Buchhaltungssoftware für ein estnisches Unternehmen: Merit Aktiva, SimplBooks und andere im Vergleich

Jedes estnische Unternehmen muss Buch führen, auch eines ohne Mitarbeiter und mit wenigen Verkäufen im Jahr. Die Buchhaltung bildet die Grundlage für die Umsatzsteuererklärung, sobald das Unternehmen für VAT registriert ist, für die Lohnsteuererklärung, wenn es Gehälter, Vergütungen an die Geschäftsführung oder Dividenden zahlt, sowie für den Jahresabschluss (majandusaasta aruanne), den jede OÜ über das e-Business Register einreicht.

Gründer aus dem Ausland, einschließlich e-residents, beginnen oft mit einem ihnen bekannten Tool wie Xero oder QuickBooks und stellen später fest, dass es keine estnischen Erklärungen erstellen kann. Dieser Leitfaden vergleicht die wichtigsten Buchhaltungsprogramme in Estland anhand der Punkte, die für ein vom Ausland aus geführtes kleines Unternehmen wichtig sind, und zeigt, wann es einfacher ist, die Buchhaltung einem Buchhalter zu überlassen.

Was Buchhaltungssoftware in Estland leisten muss

Die gesetzlichen Anforderungen sind unabhängig vom gewählten Programm gleich; der Unterschied liegt darin, wie viel Routinearbeit die Software Ihnen abnimmt. Fünf Punkte sind besonders wichtig:

• Steuererklärungen. Gute Software erstellt die monatliche Umsatzsteuererklärung und Lohnsteuererklärung und übermittelt sie dann entweder an die estnische Steuer- und Zollbehörde oder erstellt eine Datei zum Hochladen. Eine direkte Anbindung wird bald wichtiger: Die Lohnsteuererklärung wird bereits als Daten direkt aus der Software eingereicht, und ab April 2027 folgt die Umsatzsteuererklärung, obwohl manuelle Eingabe und Datei-Upload weiterhin möglich bleiben. Unser Steuerkalender für estnische Unternehmen enthält die Fristen.
• Der Jahresabschluss. Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung sollten aus dem Programm in einer Form ausgegeben werden, die das e-Business Register akzeptiert. Der Anhang und bei allen außer den kleinsten Unternehmen auch der Lagebericht müssen weiterhin von jemandem erstellt werden.
• Bankanbindungen. Eine direkte Anbindung importiert Kontoauszüge und ordnet Zahlungen Rechnungen zu. Sie umfasst meist nur die wichtigsten estnischen Banken; für Wise, Revolut und ähnliche Konten laden Sie daher Auszugsdateien hoch.
• E-Rechnungen. Estnische Käufer können elektronische Rechnungen verlangen; das Programm sollte sie daher senden und empfangen können.
• Sprache. Die Benutzeroberfläche sollte nicht nur auf Estnisch, sondern auch auf Englisch verfügbar sein.

Merit Aktiva vs. SimplBooks vs. SmartAccounts vs. e-Financials

Die Tabelle vergleicht die Einstiegstarife für ein kleines Unternehmen, mit Monatspreisen und ohne VAT, sofern nicht anders angegeben. Ein Eintrag ist eine gebuchte Transaktion, etwa eine Rechnung oder Zahlung.

Merit Aktiva

Merit Aktiva ist das bekannteste Buchhaltungsprogramm in Estland. Sein Entwickler Merit Tarkvara gibt an, dass es von mehr als 83.000 Unternehmen genutzt wird; studentische Umfragen unter kleinen estnischen Unternehmen an der Technischen Universität Tallinn haben es als meistgenutztes Programm ermittelt. Die Benutzeroberfläche gibt es auf Estnisch, Englisch und Russisch, Auszüge von LHV, SEB, Swedbank und Coop kommen automatisch an, und Umsatzsteuer- und Lohnsteuererklärungen gehen aus dem Programm an die Steuer- und Zollbehörde. Der Standard-Tarif deckt die laufende Buchhaltung ab, während Pro automatische Anbindungen an Onlineshops, Zahlungsanbieter und andere Software ergänzt. Die Lohnbuchhaltung läuft im separaten Programm Merit Palk, das für bis zu zwei Mitarbeiter kostenlos ist; auch der Kundensupport ist kostenlos.

SimplBooks

SimplBooks ist ein Tallinner Unternehmen, dessen Programm für Gründer konzipiert ist, die ihre Buchhaltung selbst führen; es meldet mehr als 20.000 Nutzer. Die Benutzeroberfläche ist auf Estnisch, Englisch und Russisch verfügbar. Der Start-Tarif kostet weniger als Merit Aktiva Standard, enthält aber Lohnbuchhaltung für bis zu drei Mitarbeiter, kostenlose E-Rechnungen und direkte Bankanbindungen. So treffen die Transaktionen des Vortags jeden Morgen ein und wiederkehrende Vorgänge können automatisch gebucht werden. Steuererklärungen gehen direkt an die Steuer- und Zollbehörde, und der Jahresabschluss wird in einem integrierten Tool erstellt. Stellen Sie nur Rechnungen aus und überlassen den Rest einem Buchhalter, genügt der MINI-Tarif.

SmartAccounts

SmartAccounts, ebenfalls aus Tallinn, hat ein Preismodell, das zu Unternehmen mit geringer Aktivität passt. Im Starter-Tarif bezahlen Sie Einträge im Voraus und nutzen sie bei Bedarf ohne Monatsgebühr; das eignet sich gut für eine Holdinggesellschaft mit wenigen Transaktionen im Jahr. Sobald das Geschäft aktiver wird, ergänzt der Pro-Tarif direkte Bankanbindungen, kostenlose E-Rechnungen und Steuererklärungen, die direkt an die Steuer- und Zollbehörde übermittelt werden. Das Programm verfügt zudem über Module für Lagerbestände und Anlagevermögen und verbindet sich unter anderem mit Scoro, Envoice und WooCommerce. Die Benutzeroberfläche gibt es nur auf Estnisch und Englisch. LHV-Geschäftskunden können das Programm in den ersten fünf Monaten kostenlos nutzen.

e-Financials

In Estland als e-arveldaja bekannt, wird e-Financials vom Centre of Registers and Information Systems betrieben, der staatlichen Stelle hinter dem e-Business Register, und befindet sich im selben Portal. Sie melden sich daher mit ID-Karte, Smart-ID oder einer e-Residency-Karte an. Die Benutzeroberfläche ist auf Estnisch und Englisch verfügbar, Steuererklärungen werden aus dem Programm eingereicht und der Jahresabschluss wird im Register selbst erstellt. Nach dem kostenlosen ersten Jahr zahlt ein Unternehmen mit bis zu 10 Einträgen monatlich 5 € jährlich; bei 11 bis 50 Einträgen beträgt die Gebühr 5 € monatlich und bei mehr als 50 Einträgen 9 € monatlich, jeweils zuzüglich VAT, laut der Preisliste von e-Financials. Der Nachteil ist die geringere Automatisierung: Kontoauszüge werden als Dateien hochgeladen und es gibt kein Lagermodul.

Xero und andere ausländische Software in Estland

Xero, QuickBooks und ähnliche Programme wurden für andere Märkte entwickelt. Xero hat Länderversionen für das Vereinigte Königreich, die USA, Australien und einige weitere Länder, aber keine für Estland. Dort nutzen Unternehmen die Global-Version mit einem allgemeinen Umsatzsteuerbericht. In seinem eigenen Produktforum bestätigt Xero, dass die Einreichung der Umsatzsteuererklärung nur für das Vereinigte Königreich unterstützt wird.

Für eine estnische OÜ bedeutet dies doppelte Arbeit: Die Buchhaltung liegt in Xero, doch Umsatzsteuererklärung, Lohnsteuererklärung und Jahresabschluss werden andernorts im estnischen Format erstellt, meist durch einen Buchhalter, der die Zahlen umwandelt. Die Steuer- und Zollbehörde selbst rät Nutzern ausländischer Software, ihren Anbieter zu fragen, ob er die estnische datenbasierte Berichterstattung unterstützen wird. Xero ist vor allem sinnvoll, wenn das Unternehmen zu einer Gruppe gehört, die bereits damit berichtet.

Xolo, Enty und andere e-Residency-Plattformen

Eine eigene Kategorie bilden e-Residency-Serviceplattformen wie Xolo, Enty oder Companio, die ihre eigene Buchhaltungssoftware mit einem monatlichen Buchhaltungsservice bündeln. Sie wählen gar kein Programm: Rechnungen, Bankdaten und Berichte befinden sich im System des Anbieters. Das ist praktisch, solange Sie dort bleiben; die Bücher sind jedoch an den Anbieter gebunden und müssen beim Anbieterwechsel in eines der oben genannten Programme übertragen werden. Ein Buchhalter, der mit einem Standardprogramm wie Merit Aktiva arbeitet, lässt Ihnen die Freiheit, Ihre Buchhaltung anderswohin mitzunehmen.

Welche Buchhaltungssoftware für Ihr estnisches Unternehmen am besten ist

Die beste Buchhaltungssoftware für ein estnisches Unternehmen hängt vor allem davon ab, wie aktiv es ist und wer die Buchhaltung führt.

Unabhängig von Ihrer Wahl sollten Sie den kostenlosen Zeitraum nutzen, um einen Monat echter Transaktionen einzugeben, bevor Sie zahlen. Ein späterer Wechsel bedeutet die Übertragung von Eröffnungssalden und unbezahlten Rechnungen; der Beginn eines Geschäftsjahres ist daher der einfachste Zeitpunkt, Programme zu wechseln oder die Buchhaltung einem Buchhalter zu übergeben.

Wer arbeitet im Programm: Sie, ein Buchhalter oder beide

Software übernimmt die Routine, entscheidet aber nicht, wie eine Transaktion gebucht werden soll, wann sich das Unternehmen für VAT registrieren muss oder wie eine Dividende besteuert wird. Dort beginnen die meisten Probleme bei Büchern, die Gründer selbst führen, und sie werden sichtbar, wenn der Jahresabschluss fällig ist. Der Bericht selbst benötigt zusätzlich zu den Zahlen aus dem Programm auch einen Anhang und bei den meisten Unternehmen einen Lagebericht. Es gibt drei Möglichkeiten, die Arbeit aufzuteilen.

Im zweiten und dritten Modell ist das Programm normalerweise die Wahl des Buchhalters; Sie benötigen nur einen Login. Unser Buchhaltungsteam führt die Buchhaltung von aus dem Ausland gehaltenen estnischen Unternehmen auf diese Weise, hauptsächlich in Merit Aktiva: Mandanten, die aktiv eingebunden bleiben möchten, stellen ihre Ausgangsrechnungen selbst aus, während wir Buchhaltung, Steuererklärungen und Jahresabschluss übernehmen. Wir übernehmen auch anderswo geführte Buchhaltungen, reichen den Jahresabschluss für Eigentümer ein, die die Buchhaltung allein geführt haben, und bringen vernachlässigte Bücher wieder in Ordnung.

Wenn Sie Buchhaltungssoftware für ein neues estnisches Unternehmen auswählen, senden Sie uns eine kurze Beschreibung Ihres Geschäfts. Wir schlagen Ihnen vor, wie Sie die Buchhaltung von Anfang an organisieren.

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Häufig gestellte Fragen