Verklaring van goede reputatie voor een Estse vennootschap: wat het is en waar u die krijgt

Buitenlandse banken en partners vragen een Estse OÜ vaak om een verklaring van goede reputatie. Het e-Business Register biedt deze mogelijkheid niet, omdat dit document in het Estse recht niet bestaat. Hier leest u wat het is, waarom Estland het niet afgeeft en wat wij u in plaats daarvan kunnen verstrekken.

Wat is een verklaring van goede reputatie?

Een verklaring van goede reputatie bevestigt dat een vennootschap rechtmatig bestaat, nog in het register is opgenomen en niet wordt uitgeschreven, vereffend of ontbonden. In het VK, Cyprus, de staten van de VS en de meeste offshorecentra geeft de vennootschapsregistrar deze op verzoek af, en compliance-teams verwachten deze daar.

Een Estse vennootschap wordt er doorgaans om gevraagd bij het openen van een bank- of betaalrekening in het buitenland, de registratie van een filiaal of dochteronderneming in een ander land, deelname aan een aanbesteding of een KYC-controle. De ontvanger wil één ondertekende bevestiging dat de vennootschap actief is en aan de vereisten voldoet, geen verzameling registeruittreksels.

Waarom Estland deze niet afgeeft

Het Estse vennootschapsrecht volgt het continentale model. Een vennootschap bestaat doordat zij in het Ests handelsregister (Äriregister) is ingeschreven, en de registerkaart (registrikaart) is daarvan het bewijs. Iedereen kan deze in het e-Business Register bekijken en een Engelstalig uittreksel uit het Ests handelsregister met digitaal zegel downloaden. Het register beoordeelt niet of een vennootschap “in goede reputatie” verkeert en geeft geen verklaring met die titel af.

Voor een buitenlandse bank is dit vaak niet voldoende. Het uittreksel vermeldt niets over goede reputatie of belastingschulden, bevat geen handtekening en veel compliance-teams hebben nog nooit een Estse registerkaart gezien. Een verklaring van de dienstverlener van de vennootschap vult die leemte op.

Hoe wij de verklaring afgeven

Als trust- en vennootschapsdienstverlener met een vergunning van de Estonian Financial Intelligence Unit (FIU), geven wij de verklaring van goede reputatie af in eigen naam en op ons briefpapier.

Wij ondertekenen deze niet blindelings. Eerst controleren wij de vennootschap in het Ests handelsregister (Äriregister): status, bestuur (juhatus), jaarrekeningen, waarschuwingen voor uitschrijving. Vervolgens voeren wij de belastingachterstandencontrole van de Tax and Customs Board uit en raadplegen wij de Official Announcements (Ametlikud Teadaanded) op vereffenings-, faillissements- of verwijderingsprocedures. Als een controle niet slaagt, vertellen wij u eerst wat u moet herstellen.

De verklaring wordt normaal zonder notariële legalisatie afgegeven: de handtekening en het zegel van een erkende dienstverlener zijn wat ontvangers verwachten, al kan een notaris de handtekening waarmerken als iemand daarop staat. Een apostille is iets anders. Deze is bestemd voor openbare documenten; een verklaring van een particuliere vennootschap komt mogelijk niet in aanmerking, dus voor een geapostilleerd document is een notarieel gewaarmerkte registerkaart de veiligere route.

Wat de verklaring bevat

De verklaring is een document van één pagina in het Engels, gedateerd en afgegeven in Tallinn. Daarin staat Eesti Firma OÜ als afgevende partij, met onze registratiecode en FIU-vergunningsnummer, gevolgd door uw vennootschap, haar registratiecode en oprichtingsdatum, en vervolgens vijf bevestigingen:

1. De onderneming is rechtsgeldig opgericht krachtens de Estse Commercial Code.
2. De vennootschap staat nog in het Ests handelsregister (Äriregister) en heeft geen belastingschulden.
3. De vennootschap verkeert niet in een proces van vereffening of ontbinding.
4. Er zijn geen documenten, procedures of kennisgevingen ingediend om de vennootschap uit het register uit te schrijven of haar zaken te vereffenen.
5. Op basis van de bij het register ingediende documenten bestaat de vennootschap op de datum van de verklaring rechtsgeldig en verkeert zij in goede juridische reputatie.

Een jurist en bestuurslid van Eesti Firma ondertekent de verklaring. De tekst kan het eigen sjabloon van de ontvanger volgen, zolang elke verklaring verifieerbaar is.

De verklaring bestellen bij Eesti Firma

Een verklaring van goede reputatie voor een Estse vennootschap maakt deel uit van onze dienst voor vennootschapsdocumenten. Deze kost €100 plus btw en is doorgaans binnen één werkdag gereed. Als u nog plannen maakt, verzorgt hetzelfde team de oprichting van een vennootschap in Estland en stelt het de documenten op die uw partners na registratie nodig hebben.

Dien een verzoek in

Veelgestelde vragen