Privacybeleid

Eesti Firma (juridische naam: Eesti Firma OÜ, registratienummer 14164797, statutair adres Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estland) is de beheerder van de website eestifirma.ee en de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website worden verwerkt. Wij zijn een erkende aanbieder van trust- en bedrijfsdiensten (TCSP-licentie FIU000144), staan onder toezicht van de Estse Financial Intelligence Unit en leven de wetgeving inzake gegevensbescherming strikt na, waaronder de Wet bescherming persoonsgegevens van de Republiek Estland en de Algemene verordening gegevensbescherming (EU) 2016/679 (GDPR).

In dit privacybeleid wordt in duidelijke taal uitgelegd welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verzamelen, wat de rechtsgrond voor elk gebruik is, hoelang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten u kunt uitoefenen. Door de website eestifirma.ee te gebruiken, bevestigt u dat u de hierin beschreven werkwijzen voor gegevensverwerking hebt gelezen en begrepen.

Voor een volledig inzicht in onze werkwijze raden wij u ook aan onze gerelateerde beleidsdocumenten en regels te raadplegen:

• Gebruiksvoorwaarden
• AML-beleid
• Beginselen voor naleving van de GDPR
• Cookieverklaring

Wie wij zijn (verwerkingsverantwoordelijke)

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is Eesti Firma OÜ, registratienummer 14164797, statutair gevestigd aan Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estland. U kunt ons bereiken via info@eestifirma.ee of +372 641 7777. Wij hebben een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld. Diens contactgegevens vindt u hieronder in het gedeelte “Contactgegevens”. De DPO is uw centrale aanspreekpunt voor alle vragen over de manier waarop uw gegevens worden verwerkt.

Informatie die wij verzamelen

Wij verzamelen en verwerken verschillende soorten informatie en houden ons daarbij strikt aan de beginselen van minimale gegevensverwerking en rechtmatige gegevensverzameling. De belangrijkste categorieën gegevens die wij verzamelen, zijn:

• Persoonsgegevens: Informatie die u rechtstreeks aan ons verstrekt, zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en andere gegevens die u indient wanneer u een account registreert, contact met ons opneemt of onze diensten gebruikt. In bepaalde gevallen (bijvoorbeeld om aan AML-vereisten te voldoen) kan dit ook identificatiegegevens omvatten, zoals een kopie van een identiteitsdocument en informatie over de uiteindelijk belanghebbende.
• Technische gegevens: Informatie die automatisch wordt verzameld wanneer u onze website bezoekt, waaronder het IP-adres, browsertype, apparaatgegevens, de versie van het besturingssysteem en andere technische parameters. Met deze gegevens kunnen wij de goede werking van de website, de compatibiliteit met verschillende apparaten en de optimalisatie van de gebruikerservaring waarborgen.
• Gebruiksgegevens: Informatie over uw interacties met de website. Wij registreren welke pagina’s u bezoekt, hoelang u op elke pagina verblijft, hoe u tussen onderdelen navigeert, via welke bronnen u op onze website terechtkomt en hoe u met de inhoud omgaat. Deze gegevens zijn essentieel om gebruikersactiviteiten te analyseren en onze diensten te verbeteren.
• Communicatiegegevens: Informatie in uw correspondentie met ons. Als u via e-mail, feedbackformulieren of andere kanalen contact opneemt met ons team, bewaren wij gegevens over die communicatie, waaronder de verstrekte contactgegevens en de inhoud van het bericht. Zo kunnen wij uw vragen doeltreffend behandelen en de kwaliteit van onze dienstverlening verbeteren.

Wij verzamelen bewust geen gegevens van personen jonger dan 18 jaar. Onze website en diensten zijn niet bedoeld voor minderjarigen. Als wij ontdekken dat persoonsgegevens van een kind zonder toestemming van een ouder of voogd zijn verzameld, zullen wij deze informatie onmiddellijk verwijderen.

Hoe wij uw informatie gebruiken

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van de in de GDPR vastgelegde rechtsgronden: om contractuele verplichtingen na te komen, aan wettelijke vereisten te voldoen, onze gerechtvaardigde belangen te behartigen of op basis van uw toestemming. Wij gebruiken informatie op ethische wijze en uitsluitend voor de doeleinden waarvoor deze is verzameld. De belangrijkste doeleinden waarvoor wij uw gegevens verwerken, zijn:

• Verlening van diensten: Wij gebruiken uw gegevens om onze diensten te verlenen en onze contractuele verplichtingen tegenover u na te komen. Dit omvat bedrijfsregistratie, juridische ondersteuning, boekhouddiensten en andere diensten die wij aanbieden. Gegevensverwerking voor deze doeleinden is noodzakelijk om een overeenkomst met u te sluiten of uit te voeren en om lopende klantrelaties te beheren.
• Communicatie met gebruikers: Uw contactgegevens worden gebruikt om uw vragen te beantwoorden, advies over onze diensten te geven en belangrijke meldingen en updates te verstrekken. Met uw toestemming kunnen wij ook nieuwsbrieven of op uw voorkeuren afgestemde aanbiedingen versturen. U kunt zich altijd afmelden voor marketingberichten via de afmeldlink in de e-mail of door rechtstreeks contact met ons op te nemen.
• Analyse en verbetering van diensten: Wij analyseren het gedrag van bezoekers op onze website om de functionaliteit en inhoud ervan te verbeteren. Gebruiksgegevens (in geanonimiseerde of samengevoegde vorm) helpen ons de behoeften van ons publiek te begrijpen, de navigatie te optimaliseren, het gebruiksgemak van de gebruikersinterface te verbeteren en nieuwe functies te ontwikkelen. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang om onze diensten te verbeteren. Daarbij nemen wij maatregelen om de inbreuk op uw privacy tot een minimum te beperken (bijvoorbeeld door samengevoegde gegevens te gebruiken).
• Naleving van wettelijke verplichtingen: Wij kunnen specifieke gegevens verwerken en bewaren om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Dit betreft met name boekhoudkundige en fiscale voorschriften en vereisten voor de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering. Zo zijn wij wettelijk verplicht cliënten te identificeren en bepaalde gegevens voor rapportagedoeleinden te bewaren. Gegevensverwerking voor de naleving van wettelijke verplichtingen is verplicht en berust op wettelijke vereisten.
• Beveiligingsmaatregelen: De verzamelde gegevens worden gebruikt om de veiligheid van onze website, uw accounts en onze diensten te waarborgen. Wij voeren controles uit om fraude, ongeoorloofde toegang, cyberaanvallen en andere bedreigingen op te sporen en te voorkomen. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang om onze infrastructuur en gebruikers te beschermen. Wij verbeteren onze bewakings- en beveiligingssystemen voortdurend om uw gegevens veilig te houden.

Wij wijzen u erop dat wij geen gebruikmaken van geautomatiseerde besluitvorming die voor u rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen heeft. Geen enkele cruciale beslissing (zoals de vraag of wij een dienst verlenen of tegen welke prijs) wordt uitsluitend door algoritmen en zonder menselijke tussenkomst genomen.

Rechtsgronden en bewaartermijnen in één oogopslag

De onderstaande tabel geeft per gegevenscategorie een overzicht van waarom wij de gegevens verwerken, op welke rechtsgrond uit de GDPR wij ons baseren en hoelang wij ze bewaren. Dit overzicht wordt met het oog op transparantie verstrekt; de overige delen van dit beleid lichten elk punt nader toe.

Cookies en trackingtechnologieën

Om uw gebruikerservaring te verbeteren en het websiteverkeer te analyseren, gebruiken wij cookies en vergelijkbare trackingtechnologieën. Hiermee kunnen wij de inhoud van onze website afstemmen op uw interesses en beter begrijpen hoe gebruikers met onze website omgaan.

Het gebruik van cookies vindt plaats in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving (zoals de EU-richtlijn betreffende privacy en elektronische communicatie) en onze afzonderlijke Cookieverklaring. De belangrijkste categorieën cookies die wij gebruiken, zijn:

• Strikt noodzakelijke cookies: Deze cookies zijn essentieel voor de goede werking van de website. Ze maken basisfuncties mogelijk (zoals het opslaan van uw privacyvoorkeuren of het in stand houden van uw ingelogde sessie) en kunnen niet worden uitgeschakeld, omdat de website zonder deze cookies niet goed zou functioneren.
• Analytische cookies: Deze cookies verzamelen geanonimiseerde statistieken over hoe bezoekers onze website gebruiken, zoals welke pagina’s zij bezoeken, hoelang gebruikers op elke pagina verblijven en of zij fouten ondervinden. Wij gebruiken deze informatie om de prestaties en gebruiksvriendelijkheid van de website te verbeteren. Dergelijke technologieën helpen ons bijvoorbeeld de populairste onderdelen te identificeren en de inhoud daarop af te stemmen.
• Marketingcookies: Deze cookies worden gebruikt om relevantere advertenties en aanbiedingen voor onze diensten te tonen. Hiermee kunnen wij de effectiviteit van reclamecampagnes volgen. Ook kunnen deze cookies onthouden wat u op onze website hebt bekeken, zodat wij u vergelijkbare diensten kunnen aanbieden. Wij gebruiken marketingcookies op verantwoorde wijze en vragen, waar dit verplicht is, uw toestemming voordat wij ze op uw apparaat plaatsen.

U hebt het recht uw cookie-instellingen op elk moment te beheren. In de meeste browsers kunt u niet-noodzakelijke cookies uitschakelen of bestaande cookiebestanden verwijderen. Houd er echter rekening mee dat het uitschakelen van strikt noodzakelijke cookies gevolgen kan hebben voor de werking van de website. Meer informatie vindt u in onze Cookieverklaring en in de instellingen van uw browser.

Delen van gegevens met derden

Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens niet aan derden. Om onze onderneming te beheren en onze Diensten te verlenen, kan het echter nodig zijn gegevens te delen met betrouwbare partners die aan geheimhoudingsverplichtingen zijn gebonden. Deze derden kunnen onder meer zijn:

• Externe dienstverleners: Wij werken samen met betrouwbare bedrijven en specialisten die ons ondersteunen bij onze dienstverlening. Dit zijn bijvoorbeeld hostingproviders en datacenters (voor het hosten van onze website en databases), betalingsverwerkers (voor het afhandelen van transacties), analyseplatforms (voor het monitoren van verkeer) en klantenserviceverleners. In deze gevallen verstrekken wij partners uitsluitend de minimaal noodzakelijke hoeveelheid gegevens en eisen wij op grond van verwerkersovereenkomsten strikte naleving van geheimhoudings- en gegevensbeschermingsmaatregelen.
• Naleving van wettelijke vereisten: Wij kunnen uw informatie verstrekken aan overheidsinstanties, toezichthouders of andere bevoegde organisaties wanneer dit wettelijk verplicht is — bijvoorbeeld aan de Financial Intelligence Unit, de belasting- en douanedienst of een rechtbank. Verstrekking kan noodzakelijk zijn om aan een gerechtelijk bevel te voldoen, in het kader van een onderzoek naar illegale activiteiten of ter bescherming van onze gerechtvaardigde rechten en belangen. In elk geval beoordelen wij zorgvuldig of het verzoek rechtmatig is en verstrekken wij uitsluitend de informatie die wettelijk vereist is.

Naast de bovenstaande gevallen kunnen uw gegevens worden overgedragen in het kader van een bedrijfsherstructurering. Als wij fuseren met een andere entiteit, de onderneming verkopen of anderszins reorganiseren, kunnen de persoonsgegevens van gebruikers overgaan op de rechtsopvolger. In dergelijke gevallen zorgen wij ervoor dat de ontvanger gebonden is aan dezelfde geheimhoudingsverplichtingen als die in dit beleid.

Gegevensbeveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde verstrekking, onrechtmatige toegang, vernietiging of wijziging. Deze maatregelen omvatten versleuteling, firewalls, inbraakdetectiesystemen en strenge controle op fysieke en logische toegang tot onze servers. Intern beperken onze informatiebeveiligingsbeleidsregels de toegang van medewerkers tot persoonsgegevens tot wat zij voor hun werkzaamheden moeten weten, ondersteund door regelmatige personeelstrainingen. Samen beschermen deze maatregelen de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van uw gegevens, zoals vereist door de GDPR. Hoewel geen enkele methode voor overdracht of opslag via het internet ooit 100% veilig is, werken en testen wij onze beveiligingssystemen voortdurend bij om risico’s tot een minimum te beperken.

Bewaring van gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens uitsluitend zolang als nodig is om de in dit beleid beschreven doeleinden te verwezenlijken, tenzij de wet een langere termijn vereist of toestaat. Er gelden specifieke wettelijke termijnen: voor de bestrijding van witwassen verzamelde cliëntonderzoeksgegevens (KYC) worden overeenkomstig de Estse Wet ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering bewaard tot 5 jaar na het einde van de zakelijke relatie; boekhoudkundige brondocumenten worden overeenkomstig de Estse Boekhoudwet bewaard tot 7 jaar na het einde van het boekjaar. Andere gegevens worden doorgaans bewaard voor de duur van de relatie plus de toepasselijke verjaringstermijn. Zodra de betreffende termijn is verstreken, worden de gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd, zodat u niet langer kunt worden geïdentificeerd. Wij beoordelen onze gegevensbestanden en bewaartermijnen regelmatig en bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk.

Internationale doorgifte van gegevens

Momenteel worden alle persoonsgegevens opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER), voornamelijk op servers in Estland of andere EU-landen. Wij geven uw gegevens niet door aan landen buiten de EER, tenzij dit uitdrukkelijk noodzakelijk is voor onze dienstverlening (bijvoorbeeld als u buiten de EU bent gevestigd en ons verzoekt contact op te nemen met een lokale partner).

Mocht het ooit nodig zijn uw gegevens buiten de EER door te geven, dan treffen wij alle wettelijk vereiste waarborgen. In de praktijk betekent dit dat wij gegevens uitsluitend doorgeven aan landen waarvan de Europese Commissie heeft vastgesteld dat zij een passend beschermingsniveau bieden, of op basis van standaardcontractbepalingen (SCC) of een ander toegestaan mechanisme. Uw gegevens blijven beschermd, zelfs wanneer ze buiten de Europese Unie worden verwerkt.

Links naar websites van derden

Onze website kan links bevatten naar externe websites of diensten waarover ons bedrijf geen zeggenschap heeft. Dit privacybeleid is niet van toepassing op dergelijke bronnen van derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of privacypraktijken van externe websites. Wij raden u aan het privacybeleid van elke externe bron te lezen voordat u op dergelijke websites persoonsgegevens verstrekt.

Privacy van kinderen

Wij erkennen het belang van de bescherming van persoonsgegevens van kinderen. Onze website en diensten zijn niet bedoeld voor personen jonger dan 18 jaar en wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen zonder de vereiste toestemming van hun ouders of wettelijke voogden. Als wij ontdekken dat wij onbedoeld persoonsgegevens van een minderjarige jonger dan 18 jaar hebben ontvangen, zullen wij onmiddellijk maatregelen treffen om die informatie van onze servers te verwijderen. Ouders die ontdekken dat hun kind mogelijk persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, verzoeken wij contact met ons op te nemen, zodat wij de betreffende informatie snel kunnen verwijderen.

Uw rechten

In overeenstemming met de GDPR en andere toepasselijke regelgeving beschikt u als betrokkene over uitgebreide rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Wij respecteren deze rechten en streven ernaar de uitoefening ervan te vergemakkelijken. U hebt het recht om:

• Uw gegevens in te zien: bevestiging te vragen dat uw persoonsgegevens worden verwerkt en een kopie te ontvangen van de gegevens die wij over u bewaren. Hierdoor weet u precies welke informatie wordt verwerkt en kunt u controleren of de verwerking ervan rechtmatig is.
• Uw gegevens te corrigeren: te verzoeken om correctie van onjuiste of verouderde persoonsgegevens over u. Wij zullen de noodzakelijke aanpassingen onmiddellijk uitvoeren om ervoor te zorgen dat uw informatie juist en actueel is.
• Uw gegevens te laten wissen: in bepaalde omstandigheden te verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens (“recht om vergeten te worden”). U kunt bijvoorbeeld om verwijdering verzoeken als de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of als u uw toestemming intrekt en wij geen andere rechtsgrond voor de verwerking hebben. Houd er rekening mee dat dit recht niet absoluut is — er bestaan uitzonderingen (wij kunnen bijvoorbeeld geen gegevens verwijderen die wij wettelijk verplicht zijn te bewaren).
• De verwerking te beperken: in specifieke situaties te verzoeken om tijdelijke beperking van de verwerking van uw gegevens (bijvoorbeeld terwijl u de juistheid van de gegevens betwist of bezwaar maakt tegen de verwerking). Tijdens de beperkingsperiode slaan wij uw gegevens alleen op en schorten wij actieve verwerkingen ervan op.
• Bezwaar te maken tegen de verwerking: u hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens als die verwerking is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen of plaatsvindt voor directmarketingdoeleinden. In bepaalde wettelijk voorgeschreven gevallen moeten wij deze verwerking op uw verzoek stopzetten. U kunt zich met name altijd afmelden voor mailings en bezwaar maken tegen profilering voor marketingdoeleinden.
• Uw gegevens over te dragen: de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt in een gestructureerd, gangbaar formaat (bijvoorbeeld CSV) te ontvangen en/of te verzoeken deze rechtstreeks aan een andere aanbieder over te dragen, indien dit technisch haalbaar is. Dit recht geldt wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming of een overeenkomst met u en geautomatiseerd wordt uitgevoerd.
• Uw toestemming in te trekken: als een gegevensverwerking op uw toestemming berust, kunt u die toestemming op elk moment intrekken. De intrekking heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking, maar wij zullen deze verwerking voortaan stopzetten. U kunt zich bijvoorbeeld op elk moment afmelden voor marketingnieuwsbrieven waarvoor u eerder toestemming hebt gegeven.

U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit als u van mening bent dat uw rechten zijn geschonden of uw gegevens onrechtmatig zijn verwerkt. De toezichthoudende autoriteit in Estland is de Data Protection Inspectorate (Andmekaitse Inspektsioon). U kunt contact opnemen met deze autoriteit of met een toezichthoudende autoriteit in uw woonplaats. Wij hopen eventuele zorgen rechtstreeks te kunnen oplossen, maar u hebt te allen tijde het recht deze aan de toezichthouder voor te leggen.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via een van de methoden die in het gedeelte “Contactgegevens” worden vermeld. Wij behandelen verzoeken kosteloos en reageren zonder onnodige vertraging en in elk geval binnen één maand na ontvangst van uw verzoek, zoals vereist door de GDPR. Als wij een verlenging nodig hebben of een verzoek op rechtmatige gronden moeten afwijzen, stellen wij u daarvan binnen die termijn op de hoogte en lichten wij de redenen toe.

Wijzigingen in het beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om rekening te houden met wijzigingen in onze werkwijzen, de wetgeving of nieuwe technologieën. Wanneer wij een bijgewerkte versie publiceren, verschijnt deze op deze pagina, met bovenaan de datum van de meest recente herziening.

De bijgewerkte versie treedt in werking zodra deze is gepubliceerd. Wij raden u aan dit gedeelte regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van de actuele versie.

Contactgegevens

Als u vragen, opmerkingen of verzoeken hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens op onze website, kunt u contact met ons opnemen:

• Bedrijf: Eesti Firma OÜ
• Registratienummer: 14164797
• Adres: Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estland
• Functionaris voor gegevensbescherming (DPO): Ilja Nikiforov
• E-mail: info@eestifirma.ee
• Telefoon: +372 641 7777

Wij waarderen het vertrouwen van onze cliënten en bezoekers en streven ernaar snel en grondig te reageren. U ontvangt uiterlijk één maand na de datum van uw verzoek een antwoord, zoals vereist door de toepasselijke wetgeving.

Uw vragen zijn welkom en wij verstrekken u graag nadere informatie over uw persoonsgegevens en de manier waarop wij deze beschermen. Uw privacy en gegevensbeveiliging hebben voor ons de hoogste prioriteit.