Een bedrijf starten in Europa

Een bedrijf registreren in Europa — kies de juiste EU-jurisdictie

Het land van registratie bepaalt het belastingstelsel, de kapitaalvereisten en de administratieve lasten, maar nooit het bereik van de markt.

Eesti Firma helpt internationale oprichters en niet-ingezetenen bij het selecteren van de EU-jurisdictie die bij hun bedrijfsmodel past, bij de keuze tussen een nieuwe onderneming, een dochteronderneming en een bijkantoor, en bij een correcte registratie. Als corporate service provider met vergunning (TCSP) werken we vanaf de eerste dag volgens de geldende vennootschapsrechtelijke en fiscale vereisten.

• Toegang tot de interne markt van de EU — 27 lidstaten en 452 miljoen consumenten

• Volledig buitenlands eigendom is standaard — geen lokale aandeelhouder of partner vereist

• Oprichting op afstand is op grote schaal mogelijk — digitale ID, e-handtekening of volmacht

• Vennootschapsbelasting verschilt niet alleen qua tarief, maar ook qua systematiek — winst of uitkeringen

• Corporate service provider met vergunning (TCSP) — activiteitenvergunning FIU000144

Onze rol is niet om een jurisdictie te verkopen. Wij helpen u er een te kiezen die nog steeds logisch is wanneer de bank vragen stelt, de eerste btw-aangifte moet worden ingediend en het bedrijf twee keer zo groot is geworden.

Eerst het juiste land en de juiste structuur, daarna de registratie. Die volgorde voorkomt dat een snelle oprichting uitloopt op een kostbare herstructurering.

Eesti Firma OÜ (registratiecode 14164797, btw-nummer EE102081480) is een Estse Trust and Company Service Provider met vergunning — activiteitenvergunning FIU000144, onder toezicht van de Financial Intelligence Unit (Rahapesu Andmebüroo) — gevestigd aan Vesivärava 50, Kadrioru Plaza, Tallinn. Wij ondersteunen lokale en internationale ondernemers bij bedrijfsoprichting en markttoetreding in de hele Europese Unie.

Onze visie

Het land kiezen is de beslissing; het bedrijf registreren is slechts het papierwerk. Vrijwel elke structuur die wij moeten herstellen, was correct geregistreerd — maar op de verkeerde plaats of in de verkeerde rechtsvorm.

Ilja Nikiforov

Medeoprichter en Chief Legal Officer

Bedrijfsoprichting in Europa: zo start u een onderneming in de EU

• De geschiktheid van de jurisdictie wordt beoordeeld op basis van uw daadwerkelijke bedrijfsmodel, niet op basis van een algemene ranglijst

• Eerst wordt het juridische model bepaald — een nieuwe onderneming, dochteronderneming, bijkantoor of analyse voordat er iets wordt ingediend

• EU-jurisdicties worden vergeleken op aandelenkapitaal, vennootschapsbelasting, btw en registratiemethode

• Ook de operationele realiteit komt aan bod: onboarding bij banken en EMI's, btw, contracten en verslaggeving

• Grensoverschrijdende fiscale risico's worden vroegtijdig gesignaleerd — btw-registratie, plaats van dienst en substance

• Doorlopende ondersteuning vanaf de oprichting tot en met de boekhouding en jaarverslaggeving

Een bedrijf oprichten in Europa is een beslissende stap voor oprichters die toegang willen tot de interne markt, Europese klanten willen bedienen en een geloofwaardige basis voor groei op lange termijn zoeken. Het resultaat hangt echter veel minder af van de indiening zelf dan van twee keuzes die daaraan voorafgaan: in welk EU-land u zich registreert en in welke rechtsvorm. Maakt u de juiste keuzes, dan vallen de rest — bankzaken, btw, contracten en verslaggeving — op zijn plaats; maakt u de verkeerde keuzes, dan moet de structuur opnieuw worden opgebouwd.

Al meer dan tien jaar ondersteunt het team van Eesti Firma internationale ondernemers die een bedrijf in Europa willen openen, de interne markt willen betreden en hun onderneming daarna operationeel willen houden. Niet elk project hoort thuis in hetzelfde land of dezelfde structuur: sommige vereisen een nieuwe onderneming, andere een dochteronderneming in Europa,een bijkantoor of simpelweg een beoordeling van de markttoetreding voordat er überhaupt iets wordt geregistreerd.

Een bedrijf starten in Europa: de belangrijkste feiten

Wat in de hele EU geldt, ongeacht het land dat u kiest.

Vraag een jurisdictiebeoordeling aan

Voor wie is registratie van een bedrijf in Europa geschikt?

Een bedrijf in de EU is de administratieve inspanning waard wanneer de onderneming een Europese contractspartij, facturatie in euro's, btw-registratie binnen de interne markt of simpelweg de geloofwaardigheid van een Europese registratiecode nodig heeft. In de praktijk loont het in de volgende situaties om een bedrijf in Europa te openen:

• internationale oprichters die de Europese markt betreden en contracten sluiten met klanten of partners in de EU.
• SaaS- en IT-bedrijven die een schaalbare EU-entiteit nodig hebben voor abonnementen, appstores en betalingsverwerking.
• Adviesbureaus en agentschappen die voor B2B-contracten een geloofwaardige Europese juridische aanwezigheid nodig hebben.
• E-commerceverkopers die verkoop op afstand in de hele EU plannen, waarbij de OSS-regeling en opslaglocaties de fiscale voetafdruk bepalen.
• Buitenlandse groepen die een dochteronderneming, een bijkantoor of een nieuwe Europese onderneming als uitbreidingsvehikel overwegen.
• Oprichters die nog geen land hebben gekozen en eerst een objectieve beoordeling willen.

Valt het project buiten deze patronen, dan is het eerlijke antwoord soms dat een bedrijf in de EU nog niet nodig is — en dat zullen we ook zeggen.

Eerst een nieuwe onderneming, dochteronderneming, bijkantoor of analyse?

Vóór de keuze van het land komt het juridische model. De registratie van wat de meeste niet-Europese oprichters onder een LLC in Europa verstaan, komt neer op een nationale besloten vennootschap — maar dat is slechts een van de verschillende routes naar de interne markt. Een bijkantoor en een dochteronderneming lijken van buitenaf op elkaar, maar verschillen sterk wat betreft aansprakelijkheid, belastingen en verslaggeving; een verkeerde keuze terugdraaien is kostbaar.

Soms is oprichting niet de eerste stap. Eerst moet worden vastgesteld of er nu een bedrijf nodig is, of een dochteronderneming beter werkt dan een nieuwe entiteit, of dat het markttoetredingsmodel zelf moet veranderen. Voor groepsstructuren biedt onze pagina over het oprichten van een dochteronderneming in Europa meer informatie.

In welk EU-land moet u uw bedrijf registreren?

Er is geen universeel antwoord en geen enkel land scoort het beste op alle parameters. Het juiste land is het land dat aansluit bij de manier waarop de onderneming daadwerkelijk zal opereren. De beoordeling volgt doorgaans dezelfde volgorde.

1. 1

   Definieer het bedrijfsmodel

   SaaS, advies, e-commerce, handel, holdings en logistiek wijzen elk in een andere richting, terwijl gereguleerde activiteiten de keuzemogelijkheden direct beperken.

2. 2

   Breng markten en tegenpartijen in kaart

   Waar klanten, leveranciers en magazijnen zich bevinden, bepaalt de btw-registratie, de facturatielogica en vaak ook waar een bank u als klant accepteert.

3. 3

   Bepaal de bedrijfsstructuur

   Nieuwe onderneming, dochteronderneming, bijkantoor of holding — vóór de registratie bepaald, niet achteraf toegevoegd.

4. 4

   Toets de fiscale logica

   Vergelijk wanneer de winst wordt belast, niet alleen het nominale tarief: Estland belast uitkeringen, Litouwen en Polen belasten de jaarwinst, en elk land kent zijn eigen regeling voor kleine ondernemingen.

5. 5

   Controleer de betalingsinfrastructuur

   Een bedrijf moet niet alleen voor het register werken, maar ook voor banken, betalingsdienstverleners en marktplaatsen.

6. 6

   Weeg de operationele lasten af

   De taal van aangiften, boekhoudnormen, verplichtingen voor e-facturatie en rapportagefrequentie moeten realistisch blijven voor de omvang van de onderneming.

Snelheid en instapkosten zijn belangrijk, maar horen aan het einde van deze volgorde thuis, niet aan het begin. Het goedkoopste land om een bedrijf in Europa te registreren, is zelden het beste land om het vanuit te beheren: registreren waar de kosten het laagst zijn en de structuur later herstellen, is vrijwel altijd de duurdere route.

Veelgemaakte fouten bij het openen van een bedrijf in Europa

De meeste problemen die wij moeten oplossen, zijn niet bij de oprichting ontstaan. Ze zijn het gevolg van de aannames eromheen.

• Het openen van een rekening is een afzonderlijk proces. Registratie geeft een bedrijf geen automatisch recht op een bankrekening; de aanbieder beoordeelt de eigenaren, het model en de herkomst van de middelen onafhankelijk.
• Btw-verplichtingen ontstaan eerder dan verwacht. Nationale drempels zijn niet relevant voor veel grensoverschrijdende leveringen, waarbij registratie al vanaf de eerste factuur verplicht kan zijn.
• De plaats van bestuur heeft fiscale gevolgen. Een bedrijf dat volledig vanuit een ander land wordt bestuurd, loopt het risico daar als fiscaal inwoner te worden aangemerkt, ongeacht wat er in het register staat.
• Onderhoud is permanent. Jaarrekeningen, boekhouding, UBO-updates en het in stand houden van het adres blijven verplicht, of het bedrijf nu handelt of niet.
• Vergunningen worden te laat gecontroleerd. Financiële activiteiten, cryptoactiva, vervoer en diverse andere activiteiten vereisen een vergunning die moet worden onderzocht voordat de entiteit bestaat.
• Populair is niet hetzelfde als juist. Een land dat geschikt is voor een adviesbureau op afstand, kan een slechte keuze zijn voor een logistieke onderneming met lokaal personeel.

Waar registreert u een bedrijf in Europa? Drie jurisdicties vergeleken

De algemene vraag welk EU-land het beste is voor bedrijfsregistratie heeft geen bruikbaar antwoord. Het helpt veel meer om te zien hoe dezelfde parameters in de praktijk uiteenlopen. Estland, Litouwen en Polen dienen hier als uitgewerkte voorbeelden: drie aangrenzende lidstaten die daadwerkelijk verschillende behoeften vervullen. Hun gebruikelijke rechtsvormen — de OÜ, de UAB en de sp. z o.o. — zijn doorgaans wat oprichters van buiten Europa voor ogen hebben wanneer zij spreken over het oprichten van een LLC in Europa. Hetzelfde vergelijkingskader kan worden toegepast op elk EU-land dat u overweegt.

Meer informatie

Bedrijfsoprichting in Estland
Bedrijfsoprichting in Litouwen

Vraag naar bedrijfsoprichting in Polen

Het bedrijfsmodel op het land afstemmen

De bovenstaande vergelijking wordt pas bruikbaar wanneer deze op een specifieke onderneming wordt toegepast. In de praktijk bepaalt een handvol kenmerken de meeste gevallen — en die wijzen naar verschillende soorten jurisdicties in plaats van naar één universele winnaar.

Een digitale jurisdictie die gericht is op werken op afstand past bij u wanneer

• de onderneming digitaal of dienstgericht is en niet aan één lokale markt is gebonden;
• de winst wordt geherinvesteerd in plaats van uitgekeerd, zodat uitstel van vennootschapsbelasting werkelijk waarde heeft;
• de oprichters alles op afstand en in het Engels willen indienen en beheren, met minimale routinematige lasten;
• de structuur flexibel moet blijven voor holdingactiviteiten of toekomstige uitbreiding van de groep.

Een marktgerichte jurisdictie past beter wanneer

• het bedrijf lokaal personeel in dienst neemt, voorraad aanhoudt of fysiek op één markt opereert;
• de winst regelmatig wordt uitgekeerd, wat de uitkomst van de fiscale vergelijking verandert;
• het vergunningstelsel of de betalingsinfrastructuur vanaf de eerste dag naar een specifiek land wijst;
• tegenpartijen of toezichthouders substance verwachten op de plaats waar de activiteit daadwerkelijk plaatsvindt.

De meeste bedrijven bevinden zich ergens tussen deze twee uitersten. Precies daarom is het de moeite waard de beoordeling vóór de indiening uit te voeren en niet erna.

Andere EU-landen waar oprichters naar vragen

De drie bovenstaande voorbeelden zijn niet de enige opties voor bedrijfsoprichting in Europa. Diverse andere lidstaten komen regelmatig ter sprake, elk om een specifieke reden — en elk met afwegingen die pas relevant worden wanneer het bedrijfsmodel duidelijk is.

• Letland. Een nabijgelegen Baltisch alternatief met een op uitkeringen gebaseerde vennootschapsbelasting die qua logica vergelijkbaar is met die van Estland, en daarom vaak samen met Estland wordt overwogen.
• Ierland. Gekozen vanwege het lage tarief voor handelsinkomsten en de Engelstalige omgeving, maar met hogere oprichtings- en exploitatiekosten en reële substancevereisten.
• Nederland. Een gevestigde keuze voor holding- en IE-structuren en voor groepen die een algemeen erkend Europees hoofdkantoor nodig hebben.
• Cyprus en Malta. Vaak genoemd voor holding- en investeringsstructuren; beide hebben zwaardere compliance- en substancevereisten dan oprichters verwachten.
• Duitsland en Tsjechië. Worden overwogen wanneer de onderneming lokale activiteiten of personeel nodig heeft, of dicht bij Centraal-Europese toeleveringsketens moet zijn.
• Europese opties buiten de EU. Het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland liggen in Europa, maar bevinden zich buiten de interne markt. Daardoor verschillen de EU-btw- en douaneregels aanzienlijk.

Staat er op uw shortlist een land dat hier niet wordt behandeld, dan werkt de beoordeling op dezelfde manier: eerst het model, daarna de jurisdictie.

Wat een EU-bedrijf na de registratie nodig heeft

Registratie is een mijlpaal, niet de eindstreep. Welk EU-land u ook kiest, dezelfde operationele laag moet worden opgebouwd voordat de onderneming naar behoren kan handelen.

• Betalingsinfrastructuur. Een rekening bij een bank of EMI, waarbij de shortlist en voorbereiding parallel aan de oprichting plaatsvinden in plaats van erna.
• Fiscale registraties. Btw en, voor goederen die de EU-grens passeren, een EORI-nummer — aangevraagd wanneer uw model deze daadwerkelijk vereist, niet automatisch.
• Boekhouding vanaf de eerste factuur. De boekhouding wordt opgezet voordat de transacties beginnen en niet aan het einde van het jaar achteraf gereconstrueerd.
• Contracten en voorwaarden. Klantovereenkomsten, algemene voorwaarden en documentatie over gegevensbescherming die op de EU-regels zijn afgestemd.
• De jaarcyclus. Jaarrekeningen, UBO-updates en het in stand houden van de statutaire zetel volgens een vaste kalender, zonder uitzondering in elke lidstaat.