Kort svar
VIES (VAT Information Exchange System) är Europeiska kommissionens kostnadsfria onlineverktyg för att kontrollera om ett EU-momsregistreringsnummer är giltigt för gränsöverskridande handel. Välj land, ange VAT ID utan landskod, lägg till ditt eget momsregistreringsnummer och skicka. Om resultatet är ”giltigt”, spara konsultationsnumret: det är ditt bevis på att du verifierade kunden innan du debiterade 0 % moms.
En sökning efter ett momsregistreringsnummer på VIES är inte en sökning i en central databas. Verktyget vidarebefordrar din förfrågan i realtid till det nationella momsregistret i den medlemsstat du valt och visar svaret. Därför returnerar vissa länder företagets namn och adress, medan andra endast bekräftar statusen för momsregistrering. Kontrollen är kostnadsfri, tar mindre än en minut och kräver inget konto eller inloggning.
Så kontrollerar du ett EU-momsregistreringsnummer på VIES: steg för steg
- Öppna sidan för validering av VIES-momsregistreringsnummer på Europeiska kommissionens webbplats.
- Välj medlemsstat. Observera att Grekland visas som ”EL”, inte ”GR”, och att Nordirland använder prefixet ”XI” endast för varor.
- Ange momsregistreringsnumret utan landskod och utan mellanslag, punkter eller bindestreck. För DE 123 456 789 anger du endast 123456789.
- Ange ditt eget momsregistreringsnummer i fälten ”Requester”. Detta är valfritt, men utan det får du inget konsultationsnummer.
- Skicka och läs resultatet. VIES returnerar ”Giltigt” eller ”Ogiltigt”, datum och tidpunkt för förfrågan samt, där landet tillhandahåller det, näringsidkarens registrerade namn och adress.
- Spara bekräftelsen tillsammans med fakturan eller i ditt bokföringssystem.
Så tolkar du ett resultat av validering av VIES-momsregistreringsnummer
| Resultat | Vad det betyder | Vad du ska göra |
|---|---|---|
| Giltigt | Momsregistreringsnumret är registrerat för transaktioner inom EU vid tidpunkten för förfrågan. | Jämför det returnerade namnet och adressen med kundens beställning. Ett giltigt nummer som tillhör ett annat företag är en varningssignal, inte grönt ljus. |
| Ogiltigt | Numret finns inte, har inte aktiverats för transaktioner inom EU eller är ännu inte slutligt registrerat. | Tillämpa inte 0 % moms eller omvänd skattskyldighet. Be kunden lösa det med sin skattemyndighet och verifiera igen före fakturering. |
| Medlemsstatens tjänst är otillgänglig | Den nationella databasen är tillfälligt offline – ett tekniskt fel, inte ett avgörande om numret. | Försök igen senare och spara en anteckning om försöket. |
VIES säger ”Ogiltigt”, men VAT ID är korrekt: vanliga orsaker
Ett resultat som visar ”Ogiltigt” innebär inte alltid att momsregistreringsnumret är falskt. Vanliga orsaker är skrivfel, ett annullerat nummer, en helt ny registrering som ännu inte nått VIES eller en kund i Spanien eller Italien som inte har slutfört den separata registreringen för handel inom gemenskapen. Tyska kunder anger ibland sitt inhemska skattenummer i stället för DE VAT ID.
VIES konsultationsnummer och hur ofta du bör verifiera på nytt
Konsultationsnumret är en unik referens som utfärdas av VIES när du inkluderar ditt eget momsregistreringsnummer i förfrågan. Det dokumenterar att en validering genomfördes, när den genomfördes och vilket resultatet var. Eftersom VIES endast visar aktuell status och inte sparar någon historik, är dina sparade konsultationsnummer det enda beviset på att en kunds momsregistreringsnummer var giltigt på fakturadagen.
Verifiera nya kunder före den första fakturan, kontrollera befintliga kunder på nytt regelbundet och alltid före en ovanligt stor beställning. Om du använder bokförings- eller faktureringsprogram erbjuder VIES även ett kostnadsfritt API, så att validering av VAT ID kan ske automatiskt vid fakturering.
Varför verifiering av momsregistreringsnummer är viktig: kostnaden för ett ogiltigt VAT ID
När ett företag säljer varor eller tjänster till ett momsregistrerat företag i ett annat EU-land debiterar det vanligen inte inhemsk moms: varor är nollskattesatsbelagda som en leverans inom gemenskapen och de flesta gränsöverskridande B2B-tjänster omfattas av omvänd skattskyldighet. Båda behandlingarna förutsätter att kunden har ett giltigt EU VAT ID, och för varor är detta ett materiellt villkor enligt EU:s momsregler: utan ett giltigt nummer från en annan medlemsstat gäller inte undantaget.
Risken ligger helt hos säljaren. Om du utfärdar en faktura med 0 % moms och kundens nummer senare visar sig vara ogiltigt kan skattemyndigheten behandla försäljningen som en inhemsk skattepliktig omsättning och påföra moms enligt säljarens nationella skattesats – 24 % i Estland – plus ränta och, i allvarliga fall, sanktioner. Det är sällan realistiskt att återkräva beloppet från en kund flera månader senare, så skatten tas från din marginal. Ett ogiltigt VAT ID gör också fakturan bristfällig, vilket kan hindra kundens avdrag för ingående moms. En VIES-kontroll på en minut med sparat konsultationsnummer undanröjer nästan hela denna risk.
VIES jämfört med nationella sökverktyg för momsregistreringsnummer
VIES omfattar EU:s 27 medlemsstater och Nordirland och bekräftar endast om ett nummer är giltigt för handel inom EU. De flesta nationella skattemyndigheter har också egna sökningar efter momsregistreringsnummer för inhemska ändamål, vilka ofta går snabbare och ibland visar mer information än en VIES-sökning. I Estland erbjuder exempelvis Tax and Customs Board en sökning efter estniskt momsregistreringsnummer som visar den skattskyldiges namn, registreringskod och registreringsdatum för varje EE-nummer (EE följt av nio siffror). För ett estniskt företag som behöver ett eget momsregistreringsnummer, se vår guide till momsregistrering i Estland.
Stöd med momsefterlevnad för estniska företag
Som en del av vår bokföringstjänst verifierar Eesti Firma motparter på VIES, upprättar momsdeklarationer och EC Sales List (form VD) samt håller styrkande underlag i ordning. Om du vill att vi tar över momsefterlevnaden för ditt estniska företag, skicka en förfrågan så återkommer vi med ett förslag.
Vanliga frågor
Ja. Både webbformuläret och API tillhandahålls kostnadsfritt av Europeiska kommissionen.
Nej. VIES fungerar endast utifrån numret i sig. För att hitta ett företags momsregistreringsnummer, fråga kunden eller titta på dess fakturor eller webbplats och validera sedan numret på VIES.
Nummer för Storbritannien (prefix GB) finns inte på VIES; använd i stället HMRC:s tjänst ”Check a UK VAT number”. Endast nummer för Nordirland med prefixet XI ingår i VIES, och endast för varor.
Nej. Vissa medlemsstater, exempelvis Tyskland och Spanien, lämnar inte ut namn och adresser via VIES. I dessa fall bekräftar du uppgifterna direkt med kunden.
Före den första fakturan, därefter med regelbundna intervall (många företag kontrollerar på nytt varje kvartal) och alltid före en stor eller ovanlig beställning. Spara konsultationsnumret från varje kontroll.
