Så registrerar du ett företag i Europa: processen förklarad

Det finns inget europeiskt företagsregister. Att registrera ett företag i Europa innebär alltid att ansöka hos ett nationellt företagsregister enligt den statens lagstiftning – och när registreringen är klar kan företaget verka på hela den inre marknaden.

Den här guiden handlar om processen, inte om valet av land: hur man startar ett företag i EU, steg för steg – vad ett register kräver, i vilken ordning, hur stiftelsehandlingar undertecknas av någon som aldrig sätter sig på ett flygplan och vad registreringen förändrar. Att välja mellan olika länder är en separat fråga som behandlas i vår jämförelse av var du ska starta företag i Europa.

Vad det faktiskt innebär att registrera ett företag i Europa

Den juridiska åtgärden är avgränsad och exakt: en myndighet granskar en ansökan och registrerar en ny juridisk person i ett offentligt register. Före registreringen finns företaget inte – undertecknade bolagsordningar, ett inbetalt tillskott och ett överenskommet namn skapar ingenting på egen hand.

Det är därför register avslår ansökningar i stället för att förhandla om dem: handläggaren kontrollerar handlingarna mot lagstiftningen, inte verksamheten bakom dem. Registreringen ger ett registreringsnummer och en offentlig uppgift om vem som leder företaget – den uppgift som varje motpart och tillsynsmyndighet kontrollerar.

Handlingar och uppgifter som företagsregistret kräver

Kraven skiljer sig mellan handelsregister, men underlaget är anmärkningsvärt enhetligt: nästan varje bolagsbildning i Europa bygger på samma åtta uppgifter.

Registreringssteg: från namnkontroll till registrering

Ordningen spelar roll: stegen är beroende av varandra och fel ordning kostar veckor.

1. Bestäm land och företagsform. Handlingarna, sättet att underteckna och kapitalreglerna följer av detta.
2. Fastställ hur du ska underteckna. En godkänd elektronisk identitet, personlig närvaro eller fullmakt – den del som oftast tar längst tid för en stiftare utomlands.
3. Kontrollera namnet. Jämför det med registret innan du upprättar handlingarna, eftersom ett avslag på namnet gör alla handlingar med det namnet obrukbara.
4. Upprätta och underteckna stiftelsehandlingarna. Bolagsordningen och stiftarnas beslut undertecknas i den form landet godtar.
5. Ordna den registrerade adressen och kapitalet. Båda måste styrkas på det sätt registret accepterar – vilket inte alltid är det självklara.
6. Skicka in ansökan och invänta granskning. Registret kontrollerar handlingarna, kan ställa frågor och registrerar sedan företaget samt utfärdar registreringsnumret.

Steg tre till fem kan överlappa varandra; steg ett och två kan inte det. Om du hellre vill få hela processen hanterad från början till slut finns vår bolagsbildningstjänst för Europa till för det.

Så undertecknar du stiftelsehandlingarna från utlandet

Detta steg avgör om en stiftares projekt utan hemvist i landet går smidigt eller långsamt. EU:s bolagsrätt kräver nu att medlemsstaterna tillåter att åtminstone ett privat aktiebolag bildas helt online, utan att stiftarna personligen inställer sig hos en myndighet – bolagsrättsdirektiven anger denna miniminivå, även om länderna uppfyller den på olika sätt.

Det finns tre vägar.

• Elektronisk identitet. En digital identitet som erkänns i landet och används för en kvalificerad elektronisk underskrift – det snabbaste sättet att registrera ett företag online, men erkännande sker aldrig automatiskt.
• Personlig närvaro. Undertecknande inför behörig tjänsteman i landet. Det är långsammare och dyrare, men löser alla frågor om handlingarnas form.
• Fullmakt. En företrädare undertecknar för din räkning. Handlingen ska normalt bestyrkas av notarie där du bor, legaliseras – oftast med apostille – och översättas av en auktoriserad översättare innan den gäller utomlands.

Fullmakten blir oftast fel av ett enda skäl: den är för snävt formulerad. En företrädare som har rätt att ”registrera ett företag” kan upptäcka att hen inte får öppna kapitalkontot, underteckna adressavtalet eller besvara registrets frågor. Behörigheten måste omfatta hela kedjan av åtgärder, varför den upprättas tillsammans med övriga bolagshandlingar i stället för att laddas ned.

Det nya företagets första skyldigheter

För det nya företaget är registreringen punkten där skyldigheterna börjar – fyra på en gång.

• Uppgifterna blir offentliga. Registreringsnumret, styrelseledamöterna och bolagsordningen blir sökbara i företagsregistret; varje senare ändring måste också anmälas.
• Verkliga huvudmän anmäls. Vanligtvis genom en separat anmälan med egen tidsfrist, och ett vanligt sätt för ett företag att förlora sin goda status.
• Bokföringen börjar genast. Skyldigheten uppstår vid den första transaktionen, inte den första fakturan, vilket är varför bokföring ordnas parallellt med registreringen.
• Skatte- och betalningsarrangemang är separata. Registrering för specifika skatter är en egen ansökan, och ett konto hos ett finansiellt institut beror på leverantörens bedömning.

Hur omfattande detta arbete känns månad för månad beror på landet där du registrerade företaget – en fråga om att driva verksamheten snarare än att starta den, som tas upp i vår guide om att göra affärer i Europa.

Där europeiska ansökningar fastnar

Register avslår sällan direkt: de pausar, begär något och väntar. Förseningen ligger nästan alltid i handlingarna, inte hos registret. Detta är de återkommande orsakerna.

• Ett namn som ligger för nära ett befintligt namn och upptäcks först efter att handlingarna upprättats.
• En verksamhetsbeskrivning som är så bred att den verkar omfatta en tillståndspliktig verksamhet.
• Handlingar från länder utanför EU som kommer utan apostille eller auktoriserad översättning.
• En elektronisk underskrift som är giltig i hemlandet men inte erkänns av det mottagande registret.
• Bevis på kapitaltillskottet i en form som registret inte accepterar.
• En juridisk person som aktieägare vars ägarkedja inte kan dokumenteras ända till de fysiska personerna.
• En fullmakt som inte omfattar de åtgärder företrädaren måste utföra.

Alla är billiga att förebygga och dyra att rätta när ansökan väl har lämnats in.

Så kan Eesti Firma hjälpa till

Eesti Firma är en licensierad estnisk leverantör av trust- och företagstjänster. Vi upprättar och lämnar in europeiska registreringar för internationella stiftare: stiftelsehandlingar, den underteckningsväg som passar ditt fall, registrerad adress och anmälan om verklig huvudman.

Berätta var du vill registrera företaget, så sammanställer vi underlaget – eller beskriv verksamheten, så säger vi tydligt vilken väg som är realistisk.

Skicka förfrågan

Vanliga frågor