Eesti Firma OÜ
Kort samengevat
- Dit beleid geldt uitsluitend voor de LEI-gerelateerde diensten van ons bedrijf. Onze overige diensten vallen onder het algemene privacybeleid van Eesti Firma.
- Voor een LEI-aanvraag hebben wij de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de vertegenwoordiger van de organisatie nodig, documenten die diens bevoegdheid bevestigen en betalingsgegevens.
- Wij zijn een registratieagent: wij nemen uw aanvraag aan en sturen deze door naar de LEI-uitgever. Betalingen worden verwerkt door een betalingsdienstaanbieder.
- De openbare internationale LEI-database, beheerd door de GLEIF-stichting, bevat gegevens over de organisatie, niet over haar vertegenwoordiger: dit is vereist volgens de regels van GLEIF.
- Wij kunnen contactgegevens delen met onze groepsmaatschappijen en contractuele partners. U kunt zich hiervan op elk moment afmelden.
- Wij bewaren gegevens zolang wij de LEI van de organisatie beheren en daarna nog 3 jaar. Wij bewaren gegevens alleen langer wanneer de wet dit vereist: facturen 7 jaar en gegevens over anti-witwassen 5 jaar.
- Op onze relatie met u is het recht van de Republiek Estland van toepassing.
- Voor vragen over uw gegevens kunt u schrijven naar [email protected].
1. Wie wij zijn
LEI-gerelateerde diensten worden geleverd door Eesti Firma OÜ: registratienummer 14164797, LEI 2549006RA6TCO1KHOJ54, adres Vesivärava tn 50-301, 10152 Tallinn, Estland. Wij zijn een LEI-registratieagent: via de website eestifirma.ee/lei nemen wij aanvragen aan om een LEI te verkrijgen, te verlengen of over te dragen en sturen deze door naar de LEI-uitgever. Wij zijn verantwoordelijk voor ons deel van de verwerking van persoonsgegevens: volgens de Algemene verordening gegevensbescherming van de EU (GDPR) zijn wij een verwerkingsverantwoordelijke. De uitgever en de betalingsdienstaanbieder zijn ieder verantwoordelijk voor hun eigen deel (zie paragraaf 4).
Voor vragen over uw gegevens kunt u schrijven naar [email protected].
LEI's worden verkregen door organisaties, niet door particulieren, dus informatie over de organisatie zelf is geen persoonsgegeven. Er is één uitzondering: een eenmanszaak verkrijgt een LEI op eigen naam en diens gegevens zijn persoonsgegevens. In alle andere gevallen hebben de persoonsgegevens in een aanvraag betrekking op de vertegenwoordiger of contactpersoon (kontaktisik) van de organisatie: naam, e-mailadres en telefoonnummer.
Dit beleid geldt uitsluitend voor onze LEI-gerelateerde diensten. Onze overige diensten vallen onder het algemene privacybeleid van Eesti Firma, gepubliceerd op eestifirma.ee.
2. Welke gegevens wij verzamelen
Wij verzamelen de gegevens die wij nodig hebben om de aanvraag te beoordelen, betaling te ontvangen en aan wettelijke vereisten te voldoen. Zonder deze gegevens kunnen wij geen LEI regelen.
| Gegevens | Bron |
|---|---|
Voor- en achternaam van de vertegenwoordiger of contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, functie of grondslag van bevoegdheid |
De aanvrager |
Documenten die bevoegdheid aantonen en de groepsstructuur tonen (volmacht, uittreksel uit het register, documenten over moedermaatschappijen); deze kunnen een naam, persoonlijk identificatienummer en handtekening bevatten |
De aanvrager en officiële registers |
Betalingsgegevens: naam van de betaler, tijdstip, bedrag en betalingswijze; bij kaartbetalingen een token, d.w.z. een gepseudonimiseerde kaartidentificatiecode van de betalingsdienstaanbieder |
De betaler en de betalingsdienstaanbieder |
Correspondentie met ons |
U |
Gebruiksgegevens van de website (IP-adres, cookies) |
Uw apparaat |
Zowel wij als de uitgever kunnen aanvraaggegevens controleren aan de hand van officiële registers en de openbare database van GLEIF. Wij zien of bewaren het kaartnummer, de vervaldatum of de beveiligingscode niet: alleen de betalingsdienstaanbieder verwerkt deze.
Een aanvraag wordt vaak niet persoonlijk door de directeur ingediend, maar door een accountant, advocaat of andere assistent. Als u de gegevens van een andere persoon in een aanvraag opneemt, bijvoorbeeld die van een lid van het bestuur (juhatus) of van de persoon die de volmacht heeft ondertekend, toon deze persoon dan dit beleid. Als iemand anders uw gegevens heeft verstrekt, geldt dit beleid ook voor u, met inbegrip van alle rechten in paragraaf 7.
3. Waarom wij gegevens gebruiken
De onderstaande tabel vermeldt waarom wij gegevens gebruiken en op welke rechtsgrond. Voor het indienen van een aanvraag is geen afzonderlijke toestemming nodig: zonder deze gegevens kan de overeenkomst niet worden gesloten of uitgevoerd.
| Waarom | Rechtsgrond |
|---|---|
Een aanvraag beoordelen om een LEI te verkrijgen, te verlengen of over te dragen, de bevoegdheid van de vertegenwoordiger verifiëren, betaling ontvangen (inclusief automatische verlenging met een token) en uw vragen beantwoorden |
Voor een eenmanszaak: de overeenkomst met deze en precontractuele stappen (Art. 6(1)(b) GDPR). Voor de vertegenwoordiger van een organisatie: ons en het gerechtvaardigd belang van de organisatie bij het sluiten en uitvoeren van de overeenkomst (Art. 6(1)(f)) |
U eraan herinneren dat de LEI binnenkort vervalt |
Gerechtvaardigd belang, dat van ons en de organisatie (Art. 6(1)(f)): met een verlopen LEI riskeert de organisatie door een bank of broker te worden geweigerd |
Cliënten schrijven over onze vergelijkbare diensten |
Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f)): cliënten vertellen wat wij nog meer voor hen kunnen doen |
Contactgegevens delen met onze groepsmaatschappijen en contractuele partners zodat zij de cliënt gerelateerde diensten kunnen aanbieden |
Gerechtvaardigd belang, dat van ons en de ontvanger (Art. 6(1)(f)): het bedrijf laten groeien en cliënten gerelateerde diensten aanbieden |
De administratie voeren, reageren op verzoeken van overheidsinstanties en voldoen aan vereisten inzake anti-witwassen en internationale sancties |
Wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c)) |
Onze rechten verdedigen in geschillen, de website operationeel en veilig houden, interne statistieken bijhouden en de dienst verbeteren |
Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f)) |
Websitestatistieken verzamelen en advertenties meten met cookies |
Uw toestemming (Art. 6(1)(a)) |
U kunt zich afmelden voor onze e-mails en voor het delen van uw contactgegevens door een e-mail te sturen naar [email protected]. Dienstberichten (bevestigingen, facturen, kennisgevingen van een aankomende afschrijving voor automatische verlenging) worden in elk geval verzonden: zij maken deel uit van de dienst.
Bij de controle van aanvragen en documenten gebruiken wij geautomatiseerde hulpmiddelen, waaronder hulpmiddelen op basis van kunstmatige intelligentie. Zij ondersteunen onze specialisten. Als u het niet eens bent met het resultaat van een controle, schrijf ons dan en een persoon beoordeelt de aanvraag.
4. Met wie wij gegevens delen
Elke ontvanger ontvangt slechts zoveel gegevens als nodig is om zijn taak uit te voeren.
| Wie | Rol | Waarom |
|---|---|---|
De LEI-uitgever, een door de GLEIF-stichting geaccrediteerde organisatie die LEI's uitgeeft (in documenten van GLEIF ook een Local Operating Unit, LOU genoemd). Onze uitgever wordt genoemd in de Algemene voorwaarden van de LEI-dienst |
Zelf verantwoordelijk voor de gegevens (een onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke onder de GDPR) |
Geeft LEI's uit, verlengt en draagt ze over. Ontvangt de aanvraaggegevens, waaronder de naam en contactgegevens van de vertegenwoordiger en de documenten die diens bevoegdheid bevestigen |
De betalingsdienstaanbieder die u bij betaling ziet |
Zelf verantwoordelijk voor de gegevens (een onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke onder de GDPR) |
Verwerkt betalingen, waaronder kaartgegevens |
Onze dienstverleners: hosting, e-mailbezorging, chat, hulpmiddelen voor documentcontrole, boekhouding |
Handelen volgens onze instructies (verwerkers onder de GDPR) |
Houden de website en chat operationeel, verzenden e-mails, controleren documenten en voeren de boekhouding. Zij mogen de gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken |
Onze groepsmaatschappijen en onze contractuele partners |
Zelf verantwoordelijk voor de gegevens (onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken onder de GDPR) |
Ontvangen de naam van de organisatie en de contactgegevens van haar vertegenwoordiger om de cliënt te bedienen of gerelateerde diensten aan te bieden |
Analyse- en advertentiediensten |
Volgens onze instructies of onafhankelijk |
Websitestatistieken en advertentiemeting, uitsluitend met uw toestemming |
Wij wijzigen van tijd tot tijd dienstverleners en partners, dus wij noemen hier alleen hun categorieën. Als u schrijft naar [email protected], vertellen wij u precies wie momenteel uw gegevens ontvangt.
Daarnaast kunnen overheidsinstanties en rechtbanken gegevens ontvangen wanneer de wet daarin voorziet, evenals onze advocaten, auditors en andere professionele adviseurs wanneer dit nodig is om onze rechten te beschermen of ons werk te beoordelen. Als wij deze onderneming overdragen aan een ander bedrijf, gaan de gegevens van cliënten daarop over en worden cliënten geïnformeerd.
Volgens de regels van GLEIF verstrekt de uitgever de gegevens van de organisatie aan de stichting en worden deze gepubliceerd in de openbare database: naam, registratienummer, adressen, LEI-status en informatie over moedermaatschappijen. Deze gegevens zijn openbaar en iedereen mag ze gebruiken. De naam en contactgegevens van de vertegenwoordiger maken geen deel uit van deze gegevensset. Als de organisatie eigendom is van een particulier, wordt alleen dat feit vermeld, zonder naam. Uitzondering: een eenmanszaak verkrijgt een LEI op eigen naam, zodat de naam en het adres worden gepubliceerd.
Wij slaan gegevens voornamelijk op in de Europese Economische Ruimte. Sommige ontvangers bevinden zich daarbuiten of verwerken daar gegevens. In dat geval berust de doorgifte op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of op standaardcontractbepalingen. Schrijf naar [email protected] en wij verstrekken de details, inclusief de landen.
5. Hoe lang wij gegevens bewaren
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor de dienst of wettelijk vereist is.
| Gegevens | Termijn |
|---|---|
Aanvraag, documenten en correspondentie |
Zolang wij de LEI van de organisatie beheren, en daarna nog 3 jaar (de verjaringstermijn volgens Ests recht) |
Gegevens die wij volgens regels inzake anti-witwassen moeten bewaren |
5 jaar na het einde van de cliëntrelatie |
Onbetaalde aanvragen en vragen die niet tot een opdracht hebben geleid |
6 maanden |
Facturen en andere brondocumenten voor de boekhouding |
7 jaar vanaf het einde van het boekjaar, zoals vereist door de Estonian Accounting Act |
Token voor kaartbetaling |
Zolang automatische verlenging is ingeschakeld of totdat de kaart verloopt |
Gegevens met betrekking tot een geschil |
Totdat het geschil definitief is opgelost |
Wanneer de termijn eindigt, verwijderen of anonimiseren wij de gegevens bij de eerstvolgende geplande opschoning. De uitgever bewaart aanvraaggegevens volgens eigen regels en is daar zelf verantwoordelijk voor.
6. Cookies
Cookies die essentieel zijn voor de werking van de website worden zonder toestemming gebruikt. Alle overige (functionele, statistische en marketingcookies) worden alleen ingeschakeld als u daarmee hebt ingestemd in de cookiemelding. U kunt uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken in de cookie-instellingen op de website. De lijst met cookies, hun aanbieders en bewaartermijnen wordt daar eveneens vermeld.
7. Uw rechten
U kunt:
- nagaan welke van uw gegevens wij verwerken en daarvan een kopie ontvangen;
- ons vragen onjuiste gegevens te corrigeren;
- ons vragen gegevens te verwijderen als zij niet langer nodig zijn of er geen grondslag voor verwerking is;
- ons vragen de verwerking te beperken, bijvoorbeeld zolang de juistheid van de gegevens wordt betwist;
- bezwaar maken tegen verwerking die wij uitvoeren op basis van gerechtvaardigd belang. Wij stoppen herinneringen, alle directe marketing en het delen van contactgegevens met groepsmaatschappijen en partners op uw eerste verzoek, en u hoeft geen reden op te geven;
- de gegevens die wij op grond van een overeenkomst of toestemming verwerken in een machineleesbaar formaat ontvangen of, waar technisch haalbaar, ons vragen deze aan een ander bedrijf over te dragen;
- toestemming op elk moment intrekken. Dit heeft geen invloed op reeds uitgevoerde verwerking.
Schrijf hiervoor naar [email protected]. Wij antwoorden binnen één maand. Als het verzoek complex is, kunnen wij de termijn met nog eens twee maanden verlengen en laten wij u dit binnen de eerste maand weten. Soms vragen wij om een identiteitsbewijs zodat gegevens niet aan de verkeerde persoon worden verstrekt.
8. Toepasselijk recht, klachten en wijzigingen van dit beleid
Op onze relatie met u is het recht van de Republiek Estland van toepassing, met inbegrip van de GDPR zoals deze in Estland van toepassing is.
Als u meent dat wij uw gegevens onjuist verwerken, schrijf ons dan via [email protected] en wij doen ons best dit recht te zetten. U hebt ook het recht om op elk moment een klacht in te dienen bij de Estse toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn; [email protected]; +372 627 4135) of bij de toezichthoudende autoriteit van het land waar u woont of werkt.
De actuele versie van dit beleid wordt altijd gepubliceerd op eestifirma.ee/lei en de datum van de laatste update staat bovenaan. Wij kondigen materiële wijzigingen aan op de website of per e-mail.