Bokföringsprogram för ett estniskt företag: Merit Aktiva, SimplBooks och andra jämförda

Alla estniska företag måste sköta bokföringen, även företag utan anställda och med några få försäljningar per år. Bokföringen ligger till grund för momsdeklarationen när företaget är momsregistrerat, arbetsgivardeklarationen när det betalar löner, styrelsearvoden eller utdelningar, samt årsredovisningen som varje OÜ lämnar via e-Business Register.

Grundare från utlandet, inklusive e-residents, börjar ofta med ett verktyg de redan känner till, som Xero eller QuickBooks, och upptäcker senare att det inte kan ta fram estniska deklarationer. Den här guiden jämför de viktigaste bokföringsprogrammen i Estland utifrån det som spelar roll för ett litet företag som drivs från utlandet och visar när det är enklare att överlåta bokföringen till en redovisningskonsult.

Vad bokföringsprogram i Estland måste göra

De juridiska kraven är desamma oavsett vilket program du väljer, så skillnaden är hur mycket rutinjobb programvaran tar över. Fem saker är viktigast:

• Deklarationer. Bra programvara förbereder den månatliga momsdeklarationen och arbetsgivardeklarationen och skickar dem sedan antingen till Estonian Tax and Customs Board eller skapar en fil som du laddar upp. En direktanslutning kommer snart att bli viktigare: arbetsgivardeklarationen lämnas redan som data direkt från programvaran, och från april 2027 följer momsdeklarationen, även om manuell inmatning och filuppladdning fortfarande är möjliga. Vår estniska företagskalender för skatter listar tidsfristerna.
• Årsredovisningen. Balansräkningen och resultaträkningen bör komma från programmet i ett format som e-Business Register godtar. Noterna och, för alla utom de minsta företagen, förvaltningsberättelsen måste fortfarande skrivas av någon.
• Bankanslutningar. En direktanslutning importerar kontoutdrag och matchar betalningar med fakturor. Den omfattar vanligtvis bara de största estniska bankerna, så för Wise, Revolut och liknande konton laddar du upp kontoutdragsfiler.
• E-fakturor. Estniska köpare kan begära elektroniska fakturor, så programmet bör kunna skicka och ta emot dem.
• Språk. Gränssnittet bör finnas på engelska, inte bara estniska.

Merit Aktiva vs SimplBooks vs SmartAccounts vs e-Financials

Tabellen jämför startplanerna som passar ett litet företag, med priser per månad och exklusive moms om inget annat anges. En post är en bokförd transaktion, som en faktura eller en betalning.

Merit Aktiva

Merit Aktiva är det mest kända bokföringsprogrammet i Estland. Dess utvecklare, Merit Tarkvara, uppger att fler än 83 000 företag använder det, och studentundersökningar bland små estniska företag vid Tallinn University of Technology har visat att det är det mest använda. Gränssnittet finns på estniska, engelska och ryska, kontoutdrag från LHV, SEB, Swedbank och Coop kommer automatiskt, och moms- och arbetsgivardeklarationer skickas till Tax and Customs Board från programmet. Standard-planen täcker den dagliga bokföringen, medan Pro-planen lägger till automatiska anslutningar till nätbutiker, betalleverantörer och annan programvara. Lönehantering sker i ett separat program, Merit Palk, som är gratis för upp till två anställda, och kundsupporten är gratis.

SimplBooks

SimplBooks är ett Tallinnföretag vars program är utformat för grundare som sköter sin egen bokföring; det uppger att det har fler än 20 000 användare. Gränssnittet finns på estniska, engelska och ryska. Start-planen kostar mindre än Merit Aktiva Standard men omfattar ändå lönehantering för upp till tre anställda, gratis e-fakturor och direkta bankanslutningar, så föregående dags transaktioner kommer varje morgon och återkommande transaktioner kan bokföras automatiskt. Deklarationer går direkt till Tax and Customs Board, och årsredovisningen förbereds i ett inbyggt verktyg. Om du endast utfärdar fakturor och lämnar resten till en redovisningskonsult räcker MINI-planen.

SmartAccounts

SmartAccounts, också från Tallinn, har en prismodell som passar företag med låg aktivitet. Med Starter-planen förbetalar du poster och använder dem när du behöver, utan månadsavgift, vilket fungerar bra för ett holdingbolag med en handfull transaktioner per år. När verksamheten blir aktiv lägger Pro-planen till direkta bankanslutningar, gratis e-fakturor och deklarationer som skickas direkt till Tax and Customs Board. Programmet har även moduler för lager och anläggningstillgångar och ansluter till bland annat Scoro, Envoice och WooCommerce. Gränssnittet finns endast på estniska och engelska. LHV:s företagskunder kan använda programmet gratis de första fem månaderna.

e-Financials

e-Financials, som i Estland kallas e-arveldaja, drivs av Centre of Registers and Information Systems, den statliga myndigheten bakom e-Business Register, och finns i samma portal, så du loggar in med ID-kort, Smart-ID eller ett e-Residency-kort. Gränssnittet finns på estniska och engelska, deklarationer lämnas från programmet och årsredovisningen förbereds i själva registret. Efter det kostnadsfria första året betalar ett företag med upp till 10 poster per månad €5 per år; med 11 till 50 poster är avgiften €5 per månad och över 50 är den €9 per månad, samtliga plus moms, enligt e-Financials prislista. Avvägningen är mindre automatisering: kontoutdrag laddas upp som filer och det finns ingen lagermodul.

Xero och annan utländsk programvara i Estland

Xero, QuickBooks och liknande program är byggda för andra marknader. Xero har landsutgåvor för Storbritannien, USA, Australien och några andra länder, men ingen för Estland, där företag använder dess Global-utgåva med en generell omsättningsskatterapport. I sitt eget produktforum bekräftar Xero att inlämning av momsdeklaration stöds endast för Storbritannien.

För ett estniskt OÜ innebär detta dubbelarbete: bokföringen finns i Xero, men momsdeklarationen, arbetsgivardeklarationen och årsredovisningen förbereds i estniskt format någon annanstans, vanligtvis av en redovisningskonsult som konverterar siffrorna. Tax and Customs Board rekommenderar själv användare av utländsk programvara att fråga sin leverantör om den kommer att stödja estnisk databaserad rapportering. Xero är främst meningsfullt när företaget tillhör en koncern som redan rapporterar i det.

Xolo, Enty och andra e-Residency-plattformar

En separat kategori är e-Residency-tjänsteplattformar som Xolo, Enty eller Companio, vilka kombinerar egen bokföringsprogramvara med en månatlig bokföringstjänst. Du väljer inte något program alls: fakturor, bankflöden och rapporter finns i leverantörens system. Det är bekvämt så länge du stannar, men bokföringen är bunden till leverantören, och om du byter leverantör måste den flyttas till något av programmen ovan. En redovisningskonsult som arbetar i ett standardprogram som Merit Aktiva ger dig friheten att ta din bokföring någon annanstans.

Vilket bokföringsprogram är bäst för ditt estniska företag

Det bästa bokföringsprogrammet för ett estniskt företag beror främst på hur aktivt det är och vem som sköter bokföringen.

Oavsett vilket du väljer, använd gratisperioden till att mata in en månad med verkliga transaktioner innan du betalar. Att flytta senare innebär att överföra ingående balanser och obetalda fakturor, så början av ett räkenskapsår är den enklaste tidpunkten att byta program eller överlämna bokföringen till en redovisningskonsult.

Vem arbetar i programmet: du, en redovisningskonsult eller båda

Programvaran sköter rutinerna, men den avgör inte hur en transaktion ska bokföras, när företaget måste momsregistreras eller hur en utdelning beskattas. De flesta problem i bokföring som grundare sköter själva börjar där och blir synliga när årsredovisningen ska lämnas. Själva rapporten behöver också noter och, för de flesta företag, en förvaltningsberättelse utöver siffrorna från programmet. Det finns tre sätt att fördela arbetet.

I det andra och tredje upplägget är programmet normalt redovisningskonsultens val, och du behöver bara en inloggning. Vårt redovisningsteam sköter bokföringen för estniska företag som ägs från utlandet på detta sätt, främst i Merit Aktiva: kunder som vill vara delaktiga utfärdar sina egna kundfakturor, medan vi hanterar bokföringen, deklarationerna och årsredovisningen. Vi tar också över bokföring som skötts på annat håll, lämnar årsredovisningen för ägare som skött bokföringen ensamma och ordnar upp eftersatt bokföring.

Om du väljer bokföringsprogram för ett nytt estniskt företag, skicka oss en kort beskrivning av din verksamhet så föreslår vi hur du organiserar bokföringen från början.

Skicka en förfrågan

Vanliga frågor