უჯდება €60 პლუს €42.31 გადასახადი, მაშინ როცა იგივე €60 არაფერს დაუჯდებოდა, გამგეობის წევრს სადილი €225 დღიურიდან რომ გადაეხადა. გამოსავალი მარტივია: თუ კვება მაინც კომპანიის ბარათით გადაიხდება, იმ დღეებისთვის დღიური იმავე ოდენობით შეამცირეთ და ჯამი გადასახადისგან გათავისუფლებულ ლიმიტში დარჩება. კლიენტთან ვახშამი ამ გზით ვერ გამოსწორდება, თუმცა მისი დაგეგმვა შესაძლებელია, რადგან თვე, რომელშიც არის გამგეობის წევრის ანაზღაურება ან ხელფასი, უფრო მაღალ წარმომადგენლობით ლიმიტს იძლევა.

რატომ ქმნის კომპანიის ბარათი ყველაზე მეტ პრობლემას

ჩვენს პრაქტიკაში მგზავრობის გამო საგადასახადო ანგარიშს იღებენ არა ისინი, ვინც დღიური არასწორად გაიგო. ესენი არიან ისინი, ვინც მთელი მგზავრობა და ხშირად თვის დანარჩენი ნაწილიც კომპანიის ბარათით გადაიხადა და არაფერი შეინახა. წლის ბოლოს ბუღალტერს აქვს საბანკო ამონაწერი უცხოური რესტორნებით, მაღაზიებითა და სასტუმროებით სავსე, მგზავრობის გადაწყვეტილების, ქვითრებისა და კლიენტთან ვახშმის ოჯახის დასვენებისგან გარჩევის შესაძლებლობის გარეშე. ეს გადახდები აღრიცხვაში ვერ შევა, როგორც სამეწარმეო ხარჯები. ისინი იქცევა დამატებით სარგებლად, არასამეწარმეო ხარჯად ან მესაკუთრის მიმართ მოთხოვნად, ხოლო ბოლო ვარიანტი იმ პრობლემის დასაწყისია, რომელსაც აღვწერთ ჩვენს გზამკვლევში ესტონური კომპანიისგან აქციონერის სესხების შესახებ.

რუტინა, რომელიც აღრიცხვას სუფთად ინარჩუნებს

1. მგზავრობის გადაწყვეტილებას ხელი მოაწერეთ გამგზავრებამდე ან, არაუგვიანეს, ბილეთების დაჯავშნის დღეს და ასლი ბუღალტერს გადაეცით.
2. დღიური გადაწყვეტილებაში დაადგინეთ და მგზავრობის შემდეგ ერთი გადარიცხვით გადაიხადეთ; ამის ნაცვლად კომპანიის ბარათი არ გამოიყენოთ.
3. კომპანიის ბარათით გადაიხადეთ მხოლოდ სასტუმრო, ბილეთები, ტრანსპორტი და ზემოთ მოცემულ ცხრილში მითითებული სხვა ხარჯები, ხოლო თითოეული ქვითარი იმავე დღეს გადაიღეთ. საბარათე ამონაწერის სტრიქონი ქვითარი არ არის.
4. პირადი ხარჯები საკუთარ ბარათზე დატოვეთ, მათ შორის კვება დღიურის გადახდისას და ყველაფერი თქვენთან ერთად მგზავრი პირებისთვის.
5. დაბრუნებიდან ერთი კვირის განმავლობაში ბუღალტერს თითო მგზავრობაზე ერთი ხარჯების ანგარიში გაუგზავნეთ: გადაწყვეტილება, ქვითრები, დღიურის გამოთვლა და შენიშვნა კლიენტებთან ნებისმიერი შეხვედრის შესახებ.

ამგვარად დამუშავებული მგზავრობის აღრიცხვას ბუღალტერი რამდენიმე წუთს ანდომებს და EMTA-ს არაფერი რჩება ხელახლა კლასიფიცირებისთვის.

მგზავრობის ხარჯების წესრიგში შენარჩუნება Eesti Firma-სთან

სამსახურებრივი მგზავრობის ხარჯები სწორად დამუშავებას იმსახურებს, რადგან ეს ერთ-ერთი ყველაზე სუფთა გზაა, რომ ესტონურმა კომპანიამ მესაკუთრის რეალური ხარჯები დაფაროს. ჩვენი ბუღალტრები ამზადებენ მგზავრობის გადაწყვეტილებებს, ითვლიან დღიურს და აღრიცხავენ ხარჯების ანგარიშებს, ხოლო ყველაფერი, რაც ლიმიტებს სცდება, სწორად დეკლარირდება TSD-ში. თუ მხოლოდ კომპანიას გეგმავთ, ხარჯების რუტინას ვაწყობთ ესტონეთში კომპანიის დაფუძნების ნაწილად.

გააგზავნეთ მოთხოვნა

ხშირად დასმული კითხვები