Snabbt svar
Ett intyg om befattningshavare bekräftar vem som för närvarande leder och äger ett bolag. Det kommer från common law-länder och ingen estnisk myndighet utfärdar det. Som licensierad trust and company service provider kan Eesti Firma utfärda ett intyg om befattningshavare för ditt estniska bolag i eget namn. Innan vi utfärdar det kontrollerar vi bolaget i bolagsregistret och andra officiella källor.
Vad ett intyg om befattningshavare är
Ett intyg om befattningshavare, eller incumbency certificate, anger vem som innehar en funktion i ett bolag på ett visst datum: styrelseledamöterna, delägarna och, där det är relevant, bolagssekreteraren. I Storbritannien, Cypern, Hongkong, Brittiska Jungfruöarna och andra common law-jurisdiktioner undertecknas det av bolagssekreteraren eller den registrerade agenten, och banker behandlar det som bevis på vem som får företräda bolaget.
Estnisk lag har inget sådant dokument. Samma information är offentlig i e-Business Register, så en estnisk bank slår helt enkelt upp bolaget. Problem uppstår när en utländsk motparts checklista uttryckligen kräver ett ”certificate of incumbency”.
När ett estniskt bolag behöver ett
Begäranden kommer nästan alltid från utanför Estland: en utländsk bank eller betalningsinstitution som öppnar ett konto, en marknadsplats eller kryptobörs som ansluter en handlare, jurister som utför en know-your-customer (KYC)-kontroll eller en notarie utomlands som hanterar en fastighets- eller aktieaffär.
Ett registerkort från e-Businessregistret räcker ofta, särskilt med en apostille. Vissa compliance-team kräver dock ett dokument med rubriken ”Certificate of Incumbency” och undertecknat av en reglerad yrkesperson, och accepterar inte ett registerutdrag i stället.
Varför estniska myndigheter inte utfärdar det
Det estniska bolagsregistret (Äriregister) utfärdar registerkort och utdrag, inte intyg, medan en notarie bestyrker underskrifter och kopior. Ett estniskt OÜ har ingen bolagssekreterare eller registrerad agent, så personen som normalt undertecknar ett intyg om befattningshavare finns inte här.
Det som finns är en licensierad trust and company service provider (TCSP). Enligt Money Laundering and Terrorist Financing Prevention Act har sådana leverantörer licens från Financial Intelligence Unit (FIU) och arbetar under dess tillsyn. Ett intyg om befattningshavare som utfärdas i eget namn av en licensierad TCSP är den närmaste estniska motsvarigheten till vad en utländsk bank förväntar sig, och hittills har inget av våra avvisats.
Vad vårt intyg om befattningshavare innehåller
Vi utfärdar intyget på Eesti Firmas brevpapper, anger vår registerkod och vårt FIU-licensnummer samt bekräftar följande för ditt bolag:
| Post | Vad den bekräftar |
|---|---|
| Namn, registerkod, registreringsdatum, juridisk form | Bolagets exakta uppgifter enligt bolagsregistret samt att det är ett estniskt privat aktiebolag (OÜ) |
| Aktiekapital | Beloppet och om det har betalats in |
| Räkenskapsår | Vanligtvis 1 januari till 31 december |
| Status | Att bolaget är registrerat och har god juridisk status |
| Skatteskuld | Att bolaget saknar skatteskuld på intygsdatumet enligt Tax and Customs Board (EMTA) |
| Styrelse (juhatus) och delägare | Varje styrelseledamot och delägare med sina identifieringsuppgifter |
Före undertecknandet kontrollerar vi bolaget i bolagsregistret, EMTA:s sökning efter skatteskulder och andra officiella källor. Intyget anger kontrollens datum, och en jurist samt en styrelseledamot i Eesti Firma undertecknar och förseglar det. Om mottagaren kräver det kan en notarie bestyrka underskriften. En apostille är en annan sak: den är avsedd för offentliga handlingar, så ett privat intyg som detta kan inte apostilleras direkt. Om mottagaren insisterar på en är ett apostillerat registerkort den bättre vägen.
Så beställer du
Skicka oss bolagets namn och berätta vem som ska få intyget samt om de behöver en notariebestyrkt underskrift. Intyget kostar €100 och är, med aktuella registeruppgifter, klart inom en arbetsdag. Om registret inte är uppdaterat, exempelvis om en styrelseledamot redan har lämnat, berättar vi först vad du behöver rätta.
Vanliga frågor
Nej. Registret utfärdar registerkort och utdrag, och dessa uppfyller ofta en utländsk mottagares krav. När mottagaren kräver ett dokument som kallas intyg om befattningshavare utfärdar en licensierad tjänsteleverantör det.
Det har ingen fast giltighetstid: det återspeglar registret på utfärdandedagen. De flesta mottagare vill ha ett dokument utfärdat under de senaste månaderna, så kontrollera deras krav innan du beställer.
Beställa bolagshandlingar för ditt estniska bolag
Om du behöver ett intyg om befattningshavare eller andra bolagshandlingar för ditt estniska bolag, kan vi ta fram dem. Och om bolaget ännu inte finns kan vi börja med bolagsbildning i Estland.
